프로젝트 제안서 및 단발성 요청

회사의 모든 팀에서 업무 요청을 보내거나 프로젝트에 대한 아이디어를 제시할 수 있기 때문에 업무가 누락되거나 팀이 압박감을 느끼기 쉽습니다. 모든 일을 다 하려고 하거나 백로그에 추가하고 잊어버리는 대신, 업무 요청 프로젝트를 만들면 간편하게 처리할 수 있습니다.

업무 요청 프로젝트를 만드는 방법

이 프로세스를 사용하여 오타를 수정하거나 바로 답변할 수 없는 질문 같은 단발성 요청과 신규 프로젝트 브리프 제출 등을 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 빠르게 시작하기 위해 다음과 같은 방법을 사용할 수 있습니다.

  1. 업무 요청 템플릿을 사용합니다.
  2. 업무 요청을 추적하고 있는 기존 스프레드시트를 가져옵니다.

모든 Asana 템플릿에 액세스하는 방법

Asana 상단 바에서 + 버튼을 클릭하여 템플릿에 액세스할 수 있는 방법을 보여주는 GIF

Asana를 무료로 사용하거나 요청 프로젝트를 처음부터 직접 만들기를 선호하거나 Asana 프로젝트의 일반적인 모범 사례를 확인하고 싶은 경우, 이 가이드에 설명된 프로젝트 생성 지침에 따라 시작하세요.

요청을 관리하고 완료하기 위한 팁

프로젝트를 만들었다면 지금부터 소개할 팁을 활용하여 업무 진행 상황에 맞게 프로젝트를 관리하세요.

1. 양식을 이용하여 요청을 더 빨리 실행할 수 있도록 요청 템플릿을 만드세요

요청에 대해 기본적인 세부 정보를 계속해서 주고받거나 불명확한 브리프로 업무를 시작하면 업무가 느려집니다. 대신, 양식을 생성하여 프로젝트 브리프단발성 요청에 관해 언제나 정확하게 세부 정보를 파악할 수 있습니다. 요청 프로젝트에 양식이 직접 연결되어 있어 팀이 이해하는 용어로 작성된 정보를 확보한 상태로 업무를 시작할 수 있습니다.

양식 링크가 있다면 Asana를 사용하지 않는 사용자를 포함하여 누구나 양식을 제출할 수 있습니다. 양식이 제출되면 양식의 응답은 프로젝트에서 신규 작업으로 생성되어 우선순위를 지정할 수 있고 필요한 정보가 포함된 상태로 팀원에게 배정될 수 있습니다.

여기에 요약된 단계를 따라서 양식을 설정하세요. 프로젝트 규칙을 추가하여 양식 제출 작업을 자동으로 크리에이티브 제작자나 팀 리더에게 배정하여 양식 제출 후에 우선순위가 지정되도록 하세요.

대규모로 진행되거나 여러 부서가 참여하는 복잡한 프로젝트나 이니셔티브와 관련하여 요청을 받으면 작업을 프로젝트로 전환하여 더 효과적으로 관리할 수 있습니다.

2. 대화와 이메일에서 요청을 실행 가능한 작업으로 만드세요

채팅이나 이메일로 많은 요청을 받는 경우, 요청자에게 양식 링크를 보낼 수 있습니다. 또한, 연동 옵션을 사용하여 대화로 받은 요청을 신속하게 실행할 수 있습니다.

Outlook 및 Gmail 이메일과 Asana 연동 스크린샷

이메일을 보내려면 Asana for Gmail, Outlook 또는 기타 이메일 추가 기능을 사용하세요. 채팅을 하려면 Asana for Slack 연동을 사용하세요.

실행 가능한 업무 또는 질문이 포함된 채팅이나 이메일을 받으면 수신함이나 메시지에서 해당 업무나 질문을 바로 Asana에 추가하여 작업으로 배정하고 요청 프로젝트에 추가할 수 있으며 이 외에도 많은 작업을 수행할 수 있습니다.

