워크플로에 업무 진행 지점 추가하기

워크플로를 구성한 후에는 어떻게 인계와 자동화를 추가하여 워크플로를 활용할 수 있을까요? 어떻게 워크플로를 원활하게 흘러가도록 할 수 있을까요?

이 기사는 세 가지 파트로 구성된 시리즈 중 세 번째 파트입니다. 첫 번째와 두 번째 파트를 아직 확인하지 않으셨다면 여기서 확인하세요:

워크플로 빌더

먼저 워크플로 빌더를 시작하세요.

빌더

프로젝트에는 워크플로 빌더라는 탭이 있습니다. 워크플로 빌더 기능을 사용하면 처음부터 끝까지 업무가 진행되는 모든 단계를 구성할 수 있습니다. 워크플로 빌더는 워크플로 구성을 지원하는 기능으로, 워크플로를 실행하기 위한 기능은 아닙니다. 워크플로 빌더에서 워크플로를 구성한 후에는 다른 프로젝트 보기 화면 중 하나를 사용하세요.

업무 진행 지점의 네 가지 유형

워크플로 빌더를 사용하거나 사용하지 않더라도 업무 진행 지점의 네 가지 유형을 파악하여 각 지점을 적절한 Asana 기능에 연결해 보세요.

1. 개시

로컬 필드

모든 워크플로에는 업무가 시작되는 개시 지점이 있습니다. 워크플로에 따라 다음 방식 중 하나로 업무를 시작하게 됩니다.

  1. 수동으로 시작하는 방식: 예정된 신제품 출시에 대해 새 블로그 게시물을 올리는 것처럼 수동으로 업무를 시작하는 경우가 있습니다. 이런 경우 새로운 프로젝트나 작업을 생성합니다.
  2. 양식을 사용하는 방식: 어떤 워크플로에는 요청을 받는 것과 같이 다른 사람이 정보를 입력함에 따라 업무가 실행되는 수신 프로세스가 포함되기도 합니다. 수신 프로세스에서 양식을 사용하면 매우 편리하게 업무 요청을 간소화하고 표준화할 수 있습니다.
  3. 작업 템플릿을 사용하는 방식: 워크플로에서 같은 단계를 계속 반복해서 수행한다면 작업 템플릿을 사용하세요. 지원자를 추적하는 경우처럼 관련 정보로 연결되는 링크와 일련의 하위 작업을 작업에 포함하는 방식으로 작업을 미리 구성하고자 할 때 매우 유용합니다.

2. 인계

많은 워크플로에서는 업무가 완료될 때까지 한 사람에게서 다른 사람에게로 넘어가는 과정을 거칩니다. 팀은 다음과 같이 일반적인 단계에 따라 업무를 인계합니다.

로컬 필드

수동으로 업무 재배정하기

작업에 담당자를 추가하여 업무가 실행되도록 해야 합니다. 워크플로에 따라 단계별로 담당하는 팀원이 다르기도 합니다.

예를 들어, 크리에이티브 제작자가 디자이너에게 처리 요청을 인계할 수 있습니다. 이런 경우엔 작업을 재배정하세요.

로컬 필드

하위 작업 추가하기

워크플로 일부를 인계할 수 있도록 작업을 더 작은 단계로 나누어야 할 때 하위 작업을 추가합니다.
예를 들어 요청을 관리하는 팀이 프로젝트에서 각 결과물을 작업의 형태로 추적하는 경우, 하위 작업을 추가하여 워크플로 과정 사이의 각 단계를 관리할 수 있습니다.

로컬 필드

종속 관계 추가하기

한 작업이 다른 작업보다 선행되어야 할 때도 있습니다. 그런 경우에는 종속 관계를 추가해 보세요. 종속 관계를 사용하면 한 작업을 처리하기 위해 먼저 처리해야 하는 작업이 무엇인지 표시할 수 있습니다.

예를 들어, 제품에 대한 고객의 피드백을 관리하는 팀은 개발팀이 업무를 처리해야 피드백을 제출한 팀에 처리 결과를 알릴 수 있습니다. 따라서 종속 관계를 추가하여 선행 업무가 처리되길 기다리는 상태임을 표시합니다. 종속 관계는 Asana Premium을 이용하는 팀과 조직만 이용할 수 있습니다.

