자금 조달 이벤트 계획

Asana에서 자금 조달 이벤트 프로젝트를 생성하는 방법

이벤트 프로젝트를 생성하는 몇 가지 방법이 있습니다. 빠르게 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. Asana의 자금 조달 이벤트 템플릿을 사용하여 조직의 필요에 맞게 설정합니다.
  2. 현재 이벤트를 관리하고 있는 기존의 스프레드시트를 가져옵니다.

모든 Asana 템플릿에 액세스하는 방법

Asana 상단 바에서 + 버튼을 클릭하여 템플릿에 액세스할 수 있는 방법을 보여주는 GIF

이벤트 계획을 처음부터 직접 만들기를 선호하거나, Asana 프로젝트의 일반적인 모범 사례를 확인하고 싶은 경우 이 가이드를 참고하세요.

한 번에 여러 개의 자금 조달 이벤트를 계획하고 있나요?

Asana 템플릿을 사용 중이라면 다음을 수행하세요.

  1. 템플릿에서 [작업 예시]복제하여 이름을 변경한 후 프로젝트로 변환합니다.
  2. 그런 다음, 이 프로젝트를 포트폴리오에 추가하면 모든 자금 조달 이벤트를 한 곳에서 관리하고 모니터링할 수 있습니다.

공급 업체, 에이전시, 계약 업체와 함께 일하나요?

여러 타사와의 마감일, 애셋, 대화를 이메일로 추적하면 더 복잡해집니다. 대신에, 프로젝트에 협업을 진행하고 있는 타사를 게스트로 초대하는 것을 고려해 보세요. 타사를 게스트로 초대하면, 협업 중인 타사에서 계획을 확인할 수 있으며 마감일을 명확하게 설정하고 결과물을 추적할 수 있습니다.

기타 이벤트 업무를 비공개 상태로 유지하고 싶다면, 프로젝트를 비공개로 유지하면서 협업을 진행하고 있는 타사를 작업 팔로워로만 추가하여 Asana로 초대할 수 있습니다. 작업 팔로워는 해당 작업만 볼 수 있습니다.

이벤트 업무를 관리하고 진행하기 위한 팁

자금 조달 이벤트 계획 프로젝트를 만들었다면 지금부터 소개할 팁이 업무 진행 상황에 맞게 세부 사항을 관리하고 추적하는 데 도움이 될 것입니다.

1. 타임라인으로 이벤트 계획을 세우고 상황에 따라 계획을 조정하세요

대부분의 이벤트 계획에는 이벤트 당일까지 중요한 마감일과 종속 관계에 있는 업무가 있습니다. 타임라인에서 이러한 마감일과 종속 관계를 계획하면 업무에 착수하기 전에 이벤트를 수월하게 진행하기 위해 필요한 모든 요소가 제대로 갖춰졌는지 확인할 수 있습니다.

Asana 타임라인 기능으로 프로젝트 계획을 생성하는 GIF

타임라인으로 계획을 생성하는 방법:

  1. 타임라인에 작업을 끌어다 놓아서 일정을 계획하세요. 시기가 충돌되는 것을 포착하면 작업을 끌어다 놓아서 일정을 변경하세요.
  2. 작업 일정 범위를 늘려 담당자가 업무에 시간을 잘 분배하고 계획하여 마감일을 맞출 수 있도록 하세요.
  3. 작업이 특정한 순서로 완료되어야 하는 경우 작업 위에 마우스 커서를 올려놓고 표시되는 점을 관련 작업으로 끌어다 놓아 작업 간의 종속 관계를 생성합니다.

업무가 시작된 후에도 타임라인을 사용하면 계획을 적용하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 장소를 예약하는 데 예상했던 것보다 더 많은 시간이 소요될 경우, 마감일을 변경하고 타임라인을 이용하여 전체 계획에 어떤 영향을 주는지 확인할 수 있습니다.

2. 이메일 연동을 사용하여 수신함을 정리하는 데 걸리는 시간은 줄이면서 중요한 이메일을 추적하세요

Outlook과 Gmail의 이메일 및 수신함용 Asana 연동 스크린샷

언제든 이벤트 프로젝트에 공급업체를 초대할 수 있지만, 공급업체와 이메일로 연락한다면 Asana for Gmail, Asana for Outlook이나 다른 이메일 연동을 사용해 보세요. 중요한 문서나 실행 가능한 업무가 포함된 이메일을 받으면 수신함에서 바로 Asana에 작업으로 추가하거나 이벤트 프로젝트에 추가하는 등 여러 가지 작업을 할 수 있으므로 계획의 핵심 세부 정보와 할 일을 이메일에서 놓칠 일이 없습니다. 또한, 수신함을 정리하는 데 긴 시간을 보낼 필요도 없습니다.

