A Viessmann desenvolve soluções de climatização para o futuro com a Asana

De um fabricante de equipamentos de aquecimento até se tornar líder em tecnologias modernas, a mudança tem sido um aspecto constante na história da Viessmann ao longo dos seus mais de 100 anos. A empresa familiar se transformou em uma provedora global de soluções para controle de climatização de espaços habitacionais, e se concentra no desenvolvimento e na implementação de sistemas de energia sustentáveis e inteligentes, assim como de soluções de refrigeração para os seus clientes residenciais, industriais e comerciais.  

Com sede na Alemanha, hoje a Viessmann conta com mais de 12.750 funcionários em 74 países, e gerou 2,8 bilhões de euros em receita em 2020. A empresa tem um grande interesse na inovação e está sempre atenta a tendências técnicas e de negócios para se manter competitiva e atender às necessidades do mercado em constante mudança. 

Criando um espaço de trabalho digital para o futuro

Ao longo das últimas quatro gerações, a Viessmann tem sido liderada por empreendedores visionários que conduziram o contínuo crescimento da empresa. O seu atual diretor executivo, Maximilian (Max) Viessmann, entrou na empresa em 2015 e deu início à próxima etapa da sua jornada: o foco na transformação digital.

Max empenhou-se em digitalizar a gama de produtos da empresa e os processos de trabalho internos. Ele atribuiu a responsabilidade de planejar e implementar o novo espaço de trabalho digital a Alexander Poellmann, que atuava naquela altura como gerente de Smart Office e de colaboração. 

Com a orientação de Max, Alex e sua equipe começaram a buscar uma plataforma simples e intuitiva de gestão do trabalho que todos os funcionários pudessem utilizar para colaborar de maneira mais eficaz, e essa busca os levou à Asana. Eles escolheram a plataforma porque ela daria aos funcionários visibilidade sobre a estratégia corporativa — de uma visão abrangente até as metas específicas e às tarefas individuais —, alinhando-se à cultura de transparência da Viessmann. A Asana também é fácil de utilizar, então a equipe soube que seria de fácil adoção pelos funcionários, independentemente do estilo de trabalho de cada um. Por último, ela pode ser acessada de qualquer lugar e a qualquer momento, por meio dos aplicativos para computador e para dispositivos móveis, ou pela Web, proporcionando a flexibilidade necessária para colaborar a partir de vários lugares e trabalhar de maneira remota.

Com a Asana, tornamos o espaço de trabalho digital uma realidade.”

Os primeiros departamentos a adotarem a Asana foram as equipes responsáveis pela transformação digital da empresa: TI e Pesquisa e Desenvolvimento. Depois, ela foi implementada no resto da organização. Hoje, a Asana é a plataforma padrão para implementar metas estratégicas, gerir projetos que envolvem vários departamentos e assegurar que os fluxos de trabalho da Viessmann sejam padronizados. Eles integraram completamente a plataforma às suas operações. Por exemplo: a Asana é usada para a gestão de todo o processo de desenvolvimento de produtos, desde a concepção até o lançamento no mercado.

Os 50 “Heróis Asana” têm sido fundamentais para a adoção bem-sucedida da Asana na Viessman, atuando como primeiro ponto de contato para dúvidas de colegas e tendo a responsabilidade de otimizar e expandir o software ativamente. Eles são especialistas no mapeamento de processos da Viessmann na Asana e responsáveis pela aceleração do uso de novas funções e capacidades rapidamente e por toda a empresa. Os Heróis trabalham em estreita colaboração com os consultores de Sucesso do cliente da Asana, que dão insights e atualizações sobre novos recursos e funcionalidades quando são lançados.

Aproveitando ao máximo esta nova maneira de trabalhar

Para complementar a Asana, a Viessmann também implementou o Google Workspace para comunicação, compartilhamento de arquivos e colaboração. A ótima integração entra a Asana e o Google Workspace permite que os funcionários criem tarefas da Asana diretamente da caixa de entrada do Gmail, planejem seus trabalhos na Google Agenda e vinculem arquivos do Google Drive aos projetos. Com isso, torna-se fácil encontrar e acessar as informações.

Na Asana, tudo fica o mais transparente possível. As nossas metas, as nossas tarefas e os marcos relevantes ficam muito claros.”

