効果的なチームコミュニケーション

会話やメール、チャットと、チームが連絡を取る方法はいくつもありますが、それでもミスコミュニケーションは起こってしまうもの。しかし、Asana の会話ではコンテキストが維持されるため適切な仕事や適切なチームメイトとの関連性を保つことができます。ここでは、明快な会話を行うためのヒントと Asana でコミュニケーションを取るときにおすすめのルールをご紹介します。

チュートリアルを視聴するには、How to Asana をご利用ください

短いチュートリアルシリーズの How to Asana を観れば、順を追って練習しながら Asana の使い方を短時間で学習できます。

Asana のチームコミュニケーションのヒントとルール

Asana で自信を持って明快なコミュニケーションを取ることができるようにチームをサポートしましょう。いくつものメールや会議、フォローアップは不要です。

1. 連携でメールに費やす時間を減らす

Asana を使い始めたら、仕事の管理はすべて Asana にまとめ、リクエストも計画もコミュニケーションも Asana で行うのが理想的です。でも、どうしてもメールが必要な場合は、両者をシームレスに行き来できるオプションがあります。

Asana for Gmail アドオンAsana for Outlook の連携を使うと、メールの会話をすばやくアクションに変換し、メールの受信トレイから直接タスクを更新できます。To-Do や更新がメールの中に埋もれることがなくなり、仕事を Asana にシームレスに移動できます。

gmail アドオンでタスクの詳細を作成

他のメールクライアントを使っている場合は、Asana にメールを転送することでタスクに変換できます。または Asana にある別のメール連携アプリをお試しください。

2. 行動につながるチャットを行う

多くのチームが調整や連絡の手段として Asana と Slack の両方を使用しています。どちらかのツールを選ぶ代わりに、Asana と Slack の連携で両方を一緒に使用し、コンテキストを失うことなく会話を行動に移しましょう。

たとえば、同僚が Slack であなたに何かをちょっと確認してほしいと頼んできたら、はいと答えれば今していることは中断されるし、ちょっと待ってと答えれば忘れてしまうかもしれません。しかし、この連携を使って必要なコンテキストがすべて含まれたタスクを作成すれば、優先度を設定して適切なタイミングでその依頼に取り組むことができます。

Asana と Slack の連携を使用して、Slack のメッセージからタスクを作成し、アクション可能な仕事を追跡する GIF

連携をセットアップするには数回クリックするだけ。連携の利用方法およびヒントについては、チュートリアルをご覧ください。

3. コメントを使って質問したりフィードバックをもらったりする

タスクにコメントすることで、タスクが割り当てられことを確認したり、必要に応じてアイデアを話し合ったり、質問/回答したり、最新情報を提供したりすることができます。特定のチームメイトをコメントに追加するには、@メンションします。

タスクをフォローするまたはフォローを外すことで、会話に入ったり会話から外れたりすることができます。このため、状況を把握したり、自分と関係なくなったら脱退することがすぐにできます。

4. タスクを使ってリクエストする

チームメイトに対するリクエストや情報のリクエストには、メールやチャットを使わずにタスクを作成しましょう。タスクは相手のマイタスクリストに表示され、あなたが自動的にフォロワーに追加されます。メールだと放置されてしまう事柄も、タスクを使えば他の仕事との優先順位を考えながら対応してもらうことができます。

Asana を使った仕事の質問やリクエストの作成、管理について詳しくはこちらをご覧ください。

5. 検索を活用して混乱を減らす

チームに参加したばかりの場合や、最初からタスクやプロジェクトをフォローしていなかった場合も、すべての公開されているタスク、プロジェクト、会話は誰でも検索できます。検索バーに検索内容を入力するか、特定の条件で検索する必要がある場合は高度な検索を使います。このため、受信トレイ通知にしがみついたり、サイドバーからすべてを探そうとする必要はありません。

6. Asana で承認プロセスとフィードバックプロセスを進める

フィードバックの追跡承認を別々に行うと、混乱を招きプロジェクトに遅れが生じる場合があります。Asana ではタスク内で承認を管理しフィードバックを返すことができます。

Asana でカスタムフィールドのワークフローを承認する GIF

これによりフィードバックを作業ごとに管理でき、予算やブログ記事がいつ承認されたかなどを誰もが把握できます。

Asana タスクに添付された画像にフィードバック校正機能を適用 GIF

7. いつでもステータス更新を確認

Asana では、進捗ビューであらゆるプロジェクトのステータス更新を確認できるため、プロジェクトの進捗をチームメイトに尋ねる手間が省けます。プロジェクトのステータスを最新に保つよう、プロジェクトオーナーはプロジェクトのステータスを毎週更新する習慣をつけましょう。

ポートフォリオを作成することで、複数のプロジェクトを 1 か所でモニタリングできます。すべてのプロジェクトのステータス更新を 1 か所で、すばやく、一目で、そしてリアルタイムに確認できるポートフォリオは、プロジェクトマネージャーやチームのリーダー、管理者にとって理想的な機能です。

8. 受信トレイ通知の管理、返答を行う

さまざまな他の通知フィードと同様、Asana の受信トレイではフォロー中の作業に関する更新を自動的に受け取れます。受信トレイを使うと、通知の確認や、それに対する応答、アクションを行うことができます。受信トレイで確認できる内容は新規タスクやコメント、タスクの完了、期日の変更など。これにより、自分に関わりのある仕事周辺の状況を常に把握し、仕事を進められます

受信トレイについて、詳しくは簡単な Asana レッスンをご覧ください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。