포트폴리오

포트폴리오는 모든 BusinessEnterprise 고객이 사용할 수 있습니다.

포트폴리오를 사용하면 한 곳에서 중요한 모든 프로젝트를 전체적으로 파악할 수 있습니다. 프로젝트 포트폴리오 관리를 통해 가장 중요한 프로젝트를 체계적으로 정리하고, 계획대로 진행되고 있는지 실시간으로 확인하고, 팀에 진행 상태를 알리면서 자세한 정보를 살펴볼 수 있습니다. [Android] 및 [iOS] 디바이스에서도 포트폴리오에 액세스할 수 있습니다.

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포트폴리오를 통해 워크로드에 액세스할 수도 있습니다. 워크로드에 액세스하려면 사이드바에서 포트폴리오를 클릭하고 원하는 포트폴리오를 선택한 다음 워크로드 탭으로 이동하세요.

포트폴리오 생성하기

대시보드 1

포트폴리오 생성 방법

  1. 사이드바에서 포트폴리오를 클릭합니다
  2. 새 포트폴리오 타일을 클릭합니다
  3. 포트폴리오의 이름을 지정합니다
  4. 포트폴리오 생성을 클릭합니다

포트폴리오 보기

포트폴리오를 클릭하면 포트폴리오에 포함된 모든 프로젝트를 전체적으로 파악할 수 있습니다.

포트폴리오 보기

포트폴리오 보기에서 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

  1. 포트폴리오에 프로젝트를 추가합니다
  2. 각 프로젝트의 최신 상태를 확인합니다
  3. 각 프로젝트의 진행 상태(%)를 확인합니다
  4. 프로젝트의 마감일 또는 날짜 범위를 보거나 편집합니다
  5. 프로젝트의 우선순위를 보거나 편집합니다
  6. 각 프로젝트의 사용자 지정 필드 값을 확인합니다
  7. 프로젝트 소유자를 확인합니다

포트폴리오에 프로젝트를 추가하는 방법

포트폴리오에 프로젝트 추가하기

다음 방법으로 포트폴리오 내에서 프로젝트를 추가할 수 있습니다.

  1. 업무 추가를 클릭하여 기존 프로젝트를 검색합니다
  2. + 업무 추가 옆의 드롭다운 화살표를 클릭하고 새 프로젝트 생성을 선택하여 새 프로젝트를 생성합니다
  3. + 업무 추가 옆의 드롭다운 화살표에서 템플릿을 선택하여 프로젝트 템플릿에서 프로젝트를 추가합니다

언제든지 포트폴리오에서 프로젝트를 제거할 수 있습니다.

포트폴리오에서 프로젝트 제거하기

포트폴리오에서 프로젝트를 제거하는 방법

  1. 프로젝트 이름 옆에 표시되는 점 세 개 아이콘을 클릭합니다
  2. 포트폴리오에서 제거를 클릭합니다

포트폴리오에 프로젝트 템플릿을 추가하는 방법

포트폴리오에 프로젝트 템플릿 추가하기

  1. 사용자 지정을 클릭합니다
  2. 프로젝트 템플릿까지 아래로 스크롤합니다
  3. + 프로젝트 템플릿 추가를 클릭합니다

프로젝트 템플릿이 포트폴리오에 추가되면 업무 추가 옆의 드롭다운 메뉴에 표시되며, 포트폴리오 내에서 새 프로젝트를 생성하는 데 사용할 수 있습니다.

포트폴리오에 새 템플릿을 추가하는 방법

포트폴리오에 템플릿 추가하기

  1. + 프로젝트 템플릿 추가에서 왼쪽 바에서 템플릿을 선택하고 + 포트폴리오에 추가 버튼을 클릭합니다.

포트폴리오에서 템플릿을 제거하는 방법

포트폴리오에서 템플릿 제거하기

  1. 포트폴리오에서 템플릿을 제거하려면 포트폴리오에서 제거 버튼을 클릭합니다. 포트폴리오에서 제거 옵션은 포트폴리오에 추가된 템플릿에만 표시됩니다.

프로젝트 개요

포트폴리오에서 원하는 프로젝트를 클릭하면 해당 프로젝트의 개요를 볼 수 있습니다.

