チームの Asana 導入を支援する

チームで Asana を導入しやすくするために、Asana で最も成功しているチームの共通点を分析し、カスタマーサクセスマネージャーの専門知識を注ぎ込み、実証済みのチェンジマネジメント戦略を取り入れ、この記事で解説する「Asana Way of Change」フレームワークを作成しました。

「Asana Way of Change」に記載されている定義、発見、デザイン、力を与える、チームを増やす、Asana の使用を拡大するための 6 つのステップを示したグラフィック

最高の結果を出せるように、以下もおすすめします。

1. 「なぜ Asana なのか」に答える

チームを Asana に招待する前に、その理由が理に適っていることを確認してください。「なぜ Asana なのか?」に答えられるように、以下のエクササイズを行ってください。

成功のビジョンを描く

まず、チームが Asana を利用する理想の状況と、それによって達成できることをイメージしましょう。次のような問いを考えてみてください。

  • Asana でどんな目標が達成できるだろうか?
  • 現在は無理でも将来的に可能になるものは何か?

問題点の把握

次に、チームが共感する問題点のうち、そもそも Asana を検討するきっかけになった問題点を特定します。

問題点
責任の所在があいまい アクションアイテムがメールや他のツールの中に埋もれ、チームメイトは期日も自分の担当する仕事も把握していない
コラボレーションが難しい チームはそれぞれの優先事項にだけ集中し、仕事の引き継ぎがスムーズに行かない、または行われることすらない
プロセスに一貫性がない 仕事を開始するときは、一から始めている、またはメンバー全員がわずかに違う取り組み方をする
プロジェクト管理が困難 システムがシンプル過ぎる、または複雑過ぎるため、プロジェクトの計画と進捗の確認が困難である

「なぜ Asana なのか?」に対する独自の答えを書く

これで、以下の構造を使って「なぜ Asana なのか?」のドラフトを書き上げる準備ができました。

「[チーム名 / 組織名] は Asana を使って [これらのプロジェクトやプロセス] を管理し、[これらの問題点] を解消することで、[これらの目標] を達成します。」

たとえば: 私たちデザインチームは、Asana を使ってデザインリクエストとマーケティングキャンペーンプロジェクトを管理し不明確なリクエストを避け、重複する仕事をなくそうとしています。その結果、私たちはキャンペーンの期日を守り、最も優先度の高い仕事に取り組み、チームがバーンアウトするのを避けられるようになります

Asana 導入サポーターを招集する

次に、最低 3 人のメンバーでグループを作り、以下の役割を担う「Asana 導入サポーター」を結成します。

Asana 導入サポーターの 3 つの役割を示すグラフィック

  1. Setter (方向付けをする人): Asana の使用方法に関する基本的なルールを確立し、Asana を使用するチームメイトの質問に答えます。
  2. Builder (環境作りをする人): 「なぜ Asana なのか?」の目標ステートメントを伝え、チーム全体で合意する実感を持つ。
  3. Celebrator (成果を共有、祝福する人): プロセス全体で達成した内容を認識し、評価することでチームのモチベーションを維持する。

2. 現状を把握する

チームが Asana を使用する理由が明確になったら、最初に試すワークフロー、プロセス、またはプロジェクトを決定します。 ワークフローとは、動画を制作したり、新製品をリリースしたりするためのプロセスや一連のステップです。ワークフロー管理は、これらのプロセスを構築し、追跡するために行います。

どのワークフローを試すかはチームによりますが、以下に当てはまるものを選ぶようにしてください。

  • 共同作業、複数の関係者によるコミュニケーションを伴う
  • 具体的で、目標、成果物、納品までの時間が明確である

アイデアが浮かばない場合は、Asana の使用方法をご覧ください。

最後に、Asana チームの構造を確立して成功を手にするための土台を固めます。通常、Asana のチーム構造には組織チャートの内容を反映させます。

1 つのチームだけが Asana を使用する場合は、バーティカル、イニシアチブ、またはそのチーム内の共同グループを基にチームを展開できます。

Asana のデータ階層、およびチーム、プロジェクト、タスクが整理される方法を示したグラフィック

3. 最初のワークフローをデザインする

現状を把握しましょう。仕事の完了に要する時間、行き詰まる作業、解決する必要がある問題について、チームにアンケートを行ってください。そうすることで、Asana がもたらすインパクトと、これらの問題を解決できるかどうかを見い出せます。