3. 교정 기능을 사용하여 자금 조달 이벤트 애셋에 직접 실행 가능한 피드백을 추가하세요

Asana 작업에 첨부된 이미지에 교정 기능을 사용하여 실행 가능한 피드백을 남기는 방법을 보여주는 GIF

이메일 초대장이나 이벤트 포스터 같은 이벤트 애셋에 피드백을 제공하고 이를 반영할 수 있는지는 이벤트의 성패를 결정할 수 있습니다. Asana 교정 기능을 사용하면 검토자가 간편하게 애셋에 직접 댓글을 달 수 있으므로 배경 정보와 함께 피드백이 제공됩니다. 각 댓글은 실행 가능한 하위 작업으로 전환되어 작성자가 피드백을 어떻게 반영할지 결정할 수 있습니다.

이벤트를 위해 애셋이나 창의적인 아이디어를 브레인스토밍할 때, 각각의 애셋 또는 아이디어를 작업으로 생성한 후 팀 내에서 좋아요 버튼을 사용하여 투표하도록 하세요.

이벤트 당일의 업무를 관리하는 팁

1. Asana 모바일 앱으로 이동 중에도 온라인/오프라인으로 일하세요

팀이 현장에서 준비하고 있는 경우에는, 중요한 세부 정보에 접근하고 할 일 목록에 남은 일을 파악하기가 어려울 수 있습니다. Asana의 모바일 앱은 이벤트를 진행하기 전, 진행하는 중, 진행한 후, 심지어 온라인 상태가 아니더라도, 팀이 이벤트 계획에 접근할 수 있도록 연결해 줍니다.

이벤트 계획의 Asana 모바일 작업 스크린샷

2. Slack 연동으로 실시간 대화를 실행 가능한 작업으로 전환하세요

많은 팀이 업무 조율과 연락에 Asana와 Slack을 모두 사용하며 이벤트 당일에는 특히 더 그렇습니다. Asana for Slack 연동으로 둘 중 하나를 고를 필요없이 두 가지를 함께 사용할 수 있습니다.

연동으로 Slack 메시지에서 Asana 작업을 생성하는 GIF

팀원으로부터 기조 프레젠테이션에 대한 피드백을 요청받았는데 이벤트에서 또다른 업무도 해야 한다면 Slack 대화에서 바로 Asana 작업을 생성하여 본래의 배경 정보를 모두 담아 놓고 기억할 수 있습니다.

이벤트 업무 및 진행 상태를 보고하기 위한 팁

1. 추가 미팅 없이 팀 전체와 커뮤니케이션하세요

Asana에는 작업 상태를 확인하거나 팀에 업데이트를 제공하기 위한 미팅 소집을 대신할 수 있는 여러 가지 방법이 있습니다.

  • 작업 진행 상태에 대한 업데이트를 제공하거나, 피드백을 남기거나, 질문을 하려면 작업에 댓글을 남기세요.
  • 프로젝트 탭에 있는 진행 상태를 통해 프로젝트 상태 업데이트를 사용하여 마일스톤 달성, 마감일 달성 또는 위험 상태인 작업과 같은 중요한 프로젝트 진행 상태 업데이트에 대해 커뮤니케이션하세요.
  • 동료, 관련 작업, 프로젝트, 또는 대화@멘션하여 모든 설명 또는 댓글에서 직접 연결하세요.

2. 포트폴리오와 워크로드로 진행 상태를 모니터링하고 여러 이벤트 전반의 인력을 관리하세요

Asana에서 진행 상태 업데이트를 위해 포트폴리오를 사용하는 것을 보여 주는 GIF

이벤트 진행 상태를 파악하고 팀의 실행 가능한 업무량을 판단하기 위해 이벤트 계획을 세우는 사람은 보통 미팅, 이메일, 스프레드시트의 정보를 취합합니다. 하지만 이는 시간이 오래 걸리고 정확하지 않을 수 있습니다. 대신, 모든 이벤트 계획이 포함된 프로젝트 포트폴리오를 생성하여 실시간 진행 상태, 이벤트 날짜, 우선순위를 모두 한 곳에서 확인하세요.

워크로드를 사용하여 업무를 너무 많이 배정받은 팀원이 있는지 확인하고 업무를 재배정하는 스크린샷

그런 다음 워크로드 탭을 사용하여 이미 Asana에서 팀에 배정된 작업을 토대로 팀의 이벤트 간 작업 수용량을 시각화합니다. 워크로드로 정보에 입각하여 인력 배치 결정을 내리고 업무량이 치우치지 않게 하며 이벤트를 계획대로 진행할 수 있습니다.

Asana에서 이벤트를 계획하고 관리하기 위한 리소스

다음 리소스에서 시각적인 교육 자료를 참고하고 Asana로 이벤트를 계획한 사례를 참조할 수 있습니다.

리소스링크
비영리 단체 자금 조달 이벤트 계획 템플릿템플릿 사용하기
동영상 튜토리얼Asana 사용법 시청하기
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사례 분석Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We RiseNTEN에서 Asana를 사용하여 이벤트를 계획하는 방식을 확인해 보세요
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