効果的なチームコミュニケーション

会話やメール、チャットと、チームが連絡を取る方法はいくつもありますが、それでもミスコミュニケーションは起こってしまうもの。しかし、Asana の会話ではコンテキストが維持されるため適切な仕事や適切なチームメイトとの関連性を保つことができます。ここでは、明快な会話を行うためのヒントと Asana でコミュニケーションを取るときにおすすめのルールをご紹介します。

チュートリアルを視聴するには、How to Asana をご利用ください

短いチュートリアルシリーズの How to Asana を観れば、順を追って練習しながら Asana の使い方を短時間で学習できます。

Asana のチームコミュニケーションのヒントとルール

Asana で自信を持って明快なコミュニケーションを取ることができるようにチームをサポートしましょう。いくつものメールや会議、フォローアップは不要です。

1. 連携でメールに費やす時間を減らす

Asana を使い始めたら、仕事の管理はすべて Asana にまとめ、リクエストも計画もコミュニケーションも Asana で行うのが理想的です。でも、どうしてもメールが必要な場合は、両者をシームレスに行き来できるオプションがあります。

Asana for Gmail アドオンAsana for Outlook の連携を使うと、メールの会話をすばやくアクションに変換し、メールの受信トレイから直接タスクを更新できます。To-Do や更新がメールの中に埋もれることがなくなり、仕事を Asana にシームレスに移動できます。

gmail アドオンでタスクの詳細を作成

他のメールクライアントを使っている場合は、Asana にメールを転送することでタスクに変換できます。または Asana にある別のメール連携アプリをお試しください。

2. 行動につながるチャットを行う

多くのチームが調整や連絡の手段として Asana と Slack の両方を使用しています。どちらかのツールを選ぶ代わりに、Asana と Slack の連携で両方を一緒に使用し、コンテキストを失うことなく会話を行動に移しましょう。

たとえば、同僚が Slack であなたに何かをちょっと確認してほしいと頼んできたら、はいと答えれば今していることは中断されるし、ちょっと待ってと答えれば忘れてしまうかもしれません。しかし、この連携を使って必要なコンテキストがすべて含まれたタスクを作成すれば、優先度を設定して適切なタイミングでその依頼に取り組むことができます。

Asana と Slack の連携を使用して、Slack のメッセージからタスクを作成し、アクション可能な仕事を追跡する GIF

連携をセットアップするには数回クリックするだけ。連携の利用方法およびヒントについては、チュートリアルをご覧ください。

3. コメントを使って質問したりフィードバックをもらったりする

タスクにコメントすることで、タスクが割り当てられことを確認したり、必要に応じてアイデアを話し合ったり、質問 / 回答したり、最新情報を提供したりすることができます。特定のチームメイトをコメントに追加するには、@メンションします。

タスクをフォローするまたはフォローを外すことで、会話に入ったり会話から外れたりすることができます。このため、状況を把握したり、自分と関係なくなったら脱退することがすぐにできます。

4. タスクを使ってリクエストする

チームメイトに対するリクエストや情報のリクエストには、メールやチャットを使わずにタスクを作成しましょう。タスクは相手のマイタスクリストに表示され、あなたが自動的にフォロワーに追加されます。メールだと放置されてしまう事柄も、タスクを使えば他の仕事との優先順位を考えながら対応してもらうことができます。

Asana を使った仕事の質問やリクエストの作成、管理について詳しくはこちらをご覧ください。

5. 検索を活用して混乱を減らす

チームに参加したばかりの場合や、最初からタスクやプロジェクトをフォローしていなかった場合も、すべての公開されているタスク、プロジェクト、会話は誰でも検索できます。検索バーに検索内容を入力するか、特定の条件で検索する必要がある場合は高度な検索を使います。このため、受信トレイ通知にしがみついたり、サイドバーからすべてを探そうとする必要はありません。

6. フィードバックと承認リクエストを直接追跡する

タスクから直接承認リクエストを管理し、フィードバックを提供すると、そのフィードバックが仕事との関連性を維持するので、何かが決定、承認されるとメンバー全員がそれを確認できます。

Asaka タスクの承認方法を示す GIF

Asana タスクに添付された画像にフィードバック校正機能を適用 GIF

7. いつでもステータス更新を確認

Asana では、進捗ビューであらゆるプロジェクトのステータス更新を確認できるため、プロジェクトの進捗をチームメイトに尋ねる手間が省けます。プロジェクトのステータスを最新に保つよう、プロジェクトオーナーはプロジェクトのステータスを毎週更新する習慣をつけましょう。

ポートフォリオを作成することで、複数のプロジェクトを 1 か所でモニタリングできます。すべてのプロジェクトのステータス更新を 1 か所で、すばやく、一目で、そしてリアルタイムに確認できるポートフォリオは、プロジェクトマネージャーやチームのリーダー、管理者にとって理想的な機能です。

8. 受信トレイ通知の管理、返答を行う

さまざまな他の通知フィードと同様、Asana の受信トレイではフォロー中の作業に関する更新を自動的に受け取れます。受信トレイを使うと、通知の確認や、それに対する応答、アクションを行うことができます。受信トレイで確認できる内容は新規タスクやコメント、タスクの完了、期日の変更などです。

一般的な更新情報を見る代わりに、自分に直接割り当てられた仕事によって Asana の受信トレイを絞り込み、ソートしている様子を示した GIF

受信トレイについて、詳しくは簡単な Asana レッスンをご覧ください。

申し訳ありませんが、このブラウザーはサポートされていません

Asana は現在お使いのインターネットブラウザーに対応していません。こちらの対応ブラウザーのいずれかを使ってご登録ください。

言語を選択

言語を選択すると asana.com の言語および / またはコンテンツが変更されます。