로컬 필드

승인 사용하기

인계를 진행하기 전에 승인을 받아야 하는 경우가 많습니다. 이럴 땐 승인 기능을 사용하면 좋습니다. 승인은 담당자가 ‘승인’, ‘변경 요청’, ‘거부’ 옵션을 선택할 수 있는 작업 유형입니다. 예를 들어, 디자이너가 결과물을 완성하기 전에 여러 이해관계자에게 검토와 승인을 요청할 수 있을 것입니다. 승인은 Asana Business 또는 Enterprise를 이용하는 고객만 사용할 수 있습니다.

3. 교차점

다른 팀과 연계하거나 다른 툴을 함께 사용하여 업무를 진행하는 워크플로도 있습니다. 이러한 교차 지점에서는 다음 사항을 고려하세요.

로컬 필드

멀티홈

Asana에서는 작업을 복제하지 않고도 한 번에 여러 프로젝트에 추가할 수 있습니다. 작업에 업데이트된 내용은 작업이 추가된 프로젝트에도 표시됩니다. 이를 멀티홈이라고 부릅니다.

멀티홈 기능을 사용하면 Asana의 여러 프로젝트와 팀에서 동일한 작업에 대해 정보를 공유할 수 있습니다.

로컬 필드

연동

다른 툴을 함께 사용하여 업무를 수행한다면 해당 툴과 연동 기능이 있는지 확인해 보세요. 만약 연동된다면 툴 간에 워크플로를 연결할 수 있습니다.

이 페이지에서 Asana가 제공하는 연동 기능의 목록을 확인해 보세요.

4. 반복

로컬 필드

많은 워크플로의 경우 업무를 진행하기 위해 같은 일을 계속 반복해야 할 때가 있습니다. 이럴 땐 규칙을 설정하는 것이 매우 유용합니다. 규칙은 수동 단계를 간소화하는 간편한 자동화 기능입니다. 규칙은 Asana Premium을 이용하는 고객이 사용할 수 있으며, Asana Business와 Enterprise를 이용하는 고객은 더 많은 맞춤화 기능을 사용할 수 있습니다.

로컬 필드

워크플로 빌더로 워크플로의 각 단계에 적용될 규칙을 원활하게 설정할 수 있습니다.

사실 이 기사에서 다룬 업무 진행 지점의 유형을 모두 자동화할 수 있습니다. 다음과 같은 자동화 예를 참고해 보세요.

트리거와 동작

개시 → 양식을 제출하여 프로젝트에 새 작업이 추가될 때 → 즉각적으로 대응하기 위해 작업에 하위 작업을 추가

인계 → 사용자 지정 필드가 업데이트될 때 → 작업을 특정 팀원에게 재배정

교차점 → 작업이 특정 섹션으로 이동할 때 → 작업을 다른 팀의 프로젝트에 추가

워크플로에서 사용되는 기타 일반적인 규칙

트리거동작
(새로운 작업을 모두 특정 섹션으로 옮기려는 경우) 새로운 작업이 프로젝트에 추가될 때작업을 특정 섹션으로 이동
(작업을 완료 섹션으로 옮기면 해당 작업이 자동으로 완료로 표시되게 하려는 경우) 작업을 완료된 업무 섹션으로 옮길 때작업을 완료로 표시
(예정된 업무에 대한 업데이트를 요청하고자 하는 경우) 마감일이 다가올 때작업에 댓글을 추가
(프로젝트의 작업에 담당자를 참조해야 하는 경우) 작업이 특정 섹션으로 이동할 때해당 작업의 댓글에 참조해야 하는 프로젝트 템플릿을 @멘션하여 추가
(승인하는 사람의 답변에 따라 승인 작업을 해당하는 단계로 옮기고 싶은 경우) 승인 작업이 ‘승인됨’, ‘변경 요청’, ‘거부됨’으로 표시될 때해당 작업을 관련 섹션으로 이동

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