Crema の顧客管理

 

スピーカー

ジョージ・ブルックス

ジョージはCremaの創業者で製品責任者です。訓練を受けた戦略担当者、マネージャー、デザイナー、開発者から成るチームを率い、最高の方法、テクニック、ツール、技術を用いて、企業家やブランドが新しい製品や営業種目を打出すのをサポートします。ジョージはUX/UI デザイナーとして10年以上の経験があり、創造的なチームを育て大きな問題を解決することに情熱を注いでいます。

Asana の目標

  • 内部で認識を共有する
  • 内部と外部の透明性
  • 顧客と協業する場を提供します。開発についてアイディアやコメントを共有できるようにします。
  • 顧客に可視性を提供することで、顧客との関係を不確実なものにすることなく、協業に集中した関係を築くことができます。

成功事例

  • 顧客はチーム毎にまとめます。顧客毎に対応するチームをつけ、チームには テンプレート プロジェクトのセットが含まれます。
  • 各プロジェクト名の初めに固有のコードを付け、顧客チーム内の似た名前のプロジェクトと区するとともに、検索しやすくします。
  • 顧客を該当するチームに招待し、チームのプロセスと進捗について顧客がすべてを見られるようにします。
  • 顧客に対し、Asana の使い方と、ワークフローの仕組について30分の研修を行ってください。集中すべき点と、行動を起こすべき点について具体的に明示してください。
  • プロジェクトとチームの参加者は直接関っているメンバーに限定します。チームが直接担当していないプロジェクトの通知を受取ることがないよう注意してください。
  • instagantt を使用して、詳細な進捗とタイムラインを顧客と共有します。

ワークフロー

顧客コミュニケーション

Crema は各顧客チーム内に、顧客コミュニケーションプロジェクトを設定します。ジョージの部下はAsana の 複数のプロジェクトにタスクを追加する機能を、顧客の注意を喚起する必要のあるタスクを洗い出すのに使っています。顧客コミュニケーションプロジェクトは、顧客が質問やリクエストを投げる場所にもなっています。

対顧客コミュニケーションプロジェクトの設定について詳しく見る ここ.

タイムライン

各チームにはハイレベルロードマッププロジェクトが含まれます。これによって顧客は今後の道筋と主な日付について俯瞰できます。このプロジェクト内のタスクは、日程上の個々の業務というよりは、Crema のプロセスにおけるハイレベルなマイルストーンを示しています。

これらの 指示を使ってAsanaに自分のロードマップを作成する

優先事項

Crema は、顧客に毎週行われていることに集中してもらうのに優先プロジェクトを使っています。このプロジェクトは期限などを定めない迅速型の運営方式で、3つのセクションに別れています: * 今週の取組で行われていること * 次の取組で予定されていること * 今後どの取組で対応するか確定していないタスクのバックログ

Asanaで取組計画を立てるのは簡単です。 6つのステップを踏むだけ

専門プロジェクト

3日間の戦略セッションを通じて、Crema は顧客向けの専門プロジェクトを立上げます。このプロジェクトは顧客が解決しようとしている問題を把捉し、ユーザーストーリーの形でソリューションを提案します。専門プロジェクト中の各タスクは特定の機能または製品コンポーネントに対応しており、説明の中から集められた関連するさまざまなユーザーストーリーを用意しています。

ジョージとCrema チームは @mentioningをタスク説明中の参照関連コンポーネントとユーザーストーリーに使用

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。