A Viessmann usa a Asana em quase todas as suas subsidiárias, então os membros da equipe de toda a empresa podem trabalhar juntos com facilidade. Quando novas empresas são adquiridas, os novos funcionários são convidados para a Asana para começarem a colaborar com os colegas imediatamente. Como a empresa está presente no mundo todo, os funcionários podem coordenar projetos na Asana considerando os diversos fusos horários, equipes e localizações, além de definir marcos realistas e ter metas em comum.

Algumas das maneiras como a empresa usa a Asana:

• Comunicação entre a equipe executiva: os líderes têm acesso às partes mais importantes da estratégia da empresa em um projeto Asana, incluindo mudanças organizacionais e de produtos de alta prioridade. Uma vez que é dado início ao trabalho, todas as atualizações são compartilhadas com os seguidores dessas iniciativas, permitindo-lhes comentar, fazer perguntas e se envolver com o trabalho. 

• Colaboração entre as equipes: as informações costumavam ficar isoladas nas equipes, e ao incorporar métodos ágeis, os funcionários da Viessmann devem agora poder compartilhar as informações de forma interdisciplinar. Com a Asana, pessoas de diferentes equipes e funções conseguem colaborar e compartilhar informações em projetos que podem ser acessados por todos. 

• Gerenciamento de solicitações internas: diversas equipes — de marketing à gestão da qualidade e às funções referentes à produção — usam a Asana para gerenciar as solicitações recebidas. Agora, os funcionários preenchem um Formulário Asana para enviar novas solicitações, criando assim uma tarefa no projeto da equipe. Isto garante que as equipes recebam as informações necessárias com antecedência e que todas as solicitações fiquem centralizadas num só lugar, para que possam gerenciar suas cargas de trabalho. Além disso, os funcionários podem acompanhar o andamento de suas solicitações, e as equipes podem usar as Regras para automatizar as etapas do processo de atendimento. Esta maior transparência entre os solicitantes e as equipes contribuiu para aumentar a produtividade e a eficiência do processo.

A gestão do trabalho na Asana proporcionou à Viessmann uma vantagem competitiva extraordinária, principalmente desde o início da COVID-19 em 2020. Os processos continuaram em andamento, independentemente do local, o que resultou em uma estabilidade valiosa durante uma época de grandes turbulências para os funcionários que foram obrigados a trabalhar em casa. O número de ações diárias realizadas pelos funcionários na Asana mais do que triplicou durante essa época, passando de cerca de 100.000 em setembro de 2019 a aproximadamente 350.000 nos dias de hoje.

Otimizando os processos continuamente com a Asana

Com a Asana, a Viessmann aprimorou o alinhamento entre as equipes, para que pudessem ser mais ágeis, dinâmicas e proativas para responder às novas necessidades do mercado e criar mais valor para os clientes.

A Viessmann também atribui à Asana o crédito por aumentar significativamente a transparência corporativa. Ao conectar a estratégia corporativa aos trabalhos operacionais em um local ao qual todos têm acesso, os objetivos corporativos e as responsabilidades ficam claros para todas as pessoas. Além do mais, isso ajuda os funcionários a priorizar melhor as tarefas e a ver como o trabalho que fazem contribui para a visão corporativa da empresa. A Asana também ajuda a Viessmann a se tornar uma empregadora mais atrativa para jovens talentos, uma vantagem competitiva evidente numa época em que há falta de trabalhadores qualificados.

Queremos inspirar os jovens talentos da nossa empresa com softwares inovadores.”

De maneira geral, a Viessmann reconhece como a Asana aumentou muito a sua eficiência. A empresa executa os projetos com mais rapidez e evita a repetição do trabalho e a burocracia. A Asana também facilita o envolvimento de recursos adicionais nos projetos, ajudando a evitar atrasos e cumprir os prazos, o que resulta em ciclos de desenvolvimento mais rápidos e aumento na produtividade.

O que está nos planos da Viessmann?

As eficiências e a transparência operacionais conferidas pela Asana deram à Viessmann a liberdade de enfrentar as novas oportunidades dos tempos atuais — como a sustentabilidade — com a força conjunta de uma equipe global. Ela está intensificando os seus esforços para se tornar uma empresa “Net Zero” em emissões de carbono, uma meta que planeja alcançar por meio do desenvolvimento contínuo de soluções inovadoras e sustentáveis para a proteção climática. E tudo isso está intimamente relacionado à sua visão para o futuro, que é de beneficiar o meio ambiente e criar oportunidades para as gerações futuras.

Com a Asana, estamos exatamente onde queremos estar na área de gestão de projetos.”