# 情報共有の重要性: チームの生産性を上げる方法を解説 > 企業活動における情報共有の重要性とメリット、効率的かつ効果的に情報を共有する方法を解説します。 Source: https://asana.com/ja/resources/information-sharing ## 情報共有の重要性: チームの生産性を上げる方法を解説 #### 概要 この記事では、ビジネスシーンにおける情報共有の重要性や上手に行うための方法、ヒントをご紹介します。情報の共有は、業務を効率化し、仕事の生産性を上げるために重要です。情報を共有することで得られるメリットをよく理解しましょう。#### ワークフローで組織を効率化する方法 この電子書籍では、「今の働き方がうまくいかない理由」「柔軟なプロセスを構築する 7 つの重要ステップ」「一般的な戦略・運用ワークフローへのステップの適用方法」を紹介します。 - [電子書籍をダウンロードする](https://resources.asana.com/operations-workflows-guide-jp.html) - [電子書籍をダウンロードする](https://resources.asana.com/operations-workflows-guide-jp.html) ## 情報共有とは 組織内や社内での情報共有とは、個人個人が持っている情報 (業務詳細や進捗状況、経験、ノウハウ、データ、ファイルなど) をチーム全体で共有することです。一人ひとりが持ち合わせる情報を他のメンバーと共有することで、全員で共通意識を持ち、目標に向かって足並みをそろえることができます。 しかし実際には、情報共有はおろそかにされがちなケースも少なくありません。情報を共有することへの意識を高め、適切な方法で情報共有を行うことが、企業活動には不可欠と言えます。 - [記事: ビジネス目標の設定: 成功するビジネスへの最初の一歩](/resources/business-goals-examples) ## 情報を共有することの重要性 社内で情報共有を進めることの重要性は、なにより組織の効率性と効果性を大きく向上させることにあります。情報共有がうまくできないと、意思決定が遅れたり、重複作業の増加、ミスの発生など、さまざまなリスクを伴います。その結果、チーム全体の士気とパフォーマンスの低下にもつながる可能性も出てきます。特に昨今は、[リモートワーク](https://asana.com/ja/resources/remote-work-tele-work)の増加により、さらに情報共有が適切に行われていることが、プロジェクトの成功の要因となる場面も増えてきました。 - [記事: リモートワークを成功させる方法: 生産性を高めるコツ 24 選](/resources/how-to-work-from-home)リモートワークでも上手くチームのつながりを維持するのが、[仕事のマネジメントソフトウェア Asana](https://asana.com/ja) です。「誰が、いつまでに、何をやるのか」を明確にすることで、プロジェクトは円滑に進みます。Asana のすべての機能は 30 日間無料でお試しいただけます。 - [Asana で生産性が向上する理由](/uses/increase-productivity) ## 情報共有がうまくできない原因 なぜ情報共有がうまくいかないのでしょうか？その主要な原因をまとめてみます。 ### 情報共有に対する意識の低さ 企業や組織の中で、情報を共有することの重要性がきちんと認識されていなければ、情報共有はうまくいきません。そのため、その大切さを全員が理解し、意識を高めることが情報共有を効果的に行うための第一歩となります。 組織の中で意識の低さが目立つ場合は、企業文化そのものにオープンな情報共有を促す部分が欠如していたり、マネージャーやリーダーの意識の低さも指摘できるかもしれません。また、会社の上層部が率先して情報共有をする姿勢を示さなければ、下のレベルでも積極的に情報の共有をしようという姿勢は現れないでしょう。 - [記事: 優れたチームリーダーがしていること 10 選](/resources/team-lead) ### 責任が明確化されていない そもそも、誰が何の情報を共有すべきかが明確でない限り、社内の情報共有はうまくいきません。小さなタスクレベルでも、プロジェクトや部署の目標レベルでも、その責任の所在をはっきりさせることが大切です。それが不確かだと、結果的に情報が共有されないまま放置されることが多くなります。 必要な情報を必要なメンバーと必要なタイミングで共有するには、一つひとつの業務の役割と責任を明確化することからはじめましょう。そこから、情報共有プロセスを確立することで、情報伝達がスムーズに行えるようになります。 - [記事: ステークホルダーとは？