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> Asana와 함께하는 성공적인 디지털 전환 여정

Source: https://asana.com/case-study/hrs

## Asana와 함께하는 성공적인 디지털 전환 여정

50년 전 창립 이래 HRS는 혁신의 선구자로 알려져 있습니다. 1995년 최초의 온라인 호텔 예약 포털을 출시한 이래 2009년 온라인 호텔 예약을 위한 최초의 모바일 앱을 제공하기까지, 고객 중심의 기술 기업인 HRS는 처음부터 출장을 더 쉽게 만드는 것을 목표로 삼아 왔습니다. 오늘날 HRS 예약 포털은 190개 국가의 숙소와 업무 공간을 포함하고 있으며, HRS Group은 전 세계에 35개의 지사를 보유하고 있습니다. 이 회사는 주로 기업 고객을 전문으로 하며, 시장을 선도하는 기업 중 하나로 엔드투엔드 플랫폼을 통해 여행 관리와 관련된 다양한 서비스를 제공합니다. 사명: 우리는 비즈니스 생활을 더 좋게 만듭니다.

성과

#### 3개월 동안 500개의 프로젝트와 48,000개의 작업

#### 시간 절약: 13주 근무

#### 끊임없는 혁신

- [고객 스토리로 돌아가기](/customers)

유럽

- [고객 구현](/templates/for/customer-success/customer-implementation)

- [프로젝트 관리](/uses/project-management)

- [부서 간 커뮤니케이션](/resources/cross-functional-collaboration)

기술

중간 시장

글로벌 기술 기업인 HRS는 지속적인 혁신과 효율성 향상에 중점을 둡니다. 이 기업은 다국적 기업, 출장자, 호텔 파트너와 협력하여 기업이 일하고, 숙박하고, 비용을 지불하는 방식을 새롭게 정의합니다. 이에 따라 해당 사업 부문은 Stay, Work, Pay로 명명되었습니다. HRS 플랫폼은 구매, 예약, 비용 분석 등을 지원하며, 프로그래밍 인터페이스를 통해 주요 고객의 ERP 시스템, 결제 시스템, 출장 경비 정산 등과 직접 연결할 수 있습니다.

고객별 맞춤형 통합을 통해 새로운 기업 고객에게 이러한 원활한 사용자 경험을 제공하기 위해, 초기 온보딩 단계는 수 주가 걸릴 수 있습니다. 고객 요구 사항은 전담 고객 제공 담당자가 구현합니다. 이 과정에서 수많은 구현 프로젝트를 동시에 진행해야 하며, 결제 및 청구, 영업, 콘텐츠, 기술 분야의 전문가들이 협력하여 작업합니다. 이는 복잡한 작업입니다.

**일상 업무 도구로서의 Asana**

2022년 중반부터 HRS Group은 수많은 고객 프로젝트를 목표에 맞춰 진행하기 위해 Asana Enterprise를 일상 업무 도구로 사용하고 있습니다. 고객 중심이라는 기업 가치에 부합하기 위해 Asana는 HRS 팀이 작업을 보다 원활하고 효율적으로 수행할 수 있도록 지원해야 했습니다. 특히 수많은 인터페이스를 가진 프로젝트의 수와 복잡성이 어려움을 야기했습니다.

HRS의 글로벌 고객 제공 책임자인 Francis Berrie는 "더 나은 협업을 가능하게 하고, 프로젝트 포트폴리오에 대한 지속적인 개요를 제공하며, 사용하기 쉬운 전문적인 업무 관리 솔루션이 시급하게 필요했다"라고 설명합니다. “더 이상 Excel 스프레드시트와 수동 프로세스에 의존할 수 없었습니다. 그리고 우리가 이용할 수 있었던 기존 프로젝트 관리 도구는 단순히 사용하기에 편리하지 않았습니다.”

고객 제공 팀은 CIO인 Jochen Jaser와 함께 새로운 솔루션에 대한 요구 사항을 공식화했습니다. 여기에는 내부 및 외부 대규모 프로젝트에서 발생하는 모든 작업을 명확하게 표시하고 관리할 수 있는 기능, 반복되는 프로세스에 대한 일관된 템플릿을 정의하는 기능, 프로젝트 진행 상황 및 마일스톤을 다른 사람들과 공유하는 기능 등이 포함됩니다.

Asana Enterprise를 선택하는 데는 그리 오랜 시간이 걸리지 않았습니다. 이 플랫폼은 모든 요구 사항을 충족하는 기능뿐만 아니라 개인정보 보호 규정을 준수하는 데이터 관리 방식과 직관적인 사용자 인터페이스도 갖추고 있어 만족스러웠습니다. 글로벌 고객 제공 책임자인 Justyna Kobierska는 이를 이렇게 설명합니다. “Asana는 비즈니스 관점과 전문적 관점을 조화시킵니다. 관리자로서 저는 포트폴리오에서 모든 프로젝트의 상태를 실시간으로 확인하고, 경영진에게 달성한 내용을 보여줄 수 있습니다. 동시에 Asana는 HRS에 적합한 팀 내의 간단하고 유연한 업무 방식을 지원합니다. 우리는 일하면서 즐거움을 느끼고 싶기도 하니까요.”

Asana는 비즈니스 관점과 전문적 관점을 조화시킵니다. 이는 간단하고 매우 효율적인 업무 스타일을 지원합니다.

