# スケジュール管理を最大限効率的に行う方法を解説 > 仕事のスケジュール管理の重要性とメリット、うまく管理するコツを解説。スケジュール管理ツールの選び方も紹介します。 Source: https://asana.com/ja/resources/schedule-management ## スケジュール管理を最大限効率的に行う方法を解説 #### 概要 この記事では、スケジュール管理が必要な理由やメリットを解説し、スケジュール管理方法の種類と効率的に実施するコツをご紹介します。「スケジュール管理ができないのはなぜ？」「スケジュール管理はどうやる？」と悩んでいる方や、チームの予定管理を効率的に行いたいマネージャーはぜひ参考にしてみてください。 更新: この記事は、スケジュール管理ツールの選び方に関する記述を含めて 2024年 5月に改訂されました。あらゆる仕事を管理する Asana のサービスを活用して、[スケジュール管理](https://asana.com/ja/resources/schedule-management)の効率化を実現しましょう。まずはすべての機能を 30 日間無料で試し、その有用性を実感していただけます。お気軽にお問い合わせください。 - [ワークマネジメントツール Asana とは？](https://asana.com)プライベートでも仕事でも、スケジュール管理を正確に行えるスキルは誰しもが身に付けておきたいもの。特に複数メンバーが関わるプロジェクトだったり、納期のある業務だったり、ビジネスシーンならなおさらそう思うはずです。しかし現実には、毎日のタスクや同時進行するプロジェクトに追われ、理想的なスケジュール管理ができないことも多いのではないでしょうか？ そこでこの記事では、スケジュール管理の重要性とメリットをまとめ、上手なスケジュール管理のコツと管理方法の種類をご紹介します。仕事の予定管理を効果的に行って、生産性を向上させましょう。 プロジェクトのスケジュール管理に役立つ「プロジェクトカレンダー」の作成と管理方法については『[チームを成功に導くプロジェクトカレンダーの作成方法と管理方法](https://asana.com/ja/resources/project-calendar)』の記事をご覧ください。 - [プロジェクトスケジュールテンプレートを作成](/templates/project-schedule) ## スケジュール管理とは何か？ スケジュール管理とは、個人やチームが処理すべき業務の作業時間や納期などを把握し、確実に実行できるように管理することです。 紙を使った従来の手帳はもちろん、スマホでも確認できるカレンダーアプリなどが登場し、その形態の選択肢は広がっています。昨今では多くの[グループウェア](https://asana.com/ja/resources/what-is-groupware)にも備わっている機能で、[プロジェクトマネジメント](https://asana.com/ja/uses/project-management)や[業務効率化](https://asana.com/ja/resources/operational-efficiency)のために使用されています。 #### Asana を使ったイベント管理完全ガイド Asana のイベントマネージャー自身が、どのように Asana を活用して年間 200 個のグローバルイベントを企画しているのかをまとめた電子書籍です。 - [電子書籍を無料ダウンロード](/resources/event-management-guide) - [電子書籍を無料ダウンロード](/resources/event-management-guide) ## スケジュール管理はなぜ重要？メリットは？ そもそもスケジュール管理はどうして重要なのでしょうか？上手に管理することで得られるメリットには、次のようなポイントが挙げられます。 - 仕事のサイロ化を防ぐ - 業務が予定通りに進む - 仕事の生産性と効率性がアップする - 信頼性が向上する 各項目それぞれについて、詳しく見ていきましょう。 ### 1. 仕事のサイロ化を防ぐ 仕事のスケジュール管理がしっかりと行われていないと、仕事がサイロ化する可能性があります。 仕事がサイロ化してしまうと、自分やチームの仕事量の把握が難しくなるだけでなく、連携ミスやタスクの重複も発生してしまいます。こうした状況を避けるために、予定の管理は非常に重要となってきます。 - [Asana で日々の業務をすっきり整理](/uses/organization) ### 2. 業務が予定通りに進む スケジュール管理を正しく行うことは、各タスクや業務が予定通りに進むきっかけとなります。しっかりとスケジュール調整され、整理してあれば、各タスクの期日や納期を見過ごすこともありません。予定がクリアに見えることで、今やるべき仕事が何なのかを正確に判断し、取り組むこともできます。次に取り掛かるべきタスクもわかるので、仕事全体が円滑に進むでしょう。 一方、業務がスケジュール通りに進むことは時間を効率的に使うことにもつながります。仕事の予定が整理されてあれば、貴重な労働時間はやるべき仕事に費やすことができ、結果的に残業時間を減らすこともできます。 ### 3. 仕事の生産性と効率性がアップする スケジュールは適切に管理することで、[見える化](https://asana.com/ja/resources/what-is-visual-control)します。個人のスケジュールはもちろん、[チームのスケジュール](https://asana.com/ja/resources/project-timeline-schedules)がしっかりと[見える化](https://asana.com/ja/resources/what-is-visual-control)されていれば、誰が何をいつまでにやるのかが明確となり、仕事の効率性と生産性は向上します。前項と合わせて考えると、スケジュール管理をしっかりと実践すれば、最終的に目標達成が近づきます。 目標設定ガイドは『[電子書籍をダウンロード: Asana の OKR 設定作戦ブック](https://asana.com/ja/resources/okr-goal-management-ebook)』を、Asana の目標管理機能 (ゴール機能) について詳しく知りたい場合は『[Asana の使い方: ゴール機能で目標管理を実現](https://www.youtube.com/watch?v=QbC8NxVds8c)』をご覧ください。 ### 4. 信頼性が向上する 自分のスケジュールをしっかりと管理し納期を守ることは、ビジネスパーソンとしての評価を上げることにつながります。仕事を予定通りに進めることで、取引先やクライアントとの信頼関係を深めることもできるのです。 - [週間スケジュールテンプレートを作成](/templates/weekly-schedule) ## スケジュール管理ができない人の特徴は？ ビジネスパーソンにとって、スケジュール管理不足は時として致命的なミスにつながることもあります。生産性の低下や納期漏れ、信用の低下といったマイナスの影響が出るまえに、スケジュール管理を徹底するのが最善です。 一般的に、スケジュール管理が上手くできない人には次のような特徴が指摘できます。 - 業務に[優先順位](https://asana.com/ja/resources/how-prioritize-tasks-work)をつけていない - 関係者とうまくスケジュールを共有できていない - 漠然とした “予定” しか立てていない 上記を改善するには、次項の「スケジュール管理を効率的に行うコツ」をチェックしてみてください。 #### あらゆる仕事の課題解決に、Asana。 仕事を最大限効率化し、チームの生産性を上げるためには、Asana のプロジェクトマネジメント機能をお試しください。日々の業務と目標をつなげ、「誰が・何を・いつまでに行うのか」を可視化します。 - [Asana とは？](/demo/main) - [Asana とは？](/demo/main) ## スケジュール管理を効率的に行うコツ スケジュール管理を行うときは、以下のようなポイントをおさえて行います。 - 業務を洗い出し、リストアップする - それぞれの業務の締め切り日と必要な作業時間を把握、決定する - [優先順位を決定する](https://asana.com/ja/resources/how-prioritize-tasks-work) - 定期的に見直して、変更や修正を加える - チーム内やマネージャーと情報共有する - 「予定」を「タスク」に変える まずはじめに、やるべき仕事をひとつひとつリストアップし、すべて洗い出しましょう。その中には納期や期日が決められていないタスクがあるかもしれません。そのようなケースでも、日程管理を行うには期日を設けることが必要です。どれくらいの作業時間がかかるのか、いつまでに終わらせるのかを設定しましょう。業務優先度を決めるときは、[アイゼンハワーマトリクス](https://asana.com/ja/resources/eisenhower-matrix)を用いてみてください。どのタスクから始めるべきか、後回しにしてもいいタスクはどれかを把握することができます。 スケジュールの管理は、一度日程を調整したら終わりではありません。定期的に見直しやリスケを行い、アップデートしていきます。また、自分だけで管理するのではなく、チーム内や上司、マネージャーとシェアするのも忘れないようにしましょう。 漠然としたスケジュールプランは具体化させることが大切です。「予定」を「タスク」に変えましょう。たとえば[Asana](https://asana.com/ja) なら、予定から作成したタスクはステークホルダー全員とシェアすることができ、詳細や進捗状況を常に共有できるだけでなく、タスク内でコミュニケーションを取ることも可能なので、情報の一元化を実現することができます。 - [プロジェクトスケジュールを効率的に管理する方法](/campaign/schedule-management) ## スケジュール管理の方法 スケジュールを管理する方法はいくつか考えられます。 #### 1. 手帳を使ったアナログ式管理方法 定番と言えるのが、スケジュール帳を用いたスケジュール管理方法です。