シェアホルダーとの違いを解説](/resources/stakeholder-vs-shareholder) ### コミュニケーション体制が不十分 自身の組織やチームでは、コミュニケーションが十分に、かつ効率的に取れていますか？コミュニケーション体制がしっかりと構築されていなければ、情報共有もうまくいきません。チーム内はもちろん、部署をまたいだコミュニケーション体制の構築は、大規模なプロジェクトを円滑に進めるために必ず必要になってくるポイントです。重要な情報が漏れて伝わったり、適切な人物に伝わらなかったり、大幅に遅れて伝達されているような状況は避けるようにしましょう。情報の一貫性とタイムリーさは、仕事の成功に大きく影響を及ぼします。 また、適切なコミュニケーション体制が整っていることは、社員同士の信頼関係構築にも有効に働きます。社内の人間関係が良好なことは、時として仕事の進捗にも影響を与える重要なポイントです。 - [記事: チームのコミュニケーションを改善する方法: 6 つの戦略とヒント](/resources/team-communication)#### 世界トップレベルの効果的なコラボレーション法とは 円滑な共同作業のための戦略、テクニック、インサイトなど、世界トップレベルの効果的なコラボレーションを支えるすべてをご紹介します。 - [電子書籍を無料ダウンロード](https://resources.asana.com/japan-collaboration-report.html) - [電子書籍を無料ダウンロード](https://resources.asana.com/japan-collaboration-report.html) ## 情報共有のメリット それでは、情報の共有にどのようなメリットがあるのか、こちらでまとめてみましょう。適切な仕組みとプロセスを構築すれば、以下のような利点があります。 ### 仕事が見える化する 誰が何をいつまでに行うのか、業務ひとつひとつの情報が共有されれば、仕事全体が[見える化](https://asana.com/ja/resources/what-is-visual-control)します。仕事が見える化されれば、[リソース管理](https://asana.com/ja/resources/resource-management-plan)や[進捗管理](https://asana.com/ja/resources/how-project-status-reports)、[スケジュール管理](https://asana.com/ja/resources/schedule-management)などもスムーズに行えるようになります。組織全体で同じ情報を共有することで、意思決定も迅速化し、パフォーマンスアップにもつながります。 - [プロジェクトスケジュールを効率的に管理する方法](/campaign/schedule-management) ### 属人化が解消する [業務の属人化](https://asana.com/ja/resources/individualization-of-work)は、仕事の進みを鈍らせ、[ボトルネック](https://asana.com/ja/resources/what-is-a-bottleneck)を生じさせる要因となります。担当者だけがその業務を把握している状況では、その従業員の負担が増えるだけでなく、仕事の[引き継ぎ](https://asana.com/ja/resources/transition-plan)や[申し送り](https://asana.com/ja/resources/hand-over)にも影響を与え、結果的に効率的な業務遂行ができなくなるケースにもつながるでしょう。たとえ担当者が休暇を取ったり、異動になったりした場合でも、該当業務への知識とノウハウがしっかりと共有されていれば、継続性が確保され、組織は安定かつ柔軟な事業運営が可能となります。どんな業務でも、フォローとサポート体制が確立されていることは重要です。 - [記事: ナレッジマネジメントを解説: 情報を整理して仕事を効率化する方法](/resources/knowledge-management)- [引き継ぎ計画テンプレートを作成](/templates/transition-plan) ### 業務効率化と生産性向上が実現する これまで述べてきた通り、適切な情報共有は業務の効率化と生産性の向上に直結します。必要な情報が迅速かつ適切に伝達されることで、「あれどうなった？」や「これどうやるの？」などの無駄な確認作業を省くことができるのです。そうすることで、本来の重要な作業に集中することができるようになり、仕事の生産性も向上します。 - [記事: 生産性向上のためにできること: 職場で実施できる取り組みとヒントを紹介](/resources/how-to-be-more-productive) ### 全体のスキルが上がる チーム内で知識や経験が共有されることで、個々のスキルが磨かれ、全体のスキルレベルも向上します。