# Asana 케이스 스터디 - NCAA

> NCAA가 Asana로 운영을 혁신한 방법을 알아보세요. 업무를 일원화하고, 캠페인 성과를 4배로 늘리고, 교차 기능 협업을 촉진했습니다.

Source: https://asana.com/case-study/ncaa

## Asana로 콘텐츠 소비량을 4배 늘린 NCAA

전미 대학 체육 협회(National Collegiate Athletic Association, NCAA)는 1,100개 이상의 학교에서 거의 50만 명의 대학 운동선수를 지원합니다. 이 단체는 운동 및 학업 우수성을 육성하고, 커뮤니티를 통합하며, 대학 스포츠의 힘으로 팬들에게 영감을 줍니다.

미주

엔터프라이즈

비영리

- [캠페인 관리](/workflows/campaign-management)

- [크리에이티브 제작](/workflows/creative-production)

- [업무 요청](/templates/for/operations/work-requests)

- [템플릿](/features/workflow-automation/project-task-templates)

- [양식](/features/workflow-automation/forms)

- [사용자 지정 필드](/features/project-management/custom-fields)

### **하이라이트**

#### 해결 과제
- **복잡한 대규모 프로젝트를 관리하는 데 있어 비효율성이**팀에 부담을 주고 생산성, 마감일, 업무 품질에 영향을 미쳤습니다.
- **오래된 시스템과 연결되지 않은 도구에 대한 종속성으로** 인해 정보가 분산되고 진행 속도가 느려졌습니다. 
- **불충분한 가시성으로**인해 리더십이 진행 상태를 추적하고 리소스를 효과적으로 할당하는 데 어려움을 겪게 되었고, 이로 인해 의사 결정이 지연되었습니다.
- **사일로화된 운영 구조로** 인해 팀 간 협업이 어려워져 프로젝트가 더 복잡해짐에 따라 확장하는 데 장애물이 되었습니다.
- **프로세스 문서의 격차로**인해 조직 차원의 지식을 유지하기 어려워져 비즈니스 연속성 및 온보딩에 어려움이 발생했습니다.

#### 솔루션
- **일원화된 업무 관리는**NCAA 전체의 교차 기능 협업을 위한 하나의 통합된 플랫폼을 제공합니다.
- Google 드라이브, Slack, Teams, SharePoint와 같은 **툴을****연동하면** 원활한 워크플로가 생성되어 플랫폼 간에 데이터를 더 쉽게 공유할 수 있습니다.
- **목표 설정 및 추적 기능은** 가시성과 데이터 기반 의사 결정을 개선합니다.
- **프로세스 표준화 및 워크플로 자동화는** 여러 부서의 업무를 간소화하여 일관성과 확장성을 보장합니다.
- **모든 문서에 대한 단일 정보 소스는** 지식 공유와 온보딩을 간소화하여 인계 절차를 더욱 원활하게 하고 신규 입사자가 더 빠르게 업무에 착수할 수 있도록 지원합니다.

#### 결과
- 복잡한 대규모 프로젝트를 계획하고 실행하는 데 있어 효율성 향상.
- 매년 80개 이상의 대학 챔피언십 개최를 가속화했습니다.
- 2024년 파리 올림픽 캠페인을 2020년 도쿄 올림픽보다 4배 확대하여 성과 목표를 초과 달성했습니다.
- 콘텐츠 제작을 2,770% 늘려 잠재 고객 노출을 1,440% 증가시켰습니다.
- 업무를 더 광범위한 조직 목표에 맞게 조율할 수 있도록 리더십에 실시간 인사이트 제공.
- 문제를 더 빠르게 해결하고 팀 간 의사결정을 개선했습니다.
- 교차 기능 협업을 개선하여 프로젝트를 더 원활하게 실행했습니다.
- 마감일 놓침률을 줄이고 부서 간 투명성을 개선했습니다.
- 연속성을 보장하고 온보딩 속도를 높이기 위해 조직 지식을 중앙 집중화했습니다.

### **NCAA의 획기적인 전환**

새로운 리더십이 NCAA의 협업 방식을 현대화하기 시작했을 때, 조직은 팀을 연결하고 복잡한 프로세스를 간소화할 수 있는 솔루션이 필요하다는 점을 알고 있었습니다. 당시 NCAA 내의 부서들은 하나의 단일 조직이라기보다는 별도의 독립된 단체처럼 운영되고 있었으며, 더 큰 규모의 교차 기능 프로젝트는 서로 연결되지 않은 도구와 일관성 없는 프로세스로 인해 병목 현상을 겪고 있었습니다. 

