이벤트 계획 및 관리

Asana에서 이벤트 계획 프로젝트를 생성하는 방법

이벤트 프로젝트 계획을 생성하는 몇 가지 방법이 있습니다. 빠르게 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. Asana의 이벤트 계획 템플릿으로 시작하여 팀의 필요에 맞게 설정합니다.
  2. 현재 이벤트 계획 업무를 추적하고 있는 기존의 스프레드시트를 가져옵니다.

모든 Asana 템플릿에 액세스하는 방법

Asana 상단 바에서 + 버튼을 클릭하여 템플릿에 액세스할 수 있는 방법을 보여주는 GIF

Asana를 무료로 사용하거나, 이벤트 계획 프로젝트를 처음부터 직접 만들기를 선호하거나, Asana 프로젝트의 일반적인 모범 사례를 확인하고 싶은 경우 이 가이드에 설명된 프로젝트 생성 지침에 따라 시작하세요.

공급업체 및 계약 업체를 게스트로 이벤트 프로젝트에 초대하기

공급업체와 이메일로 업무를 시작할 수도 있지만, 이벤트 프로젝트에 핵심 공급업체나 계약 업체를 게스트로 초대해 보세요. 누구나 쉽게 마감일, 할 일, 첨부 파일을 확인할 수 있게 되므로 모든 일을 기한 내에 마칠 수 있습니다. 또한 계약서나 송장같이 중요한 파일을 간편하게 추적 관리할 수 있습니다.

이벤트 업무를 관리하고 진행하기 위한 팁

이벤트 계획 프로젝트를 만들었다면 지금부터 소개할 팁이 업무 진행 상황에 맞게 세부 사항을 관리하고 추적하는 데 도움이 될 것입니다.

1. 개요에 상태 업데이트를 게시하고 이곳에서 프로젝트 활동을 확인하세요

작업 업데이트를 보여주는 활동 피드가 포함된 Asana의 프로젝트 상태 업데이트 스크린샷

이벤트 계획을 실행할 때 개요을 사용하여 업데이트를 게시하고 프로젝트 활동의 진행 목록을 확인합니다. 상태 업데이트에서는 하이라이트를 업데이트로 끌어다 놓아 차트나 마일스톤을 공유할 수 있습니다. 매번 동일한 형식을 사용하고 싶다면 Asana에서 상태 업데이트 템플릿을 저장합니다.

2. 타임라인으로 이벤트 계획을 세우고 상황에 따라 계획을 조정하세요

대부분의 이벤트 계획에는 이벤트 당일까지 중요한 마감일과 종속 관계에 있는 업무가 있습니다. 타임라인에서 이러한 마감일과 종속 관계를 계획하면 업무에 착수하기 전에 이벤트를 수월하게 진행하기 위해 필요한 모든 요소가 제대로 갖춰졌는지 확인할 수 있습니다.

Asana 타임라인 기능으로 프로젝트 계획을 생성하는 GIF

타임라인으로 계획을 생성하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 목록 보기에서 이벤트와 관련된 모든 할 일을 위한 작업을 생성합니다.
  2. 프로젝트 상단에 있는 타임라인 탭을 클릭하여 타임라인 보기로 이동합니다.
  3. 타임라인에 작업을 끌어다 놓아 작업의 일정을 계획합니다. 일정이 서로 충돌하는 경우 작업을 옮겨서 일정을 변경합니다.
  4. 담당자가 마감일까지 작업 시간을 잘 배분할 수 있도록 작업 기간을 늘립니다.
  5. 작업이 특정한 순서로 완료되어야 하는 경우 작업 위에 마우스 커서를 올려 놓고 표시되는 점을 관련 작업으로 끌어다 놓아 연결하여 작업 간의 종속 관계를 생성합니다.

업무가 시작된 후에도 타임라인을 사용하면 계획에 차질이 생기기 전에 충돌 사항을 빠르게 해결할 수 있습니다. 예를 들어, 이벤트 장소 예약이 예상보다 더 오래 걸리는 경우 타임라인에서 종속 관계에 있는 후속 작업의 일정을 바꿀 수 있습니다. 이렇게 하면 작업 담당자에게 마감일이 조정되었음을 알리는 알림이 자동으로 전송됩니다. 따라서 혼란을 초래하거나, 미팅이 늘어나거나, 업무가 늦어지는 일 없이 적절한 시기에 업무를 시작할 수 있습니다.

3. 수신함을 정리하는 데 걸리는 시간은 줄이면서 중요한 이메일을 추적하세요

이메일 및 수신함용 Outlook과 Gmail의 Asana 연동 스크린샷

언제든 이벤트 프로젝트에 공급업체를 초대할 수 있지만, 공급업체와 이메일로 연락한다면 Asana for Gmail, Asana for Outlook이나 다른 이메일 추가 기능을 사용해 보세요. 중요한 문서나 실행 가능한 업무가 포함된 이메일을 받으면 수신함에서 바로 Asana에 작업으로 추가하거나 이벤트 프로젝트에 추가하는 등 여러 가지 작업을 할 수 있으므로 계획의 핵심 세부 정보와 할 일을 이메일에서 놓칠 일이 없습니다. 또한, 수신함을 정리하는 데 긴 시간을 보낼 필요도 없습니다.

4. 템플릿으로 이벤트 계획 시간을 절약하고 중요한 단계를 놓치지 마세요

모든 이벤트가 다 다르지만, 보통 공통된 핵심 체크리스트가 있습니다. 이벤트마다 체크리스트를 다시 만드느라 시간을 낭비하거나 실제로 계획을 실행하는 곳이 아닌 별도의 장소에 문서를 보관하는 대신 Asana에서 이벤트 템플릿을 만들고 저장할 수 있습니다.