これまで専門性が高いからと言って属人化されていたような業務も情報共有すれば、学びの機会が増え、チーム全体の能力が底上げされるからです。これにより、組織はより高度な業務に対応できるようになり、競争力が高まります。また、スキルの多様性が増すことで、イノベーションも生まれやすくなるでしょう。 プロジェクトを円滑に進めるためには、SaaS型プロジェクトマネジメントツールの活用がおすすめです。WBS 作成や工数管理もできる Asana なら、すべての仕事を 1 か所に整理できるから、業務効率が向上します。 - [ワークマネジメントツール Asana とは？](https://asana.com) ## 情報共有の方法 情報共有を行うには、次のような方法が存在します。 - **デジタルツールの活用**: プロジェクト管理ソフトウェアといった、チームで仕事を管理するのに特化したツールを活用すれば、情報共有がリアルタイムに、かつ効率的に行えます。 - **コミュニケーションアプリの活用**: メールやチャットなどのコミュニケーションツールも、情報共有の場として使用できます。ただ、情報管理に特化したツールではないので、大切な情報が埋もれてしまうデメリットもあります。 - **ミーティングの開催**: 定期的に会議を行い、関係者間の認識を揃えることも可能です。ただし、目的が明確でない会議や無意味に長い会議は、貴重な労働時間を削ることになります。 - **ドキュメントの共有**: Google ドキュメントなど、クラウドサービスを使用して、情報や資料を共有することもできます。誰でもアクセスでき、変更点や修正点もリアルタイムで更新されるため便利ですが、情報管理という観点からは最良策とは言えないでしょう。 ## 上手く情報共有をするためのヒント できるだけ効率的かつ効果的に社内で情報共有するためには、どのような手段を取ったらいいのでしょうか？上手く実施するためのヒントをご紹介します。 ### 口頭のみで伝えるのを避ける どんなに単純で少量の情報でも、口頭のみで伝えるのは絶対に避けるべきです。同じオフィス内で働いていれば、わざわざ文書化せず口頭で伝えたほうが素早い場合もあるでしょう。しかし、口頭での伝達は、情報が正確に伝わらなかったり、忘れられてしまったり、あまりにもリスクが高い伝達方法です。何らかの形で残しておけば、あとで確認することもできるし、別の人が参照し実行することも可能となります。 ### 基本的な情報共有のルールを設定する いくら情報共有が重要とはいえ、誰もがむやみに行ってしまうと、カオス化します。そういった意味で、共有された情報はきちんと管理されているべきです。誰がどの情報を共有するのか、いつ、どのタイミングや頻度で、誰に共有するのか、基本的なベースとなるルールを設定しましょう。全員が同じルールに従って情報共有を行えば、混乱を避け、チーム全体での連携がとりやすくなります。 ### 効果的なツールを導入する 効果的な情報共有に最も大切なことは、ニーズに合った情報共有ツールの導入であると言っても過言ではありません。プロジェクト管理ツールであれ、ビジネスチャットツールであれ、自身の業務やビジネスに応じたツールを導入し、活用しましょう。組織全体で共通認識を持つためには、全員で同一のツールを使用することが理想的です。[大規模な組織でも対応できるツール](https://asana.com/ja/enterprise)の選択が、効率的な情報共有への近道です。 #### Asana を使ったマーケティングキャンペーン管理の完全ガイド Asana でどのようにマーケティングキャンペーンを管理できるのか？電子書籍をダウンロードしてお読みいただけます。 - [ガイドをダウンロードする](/resources/marketing-campaign-guide) - [ガイドをダウンロードする](/resources/marketing-campaign-guide) ## まとめ 企業活動における情報共有とは何か、その重要性とメリット、上手く行う方法を解説しました。情報共有は、組織の効率性や生産性を向上させる重要な要素です。適切なツールを導入し、効果的な情報共有を目指しましょう。 - [記事: 案件管理とは？効率的に行うために必要なツール導入のヒント](/resources/what-is-case-management) ## 情報共有に関するよくある質問 #### Q: 情報共有とはどういう意味ですか？ A: 情報共有とは、関係者全員が共通認識を持つために、組織やチーム内で情報を適切かつ効果的に伝達することです。 #### Q: 情報を共有するメリットは？ A: 適切に情報の共有が行われれば、仕事が見える化し、仕事の生産性があがります。