연동으로 Slack 메시지에서 Asana 작업을 생성하는 GIF

3. 사용자 지정 필드로 요청을 정리하고 우선순위를 지정하세요

Asana에서 프로젝트 상단의 파란색 링크를 클릭하여 사용자 지정 필드를 생성하고 액세스하는 GIF

양식을 설정했다면 사용자 지정 필드로 수신된 업무 요청의 우선순위를 지정하고 카테고리별로 분류할 수 있습니다. 스프레드시트 사용에 익숙하다면 열을 정렬하고 필터링하여 분류할 수 있습니다.

예를 들어, 프로젝트 매니저는 ‘우선순위’ 사용자 지정 필드를 사용하여 전반적인 요청을 현실적으로 실행할 수 있도록 우선순위를 지정하고, 담당자가 업무의 긴급성을 파악할 수 있도록 할 수 있습니다.

4. 검토와 승인 프로세스를 더 명확히 하여 마감일을 지키세요

더욱 쉽게 캠페인 피드백을 제공하고 반영할 수 있는지에 따라 프로젝트 목표의 달성과 실패가 결정될 수 있습니다. 다음 단계에 따라서 명확하고 빠르게 승인 절차를 거치고 업무를 진행하세요.

업무가 준비되었거나 이미 승인되었는지 보여주기 위해 Asana에서 사용자 지정 필드를 사용하는 승인 워크플로 GIF

  1. 프로젝트 규칙을 추가하여 자동으로 작업을 적합한 사용자에게 배정하거나, 완료하거나, 일의 진행 상태에 따라 다른 프로젝트 섹션으로 이동할 수 있습니다.
  2. 사용자 지정 필드 알림을 사용하여 업무 진행 상태에 대한 업데이트를 이해관계자에게 전송하세요. 예를 들어, 필드가 '피드백 필요'에서 '승인됨'으로 업데이트될 때 이해관계자에게 알림이 전송됩니다.

보고서를 작성하고 인력을 배정하기 위한 팁

포트폴리오와 워크로드로 프로젝트 진행 상태를 모니터링하고 인력을 관리하세요

프로젝트의 진행 상태를 파악하고 팀의 업무 가능 여부를 판단하기 위해 마케팅 팀의 리더는 보통 미팅, 이메일, 스프레드시트에서 정보를 취합합니다. 하지만 이는 시간이 오래 걸리고 정확하지 않을 수 있습니다. 대신, 모든 주요 프로젝트와 단발성 요청 프로젝트가 포함된 프로젝트 포트폴리오를 생성하여 한 곳에서 실시간 진행 상태, 마감일, 우선순위를 파악하세요.

그런 다음, 워크로드 탭을 사용하여 Asana에서 이미 팀에 배정된 작업을 기반으로 팀의 작업 수용량을 시각화하세요. 워크로드 기능을 사용하면 정보를 토대로 인력을 배정할 수 있어 업무량을 균형 있게 유지하고 중요한 업무를 계획대로 진행할 수 있습니다.

워크로드를 사용하여 업무가 과도하게 배정된 팀원을 확인하고 업무를 다시 배정하는 스크린샷

워크로드는 기본적으로 작업 개수 기준이지만, 모든 작업에 동일하게 적용될 수는 없습니다. 따라서 포트폴리오 프로젝트 전반에 작업량 지표 사용자 지정 필드를 설정하면 각 작업에 걸리는 총시간이나 작업량 지표 수준을 더 잘 파악할 수 있습니다.

추적 요청을 위한 리소스

다음 리소스에서 시각적인 교육 자료를 참고하고 다른 Asana 사용자의 관리 사례를 참조할 수 있습니다.

리소스링크
업무 요청 템플릿템플릿 사용하기
동영상 튜토리얼Asana 사용법 시청하기
케이스 스터디 웨비나New Relic이 Asana로 업무 요청을 처리하는 방법 확인하기
케이스 스터디뉴질랜드의 가장 큰 민간 부동산 회사인 Barfoot & Thompson이 Asana로 업무를 관리하고 운영하는 방법 알아보기
커뮤니티와 교류예정된 교육 참가하기 또는 커뮤니티 포럼에서 대화 시작하기 

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