Google 스프레드시트 & Asana

많은 프로젝트를 진행하다 보면 작업이 계획대로 진행되고 있는지 파악하기가 어려울 수 있습니다. Google 스프레드시트로 보고서를 작성하면 프로젝트 데이터를 사용하여 맞춤형 보고서와 시각 자료를 만들어서 계획대로 진행 중인 사항과 주의가 필요한 사항이 무엇인지 확인할 수 있습니다.

Google 스프레드시트 보고서 기능은 포트폴리오에서 사용하실 수 있습니다.

Google 스프레드시트 보고서 사용 준비하기

포트폴리오에서 Google 스프레드시트를 열기 전에, 포트폴리오에 알맞은 프로젝트프로젝트프로젝트는 작업 목록입니다.가 있는지 확인해야 합니다.

이전에 Google 스프레드시트를 사용한 적이 없다면, Google의 문서 편집기 고객센터와 Google 스프레드시트 도움말 포럼에서 정보를 찾아보는 것을 추천합니다. 이 기사는 Asana 포트폴리오 데이터로 몇 가지 기본 보고서를 실행하는 방법을 설명합니다. 그러나, Google 스프레드시트를 사용할 수 있는 모든 방법을 설명하는 것은 아닙니다.

Google 스프레드시트로 보고서를 작성하면 Asana에서 추적하고 있는 업무를 다양한 방법으로 분류하고 시각화할 수 있습니다. 이 기사에서는 보고서 작성을 시작할 때 도움이 되는 정보와 아이디어를 제공합니다.

포트폴리오 보고서 작성 시작하기

포트폴리오에 필요한 프로젝트가 있다면, 프로젝트 헤더 옆에 있는 드롭다운 메뉴에서 내보내기 > Google 스프레드시트를 클릭하세요. Google 스프레드시트가 새로운 탭에서 열립니다. 이 기능을 처음 사용한다면 Asana가 Google 계정에 액세스하는 것을 승인해야 합니다.

보고서가 생성되면 Google 스프레드시트의 데이터는 1시간마다 자동으로 업데이트됩니다.

보고서의 내용

Google 스프레드시트에는 기본적으로 다음 세 가지 탭이 포함됩니다.

1. Overview(개요) 탭은 스프레드시트를 사용하는 방법을 설명하는 참고 자료로, 사용자의 데이터에서 생성된 두 개의 예시 차트를 포함합니다.
2. Asana project data(Asana 프로젝트 데이터) 탭은 각 프로젝트의 가장 중요한 정보를 보여줍니다. 열을 기준으로 정렬하거나 필터링하여 데이터를 확인하세요.
3. Live source data(라이브 소스 데이터) 탭은 Asana에서 바로 라이브 데이터를 가져옵니다. 이 탭은 Asana와의 연결을 보호하기 위해 잠겨있습니다.

열 헤더에 마우스 커서를 올려놓으면 해당 열에 있는 데이터에 관해 자세히 알아볼 수 있습니다.

맞춤 보고서 만들기

스프레드시트에는 기본으로 두 개의 예시 보고서와 두 개의 데이터 탭이 포함되어 있습니다. 그러나 팀 프로젝트에 관한 맞춤형 보고서를 작성하고 싶을 것입니다. 스프레드시트에 제공된 데이터를 사용하고 아래 예시를 참고하여 보고서를 작성하는데 무엇이 필요한지 파악할 수 있을 것입니다.

생성한 보고서는 스프레드시트에 자동으로 저장되며, 다음에 Asana에서 스프레드시트를 열 때 표시됩니다.

다음에서 Google 스프레드시트에서 만들 수 있는 보고서 종류의 몇 가지 예시입니다. 이 중 두 가지를 더 자세히 살펴보겠습니다.