이러한 전환을 지원하기 위해 리더들은 Asana가 일상 업무를 상위 조직 목표에 연결하고, 기존 툴과 원활하게 연동하며, 프로세스를 표준화할 수 있다는 점을 강조했습니다. 챔피언십 팀은 얼리 어답터로 부상하여 다양한 작업과 팀에 걸쳐 84개의 챔피언십을 관리하는 템플릿을 구축함으로써 Asana의 잠재력을 보여주었습니다. 이들의 조기 성공은 NCAA 전체에 Asana를 더 널리 도입하는 계기가 되었습니다. 팀은 조직 전체에 워크플로와 성공 사례를 공유하여 Asana를 협업의 기본 툴로 자리매김시키는 데 도움을 주었습니다.

이제 Asana는 조직 전체의 팀을 위한 중앙 허브 역할을 하며, 사일로 문제를 해소하고 부서 간 프로젝트를 원활하게 관리할 수 있게 합니다. 이러한 변화는 교차 기능 협업에 대한 새로운 기준을 설정하고, 커뮤니케이션 팀이 2024년 올림픽 캠페인을 위한 작업량을 늘리는 데 튼튼한 토대를 제공했습니다.

제가 NCAA에 입사했을 때, 교차 기능 협업이 제대로 이루어지지 않았습니다. 특히 서로 다른 부서가 전문 지식을 공유해야 할 때 더욱 그러했습니다. 팀이 함께 일하는 데 익숙하지 않아서 상당한 조율 격차가 발생했습니다. Asana를 도입한 덕분에 이러한 격차를 해소할 수 있었습니다.

### **캠페인 관리를 위한 Asana**

#### 2024 파리 올림픽을 위한 콘텐츠 생성 확장

파리 올림픽을 위해 조직된 2024년_올림픽 및 패럴림픽 선수들이 만든_ 캠페인은 NCAA의 커뮤니케이션 팀에게 새로운 차원의 규모를 제시했습니다. 리더십은 야심찬 목표를 설정했습니다. 2020년 도쿄 올림픽에 비해 콘텐츠 제작량과 오디언스 참여를 3배로 늘리는 것이었습니다. 파리 캠페인에는 부서, 위치, 외부 파트너 간의 협업이 필요했습니다. 이는 서로 연결되지 않은 툴과 일관성 없는 프로세스로 인해 더욱 복잡해지는 과제였습니다.

Asana는 이러한 팀을 한데 모을 수 있는 기반을 제공했습니다. 캠페인의 중앙 허브 역할을 하는 Asana는 워크플로를 표준화하고 여러 시간대에 있는 팀을 연결했습니다. 이 플랫폼은 캠페인의 연결 고리 역할을 하여 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 진행하고 팀이 협업하여 캠페인의 도달 범위와 영향력을 획기적으로 높일 수 있도록 지원했습니다. 

놀라운 결과를 얻었습니다. NCAA는 파리 캠페인을 도쿄보다 4배 더 확장하고, 2,770% 더 많은 콘텐츠를 제작했으며, 잠재 고객 노출을 1,440% 증가시켰습니다. 이 성공은 협업과 혁신의 새로운 기준을 세웠으며, NCAA는 Asana의 _Best in Class Work Innovation Award를_ 수상했습니다.

2024년 파리 올림픽 캠페인을 위해 작업량을 기하급수적으로 늘려야 했습니다. Asana는 팀, 워크플로, 시간대를 원활하게 통합하는 연결 고리였습니다.

#### 표준화된 워크플로로 콘텐츠 제작 2,770% 확장
- 캠페인 매니저는 공유 [프로젝트에서](https://asana.com/features/project-management/projects) 콘텐츠 생성과 관련된 수천 개의 작업을 모니터링하여 리더에게 진행 중인 모든 작업에 대한 전반적인 보기를 제공합니다.
- 팀은 [접수 양식을](https://asana.com/uses/project-intake) 사용하여 내부 및 외부 이해관계자로부터 제출된 콘텐츠를 한 곳에서 수집합니다. 필요한 모든 정보를 사전에 수집하여 시작을 간소화합니다. 
- [작업 템플릿은](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) 소셜 게시물에서 인포그래픽에 이르기까지 모든 캠페인 에셋에 대한 엔드투엔드 워크플로를 표준화합니다. 이 반복 가능한 프로세스는 실수를 줄이고, 제작을 가속화하며, 일관된 납품을 보장합니다.
- [하위 작업은](https://help.asana.com/s/article/subtasks?language=en_US) 복잡한 제작 단계를 여러 [협업 참여자에게](https://help.asana.com/s/article/collaborating-in-asana?language=en_US) 분배하여 역할, 타이밍, 결과물이 항상 명확해지도록 합니다.
- 사전 설정된 [규칙](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) 은 수동 단계를 자동화하여 글로벌 팀 간 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 지원합니다. 

