프로젝트 관리

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프로젝트, 작업, 하위 작업 중 무엇을 생성하면 좋을까요?
프로젝트 생성
프로젝트 정리
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다음 프로젝트 준비
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팀마다 프로젝트 관리에 Asana를 사용하는 방식이 각각 다르지만, 다음 팁을 활용하면 기본 사항을 처음부터 효율적으로 배울 수 있으며, 몇 가지 프로젝트를 완료한 후 무엇을 할 수 있는지 파악할 수 있습니다.

프로젝트, 작업, 하위 작업 중 무엇을 생성하면 좋을까요?

Asana에 업무를 추가할 때 프로젝트, 작업, 하위 작업 중 무엇을 생성하는 것이 좋을지 궁금하실 수 있습니다. 다음의 간단한 프레임워크와 도표를 참고하여 신속하게 판단하실 수 있습니다.

업무 단계와 참여하는 이해관계자가 많고 다양한 보기로 이를 확인해야 하는 대규모 작업을 조율해야 한다면 프로젝트를 생성합니다(예: 캠페인, 출시/이벤트 또는 편집 캘린더/파이프라인 등).
한 사람이 몇 분 또는 며칠만에 달성할 수 있는 할 일을 다양한 보기로 파악하고 싶다면 작업을 생성합니다(예: 블로그 작성 또는 버그 수정 등).
작업을 더 작은 부분으로 세분화하거나 업무를 분할하고(예: 블로그 SEO 키워드를 확인하거나 버그 횟수를 조사하기 위한 하위 작업 등) 작업 보기에서만 확인해도 충분하다면 하위 작업을 생성합니다. (5개를 초과하는 하위 작업이나 여러 단계의 하위 작업이 있는 경우에는 유의하세요!)

각각의 예가 포함된 조직부터 팀, 프로젝트, 작업, 하위 작업까지의 Asana 계층 이미지

이 프레임워크에 대한 자세한 설명이 필요한 경우 여기서 자세한 팁을 참조하세요.

1. 프로젝트 생성

Asana에서 프로젝트를 생성하고 사용하는 방법을 이해해 두면 팀이 동일한 정보를 오래된 스프레드시트나 혼란스러운 이메일 목록에서 힘들게 찾거나 불필요한 미팅에 참석할 필요가 없어질 것입니다.

프로젝트를 생성합니다. 프로젝트는 Asana의 팀 내에 존재하며 관련 작업 그룹이 저장되어 있습니다. 기한이 정해진 이니셔티브(예: 출시 등), 진행 중인 프로세스(예: 편집 캘린더 관리 등)부터 추적 정보(예: 디자인 요청 수신 등)까지 모든 용도로 사용할 수 있습니다. 목록, 보드, 타임라인, 캘린더 보기를 언제든지 서로 전환할 수 있습니다.
템플릿을 사용하여 시간을 절약하세요. Asana 템플릿은 Asana에서 가장 검증된 워크플로의 일부를 기반으로 작성되었습니다. 템플릿에는 프로젝트를 설정하고 작업을 워크플로에 따라 진행하기 위해 제안되는 점으로 구성되어 있습니다. 템플릿을 직접 생성할 수도 있습니다.

Asana에서 프로젝트 생성 및 템플릿에 액세스하는 방법을 보여주는 GIF

2. 프로젝트 정리

프로젝트를 생성했다면 프로젝트에 구조를 추가하여 체계적으로 관리하고 손쉽게 살펴볼 수 있습니다.

섹션으로 관련 작업을 그룹화하세요. 예를 들어, 마감일, 업무 단계, 타임프레임, 작업 유형 등을 나타내는 섹션을 생성할 수 있습니다.
작업을 배정하고 마감일을 지정하여 책임을 명확하게 하세요. 모든 구성원이 실제로 무엇을 언제까지 완료해야 하는지 파악할 수 있습니다.
사용자 지정 필드로 더 많은 작업 세부 정보를 파악하세요. 스프레드시트 열과 같은 사용자 지정 필드를 사용해 보세요. 사용자 지정 필드는 각 작업의 세부 정보를 추적할 수 있을 뿐만 아니라 사용자 지정 필드로 필터링하고 정렬할 수도 있습니다. 상태, 우선순위, 비용 등의 필드를 생성할 수 있습니다.
프로젝트 보기를 정렬, 필터링, 저장하세요. 프로젝트 목록에 완료된 작업이 표시되지 않도록 설정하고 싶으신가요? 프로젝트를 열 때마다 캘린더 보기를 기본값으로 설정하고 싶으신가요? 프로젝트 툴바를 사용하여 필터링하고, 정렬하고, 저장하세요.

3. 프로젝트 일정 만들기

프로젝트를 생성한 후 Asana에서 프로젝트 일정과 워크플로를 만들어서 팀이 처음부터 끝까지 명확하고 원활하게 업무를 진행할 수 있습니다.