• 어떤 프로젝트가 위험한 상태이며 기한이 다가오나요? 마감일과 상태 색상으로 구성된 분산형 차트 (아래 예시 참조)
• 어떤 프로젝트 소유자가 작업을 빠르게 진행하고 있나요? 프로젝트 소유자별로 최근 완료된 작업을 보여주는 막대 차트 (아래 예시 참조)
• 프로젝트의 어떤 부분이 계획대로 진행 중인가요? 상태 색상으로 구성된 원형 차트
• 업무가 여러 프로젝트에 걸쳐 진행되나요, 아니면 집중되어 있나요? 각 프로젝트에서 지난주에 완료된 작업을 보여주는 히스토그램
• 어떤 팀이 곧 완료될 프로젝트를 진행하고 있나요? 팀별 프로젝트 완료율 퍼센트를 보여주는 누적 막대 차트

예시 1: 마감일과 상태 색상으로 구성된 분산형 차트

이 예시는 가장 주의가 필요한 개별 프로젝트에 대한 보고서를 작성할 때 사용할 수 있는 몇 가지 방법을 보여줍니다. 마지막 상태 업데이트가 빨간색으로 표시된 프로젝트는 마감일이 다가오는 프로젝트로, 이 예시에서는 이를 식별하기 위해 보고서를 작성합니다. 마감일이 다가오는 프로젝트에 가장 시급하게 주의를 기울여야 하기 때문입니다.

새로운 탭 생성하기

새로운 탭을 생성하려면 스프레드시트의 왼쪽 하단에 있는 +를 클릭하고 보고서 이름을 선택합니다.

라이브 소스 데이터 탭을 참조하여 보고서에 열을 추가하는 방법

1. 새로운 빈 탭에서 왼쪽 상단 셀을 선택합니다
2. =를 입력합니다
3. 라이브 소스 데이터 탭으로 이동합니다. 다른 탭으로 복사하려는 열의 헤더를 클릭합니다. 이 예시에서는 Name(이름) 열을 참조할 것입니다. Enter를 누릅니다.
   
   
   
4. Entre를 누르면, 보고서 탭으로 돌아갑니다.
5. 오른쪽에 있는 다음 셀을 선택하고 Due Date(마감일)과 Status Color(상태 색상) 열에 대해 2단계에서 4단계를 반복합니다
6. 각 열의 헤더 셀을 참조했으므로 데이터 자체를 복사해야 합니다. 세 가지 헤더를 모두 선택하고 선택한 범위의 오른쪽 하단 모서리에 있는 자동 채우기 핸들을 아래로 드래그합니다.

데이터를 단순히 복사한 것이 아니라 라이브 소스 데이터에서 참조했습니다. 즉, 1시간마다 라이브 소스 데이터 탭에 있는 데이터가 자동으로 업데이트되면 보고서도 자동으로 업데이트됩니다.

수식을 사용하여 각 프로젝트의 마감일이 얼마나 남았는지 계산하기

1. 네 번째 열에 마감일까지 일수를 헤더로 입력합니다
2. 그 아래에 =DATEDIF(NOW(), B2, "D") 수식을 입력합니다. 이 수식은 현재부터 Due Date(마감일) 열에 있는 값 사이의 일수를 계산합니다.
   
   
   
3. 자동 채우기 핸들을 드래그하여 나머지 새로운 열을 채웁니다.

분산형 차트 생성하기

1. 우선 Status Color(상태 색상)에 따라 보고서를 정렬해야 합니다. 가장 쉬운 방법은 데이터 메뉴를 열고 필터링을 선택하는 것입니다. 그런 다음 Status Color(상태 색상) 열 헤더에 있는 메뉴를 사용해서 A → Z로 정렬합니다.
   
   
   
2. Status Color(상태 색상), Days Till Due(마감일까지 일수), Name(이름) 열을 ⌘ (Mac에서) 또는 CTRL (PC에서) 키를 누른 채로 각 열 위의 문자(C, D, A)를 그 순서대로 클릭합니다. 이 세 열이 분산형 차트에 필요한 열입니다. Name(이름) 열은 각 데이터 포인트의 라벨이 되므로 반드시 마지막에 선택해야 합니다.
   