포트폴리오 3

프로젝트 개요에서 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

  1. 프로젝트 소유자를 선택합니다
  2. 마감일 또는 날짜 범위를 추가하거나 편집합니다
  3. 프로젝트에 직접 액세스하여 작업, 리소스, 타임라인을 확인합니다
  4. 프로젝트의 우선순위를 추가하거나 편집합니다
  5. 프로젝트의 최신 상태를 확인하거나 프로젝트의 상태를 직접 업데이트합니다

상태 업데이트

포트폴리오 진행 상태 섹션에서는 작업하고 있는 포트폴리오의 상태를 빠르고 간편하게 살펴볼 수 있습니다. 상태 보고서를 사용하면 풍부한 정보를 제공할 수 있으며, 반복 가능하고 실행 가능한 상태 업데이트를 생성하고 주요 이해관계자와 업무 현황을 공유할 수 있습니다.

포트폴리오 개요

포트폴리오 진행 상태

포트폴리오에서 진행 상태 탭을 클릭하면 포트폴리오의 현재 진행 상태를 요약한 정보가 표시됩니다.

포트폴리오 상태

진행 상태 보기에서 다음을 수행할 수 있습니다.

  1. 포트폴리오가 계획대로 진행 중인지, 위험한 상태인지 또는 보류 중인지 확인할 수 있습니다
  2. 계획대로 진행 중인 프로젝트, 위험한 상태인 프로젝트, 계획에서 벗어난 프로젝트의 수 또는 총 프로젝트 수를 확인할 수 있습니다
  3. 포트폴리오의 상태를 업데이트할 수 있습니다
  4. 포트폴리오 소유자, 날짜 범위 또는 설명을 확인하거나 변경할 수 있습니다
  5. 포트폴리오와 연결된 목표를 확인하거나 변경할 수 있습니다
  6. 최근 상태 업데이트를 확인할 수 있습니다

포트폴리오 상태 업데이트 생성 방법

언제든지 포트폴리오의 상태를 업데이트할 수 있습니다. 상태는 블록 구조로 템플릿처럼 구성되어 있어 Asana에서 실제 수행 중인 작업에 관련 배경 정보를 포함할 수 있습니다.

상태 업데이트 생성하기

상태 업데이트 생성

새로운 상태 업데이트 생성 방법

  1. 포트폴리오의 진행 상태 보기에서 상태 업데이트 아이콘을 클릭합니다

상태 업데이트 화면

상태 업데이트 창에서는 다음을 수행할 수 있습니다.

  1. 제목을 추가할 수 있습니다
  2. 진행 상태, 포트폴리오 소유자, 날짜를 포함하여 상태 업데이트의 상세 정보를 입력할 수 있습니다
  3. 사용자 지정 필드를 표시하거나 숨길 수 있습니다
  4. 요약 정보를 포함할 수 있습니다
  5. 달성한 성과를 강조할 수 있습니다
  6. 방해 요소에 관해 설명할 수 있습니다
  7. 하이라이트를 업데이트에 끌어다 놓아 작업 현황을 명확하게 전달할 수 있습니다
  8. 업데이트 내용을 입력한 뒤 파란색 게시 버튼을 클릭합니다

계획대로 진행 중, 위험함, 계획에서 벗어남 또는 보류 중 중에서 포트폴리오 상태를 선택하고 간단한 설명을 입력해야 포트폴리오 상태 업데이트를 게시할 수 있습니다.

상태 업데이트에 하이라이트 추가하기

계획대로 진행 중인 프로젝트나 위험한 상태인 프로젝트와 같은 하이라이트를 상태 업데이트에 끌어다 놓아서 작업 현황을 명확하게 전달할 수 있습니다. 이러한 하이라이트를 추가하면 팀이 최근에 달성한 성과나 진행에 방해가 되는 요소 등에 대한 인사이트를 시각화하여 살펴볼 수 있습니다.

하이라이트를 추가하고 상태 업데이트를 게시하면 해당 블록 구조와 순서가 Asana에 기록되므로 추후 업데이트 시에도 사용할 수 있습니다.

하이라이트 순서 지정

달성한 성과, 방해 요소, 다음 단계 섹션을 끌어서 놓으면 순서를 다시 정렬할 수 있습니다.

상태 업데이트에 차트 추가하기

상태 업데이트에 차트를 추가하면 팀이 진행하고 있는 업무에 대한 자세한 인사이트를 시각화하여 살펴볼 수 있습니다. 상태 업데이트에 차트 블록을 끌어다 놓을 수 있습니다.