도쿄 올림픽을 위해 12개의 특집 기사를 작성했습니다. 파리 올림픽을 위해 117개를 만들었습니다. Asana 덕분에 준비가 되어 있었기 때문에 저희는 크게 확장할 수 있었습니다.

#### 캠페인 관리를 중앙 집중화하여 조율 및 전달 개선
- Asana는 모든 캠페인 관리 작업에 대한 단일 정보 소스의 역할을 하여 혼란을 줄이고 종속성을 쉽게 파악하여 병목 현상을 방지할 수 있습니다.
- 관리자는 사용자 [지정 프로젝트 보기를](https://asana.com/features/project-management/project-views) 사용하여 진행 중인 업무를 시각화하고 특정 필요에 따라 가장 관련성 높은 정보를 표시합니다.
- [Slack](https://asana.com/apps/slack) 및 [Outlook](https://asana.com/apps/outlook) 연동으로 기존 기술 전반에 걸쳐 적시에 커뮤니케이션하고 알림을 받을 수 있으므로 누구도 정보를 놓치지 않습니다. 
- 실시간 대화와 후속 조치가 [작업에](https://asana.com/features/project-management/tasks) 기록되므로 앱 전환이 줄어들고 팀이 필요로 하는 배경 정보가 문서화됩니다.

여러 시간대와 국가에 있는 직원들이 있는 상황에서 Asana는 획기적인 변화의 원동력이 되었습니다. 우리 팀은 로그인하여 프로젝트의 정확한 현황을 확인하고 다음에 해야 할 일을 즉시 파악할 수 있었습니다.

#### 실시간 보고를 통해 더 스마트하고 더 빠른 의사결정을 내릴 수 있습니다
- 캠페인 매니저는 [포트폴리오를](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) 사용하여 모든 캠페인 업무에 대한 가시성을 한눈에 파악할 수 있어 진행 상태를 신속하게 추적하고, 종속성을 파악하고, 업무의 우선순위를 지정할 수 있습니다.
- 보다 정확한 실시간 업무 데이터 보기를 통해 리더십은 정보에 입각한 결정을 내리고 캠페인 전반에 걸쳐 리소스 배정을 최적화합니다.
- 전역 [사용자 지정 필드는](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) 주요 지표의 수집을 표준화하여 일관성을 보장하고 모든 프로젝트에서 손쉽게 필터링하고 보고할 수 있도록 합니다.

Asana를 통해 리더십 팀은 캠페인의 모든 측면에 대한 실시간 가시성을 확보할 수 있었습니다. 처음으로 일상적인 작업이 더 큰 목표와 어떻게 연결되는지 확인할 수 있었고, 리소스가 가장 필요한 부분을 즉시 파악할 수 있었습니다. 이러한 명확성 덕분에 더 빠르게 데이터에 기반한 의사 결정을 내릴 수 있었습니다.

### **이벤트 계획에 Asana 활용**

#### 챔피언십 실행에 구조와 가시성 제공

NCAA의 챔피언십 팀은 NCAA의 90개 챔피언십 중 84개를 관리하며, 장소 선정과 경기장 계약부터 티켓팅, 마케팅, 방송 로지스틱스에 이르기까지 모든 세부 정보를 조율합니다. 

Asana를 사용하기 전에는 팀이 물리적인 바인더와 서로 연결되지 않은 디지털 도구에 의존하여 챔피언십 계획 및 실행을 관리했습니다. 이는 일관성이 부족한 프로세스였습니다. 이제 Asana는 단일 정보 소스로서 작업, 타임라인, 커뮤니케이션을 한 곳에서 연결하여 업무를 쉽게 조율하고 비즈니스 연속성을 유지할 수 있도록 해줍니다. 

Asana를 통해 모든 업무를 하나의 플랫폼에 집중시켜 챔피언십 관리 방식을 간소화했습니다. 이를 통해 수년 동안 팀원 간에 일관성을 유지하면서 뛰어난 이벤트를 진행하는 데 집중할 수 있습니다.