常に持っていれば、必要なときにすぐに記入することができるうえ、オンラインで管理していない分、データが消失するといったこともありません。そういった意味では優れた管理方法です。しかし、チームやグループメンバーとシェアする必要があるスケジュールの場合は機能しません。デジタル化や[DX 推進](https://asana.com/ja/resources/what-is-dx)とも合わない管理方法と言えます。 #### 2. スケジュール管理アプリを使った管理方法 Excel やスプレッドシート、Google カレンダーなどの無料スケジュール管理アプリを使った管理方法です。[To-Do リスト](https://asana.com/ja/resources/make-better-to-do-lists)やテンプレートが前もって備わっているので便利なうえ、必要な場合はチームメンバーと共有することもできるので優れた管理方法です。しかし、複数人で構成されるプロジェクトチームでは同時編集ができなかったり、リアルタイムでの進捗確認が難しかったりする点がデメリットと言えます。 #### 3. スケジュール管理ツールを使った管理方法 上記 2 点のデメリットをカバーするのが、スケジュール管理に特化したしたツールを使って管理する方法です。クラウド上で管理するので、組織で同一のツールを使えば、全員がスケジュール共有をすることができます。また、パソコンやスマートフォン、タブレットがあればすぐにアクセスできるのもメリットです。 - [ウィークリー To-Do リストテンプレートを作成](/templates/weekly-to-do-list)#### ワークマネジメントとは？チームがワークマネジメントを必要とする理由 この電子書籍では、ワークマネジメントとは何かを解説し、ビジネスにどう役立つかをご紹介します。 - [電子書籍をダウンロード](/resources/what-is-work-management-ebook) - [電子書籍をダウンロード: ワークマネジメントとは？チームがワークマネジメントを必要とする理由](/resources/what-is-work-management-ebook) ## スケジュール管理ツールの選び方 スケジュール管理を最大限効率的に行うには、デジタルツールの使用がおすすめです。では、スケジュール管理ツールを選ぶ際は、どのようなポイントに注目する必要があるのでしょうか。 基本機能としては、通知機能やリマインダー機能、リアルタイム同期が挙げられます。こういった機能はほとんどのスケジュール管理ツールに搭載されていますが、特にチームで使用する場合には必ず必要となる重要な機能です。 #### 使いやすさ 新しいツールを導入するとき、ユーザーインターフェースの使いやすさは、とても重要なポイントとなります。どんなに優れたツールでも、使い方が難しく、メンバーが扱いきれなかったら本末転倒だからです。使い勝手がよく、直感的に使えるツールを選べるようにしましょう。そうすれば、トレーニング期間も短縮することができ、効率的です。 #### セキュリティ 仕事で新たなツールを導入する際は、その安全性を十分に考慮する必要があります。データ保護のための[強固なセキュリティ対策が施されている](https://asana.com/ja/features/admin-security)ことをしっかり確認してから採用するようにしましょう。 #### 仕事を一元管理できる 仕事中にツールやアプリを切り替えるたび、私たちの集中力は途切れます。アプリをいちいち変えなくてもいいように、仕事を一元管理できれば理想的です。そういった意味で、スケジュール管理ツールも、今現在使用しているツールと連携できれば、ツールを行ったり来たりする必要もなくなり、効率的に仕事を進めることができます。[連携を多く持つアプリ](https://asana.com/ja/integrations)を選ぶようにしましょう。 メールやチャット、スプレッドシートなど、異なる場所に情報を点在化させるのではなく、一か所に整理整頓することで、業務効率は向上します。[ワークマネジメントツール Asana](https://asana.com/ja) に情報を集約して、業務効率化を始めましょう。 - [チーム内で効率的にコミュニケーションを取るには？](/uses/team-communication) ## 仕事の予定管理をしっかり行って、生産性を上げる 仕事のスケジュール管理についてまとめました。個人のスケジュールでも、プロジェクトスケジュールでも、日程管理を行うことは、仕事を効率化し生産性を向上させるために重要です。なかなかうまくスケジュール管理ができないと悩んでいる人は、ご紹介したコツを試したり、管理方法を変えてみましょう。自分に合った方法、チームの仕事が最適化する方法でマネジメントしてください。 [Asana](https://asana.com/ja) はタスク管理やプロジェクト管理だけを行うツールではなく、「仕事を管理する」プラットフォームです。自分の予定やチームの予定を把握でき、カスタマイズも可能なカレンダー機能を試してみることをおすすめします。