워크플로의 기초 구축하기

조직

조직은 Asana를 사용하는 회사의 모든 직원이 회사의 공유 이메일 도메인을 기반으로 한 곳에서 연결되는 공간입니다.

팀

조직에서는 직원들이 팀으로 나뉘고 함께 협업하여 프로젝트와 작업을 수행합니다. 조직의 모든 사용자는 적어도 한 팀에 소속되며, 여러 팀에 소속될 수도 있습니다.

프로젝트

프로젝트에서 특정 이니셔티브, 목표, 중요한 업무와 관련된 모든 작업을 체계적으로 정리할 수 있습니다. 프로젝트에서는 섹션을 사용하여 작업을 정리합니다.

작업

작업은 Asana의 기본적인 실행 단위입니다.

하위 작업

하위 작업을 사용하여 작업을 완료하기 위한 업무를 더 작게 세분화하고 여러 사람에게 배정할 수 있습니다.

댓글

작업에 댓글을 달아 질문하고 추가적인 정보나 인사이트를 제시할 수 있습니다.

워크플로 설정 시 결정해야 할 사항

다음으로, 워크플로가 제대로 기능을 발휘할 수 있도록 몇 가지 중요한 결정을 내려야 합니다.

결정 1: 프로젝트와 작업 중 무엇을 사용할 것인가?

보통 많은 팀이 프로젝트와 작업 중 어디에 워크플로를 포함해야 할지 고민합니다.

먼저 전체 워크플로를 프로젝트에 포함해 보길 추천합니다.

프로젝트를 사용하면 한 곳에서 이해관계자와 업무를 조율할 수 있으며, 프로젝트에 작업과 하위 작업을 추가하면 실행 가능한 업무를 표시할 수 있습니다. ‘홍보’와 같이 작업을 지나치게 모호하게 설정하면 실행하기가 어려우므로 더 작게 세분화하여 실행 가능한 작업이 되도록 설정해야 합니다.

결정 2: 섹션을 어떻게 사용할 것인가?

프로젝트 섹션을 어떻게 사용할지 결정할 때 워크플로에서 업무가 진행되는 두 가지 주요 방식인 순서와 단계에 대해 알아두면 좋습니다.

순서

순서는 체크리스트와 비슷합니다. 최종 결과물을 완성할 때까지 특정한 순서로 업무를 완료해 나갑니다. 이벤트 계획이나 새로운 직원의 온보딩이 순서가 있는 워크플로의 좋은 예입니다. 이런 경우 목록 보기에서 프로젝트를 설정하고 섹션을 사용하여 카테고리나 기한별로 작업을 그룹화해 보세요.

단계

단계는 파이프라인과 비슷합니다. 하나의 결과물이 일련의 단계를 거쳐 완성됩니다. 요청 프로세스 또는 제품 개발 파이프라인이 단계가 있는 워크플로의 좋은 예입니다. 이런 경우 보드 보기에서 프로젝트를 설정하고 섹션을 사용하여 각 단계를 표시해 보세요. 작업은 각 결과물을 나타냅니다. 결과물이 한 단계에서 다음 단계로 넘어가면 해당하는 섹션으로 결과물을 옮기세요.

결정 3: 어떤 사용자 지정 필드를 추가할 것인가?

사용자 지정 필드는 초기에 미리 생각해 둬야 합니다. 워크플로에서 업무를 정리, 자동화, 보고하는 방식은 어떤 필드를 추가했느냐에 따라 달라집니다.

정리

워크플로에서 작업을 정리하려면 특정 카테고리에 대한 필드를 만들어 보세요.

자동화

어떤 방식으로 업무를 자동화하고 싶으신가요? 추가한 필드를 토대로 사용자 지정 규칙을 만들 수 있습니다.

보고서

워크플로에서 어떤 것에 대해 보고서를 작성해야 할까요? 사용자 지정 필드에 따라 프로젝트 대시보드에서 사용할 수 있는 차트가 달라집니다.