차트

액세스 제어

사용자는 프로젝트에 대한 액세스 권한을 가지고 있지 않은 협업 참여자를 상태 업데이트에 추가할 수 있습니다. 이렇게 추가된 협업 참여자는 업데이트의 모든 내용을 볼 수 있지만, 액세스 권한을 가지고 있지 않은 프로젝트 하이라이트나 요소를 클릭하면 접근이 차단됩니다.

포트폴리오의 경우, 이렇게 하면 포트폴리오에 있는 모든 프로젝트에 대한 액세스 권한을 가지고 있지 않은 사용자도 진행 상태 탭에서 포트폴리오 상태 업데이트를 모두 볼 수 있습니다.

포트폴리오 보기 옵션 및 마일스톤

포트폴리오를 정렬하는 특정 방식이 있다면 해당 방식을 모든 사용자의 기본 보기로 저장할 수 있습니다.

포트폴리오 5

포트폴리오 보기를 변경하는 방법

  1. 화면 오른쪽 상단에서 슬라이더 아이콘을 클릭합니다
  2. 진행 상태 유형이 표시되면 작업마일스톤 중 하나를 선택합니다
  3. 상태, 프로젝트 소유자, 마감일 또는 알파벳순 중에서 포트폴리오 보기 정렬 기준을 선택합니다

포트폴리오 보기에서의 마일스톤

포트폴리오 타임라인에 마일스톤이 표시됩니다.

파란색 다이아몬드 기호는 마일스톤을 나타냅니다. 마일스톤은 주요 이벤트를 표시하며, 프로젝트 계획에서 향후 나아가야 할 주요 지점을 나타냅니다. 마일스톤은 프로젝트가 진행되는 동안 이정표 역할을 하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있게 해줍니다.

포트폴리오에서의 마일스톤

마일스톤 기호를 클릭하면 프로젝트의 작업에 관한 더 상세한 정보를 확인할 수 있습니다.

마일스톤 작업

포트폴리오 보기에 최대 12개의 마일스톤을 표시할 수 있으며, 이를 초과하면 목록이 잘려서 표시됩니다.

포트폴리오에 있는 프로젝트를 클릭하여 프로젝트 개요에서 프로젝트의 마일스톤을 볼 수 있습니다.

프로젝트 개요의 마일스톤

포트폴리오의 프로젝트 개요에서 다음을 할 수 있습니다.

  1. + 아이콘을 클릭하여 새 마일스톤을 추가합니다
  2. 프로젝트의 완료된 마일스톤 및 미완료된 마일스톤을 확인합니다

드롭다운에서 바로 사용자 지정 필드를 추가한 다음 선택한 필드로 포트폴리오를 정렬할 수 있습니다.

사용자 지정 필드 관리 방법

프로젝트 보기에서 필드 아이콘을 클릭하면 표시되는 드롭다운 메뉴에서 +필드 추가 옵션을 클릭할 수 있습니다.

사용자 지정 필드 추가하기

여기서 사용자 지정 필드를 추가할 수 있는 팝업 창이 나타납니다.

전환 버튼이 파란색이면 사용자 지정 필드가 활성화된 것입니다.

새로운 사용자 지정 필드 생성하기

사용자 지정 필드 추가 방법

  1. 새로 생성을 클릭합니다
  2. 필드 제목 바에 새로운 사용자 지정 필드 이름을 입력합니다
  3. 필드 생성을 클릭하여 새로운 필드를 추가합니다

필드로 정렬하기

프로젝트 보기의 정렬 슬라이더에서 다양한 필드 옵션으로 워크로드를 정렬할 수 있습니다.

정렬

이제 업무 단계를 분류하거나, 우선순위를 지정하거나, 진단할 수 있으며, 특정 필요에 따라 정렬할 수 있습니다.

Google 스프레드시트로 포트폴리오 내보내기

포트폴리오를 생성한 뒤 언제든지 Google 스프레드시트로 내보낼 수 있습니다.

