MeUndiesのAsana導入事例

スピーカー

テリー・リー

テリーはMeUndiesのCOOです。社内の日常業務を統括し、ブランドビジョンの実現に努めています。MeUndies入社前には、ノートルダム大学を卒業後、Johnson & Johnsonで事業開拓、マーケティング、セールスに焦点をあてたマネージメントローテーションプログラムに参加しました。

マイケル・グウェン

マイケルはAsanaのサクセスマネージャーです。大規模展開と、Asana育成者の協力の下チームをAsanaに迎える適切な戦略を発見することを専門としています。Asana入社前、マイケルは経営コンサルティング会社で企業の変革のサポートをしていました。ワシントン大学でビジネスと情報システムを学び、シアトル大学でリーダーシップ開発の修士号を取得しました。現在スタンフォード大学で設計とイノベーションを学んでいます。

Asana の目標

テリーと MeUndies チームは Asana 導入の明確な目標を設定しました:

  • コミュニケーション効率
  • 組織全体の透明性

成功事例

  • チームの現在の悩みを説明します。MeUndiesにとって、ミスコミュニケーションと的外れな想定がAsana導入前のストレスの元でした。
  • 少しずつ始めます。MeUndiesは、Asanaのシンプルで専門分野を超えたユースケースから始めました。
  • 「継続は力なり」。Asana は、高度な努力から高度なインパクトを生み出すツールとお考えください。テリーは長期的な展望をもって Asana とつきあいました。
  • チームがタスクを作成するよう督励してください。個々の参加者やマネージャーが自身のタスクを作成し、これを割り当て、自身の期日を設定する必要のあるユースケースを導入しましょう。Asanaを最大限に使用する人が増えるほど、Asanaはより強力にパワフルになります。
  • チームの新人と既存メンバーをメンバー常に訓練しましょう。期日の更新やAsanaタスクの完遂が遅れているチームメンバーに気付くと、テリーはAsanaで二者研修を行い、成功事例と現在の懸念について共有する場を設けました。

ワークフロー

会議の議題

MeUndiesはAsanaを月曜の全社朝会に使うことから始めました。テリーは全員に議題を追加するよう奨励しました。これはタスクの作成を習慣づける素晴らしい方法です。議題に関連する補足メモや添付ファイルを追加し、自分にタスクを割り当て、期日を設定します。月曜朝会はAsanaの導入初期段階を固める機会となりました。

完璧な会議議題プロジェクトを立ち上げるには ここ.

二者ミーティング

MeUndiesは、Asanaを使って二者ミーティングを行うようマネージャー陣に奨励しました。これによって、各メンバーもマネージャーも、対処すべき懸念や見直すべき社内目標がある時に、二者プロジェクトにタスクを追加するというAsanaの基本機能を使うようになりました。

Asanaの二者プロジェクトについて 詳しく見る

月間デザイン賞

テリーとそのチームは、MeUndies内のAsanaの使用を拡げて行き、「月間デザイン賞」キャンペーンのワークフロー全体をAsanaで追跡し始めました。過去にその発表日を、「ぎりぎり納品」の日の危険なくらい近くに設定してしまったことがあったのです。Asanaで各期日を明確にマッピングし、各タスクを然るべき個人に割り振ることで、MeUndiesチームはいつでも「月間デザイン賞」発表の2週間前にはすべての準備を完了することができるようになりました。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。