進捗管理や[工数管理](https://asana.com/ja/resources/what-is-man-hour)もすべて、同じプラットフォーム上で行えます。 - [Asana を使ってチームカレンダーを可視化する](/features/project-management/project-views) ## スケジュール管理に関するよくある質問 #### Q: スケジュールの管理の仕方は？ A: スケジュール管理をはじめるには、まずスケジュール (＝タスク) の洗い出しからはじめます。リストアップしたら、各タスクの期限や工数を考慮しながら優先順位を付けていけば、何をまずやらなければいけないのかが明確化します。詳しくは本記事の『スケジュール管理を効率的に行うコツ』をご覧ください。 #### Q: スケジュール管理を簡単にするには？ A: スケジュール管理をスムーズに行うには、スケジュール管理ツールを使用するのがおすすめです。[Asana](https://asana.com/ja) のようなスケジュール管理に優れたツールでは、「予定」を「タスク」に変換してスケジュールを立てています。それぞれのスケジュールは全員で共有しているので、今誰が何をやっているのかが見える化し、チームの仕事が進めやすくなります。 #### Q: スケジュール管理ができない人の特徴は？ A: スケジュール管理が苦手な人は、タスクに優先順位をつけていなかったり、予定が漠然としている場合が多いです。そうすると期限に間に合わなかったり、結局先延ばしにしてしまったりすることになります。詳しくは本記事の『スケジュール管理ができない人の特徴は？』をご覧ください。 ワークマネジメント - [チームコラボレーション向けソフトウェア & ツール: おすすめ 11 選！](/ja/resources/best-team-collaboration-software) ワークマネジメント #### コンテンツライター アイデアやプロジェクト、ワークフローが複雑な場合、一人では取り組めません。会社に最も大きなインパクトを与えるようなプロジェクトが、一人の手によって成し遂げられることは滅多にないのです。多くの場合、プロジェクトを成功させるには部門横断コラボレーションが必要になります。つまり、チームや部門、そして役割の垣根を越えて個人が最高の成果を上げることが求められるのです ... - [マイクロマネジメントとは？チームに及ぼす悪影響とその対策を解説](/ja/resources/micromanagement) リーダーシップ #### コンテンツライター 仕事のマネジメントソフトウェア Asana で「誰が、いつまでに、何をやるのか」を明確にし、プロジェクトを円滑に進めましょう。Asana のすべてのサービスは 30 日間無料でお試しいただけます。有能なリーダーに共通しているのは、信頼できる人に仕事を任せられる点です。どんなに仕事ができても、自分一人では効率的に進められないことがあるのは当然で、それをはっき ... - [Why 1:1 meetings are crucial to your team’s success](/ja/resources/one-on-one-meeting) リーダーシップ 生産性 コラボレーション (Collaboration) インスパイア & インパクトコレクション #### コンテンツライター 1on1 ミーティングは、当社を含む多くのスタートアップ企業で普遍的に行われています。ミーティングの削減に力を入れていても、それでも 1on1 ミーティングを重視するのには理由があります。それは、上司と部下が差し迫った問題について情報を共有したり、強力な関係を築き上げたり、社員が仕事や、それ以外のことでも、目標に向かって前進していると実感できるようにするた ... - [従業員エンゲージメントを高めるには？チームの生産性を向上させる実践ガイド](/ja/resources/employee-engagement) インスパイア & インパクトコレクション コラボレーション (Collaboration) プロジェクト管理 #### コンテンツライター 多くの企業が、給与や福利厚生だけでは従業員のモチベーションを維持できないことに気づき始めています。では、どうすれば社員が自ら考え、動き、組織とともに成長していけるのでしょうか？そのカギとなるのが「従業員のエンゲージメント向上」です。エンゲージメントの高い職場では、離職率の低下、生産性の向上、従業員同士の信頼関係の構築が実現します。しかし実際のところ、何から ... - [スケジュール管理を最大限効率的に行う方法を解説](/ja/resources/schedule-management) ワークマネジメント ワークマネジメント - [コンテンツライター](/author/team-asana) あらゆる仕事を管理する Asana のサービスを活用して、スケジュール管理の効率化を実現しましょう。まずはすべての機能を 30 日間無料で試し、その有用性を実感していただけます。お気軽にお問い合わせください。 プライベートでも仕事でも、スケジュール管理を正確に行えるスキルは誰しもが身に付けておきたいもの。特に複数メンバーが関わるプロジェクトだったり、納期の ...