勢いを確立して維持

Asana はできるだけ簡単に仕事を追跡できるよう設計されていますが、逆に言えばチームの仕事の取り組み方が新しくなる場合があるため、定期的にメンテナンスを行うことが大切です。最終的に組織全体で利用されるようになったときに、Asana はその真価を最も発揮します。チーム内で仕事の明確さが増し目標を達成していく中で、今度はチームを超えて Asana を使用する方法が見えてくるはずです。

チームのメンテナンス

チーム全体で Asana のさまざまな機能を試し、仕事を一緒に追跡するメリットが見え始めている頃でしょうか。この段階で非常に大切なのは、取り残されている人がいないことを確認するためにメンテナンスを行うことです。以下にメンテナンスの例を挙げます。

Asana フィードバックプロジェクトを使用する

すでに作成済みでなければ、Asana の使用に関する質問やコメント、懸念、成功事例などを追跡するためのプロジェクトを作成しましょう。

  • チームメイトがお互いにタスクを割り当てたり、タスクへの取り組みについてコメントを残し質問に答えることで混乱を解決したりする。
  • 定例会議をスケジューリングし、メンテナンスプロジェクトを使って議題を設定する。ここで、うまくいったことや今直面している課題について話し合う。全員が参加する必要がなければ、数名のチームメイトだけで会議を行うことも可。

チームのメンテナンスを促進したり質問に答えたりできる「Asana チャンピオン」を選び、チームが予定通りに Asana を使っていることを確認しましょう。

よくある質問に答える

機能に関するチームからの質問に、明確な理由とともに答えることができるリソースが数多く用意されています。

乗り気ではないチームメイトがいる場合は、こちらで質問や懸念の対処方法に関するヒントを読み、チームの信頼を築きましょう。

Asana を他のチームに紹介する方法

Asana に対するチームの信頼を築くことができたら、より多くのワークフローを追加したり他のチームを加えるチャンスが出てくるかもしれません。以下に挙げる Asana を他のチームに紹介するためのヒントを活用して、この勢いに乗りましょう。

チームの立場に合わせる

Asana はすべての仕事とそれを実行するためのステップ (デザインリクエストのプロジェクトなど) をチームで管理する場所ですが、その仕事が他のツールで行われている場合もあります。しかし、Asana ならよく使われているツールやアプリと統合できるため、仕事の重複を最小限に抑え、より効果的にコラボレーションすることができます。

Asana が特に強力になるのは、メールやメッセージツールと連携して会話を実行可能にすることができるようになったときです。GmailOutlookSlack との統合を利用すれば、ツールを切り替えずに会話をタスク (やそれ以上のこと) に変換できるようになります。

他のチームと連携する

チームのワークフローを構築する中で、Asana を使用していない他の同僚からのインプットが必要になる仕事が出てくることがあります。こうした同僚を招待することで、ワークフローがより明確になり、チームもメリットを享受できます。シンプルに小さなところから始める良い方法です。

クロスファンクショナルプロジェクトを特定する

規模が大きいクロスファンクショナルプロジェクトを始める前に、無限に続くメールスレッドやまったく別のツールを使用せずに調整ができる Asana を、プロジェクト関係者に紹介する方法を検討してみましょう。

チームの結果を共有する

社内の他のチームが Asana について興味を持つのは、いかに時間が節約できるのか、克服できた弱点、または Asana 導入前後のワークフロー比較などです。これらを「Asana のメリット」というプロジェクトで追跡し、共有しましょう。

既存のタスクを「Asana のメリット」でタグ付けすると、タグを検索することで事例のリストをすばやく取り出すことができます。または、タスクを複数のプロジェクトに格納することもできます。

プロジェクトテンプレートを使う

独自のカスタムテンプレートを作成するか Asana が作成したテンプレートを利用することで、プロジェクト設定の時間を節約できるだけでなく、ステップを見落とす心配も無くなります。

社外の事例を使う

Asana は一流企業に広く愛用されており、そのチームや業界は多岐に渡ります。他社での Asana の活用方法を社内の他のチームに応用できるかどうかをチェックしてみましょう。また、他のチームの Asana の活用方法を確認できます。

すでに使っているアプリの利用価値をさらに高めたり、連携によりワークフローの効率を向上する方法を知ったりするには、Asana の連携をご確認ください。

さらなる機能、セキュリティ、サポートを手に入れる

Asana を利用するチームや仕事が増えてくると、会社のニーズやチームのワークフローに対する Asana PremiumBusiness、または Enterprise の必要性が見えてくるかもしれません。これらのプランでは、プロジェクト間の詳しいレポート機能や強化された管理者コントロール、カスタムフィールドテンプレートなどの強力な追加機能、そしてカスタマーサクセスマネージャーによるセットアップサポートを利用することができます。

チームが自信を持って Asana ですべての仕事を追跡できるようになったら、Asana を他のチームに紹介する他のチャンスが見えてくるかもしれません。このヒントやガイドについては、こちらで Asana の利用拡大についてご覧ください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。