#### 표준화된 워크플로로 챔피언십 실행 간소화
- 모든 챔피언십은 구조화된 프로젝트 [템플릿으로](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) 시작하여 84개의 모든 이벤트에 걸쳐 일관성을 보장합니다. 이러한 템플릿은 팀 스포츠, 개인 스포츠, 실내 스포츠, 실외 스포츠의 4가지 주요 챔피언십 유형에 맞게 조정됩니다.
- 현장 방문 완료, 언론과의 조율, 간판 계획 확정과 같은 필수 [작업](https://asana.com/features/project-management/tasks) 은 각 템플릿에 미리 포함되어 있어 신뢰할 수 있는 프레임워크를 제공하는 동시에 각 이벤트의 고유한 요구에 대한 유연성을 제공합니다.
- 각 프로젝트는 NCAA의 더 넓은 [조직 목표와](https://asana.com/features/goals-reporting/goals) 연결되어 있으므로 팀은 자신의 업무가 더 넓은 목표와 장기 우선순위에 어떻게 기여하는지 쉽게 파악할 수 있습니다.
- 각 [프로젝트](https://asana.com/features/project-management/projects) 내에서 특정 팀원에게 작업이 배정되므로 누가 무엇을 담당하는지 명확하게 파악하고 업무를 계획대로 진행할 수 있습니다. 
- 각 작업과 관련된 대화는 작업의 댓글 섹션에서 이루어지며, 모든 관련 파일은 작업에 직접 첨부되므로 커뮤니케이션이 분산되거나 정보가 손실되는 일이 없습니다.  
- [사용자 지정 필드는](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) 마감일, 챔피언십 유형, 작업 상태와 같은 주요 세부 정보를 포착하여 프로젝트별 대시보드에 제공되는 구조화된 데이터를 제공합니다.
- 이러한 [대시보드는](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) 리더십에게 프로젝트 진행 상태, 잠재적인 병목 현상, 작업 수용량에 대한 실시간 인사이트를 제공하여 필요에 따라 조정할 수 있도록 지원합니다. 
- 새 시즌이 시작될 때 팀은 전년도 프로젝트를 복제하여 작업, 워크플로, 할당을 이월함으로써 연속성을 유지하는 동시에 필요한 업데이트를 할 수 있습니다. 

#### 실시간 가시성을 통해 정보에 입각한 의사결정 추진
- [대시보드를](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) 통해 프로젝트 진행 상태를 한눈에 확인할 수 있으므로 팀 리더는 문제를 해결하고, 정보에 입각한 리소스 배정 결정을 내리고, 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다. 
- 또한 팀 매니저는 참여하는 협업 참여자 수, 진행 중인 작업 등 전체 프로젝트 범위를 쉽게 시각화할 수 있습니다. 이러한 명확성은 필요할 때 추가 인력이나 지원을 위한 강력한 근거를 마련하는 데 도움이 됩니다.

#### 비즈니스 연속성을 통해 장기적인 운영 성공 보장
- Asana는 조직의 지식을 한곳에 집중시켜 신규 직원이 쉽게 온보딩하고 이전 팀원이 중단했던 업무를 원활하게 이어갈 수 있도록 합니다.
- 모든 업무를 한 곳에 보관하면 인계가 원활하게 이루어집니다. 따라서 프로젝트에 누가 합류하거나 프로젝트에서 빠지더라도 팀은 중단 ���이 업무를 계속 진행할 수 있습니다.
- 리더십 미팅 및 비즈니스 리뷰의 안건을 Asana에서 관리하여 모든 논의 주제, 결정, 후속 조치를 쉽게 접근할 수 있는 한 곳에서 관리합니다.

### **HR 및 인사 운영을 위한 Asana**

#### HR에서 명확성 및 협업 조성

NCAA의 HR 팀은 직원 채용 및 온보딩에서부터 직원 성과 및 복리후생 관리까지 조직 전체의 직원을 지원하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 과거에는 부서가 사일로화되어 운영되었으며, 각 팀원이 특정 기능을 담당했습니다. 지식 공유나 협업이 이루어지지 않아 누군가가 부재중일 때 업무가 중단되었고, 다른 부서는 HR 프로세스나 그 프로세스에서 자신의 역할에 대한 가시성이 부족했습니다.

이러한 과제를 해결하기 위해 HR 팀은 조율과 프로세스 일관성을 개선하기 위해 Asana를 채택했습니다. Asana를 사용하면 명확한 공유 워크플로를 만들 수 있어 HR 팀이 더 쉽게 협업할 수 있고, 다른 팀이 HR 프로세스에서 자신의 역할을 이해하는 데 도움이 되며, 업무가 지연 없이 진행될 수 있습니다.

기대치에 대한 명확성은 과거에 어려움이 있었습니다. 결과가 기대치에 미치지 못하면 답답한 일이 됩니다. 이는 종종 명확한 커뮤니케이션이 이루어지지 않았기 때문입니다. Asana는 감정을 배제하고 기대치를 가시적이고 구체적으로 설정하여 업무의 인간적 요소를 관리하는 데 도움이 됩니다. 이로 인해 팀이 잘 진행되고 있는 업무에 집중하고 이를 축하하기 수월해집니다.