스프레드시트로 내보내기

Google 스프레드시트로 포트폴리오를 내보내는 방법

  1. 포트폴리오 제목 옆에 있는 점 세 개 아이콘을 탭합니다
  2. 내보내기 위에 마우스 커서를 올려놓은 다음 Google 스프레드시트를 선택합니다

CSV로 포트폴리오 내보내기

포트폴리오를 CSV로 내보낼 수도 있습니다. CSV로 내보낼 때는 사용자 지정 필드가 포함됩니다.

csv로 내보내기

CSV로 포트폴리오를 내보내는 방법

  1. 포트폴리오 제목 옆에 있는 점 세 개 아이콘을 탭합니다
  2. 내보내기 위에 마우스 커서를 올려놓은 다음 CSV를 선택합니다

포트폴리오 멤버 및 공유

Asana에서 언제든지 팀원과 포트폴리오를 공유하거나 팀원을 포트폴리오 멤버로 추가할 수 있습니다.

포트폴리오 공유하기

공유 버튼을 클릭하여 포트폴리오 멤버 화면에 액세스하면 다음을 수행할 수 있습니다.

  1. 포트폴리오 링크를 복사하여 동료와 공유합니다
  2. 포트폴리오 멤버를 추가합니다
  3. 멤버를 포트폴리오 소유자로 설정하거나 포트폴리오에서 제거합니다

포트폴리오 공유하기 2

포트폴리오 멤버로 추가되면 수신함 알림을 받게 됩니다. 또한, 포트폴리오 페이지에 액세스할 때 해당하는 포트폴리오 옆에 ‘신규’ 아이콘이 표시됩니다.

포트폴리오 멤버로 추가된 경우, 이메일 알림을 활성화하면 주간 보고서 이메일을 받게 됩니다.

포트폴리오 공유하기 3

공유한 포트폴리오에 비공개 프로젝트가 포함되어 있는 경우, 포트폴리오를 공유하는 사용자에게 위 스크린샷 화면의 알림이 화면 아래에 표시됩니다.

포트폴리오 타임라인

포트폴리오 타임라인을 사용하면 이니셔티브 순서를 시각화하고, 공유하고, 조정할 수 있어 리소스를 최대한 활용하고 마감일을 준수할 수 있습니다.

포트폴리오 타임라인에 액세스하기

포트폴리오 타임라인에 액세스하려면 먼저 포트폴리오 탭을 클릭한 다음 타임라인을 볼 포트폴리오를 선택합니다.

포트폴리오 타임라인

그런 다음 타임라인 탭을 클릭하여 포트폴리오 타임라인을 확인합니다.

포트폴리오 타임라인 보기

포트폴리오 타임라인 툴바

포트폴리오 툴바

포트폴리오 툴바에서는 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

  1. 날짜를 기준으로 프로젝트를 필터링합니다
  2. 일, 주, 월, 분기, 반기 또는 연도별로 보기를 필터링합니다
  3. 색상을 지정하거나 특정한 색상이 지정된 사용자 지정 필드를 선택합니다

고급 검색을 사용하여 포트폴리오 내에 있는 정보를 검색할 수 있습니다.

포트폴리오 검색

홈페이지에서 다음을 수행합니다.

  1. 검색을 클릭합니다
  2. 고급 검색을 클릭합니다

포트폴리오 타임라인 검색

여기에서 검색 매개 변수를 입력하고 필터 추가를 클릭한 다음 포트폴리오 내에서 검색하기 위해 포트폴리오를 클릭합니다.

Asana에서 설명 필드나 댓글 필드에 포트폴리오를 @멘션하여 포트폴리오를 검색할 수도 있습니다. 포트폴리오가 비공개인 경우, 검색 결과에 표시하려면 포트폴리오에 대한 액세스 권한을 가지고 있어야 합니다.

중첩된 포트폴리오

포트폴리오에 포트폴리오를 추가하면 여러 프로젝트 간에 업무를 원활하게 통합하고 추적할 수 있습니다. 이를 통해 업무를 수월하게 모니터링하고 이해관계자와 진행 상태를 공유할 수 있습니다.

포트폴리오에 포트폴리오 추가하기

현재 포트폴리오에 포트폴리오를 추가하려면 업무 추가 아이콘을 클릭하고 포트폴리오 이름을 선택하거나 입력합니다.

업무 추가 1

중첩된 포트폴리오에서 타임라인 및 워크로드 보기

포트폴리오가 포함된 포트폴리오에서는 타임라인 및 워크로드 탭이 비활성화됩니다. 중첩된 포트폴리오를 제거하면 타임라인 및 워크로드 탭을 다시 활성화할 수 있습니다.

포트폴리오 공개 범위 설정

포트폴리오 소유자는 포트폴리오를 비공개 또는 공개로 설정할 수 있습니다.