Asana 프로젝트를 다시 사용할 템플릿으로 저장하는 GIF

  1. 프로젝트에 핵심 이벤트 체크리스트를 만드세요. 매번 같은 사람이 같은 작업을 수행하는 경우 외에는 작업을 배정하거나 마감일을 추가하지 않습니다.
  2. 프로젝트 헤더에서 ...을 클릭하고 프로젝트를 템플릿으로 저장을 선택합니다.
  3. 댓글 달기만 가능한 프로젝트로 설정하여 템플릿이 편집되거나 변경되지 않도록 합니다.
  4. 주황색 + 버튼, 프로젝트를 클릭한 다음 조직의 저장된 템플릿이 있는 탭으로 이동하면 이후의 모든 이벤트에 대해 템플릿을 복사할 수 있습니다.
  5. 이벤트 체크리스트를 다듬어 가면서 템플릿을 업데이트하여 실수를 반복하는 일을 방지하고 오래된 방식을 사용하지 않도록 합니다.

이벤트 당일의 업무를 관리하기 위한 팁

1. Asana 모바일 앱으로 이동 중에도 온라인/오프라인으로 일하세요

이벤트를 준비하는 기간과 이벤트 당일에 현장에서 준비 작업을 하는 경우가 많으므로 남아 있는 일이 무엇인지 빠르게 파악하고 핵심 세부 정보를 확인하기가 어렵습니다. iOS 또는 Android Asana 모바일 앱을 사용하면 이벤트 전후나 당일 등 언제라도 오프라인 상태에서도 이벤트 계획을 참고할 수 있습니다.

이벤트 계획의 Asana 모바일 작업 스크린샷

예를 들어 이벤트 사진에 직접 피드백 주석을 단 뒤 이를 공유하거나 이벤트 안건에 대한 이메일이 모든 참석자에게 전송되었는지 확인할 수 있습니다. 이 모든 것이 모바일로 가능하기 때문에 이벤트에 참여하는 팀원은 서로 다른 장소에 있는 동안에도 계속 협업할 수 있습니다.

2. Slack 연동으로 실시간 대화를 실행 가능한 작업으로 전환하세요

많은 팀이 업무 조율과 커뮤니케이션에 Asana와 Slack을 모두 사용하며, 이벤트 당일에는 특히 더 그렇습니다. Asana for Slack 연동을 사용하면 둘 중 하나를 고를 필요 없이 두 가지를 함께 사용할 수 있습니다.

연동으로 Slack 메시지에서 Asana 작업을 생성하는 GIF

예를 들어, 팀원이 키노트 프레젠테이션에 대한 피드백을 요청했지만 이벤트에서 다른 업무를 하느라 바쁘다면 Slack 대화에서 바로 Asana 작업을 생성하여 잊지 않고 맥락을 모두 파악할 수 있습니다.

이벤트 업무 및 진행 상태를 보고하기 위한 팁

이벤트 진행 상태에 대한 분석 보고서를 생성하는 방법을 알아보려면 여기서 시작하세요. 이벤트 상태 업데이트를 게시하고 추적하는 방법은 여기서 확인할 수 있습니다.

포트폴리오와 워크로드로 진행 상태를 모니터링하고 여러 이벤트 전반의 인력을 관리하세요

이벤트 진행 상태를 파악하고 팀의 실행 가능한 업무량을 판단하기 위해 이벤트 계획을 세우는 사람은 보통 미팅, 이메일, 스프레드시트의 정보를 취합합니다. 하지만 이는 시간이 오래 걸리고 정확하지 않을 수 있습니다. 대신, 모든 이벤트 계획이 포함된 프로젝트 포트폴리오를 생성하여 실시간 진행 상태, 이벤트 날짜, 우선순위를 모두 한 곳에서 확인하세요.

그런 다음 워크로드 탭을 사용하여 Asana에서 이미 팀에 배정된 작업을 기반으로 이벤트 전반에서 팀의 작업 수용량을 시각화합니다. 워크로드 기능을 사용하면 정보를 토대로 인력을 배정할 수 있어 업무량을 균형 있게 유지하고 이벤트를 계획대로 진행할 수 있습니다.

워크로드를 사용하여 업무가 과도하게 배정된 팀원을 확인하고 업무를 다시 배정하는 스크린샷

워크로드는 기본적으로 작업 개수 기준이지만, 모든 작업에 동일하게 적용될 수는 없습니다. 따라서 포트폴리오 프로젝트 전반에 작업량 지표 사용자 지정 필드를 설정하면 각 작업에 걸리는 총시간이나 작업량 지표 수준을 더 잘 파악할 수 있습니다.

Asana에서 이벤트를 계획하고 관리하기 위한 리소스

다음 리소스에서 시각적인 교육 자료를 참고하고 Asana를 사용하는 고객들이 Asana로 이벤트를 어떻게 계획하는지 살펴볼 수 있습니다.

리소스링크
이벤트 계획 템플릿템플릿 사용하기
동영상 튜토리얼Asana 사용법 시청하기
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고객 사례Autodesk, G2, DMEXCO가 Asana로 이벤트를 계획하는 방법 확인하기
이벤트 전문가의 생산성 전자책 가이드전자책 읽기
커뮤니티와 교류예정된 교육 참가하기 또는 커뮤니티 포럼에서 대화 시작하기 

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