결정 4: 언제 하위 작업을 사용할 것인가?

하나의 작업이나 결과물을 더 작은 순차적 단계로 나누어야 하는 경우가 있습니다. 이런 경우에는 하위 작업을 사용해 보세요.

작업과 하위 작업으로만 전체 워크플로를 구축하는 방식은 주의가 필요합니다. 이렇게 하면 자동화를 추가하거나, 타임라인 보기를 사용하거나, 업무 보고 기능을 사용할 때 문제를 초래할 수 있습니다.

하위 작업의 일반적인 사용 사례

만약 요청이 최상위 수준의 작업이라면 하위 작업으로 후속 단계를 나타낼 수 있습니다.

최상위 수준의 작업에 대해 여러 사람의 승인이 필요하다면 승인 요청을 하위 작업으로 추가하세요.

어떤 워크플로에는 특정한 조건에서만 실행되는 동작이 포함됩니다. 예를 들어, 요청을 관리하는 팀에는 요청에 대응하기 전에 더 자세한 정보가 필요하다는 특정 조건이 있을 수 있습니다. 이런 경우엔 작업이 특정 단계에 접어들 때 하위 작업을 추가하는 규칙을 사용하면 됩니다.

섹션을 하위 작업에도 추가할 수 있다는 것을 알고 계셨나요? 단축키 ‘tab + N’을 사용하시면 됩니다.

일반적인 기준으로, 10개 이상의 하위 작업을 추가하는 경우에는 프로젝트를 만들어서 작업을 포함하는 것이 좋습니다.

결정 5: 프로젝트를 하나만 만들 것인가, 여러 개를 만들 것인가?

워크플로에 여러 개의 프로젝트가 있어야 할 만큼 규모가 클 때도 있습니다.

다음의 경우 여러 개의 프로젝트를 사용하세요.

이미 팀 자체적으로 프로젝트를 사용 중인 다른 팀과 워크플로가 교차하는 경우가 있습니다. 예를 들어, 한 팀은 하나의 프로젝트에서 기사 발행을 추적하고 다른 팀은 동일한 기사를 예정된 미팅에서 논의해야 한다면 두 팀은 관련 작업을 양쪽 프로젝트에 추가할 수 있습니다.

워크플로 단계에 꽤 규모가 큰 작업이 포함되어 있다면 하나의 프로젝트에서 모든 일을 처리하기에 너무 번잡스러울 것입니다. 예를 들어, 한 프로젝트에서 요청 수신을 관리하는 상황에서 수신하는 요청 건수가 너무 많다면 처리 중인 요청에 대해 별도의 프로젝트를 생성하여 요청에 대응할 수 있습니다. 또한 사용자 지정 규칙으로 이러한 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

결정 6: 프로젝트 권한을 어떻게 설정할 것인가?

권한을 어떻게 설정하느냐에 따라 워크플로가 기능하는 방식이 달라집니다. 프로젝트 멤버에게 편집 권한이나 댓글 작성만 가능한 권한을 부여할 수 있습니다. 댓글 작성만 가능한 권한을 가진 멤버는 프로젝트를 열람하고 댓글을 달 수 있지만, 프로젝트를 편집할 수는 없습니다.

대부분의 워크플로에서는 프로젝트 멤버에게 편집 권한을 부여해야 멤버가 작업을 처리할 수 있습니다. 단, 다음 경우에는 댓글 작성만 가능한 권한을 부여하는 것이 좋습니다.

• 프로젝트에서 작업을 담당하지 않는 다수의 이해관계자에게 프로젝트를 공개해야 하는 경우
• 프로젝트에 민감한 정보가 포함되어 있고 의도하지 않거나 불필요한 변경을 방지하고 싶은 경우

여기에서 권한에 대해 자세히 알아보세요.

워크플로의 기초를 설정했다면 이제 업무 진행 지점을 추가할 차례입니다. 이 시리즈의 다음 기사를 확인하세요.