#### HR 프로세스를 위한 단일 정보 소스는 투명성과 책임감을 제공합니다
- HR 관련 [프로젝트는](https://asana.com/features/project-management/projects) 명확한 단계와 [작업으로](https://asana.com/features/project-management/tasks) 나누어져 있어 누가 어떤 업무를 담당하며 다음에 어떤 업무가 진행되는지 쉽게 파악할 수 있습니다.
- 이 구조는 비즈니스 전반의 팀이 HR 프로세스에서 자신의 역할을 이해하는 데 도움이 되며, 기대치를 위한 공통의 기준을 제공합니다.
- 모든 것이 하나의 플랫폼에 있으면 계획대로 진행되고 있는 부분과 주의를 기울여야 하는 부분을 더 쉽게 파악할 수 있어 명확성과 책임감이 향상됩니다.

#### 인재 채용 워크플로로 채용 관련 가시성 향상
- 채용 [포트폴리오](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) 는 공석을 추적하여 채용 가능한 직무 수와 채용 프로세스 진행 상황을 보여줍니다.
- 인재 채용 [템플릿은](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) 채용 프로세스의 모든 단계를 요약하여 HR, 채용 관리자, 기타 이해관계자 간에 조율을 보장합니다.
- 더욱 투명한 프로세스를 통해 조직 전체는 채용에 필요한 사항과 다양한 팀이 어떻게 기여하는지 더 명확하게 이해할 수 있습니다.

#### 체계적인 온보딩으로 원활한 직원 경험 보장
- 온보딩 [템플릿은](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) 신규 직원이 입사하는 순간부터 첫 90일까지 구조화된 프로세스를 제공합니다.
- [작업은](https://asana.com/features/project-management/tasks) 시작일 2주 전, 첫날, 30일, 60일, 90일 마일스톤 등 타임라인별로 세분화되어 있어 매니저와 신규 입사자가 업무를 계획대로 진행할 수 있습니다.
- 노트북 제공, 사무용품 준비, 사무실 안내, 소개 등 주요 온보딩 작업은 워크플로에 포함되어 있으며, HR 팀원, 채용 관리자, 신규 입사자의 팀에 배정되어 책임 소재를 명확히 합니다.

### **결론**

#### 장기적인 성공을 위한 기반 마련

NCAA는 2028년 올림픽을 포함한 향후 캠페인 및 이니셔티브를 계획하면서 부서 전체에 Asana 사용을 확대하기 위해 최선을 다하고 있습니다. 앞으로 이 조직은 워크플로를 개선하기 위해 자동화 사용을 확대하고, Asana의 보고서 기능을 활용하여 전략을 수립하고, 대규모 교차 기능 프로젝트에 AI를 통합하는 방법을 모색할 계획입니다.

Asana는 NCAA의 비즈니스 연속성을 보장하는 데 있어 계속해서 핵심적인 역할을 할 것입니다. NCAA는 프로세스를 문서화하고 조직의 워크플로를 기반으로 템플릿을 생성함으로써 협업을 촉진하고 고립된 전문성에 대한 의존도를 줄여 팀이 업무를 원활하게 진행할 수 있도록 합니다.

NCAA는 Asana를 업무의 중앙 허브, 즉 모든 부서와 프로젝트가 연결되는 'Asana 도시'로 자리매김함으로써 학생 운동선수들에게 힘을 실어주고 경기장 안팎에서 그들의 여정을 지원할 준비가 된 미래 지향적인 조직을 구축하고 있습니다.

캠페인 기간 동안 Asana가 우리의 홈이 되었습니다. 모든 것이 그곳에 있었습니다. 이제 우리는 워크플로의 모든 부분을 위한 지역과 홈이 있는 'Asana City'로 확장하고 있습니다. 이곳은 모든 것이 연결되는 곳입니다.

### 업무를 연결하고 확장하세요

- [영업팀에 문의](/sales)

- [시작하기](/create-account)

NCAA는 구식 시스템과 업무의 사일로 현상을 극복하기 위해 Asana를 도입하여 운영을 혁신했습니다. 업무 중앙 집중화, 프로세스 표준화, 커뮤니케이션 통합을 통해 비즈니스 연속성을 보장하는 확장 가능한 기반을 구축했습니다. 이를 통해 기록적인 2024년 올림픽 캠페인을 위한 발판을 마련할 수 있었습니다.

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