詳しくは本記事の『情報共有のメリット』をご覧ください。 #### Q: 情報共有の大切さとは？ A: 情報共有は、組織の効率性と効果性を向上させるために重要となります。そうすることで、結果的に企業の競争力も高まるだけでなく、スムーズな事業運営が実現します。 #### Q: 情報共有をしないとどうなる？ A: 適切な情報共有が行われないと、業務の遅延やミスが増え、意思決定も遅れます。こういったトラブルやリスクを伴うことで、全体の士気もパフォーマンスも低下してしまうでしょう。 #### Q: 情報共有ができない理由は何ですか？ A: 情報共有が上手くできない原因はいくつか考えられますが、主要なものとしては、企業全体の意識の低さや、情報共有システム構築の不十分さが挙げられます。詳しくは本記事の『情報共有が上手くできない原因』をご覧ください。#### あらゆる仕事の課題解決に、Asana。 仕事を最大限効率化し、チームの生産性を上げるためには、Asana のプロジェクトマネジメント機能をお試しください。日々の業務と目標をつなげ、「誰が・何を・いつまでに行うのか」を可視化します。 - [Asana とは？](/demo/main) - [Asana とは？](/demo/main) ワークマネジメント - [チームコラボレーション向けソフトウェア & ツール: おすすめ 11 選！](/ja/resources/best-team-collaboration-software) ワークマネジメント #### コンテンツライター アイデアやプロジェクト、ワークフローが複雑な場合、一人では取り組めません。会社に最も大きなインパクトを与えるようなプロジェクトが、一人の手によって成し遂げられることは滅多にないのです。多くの場合、プロジェクトを成功させるには部門横断コラボレーションが必要になります。つまり、チームや部門、そして役割の垣根を越えて個人が最高の成果を上げることが求められるのです ... - [マイクロマネジメントとは？チームに及ぼす悪影響とその対策を解説](/ja/resources/micromanagement) リーダーシップ #### コンテンツライター 仕事のマネジメントソフトウェア Asana で「誰が、いつまでに、何をやるのか」を明確にし、プロジェクトを円滑に進めましょう。Asana のすべてのサービスは 30 日間無料でお試しいただけます。有能なリーダーに共通しているのは、信頼できる人に仕事を任せられる点です。どんなに仕事ができても、自分一人では効率的に進められないことがあるのは当然で、それをはっき ... - [Why 1:1 meetings are crucial to your team’s success](/ja/resources/one-on-one-meeting) リーダーシップ 生産性 コラボレーション (Collaboration) インスパイア & インパクトコレクション #### コンテンツライター 1on1 ミーティングは、当社を含む多くのスタートアップ企業で普遍的に行われています。ミーティングの削減に力を入れていても、それでも 1on1 ミーティングを重視するのには理由があります。それは、上司と部下が差し迫った問題について情報を共有したり、強力な関係を築き上げたり、社員が仕事や、それ以外のことでも、目標に向かって前進していると実感できるようにするた ... - [従業員エンゲージメントを高めるには？チームの生産性を向上させる実践ガイド](/ja/resources/employee-engagement) インスパイア & インパクトコレクション コラボレーション (Collaboration) プロジェクト管理 #### コンテンツライター 多くの企業が、給与や福利厚生だけでは従業員のモチベーションを維持できないことに気づき始めています。では、どうすれば社員が自ら考え、動き、組織とともに成長していけるのでしょうか？そのカギとなるのが「従業員のエンゲージメント向上」です。エンゲージメントの高い職場では、離職率の低下、生産性の向上、従業員同士の信頼関係の構築が実現します。しかし実際のところ、何から ... - [情報共有の重要性: チームの生産性を上げる方法を解説](/ja/resources/information-sharing) ワークマネジメント ワークマネジメント - [コンテンツライター](/author/team-asana) 情報共有とは組織内や社内での情報共有とは、個人個人が持っている情報 (業務詳細や進捗状況、経験、ノウハウ、データ、ファイルなど) をチーム全体で共有することです。一人ひとりが持ち合わせる情報を他のメンバーと共有することで、全員で共通意識を持ち、目標に向かって足並みをそろえることができます。しかし実際には、情報共有はおろそかにされがちなケースも少なくありませ ...