팀원 초대하기

몇 가지 작업과 프로젝트를 생성했다면, 이제 팀과 협업을 시작하고 Asana를 최대로 활용할 시간입니다. 만약 여러분이 조직에서 최초로 Asana를 사용하는 사람이라면 우선 믿을 수 있는 팀원을 Asana에 초대하여 함께 사용해 보세요.

소규모로 시작하세요

팀이 이미 사용하는 툴에 다른 새로운 툴을 더 추가하면 모든 사람이 시간과 노력을 투자하고 피드백을 제공해야 합니다. 팀 전체에 새로운 툴을 소개하기 전에 소수의 인원으로 시작할 것을 권합니다. 이렇게 하면 선보일 수 있는 결과를 얻기 시작할 때 팀 전체에 Asana를 제안할 수 있습니다. 팀 전체에 Asana를 도입할 준비가 되면 나머지는 Asana에 맡겨주세요.

추천하는 테스트 그룹은 가장 신뢰할 수 있는 동료나 자주 협력하는 팀원입니다. 이는 팀 전체의 작은 하위 그룹이 됩니다. 최대 5명을 모은 다음 Asana를 함께 테스트하세요. Asana가 제공하는 이메일 템플릿을 사용하여 팀원을 초대하고 지시 사항을 설정할 수 있습니다.

테스트를 위한 프로젝트를 만들어 놓았다면 댓글 작성만 가능하도록 설정하세요. 그러면 실수로 내용이 변경되는 일을 피할 수 있습니다. 테스트 그룹이 Asana에 익숙해지면 편집 권한을 부여할 수 있습니다.

Asana의 가치를 제시하기

팀원들이 Asana를 함께 테스트해 보는 데 적극적일지라도 더 많은 정보를 원할 가능성이 큽니다. 팀원들에게 소개할 때 다음과 같은 이점을 강조할 수 있습니다.

• 누가 무엇을 언제까지 하는지 알 수 있습니다—Asana를 사용하면 누가 무엇을 언제까지 하는지 확인할 수 있습니다. 따라서 진행 상태를 파악하고 미팅을 하느라 보내는 시간을 줄이고 정말로 중요한 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

• 시간을 절약하고 대화를 실행 가능한 업무로 전환할 수 있습니다—작업이나 프로젝트에서 바로 업무에 관해 논의할 수 있습니다. 더는 꼬리에 꼬리를 물고 이어지는 이메일 속에서 혼란에 빠질 일이 없습니다. Asana에서 이루어지는 대화는 언제나 명확하고 실행 가능한 업무에 집중하기 때문에 업무에 관해 단지 이야기하는 것으로만 그치지 않고 실제로 업무를 진행할 수 있습니다.

• 업무의 배경 정보를 파악할 수 있습니다—Asana에서는 업무를 연결할 수 있어 업무가 속한 프로젝트와 팀의 전체 목표에 어떻게 기여하는지를 파악할 수 있습니다. 팔로우하는 프로젝트와 작업에 관한 업데이트를 받고 포트폴리오와 상태 업데이트를 통해 팀의 진행 상태를 확인하세요.

Asana에 팀원 초대하기

이제 함께 Asana를 테스트할 팀원들을 Asana에 초대할 차례입니다. 초대 방법은 여러 가지가 있습니다.

작업을 생성하고 담당자에 팀원의 이메일을 입력하여 초대하거나 팀에 초대할 수 있습니다. 조직에 초대하는 방법에 대해 더 알아보세요.

위에서 언급한 옵션 중 하나를 선택하여 팀원들의 이메일을 입력하면 Asana에서 초대 이메일을 전송합니다. 업무용 이메일 주소를 사용하세요. 그래야 모두 함께 조직에 모일 수 있습니다. 팀원들에게 이메일이 전송될 것임을 알리세요. Asana에서 제공하는 이메일 템플릿을 사용하여 더욱 수월하게 진행하세요.

팀원들이 모인 뒤 원활하게 시작하기 위한 팁

팀원들이 Asana에 가입하면 함께 업무를 추적할 준비를 갖추게 됩니다. 원활하게 시작하기 위한 몇 가지 팁을 소개합니다.

• 팀원들이 먼저 빠른 시작 가이드나 Asana 레슨을 읽어보게 하세요. Asana의 기본 사항을 이해하여 Asana를 빠르게 익힐 수 있습니다. 지금 읽고 계시는 Asana 가이드는 Asana에 관해 배울 수 있는 주요 리소스입니다.
• 규칙을 정립하면 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다.
• 기존 프로젝트에 팀원들을 초대하고 Asana에서 팀이 설정할 수 있는 다른 잠재적인 프로젝트에 관해 브레인스토밍하세요. 팀원이 함께 프로젝트를 설정하면 모두가 시간과 노력을 들여 참여할 수 있습니다.
• 관련 작업에 팀원들을 협업 참여자로 추가하여 작업을 배정하고 댓글을 달도록 격려하세요. 이메일이나 채팅 메시지를 보내는 대신 첨부 파일을 추가하거나 작업을 완료할 수도 있습니다.
• Asana를 도입하고 몇 주가 지난 뒤 미팅 일정을 계획하거나 프로젝트를 생성하여 의문점을 해결하고, 현재까지 진행 상황을 확인하고, 팀에 전달할 이점을 공유하세요.

Asana를 빠르게 시작하기 위해 ‘테스트 팀’과 함께 시간을 투자하면 업무를 관리하고, 보다 효과적으로 커뮤니케이션하고, 함께 협업하여 놀라운 일을 달성할 수 있습니다.