何から始めればよいかわからない場合は、テンプレートをお試しください。

初めてのワークフローを構築すると同時に、Asana の他のツールとの適合性を理解しておけば、どのツールでどのような仕事を行うのかをチームに対して明確に説明できます。

ファイル作成ツール、メッセージツール、コミュニケーションツールと Asana を連携する方法を示したグラフィック

コラボレーションを始める

少人数のグループを招待して、Asana の機能を使い慣れてもらったり、推奨されるベストプラクティスを読んでもらったりしてください。Asana は柔軟なプラットフォームですので、「完璧」なやり方を気にする必要はありません。気軽にお試しください。

準備ができたら、チーム全体を招待して Asana のキックオフミーティングを行います。その際には、最初のステップから始めて、Asana や最初のワークフローを紹介します。

Asana チームキックオフ用オンデマンドウェビナーに参加登録して Asana キックオフプレゼンテーション用テンプレートをダウンロードしたら、チームに合わせて具体的にパーソナライズします。

4. チームに力を与え、達成したことを祝う

以下の「入門」リソースを共有してチームメイトが基礎を修得するのを手伝います。

Asana のルールを作り、利用する

どの機能をいつ、なぜ使用すべきなのか、ということがわからないチームメイトがいる場合、チームの作業が止まってしまうことがあります。チームメイトは、タスクの作成方法を知っていても、いつ完了にすればよいのか、どのように優先順位を付ければよいのかがわからない、ということがあるかもしれません。Asana のチームルールを確立することについて詳しく書かれたこちらの記事をご覧ください。

ミスを予測し、受け入れましょう!チームメイトがルールを忘れてしまったら、Setter がチームメイトに建設的なフィードバックをし、方向修正するようにしてください。

5. チームを成功に導く

チームが Asana を使用し始めたら、ルールを引き続き施行し、構築したプロセスに関するどのような質問に対しても答えを提供できるように、Asana を信頼できる唯一の情報源にしましょう。以下のアイデアを使って始めてください。

  • 質問をしたり、フィードバックを提供したりするための Asana プロジェクトをセットアップし、その内容を毎週チェックします。
  • チームが早期におさめる成功は、その規模にかかわらずお祝いしましょう!Celebrator は、Asana の学習や使用に関するインセンティブまたはお祝いのシステムを作成するとよいかもしれません。
  • 何かを「壊してしまう」ことを心配せずに機能を試せる安全なスペースを設けます。
  • チームが丸一日または一週間を通して誰にもメールを送信せず、代わりに Asana でコミュニケーションをとれるかどうか試すための「ノーメールデイチャレンジ」を実施してみてください。

新しいチームメイトをオンボーディングし、Asana の使用をすぐに開始できるようにするための計画を立てることもおすすめします。新入社員のオンボーディングテンプレートからアイデアを得て、Asana のオンボーディングを基本的な新入社員のオンボーディングプロセスと連携させることを検討してください。

6. 結果を評価し、Asana の使用を拡大する

Asana を 1、2 か月使用したら、セクション 1 で書き出した内容を振り返り、セクション 2 のアンケートでチームに質問したチームのベースラインについて再度検討し、その進捗を確認します。チームに以下の質問をします。

  • 当初の目標は達成できたか?
  • 新しいプロセスをスムーズに実行できているか?
  • 以前と比べて同じ仕事にどれだけの時間を費やしているか?
  • 期待と照らし合わせて、Asana の効果はどの程度か?Asana に解決を期待した問題は解決されたか?

タイムラインを無事に完了したら、幹部スポンサーや関係者に成功した結果と進捗について伝えましょう。さらに多くのプロセス、プロジェクト、ワークフローを Asana に追加してください。

その他のリソース

学習はまだまだ続きます。以下に紹介するさまざまなリソースから、他のチームによる Asana の使用方法を知り、他のベストプラクティスについても学習しましょう。

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