   
   
3. 삽입 메뉴를 열고 차트를 선택하여 차트를 생성합니다.
4. 분산형 차트를 선택하고 C열 집계의 체크를 해제합니다.

분산형 차트를 사용하면 마감일이 가까운 프로젝트 중 어떤 프로젝트가 위험한 상태인지 시각화할 수 있습니다. 아래 스크린샷에서는 빨간색이면서 60일 이내에 마감되는 프로젝트를 “위험 영역”으로 표시했습니다. Asana에서 1시간마다 데이터가 업데이트되므로 이 차트를 확인하여 팀이 어떤 작업에 주력해야 하는지 파악할 수 있습니다.

예시 2: 프로젝트 소유자별 작업 완료율

이 예시는 특정 속성(이 예시에서는 프로젝트 소유자)에 따라 그룹화된 프로젝트에 대한 보고서를 작성할 때 사용할 수 있는 몇 가지 방법을 설명합니다. 이 예시에서는 각 프로젝트 소유자가 관리하는 프로젝트에서 이번 주에 완료된 작업의 개수를 확인하기 위해 보고서를 작성합니다. 생산성이 높은 팀이나 Asana에서 팀이 모든 작업을 관리하도록 격려하는 프로젝트 소유자프로젝트 소유자모든 프로젝트에 프로젝트 소유자 한 명을 설정할 수 있습니다. 프로젝트 소유자는 프로젝트의 상태 업데이트를 설정할 수 있습니다.를 식별할 수 있습니다.

소유자별로 프로젝트를 그룹화하는 피봇 테이블 생성하기

1. 라이브 소스 데이터 탭으로 이동합니다.
2. 두 번째 행 이후부터 행을 선택합니다. 피봇 테이블은 첫 번째 행에 헤더가 포함되어 있을 때 가장 잘 작동하므로 첫 번째 행은 선택하지 않고 건너뜁니다.
   
   
   
3. 데이터 메뉴를 열고 피봇 테이블을 선택합니다. 피봇 테이블이라는 새로운 탭이 열립니다.
4. 피봇 테이블 탭으로 이동합니다. 피봇 테이블 편집기 사이드바에 있는 행에서 추가를 선택하고 필드를 추가합니다. 프로젝트를 그룹화하려는 열을 선택합니다. 이 예시에서는 소유자 열을 선택합니다. 이 예시에서 합계 데이터가 필요하지 않으므로 합계 표시란에서 체크 표시를 해제합니다.
   
5. 값에서 추가를 선택하고 필드를 추가합니다. 파악하고자 하는 각 프로젝트 그룹 열을 선택합니다. 이 예시에서는 Tasks Completed(완료된 작업)을 선택합니다.
   
   
   
6. 그룹의 값이 필요한 기준으로 요약되었는지 확인합니다. 이 예시에서는 각 프로젝트 그룹의 전체 작업 완료율을 확인하기 위해 Sum을 선택합니다.

데이터 시각화하기

대부분의 경우, 수동으로 차트를 만드는 것보다 Google 스프레드시트의 탐색 사이드바를 사용하면 더 쉽게 차트를 만들 수 있습니다. 탐색 사이드 바는 인공 지능을 사용하여 관련 차트를 생성합니다.

1. 스프레드시트의 오른쪽 하단에 있는 탐색을 클릭하세요. 이 예시에서 막대 차트는 작업 완료율을 시각화하는 데 유용합니다.
2. 차트를 크게 보려면 스프레드시트의 메인 영역으로 차트를 드래그할 수 있습니다. 차트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 원하는 대로 설정합니다.

Google 스프레드시트에서 나만의 맞춤 보고서 만들기

한 번에 여러 개의 프로젝트를 관리하기는 쉽지 않지만, Google 스프레드시트로 보고서를 작성하면 유연성을 확보하여 정보를 시각화하고 필요한 보고서를 쉽게 작성할 수 있습니다. 포트폴리오의 프로젝트 데이터를 사용하여 보고서와 시각 자료를 작성하여 계획대로 진행 중인 작업과 주의가 필요한 사항을 확인하세요.