방법:

프로젝트의 각 단계를 계획하고 시각화하는 데 도움이 되는 간트 스타일 보기의 타임라인으로 프로젝트 계획을 수립합니다. 각 작업의 기간, 마감일, 종속 관계를 손쉽게 확인할 수 있기 때문에 일정을 간편하게 조정하여 일정이 충돌되거나 중복되는 것을 방지할 수 있습니다.
작업 종속 관계를 설정하여 정확한 때에 작업이 시작되도록 합니다. 팀원이 업무를 완료할 때까지 기다려야 한다면 Asana에서 작업 상태를 추적할 수 있으므로 해당 업무가 완료될 때에 맞춰 후속 작업을 시작할 수 있습니다. 따라서 작업 현황을 확인하는 시간이 줄어들고 작업이 언제 완료되는지 모르는 것을 방지할 수 있습니다. 타임라인으로 작업 종속 관계를 손쉽게 설정하세요.
업무를 하위 작업으로 나눕니다(필요한 경우). 많은 사용자들이 작업에 담당자를 한 명만 지정해야 하는 이유를 궁금해합니다. 이는 책임을 명확하게 하기 위함입니다. 하지만, 작업에 사전 업무, 추가 단계가 포함되어 있거나 작업을 완료하기 위해 다른 팀원의 도움이 필요하다면 하위 작업을 생성하여 작업을 관리 가능한 부분으로 세분화하고 프로세스 전체에서 담당자를 명확하게 확인할 수 있습니다.
프로젝트 개요를 생성합니다. 계획과 작업이 관리되는 동일한 곳에서 프로젝트 브리프를 팀과 공유하고 프로젝트 역할을 명확히 하여 언제든지 쉽게 참조할 수 있습니다.

담당자, 마감일, 지시 사항, 이해관계자 간 승인을 명확하게 표시하는 Asana 작업의 스크린샷

4. 업무 진행하기

팀이 Asana에서 협업을 시작하면 Asana의 강력한 프로젝트 관리 기능의 진가를 경험할 수 있습니다. 팀이 수행 중인 업무에 대한 상태를 배경 정보와 함께 손쉽게 제공할 수 있습니다. 또한, 회원님이 가장 중요하게 여기는 사항에 대해서만 알림을 받을 수 있습니다.

방법

작업을 진행하는 도중이나 작업이 지연되는 경우 작업에 댓글을 달아서 업데이트를 제공합니다. 이를 통해 팔로워가 작업 현황을 파악하거나 질문에 답변하고 피드백을 제공할 수 있습니다.
프로젝트 데이터를 바탕으로 번업 차트와 진행 상태를 나타내는 상태 업데이트를 제공하세요. 상태 업데이트에 팀원, 작업, 프로젝트를 @멘션하여 쉽게 참조할 수 있도록 하고 감사를 표시할 수 있습니다. 모든 프로젝트 멤버가 알림을 수신하고 업데이트에 대해 댓글을 달 수 있습니다.
주요 프로젝트 목표를 표시하고 프로젝트 진행 상태의 중요한 단계를 나타내려면 작업 마일스톤을 생성하세요. 이렇게 하면 팀은 어떤 목표를 달성해야 하는지 파악할 수 있으며, 프로젝트 매니저는 마일스톤 대비 현황을 알 수 있습니다.
승인 워크플로로 검토와 승인을 간소화하세요. 비주얼 애셋이 프로젝트의 일부라면 교정으로 피드백을 쉽게 추적할 수 있습니다.
작업 배정, 사용자 지정 필드 업데이트, 완료된 작업 이동 등 수동 단계를 자동화하려면 규칙을 추가하세요. 시간을 절약하고 올바른 프로세스를 따르고 있는지 확인할 수 있습니다.
포트폴리오로 여러 프로젝트의 업데이트 내용을 모니터링하세요. 포트폴리오는 여러 프로젝트를 관리하거나 특정 이니셔티브 대비 진행 상태를 실시간으로 한 곳에서 모두 모니터링하고자 하는 경우 적합합니다.

프로젝트가 계획대로 진행되는지 여부를 확인하기 위해 우선순위 사용자 지정 필드에 따라 Asana에서 포트폴리오를 정렬하는 GIF

5. 다음 프로젝트 준비

Asana에서 관리하던 프로젝트를 성공적으로 끝마쳤다면, 다음 프로젝트를 바로 진행하기 전에 잠시 시간을 내어 해당 프로젝트를 되돌아보세요.

방법

Asana가 계속 새로운 기능을 출시하고 앱을 개선하고 있습니다. 이와 마찬가지로 팀도 새로운 점을 알게 되고 Asana를 사용하는 방법을 재확인합니다. 이는 일반적인 일로, 실제로 매우 이상적입니다!
프로젝트에서 배운 내용을 템플릿에 반영하세요. 이렇게 하면 똑같은 실수를 방지하고 다음에 더 효과적인 계획을 수립할 수 있습니다.
프로젝트를 보관하세요. 프로젝트를 완료한 후 우선순위가 높은 곳에 집중할 수 있도록 프로젝트를 보관하세요. 프로젝트를 보관하더라도 정보가 제거되지 않으며, 단지 프로젝트 목록에서 제거될 뿐입니다.
팀과 함께 축하하세요. Asana에는 감사와 좋아요로 감사를 표할 수 있는 소소한 방법들이 많이 있습니다.