MeUndiesのAsana導入事例

スピーカー

テリー・リー

テリーはMeUndiesのCOOです。社内の日常業務を統括し、ブランドビジョンの実現に努めています。MeUndies入社前には、ノートルダム大学を卒業後、Johnson & Johnsonで事業開拓、マーケティング、セールスに焦点をあてたマネージメントローテーションプログラムに参加しました。

マイケル・グウェン

マイケルはAsanaのサクセスマネージャーです。大規模展開と、Asana育成者の協力の下チームをAsanaに迎える適切な戦略を発見することを専門としています。Asana入社前、マイケルは経営コンサルティング会社で企業の変革のサポートをしていました。ワシントン大学でビジネスと情報システムを学び、シアトル大学でリーダーシップ開発の修士号を取得しました。現在スタンフォード大学で設計とイノベーションを学んでいます。

Asana の目標

テリーとMeUndiesチームはAsana導入の明確な目標を設定しました:

  • コミュニケーション効率
  • 組織全体の透明性

成功事例

  • チームの現在の悩みを説明します。MeUndiesにとって、ミスコミュニケーションと的外れな想定がAsana導入前のストレスの元でした。
  • 少しずつ始めます。MeUndiesは、Asanaのシンプルで専門分野を超えたユースケースから始めました。
  • 「継続は力なり」。Asanaは、高度な努力から高度なインパクトを生み出すツールとお考え下さい。テリーは長期的な展望をもってAsanaとつきあいました。
  • チームがタスクを作成するよう督励して下さい。個々の参加者や管理者が自身のタスクを作成し、これを割当て、自身の期日を設定する必要のあるユースケースを導入しましょう。Asanaを最大限に使用する人が増えるほど、Asanaはより強力にパワフルになります。
  • チームの新人と既存メンバーをメンバー常に訓練しましょう。期日の更新やAsanaタスクの完遂が遅れているチームメンバーに気づくと、テリーはAsanaで二者研修を行い、成功事例と現在の懸念について共有する場を設けました。

ワークフロー

会議の議題

MeUndiesはAsanaを月曜の全社朝会に使うことから始めました。テリーは全員に議題を追加するよう奨励しました。これはタスクの作成を習慣づける素晴らしい方法です。議題に関連する補足メモや添付ファイルを追加し、自分にタスクを割当て、期日を設定します。月曜朝会はAsanaの導入初期段階を固める機会となりました。

完璧な会議議題プロジェクトを立ち上げるには ここ.

二者ミーティング

MeUndiesは、Asanaを使って二者ミーティングを行うようマネージャー陣に奨励しました。これによって、各メンバーもマネージャーも、対処すべき懸念や見直すべき社内目標がある時に、二者プロジェクトにタスクを追加するというAsanaの基本機能を使うようになりました。

Asanaの二者プロジェクトについて 詳しく見る

月間デザイン賞

テリーとそのチームは、MeUndies内のAsanaの使用を拡げて行き、「月間デザイン賞」キャンペーンのワークフロー全体をAsanaで追跡し始めました。過去にその発表日を、「ぎりぎり納品」の日の危険なくらい近くに設定してしまったことがあったのです。Asanaで各期日を明確にマッピングし、各タスクを然るべき個人に割り振ることで、MeUndiesチームはいつでも「月間デザイン賞」発表の2週間前には全ての準備を完了することができるようになりました。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。