**전속력으로 도입**

Asana 도입은 2022년 2월에 시작되어 2개월이라는 짧은 기간에 이루어졌습니다. HRS는 Asana 구현 파트너인 Bridgeflow와 협력하여 8명의 파워 유저로 구성된 챔피언 허브를 설립했습니다. 이들은 Asana에서 HRS에 특화된 첫 번째 워크플로를 만들고, 워크숍에서 경험을 공유한 후, 배운 내용을 개별 사용자 그룹에 전달하는 멀티플라이어 역할을 했습니다. 이 Asana 챔피언들은 질문과 답변을 위해 계속 대기하고 있으며, 신입 직원들은 온라인 교육 세션에도 액세스할 수 있습니다. “가장 중요한 것은 Asana의 개별 기능을 사용하는 방법이 아닙니다. 기능은 대부분 쉽게 이해할 수 있으니까요.”라고 Francis Berrie는 말합니다. "오히려 우리는 새로운 팀원들에게 우리의 업무 방식과 HRS에서 Asana를 최대한 활용하는 방법을 보여줍니다."

처음에는 주로 고객 제공 및 고객 성공 부서 직원들이 핵심 사용자였습니다. 그 외에 조달, 인사, IT, 마케팅 등 다른 부서의 사용자들도 빠르게 Asana에 열광하기 시작했습니다. 현재 HRS에는 총 104개 팀에 310명의 사용자와 30명의 게스트가 있습니다. 곧 더 많은 직원이 Asana에 액세스할 수 있도록 하는 것이 목표입니다.

**비즈니스 생활을 개선합니다**

지난 3개월 동안 HRS는 Asana에서 거의 48,000개의 작업과 500개 이상의 프로젝트를 생성하고 246,000개의 핵심 작업을 완료했습니다. Justyna Kobierska와 같은 사용자들은 데스크톱과 모바일 앱을 통해 매일 이 도구를 사용합니다. “Asana 덕분에 전체 프로젝트 포트폴리오를 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 어디에 장애물이 있는지, 어디에 조치가 필요한지, 어디에 프로세스를 최적화할 수 있는지 한눈에 확인할 수 있습니다.” 또한 Asana에서 항상 최신 상태로 유지되는 세부 정보 덕분에 정기적인 프로젝트 회의 시간을 줄이고 경영진에 제출하는 주간 보고서 작성 속도를 높일 수 있습니다.

고객 서비스 담당자들은 Asana를 사용하여 마감일을 포함한 모든 작업을 파악하고, 일상 업무를 계획하며, 서로 더 쉽게 소통합니다. 새로운 주요 고객을 온보딩하기 위해 표준화되었지만 개별적으로 조정 가능한 템플릿이 있어 매번 처음부터 다시 시작할 필요가 없습니다. 전반적으로 프로젝트를 더 잘 관리할 수 있으며, 개선 제안이 있으면 Asana에 즉시 기록됩니다.

“정말 체계적인 업무 방식을 구현했습니다.”라고 Francis Berrie는 만족스럽게 말합니다. “Asana를 사용하면 매우 다양한 프로젝트에서 사람들을 한데 모아 공동의 성공을 거두는 것이 매우 쉽습니다. 우리는 일관된 내부 표준을 만들고 사일로 솔루션을 폐지했습니다. 이는 부서 간 협업 강화에도 기여합니다.”

포트폴리오 개요에서 각 프로젝트를 작업 수준까지 세분화할 수 있으며, 프로세스를 100% 이해할 수 있게 만들뿐만 아니라 지속적으로 개선할 수도 있습니다.

Asana의 타임라인 보기를 통해 HRS는 현재 진행 중인 프로젝트와 계획된 프로젝트에 걸쳐 일부 팀의 작업 수용량 계획을 최적화하기 시작했습니다.

**HRS는 약 3개월의 시간을 절약했습니다**

Asana 덕분에 HRS는 훨씬 더 생산적으로 일할 수 있습니다. HRS는 댓글 기능만 사용해도 연간 약 42일의 근무 시간을 절약할 수 있으며, 프로젝트 템플릿과 검색 기능으로 추가로 17일의 근무 시간을 절약할 수 있습니다. 모든 참가자가 프로젝트의 최신 진행 상황을 이미 알고 있기 때문에 회의 시간이 크게 단축됩니다. 전체적으로 절약된 시간은 약 13주로 추정됩니다.

HRS는 가까운 미래에 Asana를 활용하여 더 많은 일을 계획하고 있습니다. 첫째, Stay, Work, Pay의 세 부문에서 고객 서비스 담당자들이 더욱 긴밀하게 협력하여 고객에게 완전히 통합된 온보딩 경험을 제공할 것입니다. 이러한 통합은 Asana의 작업 프로세스에도 반영되어야 합니다. 빠르게 성장하는 팀은 함께 새로운 모범 사례를 수립하고자 합니다. 한편, HRS는 포괄적인 프로젝트 관리 기능을 갖춘 Asana를 적극적으로 활용하여 직원들의 프로젝트 관리 역량을 더욱 개발할 계획입니다. 애자일 프로젝트 관리에 대한 테스트도 이미 진행 중입니다.

이 도구는 살아 있습니다. 우리 회사에 새로운 Asana 사용자가 추가될 때마다 새로운 아이디어도 함께 들어오기 때문에, 우리는 끊임없이 배우고 있습니다.

사용자 수도 계속 증가하고 있습니다. 영업 및 고객 서비스 부서는 이미 Asana 구현에 관심을 표명했습니다. 또한 Jira, Zoom, Teams, Sharepoint와의 현재 인터페이스에 CRM 통합 및 티켓팅 시스템도 추가될 예정입니다. “Asana가 제공하는 모든 가능성을 활용하고 싶습니다.”라고 Jochen Jaser는 설명합니다. “결국 이 도구는 디지털 전환을 더 빠르게 추진하는 데도 도움이 됩니다. HRS에서는 지속적인 변화가 DNA에 새겨져 있습니다.”