포트폴리오를 비공개로 설정하면 포트폴리오 멤버만이 포트폴리오 내에 있는 콘텐츠에 액세스할 수 있으며, 조직이나 작업 공간에서는 해당 포트폴리오를 검색할 수 없습니다. 포트폴리오를 공개로 설정하면 조직이나 작업 공간에서 포트폴리오를 검색할 수 있습니다.

포트폴리오의 공개 및 비공개 설정 전환 방법

포트폴리오 검색

포트폴리오 내에서

  1. 공유 아이콘을 클릭합니다

포트폴리오 공개 범위

여기에서 포트폴리오를 비공개로 설정하거나 조직 또는 작업 공간에 공개하도록 설정할 수 있습니다.

포트폴리오 FAQ

포트폴리오에 관해 자주 묻는 질문을 정리했습니다.

누가 내 포트폴리오를 볼 수 있나요?

포트폴리오의 공개 범위를 공개로 설정하면 URL을 공유하는 조직 내 구성원은 누구나 회원님의 포트폴리오에 액세스할 수 있습니다. URL에 접속하면 해당 구성원의 포트폴리오 보기에서 최근 섹션에 회원님의 포트폴리오가 자동으로 표시됩니다. 포트폴리오에 비공개 프로젝트가 있으면 화면 하단에 알림이 표시되어 일부 프로젝트가 비공개임을 알려줍니다.

비공개 포트폴리오는 포트폴리오 멤버만 액세스할 수 있습니다.

내 포트폴리오에 프로젝트를 추가하면 어떻게 되나요?

포트폴리오에 프로젝트를 추가하면 자동으로 모든 프로젝트 상태의 팔로워가 됩니다. 포트폴리오에 있는 프로젝트 중 상태 업데이트가 있다면 알림을 받게 됩니다.

어떻게 포트폴리오에 사용자 지정 필드를 추가할 수 있나요?

회원님과 팀이 포트폴리오를 정렬하길 선호하는 방식이 있다면 이를 모든 사용자에 대해 기본 보기로 저장할 수 있습니다. 또는, 포트폴리오 보기 내의 필드 아이콘에서 +필드 추가 옵션을 클릭할 수 있습니다. 클릭하면 사용자 지정 필드를 추가할 수 있는 팝업 창이 나타납니다.

필드 추가하기

필드 추가 탭에서는 다음을 할 수 있습니다.

  1. 필드 제목을 추가합니다
  2. 필드 유형을 선택합니다
  3. 설명을 추가합니다
  4. 조직 전체에서 재사용할 수 있도록 필드를 조직의 필드 라이브러리에 추가합니다.

어떻게 툴바에서 사용자 지정 필드를 생성할 수 있나요?

툴바에서 사용자 지정 필드를 추가하려면 사용자 지정을 클릭하고 + 필드 추가를 클릭합니다.

내보내기

필드 추가 탭에서는 다음을 할 수 있습니다.

  • 필드 제목을 추가합니다
  • 필드 유형을 선택합니다
  • 설명 추가
  • 조직 전체에서 재사용할 수 있도록 필드를 조직의 필드 라이브러리에 추가합니다.

포트폴리오당 최대 20개의 필드를 추가할 수 있습니다. 또한, 언제든지 5개의 필드를 포트폴리오 보기에 표시할 수 있습니다.

포트폴리오에 한도가 있나요?

  • 얼마나 많은 포트폴리오를 생성할 수 있나요? 제한이 없습니다

  • 얼마나 많은 포트폴리오를 동시에 최근 섹션에 표시할 수 있나요? 최대 20개의 포트폴리오를 표시할 수 있으며, 시간 제한은 없습니다

  • 얼마나 많은 프로젝트를 포트폴리오에 추가할 수 있나요? 최대 500개(보관된 프로젝트 포함)입니다

  • 얼마나 많은 사용자 지정 필드를 포트폴리오에 추가할 수 있나요? 최대 30개입니다

  • 얼마나 많은 사용자 지정 필드를 동시에 포트폴리오 보기에 표시할 수 있나요? 최대 30개입니다

  • 얼마나 많은 포트폴리오 주간 보고서 이메일 알림을 매주 수신할 수 있나요? 최대 20개입니다

  • 얼마나 많은 프로젝트가 각 주간 보고서 이메일에 포함되나요? 최대 50개이지만, 제공된 링크에 접속하여 더 많은 프로젝트를 볼 수 있습니다.

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