캠퍼스 이벤트 계획
캠퍼스 이벤트 계획은 일반적으로 스트레스가 심하고 할 일도 많으며, 수없이 많은 이메일이 오가고 지켜야 할 마감일도 감당하기 벅찰 정도로 많습니다. Asana는 이벤트 참석자가 10명이든 10,000명이든 동기와 협업하고 이벤트가 순탄하게 진행될 수 있도록 해주는 완벽한 이벤트 계획 툴입니다.
이벤트 프로젝트 설정하기
- 이벤트를 위한 새로운 프로젝트를 생성합니다. 프로젝트 이름은 ‘가을 해커톤’이나 ‘자선 콘서트’와 같이 이벤트의 성격을 나타내는 말로 정합니다. 전반적인 개요가 포함된 프로젝트 설명프로젝트 설명프로젝트 설명은 팀원에게 프로젝트 목표와 개요를 제공하는 곳입니다.도 추가합니다.
- 이벤트를 계획하는 사람과 다른 동기들을 초대하여 프로젝트 멤버프로젝트 멤버프로젝트에 액세스하고 프로젝트 관련 알림을 받는 사용자입니다.로 지정하면 모든 사람이 작업을 배정하고 완료할 수 있으며 중요한 업데이트 사항을 파악할 수 있습니다.
- 마감일을 기준으로 역산한 캘린더를 토대로 하여 섹션섹션섹션을 사용하여 작업 목록을 정리합니다. 프로젝트나 내 작업 목록을 카테고리나 워크플로 단계, 우선순위에 따라 분류할 수 있습니다.으로 이벤트 계획 타임라인을 정리합니다. ‘1달 전’, ‘X번째 주’, ‘X일 전’과 같은 제목을 사용하면 좋습니다.
- 각 섹션에 작업을 추가하고 작업마다 마감일과 담당자를 지정하고, 관련 파일을 첨부하며, 명확한 설명을 기재하여 누가 무엇을 언제까지 마치는지 모든 사람이 알 수 있도록 합니다.
- 이벤트 당일에는 준비, 벤더 도착, 게스트 도착, 저녁 만찬을 비롯한 각 단계에 마감 시간을 지정한 작업을 추가함으로써 Asana를 사용하여 일정을 시각화할 수 있습니다. 이벤트 진행에 맞게 팀이 모바일 디바이스에서 작업을 완료로 표시하여 모든 단계가 계획대로 진행되는 것을 확인할 수 있습니다.
iOS용 또는 Android용 Asana 앱을 다운로드하여 이벤트 당일에도 이벤트 계획팀과 원활하게 업무를 조율하세요.
이벤트 계획으로 더 많은 일을 해내세요
후원자 추적하기
이벤트 프로젝트에서 후원자를 쉽게 추적할 수 있습니다. 후원자별로 작업을 생성해 두면 하위 작업을 사용하여 후원자 접촉, 후원 요청 전화와 자료, 계약서, 로고 및 짤막한 홍보 문구와 같은 후원자 애셋 등 프로세스의 각 단계를 추적할 수 있습니다. 프로젝트는 후원자에 대한 아이디어를 모으고 이벤트 기금 모금의 진행 상태를 관리할 수 있는 훌륭한 공간입니다. Asana의 계정 추적 예시를 참고하여 아이디어를 떠올려 보세요.
이벤트 프로젝트 복사하기
일련의 이벤트를 주최하거나 동일한 이벤트를 주기적으로 주최하는 경우, 복제용 프로젝트 템플릿을 만들 수 있습니다. 이전 이벤트를 진행하며 배운 점을 토대로 필요한 항목을 템플릿에 추가하세요. 유사한 새 이벤트를 개최할 때마다 프로젝트를 복사하면 됩니다. 템플릿을 사용하면 이벤트를 준비했던 학생이 졸업하더라도 이벤트 계획을 쉽게 인계할 수 있습니다.
게스트 목록 추적하기
Asana에서 게스트 목록을 추적하세요. Google 설문지를 사용하여 게스트의 회답을 받고 이를 이벤트 프로젝트나 새로운 Asana 프로젝트에 통합하세요. 게스트가 회답을 보내면 게스트의 이름이 Asana의 작업으로 표시됩니다. 이 프로젝트는 게스트의 참석 여부 목록으로도 사용할 수 있습니다. 각 게스트가 이벤트 장소에 도착할 때마다 모바일 디바이스에서 해당 작업을 완료로 표시하면 됩니다.
외부 벤더 관리하기
프로젝트를 사용하여 외부 벤더와의 거래를 관리하세요. 벤더별로 작업을 생성하고 견적을 받거나 최종 계약 체결, 타임라인 확인, 청구서 지급을 비롯한 프로세스의 각 단계를 나타내는 하위 작업을 생성하세요. 청구서를 이메일로 받으면 이메일을 전달하는 방법으로 Asana에 작업을 생성할 수 있습니다.
이벤트를 클립보드나 이메일만으로 관리하는 시대는 지났습니다. Asana와 함께라면 다음 이벤트도 체계적으로 정리하고 대비하여 참석자에게 최고의 경험을 선사할 수 있습니다.
