チームのコミュニケーションを円滑に

コミュニケーションに Asana を使用することで、メールや会議、チャットなどを減らすことができます。Asana に会話を移行する方法とチームのコミュニケーションが円滑になるヒントをご紹介します。

チュートリアルを視聴するには、How to Asana をご利用ください

1. コメントを使って特定のタスクについて話し合う

タスクにコメントして、タスクが割り当てられことを確認したり、必要に応じてアイデアを話し合ったり、質問/回答したり、最新情報を提供したりといったことができます。特定のチームメイトをコメントに追加するには、@メンションするか、Tab + F を押してから名前を入力して、フォロワーに追加します。

タスクのフォローや、フォローを外すことで、会話に加わったり会話から外れたりすることができます。タスクに追加されると、タスクのそれまでのアクティビティを見ることができるため、他のメンバーに負担をかけません。

2. タスクを作成してチームメイトに割り当てる

チームメイトにリクエストや問い合わせをするときは、メールやチャットを使わずタスクを作成しましょう。タスクは相手のマイタスクリストに表示され、あなたが自動的にフォロワーに追加されます。これであなたの要望はメールに埋もれず、相手は他の仕事との優先順位を考えながら対応してくれます。

詳しくは Asana で仕事に関する質問やリクエストを作成/管理する方法をチェックしましょう。

3. メールに費やす時間を減らす

Asana を使い始めたら、仕事の管理はすべて Asana にまとめ、リクエストも計画もコミュニケーションも Asana で行うのが理想的です。でも、どうしてもメールが必要な場合は、両者をシームレスに行き来できるオプションがあります。

Asana for Gmail アドオンAsana for Outlook の連携を使うと、メールの会話をすばやくアクションに変換し、メールの受信トレイから直接タスクを更新することができます。To-Do や更新がメールの中に埋もれることがなくなり、仕事を Asana にシームレスに移動できます。

gmail アドオンでタスクの詳細を作成

他のメールクライアントを使っている場合は、Asana にメールを転送することでタスクに変換できます。または Asana にある別のメール連携アプリをお試しください。

4. Asana と Slack の間をシームレスに行き来する

多くのチームが調整や連絡の手段として Asana と Slack の両方を使用しています。どちらかのツールを選ぶ代わりに、Asana と Slack の連携で両方を一緒に使用し、会話を行動に移しましょう。

連携をセットアップするには数回クリックするだけ。連携の利用方法および役立つヒントについては、チュートリアルをご覧ください。

Asana と Slack の連携を使用して、Slack のメッセージからタスクを作成し、アクション可能な仕事を追跡する GIF

5. 検索を使って情報を見つけ、レポートを作成する

チームに参加したばかりの人や、最初からタスクやプロジェクトをフォローしていなかった人も、チームのメンバーなら誰でも公開されているタスク、プロジェクト、会話をすべて検索して必要な情報を見つけることができます。検索バーに検索内容を入力するか、特定の条件で検索する必要がある場合は高度な検索を使います。溢れかえる受信トレイや、過去のメールをさかのぼって探し回る必要はもうありません。

6. 承認プロセスおよびフィードバックプロセスの改善

フィードバックの追跡と承認を別々に行うと、混乱を招きプロジェクトに遅れが生じる場合があります。Asana ではタスク内で承認を管理しフィードバックを返すことができます。

Asana でカスタムフィールドのワークフローを承認する GIF

これによりフィードバックを作業ごとに管理でき、予算やマーケティングブログがいつ承認されたかなどを誰もが把握できます。

Asana タスクに添付された画像にフィードバック校正機能を適用 GIF

7. いつでもステータス更新を確認

Asana では、進捗ビューであらゆるプロジェクトのステータス更新を確認できるため、プロジェクトの進捗をチームメイトに尋ねる手間が省けます。プロジェクトのステータスを最新に保つよう、プロジェクトオーナーはプロジェクトのステータスを毎週更新する習慣をつけましょう。

ポートフォリオを作成することで、複数のプロジェクトを 1 か所でモニタリングすることができます。ポートフォリオは、戦略的イニシアチブをリアルタイムに管理するためのミッションコントロールセンターであり、プロジェクトマネージャーやチームのリーダー、管理者にとって理想的な機能です。

8. 受信トレイでフォロー中の仕事に関する通知を受け取る

さまざまな他の通知フィードと同様、Asana の受信トレイでフォロー中の作業に関する更新を自動的に受け取ることができます。受信トレイを使うと、通知の確認や、それに対する応答、アクションがメールやチャットなどよりも簡単にできます。受信トレイで確認できる内容は新規タスクやコメント、タスクの完了、期日の変更など。これにより、自分に関わりのある仕事周辺の状況を常に把握し、Asana でそれに対応することができます。

受信トレイについて、詳しくは簡単な Asana レッスンをご覧ください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。