Asana 導入プランの作成

Asana を利用することは簡単ですが、チームをうまく運営していくには注意深い計画と忍耐、粘り強さが求められます。

チームで Asana を導入しやすくするため、Asana で最も成功しているチームの共通点を分析し、カスタマーサクセスマネジャーの専門知識と組み合わせ、Asana への移行を管理する最適な戦略をご紹介します。

Asana の導入には、Premium または Business の無料トライアルを試すのがおすすめです。

1. 「なぜ Asana なのか」に答える

どんな変化でも適応するのは難しいものですが、チームの働き方の変更といったら一筋縄ではいきません。みんなを Asana に招待する前に、チーム全体、そして個々のチームメイトに「Asanaを利用する理由」を説明して納得してもらうことが大切です。そうすることでモチベーションを維持し、計画を進めましょう。

Asana での成功のビジョンを描く

まず、チームが Asana を利用する理想の状況と、それによって達成できることをイメージしましょう。次のような問いを考えてみてください。

  • Asana でどんな目標が達成できるだろうか?
  • 自分の優先順位は何か?
  • どんなプロジェクトを Asana で実施するか?
  • Asana でどんなプロセスを行うか?

問題点の把握

次に、チームが共感する問題点のうち、Asana が解決に役立ちそうなものを特定します。たとえば、次のとおりです。

問題点
情報がまとまらず、ばらばらに散在している リクエストや情報がメール、ファイル共有、その他のアプリに散在している
コラボレーションが難しい チームや個人が縦割りで作業している
プロセスに一貫性がない プロジェクトを開始するたびに、一から始めなければならない
責任の所在があいまい チームメイトが期日を守らず、作業の重複が起こり、誰が何をしているかわからない
プロジェクト管理が困難 タイムラインが把握できない、またはタイムライン内のステップを管理できない

目標ステートメントを書く

Asana で達成したい目標や解決したい問題を把握したら、目標ステートメントを書きましょう。たとえば、次のようになります。

2. 導入プランの作成

Asana を利用する目的を明確にしたら、いよいよ導入プランを考える番です。プランでは目標を立てて、タイムラインを設定しましょう。そうすることで、導入が順調であるか、進捗を把握できます。導入プランは Asana プロジェクトとして作成して、各ステップをタスクで表すことができます。

導入プランに何を盛り込むか

チームが違えば導入プランも少し異なりますが、次のポイントが重要です。

  • Asana で試してみたい初のプロセスを選び、それをプロジェクトにすること。コツについては次のセクションをお読みください。
  • Asana の利用を広め、定着させる影響力のある関係者(チームリーダー、幹部)を計画に加えること。
  • Asana にチームメイトを招待すること。Asana のメールテンプレートを利用できます。
  • Asana のキックオフミーティングを開いて、メンバーに期待することを設定し、Asana を試すことを発表します。
  • プロセスの主なマイルストーンを決めること。たとえば「第 3 週までに全員がタスクを割り当てて完了する」などです。

多くのチームは約 2 か月で Asana の導入に成功しています。Asana アカデミーのトレーニングを活用して、導入スピードをアップしましょう。

3. 最初のプロセスを選ぶ

プランの準備ができたら、チーム全員を招待する前に数人を招待して一緒にAsana を試してみましょう。試すプロセスはチームによって異なりますが、次のようなプロセスを選ぶようにしてください。

  • シンプルで具体的なもの
  • チーム全体でコラボレーションできるもの
  • 目標、計画、成果物が明確であるもの
  • 現在問題があったり、スムーズでないもの
  • チームの実績として価値のあるもの

たとえば、仕事をリクエストするプロジェクトチームミーティングテンプレートなどで始めてみましょう。作成後は、プロジェクトのベストプラクティスおよびヒントもご覧ください。

プロジェクトを作成したら、チームメイトが各機能に慣れるよう、Asana を触ってみてもらい、プロジェクトにとって最良のワークフローを考えましょう。Asana での変更の多くは元に戻すことができるので、やり方がわからなくても、不安がらずにいろいろ試してみてください。

テストチームの準備ができたら、最初のステップに必要な情報を伝えて、Asana とテストプロジェクトの紹介をするために、チームメンバー全員を招待して Asana のキックオフミーティングを開きます。

4.効果的な仕組みを作る

チームが動き始めたら、どう Asana を使用するかについて、さまざまなことを決めましょう (例: プロジェクトの構築方法、タスクが遅れた場合の対処)。そうすることで、「正しいやり方」をしているという安心感が生まれ、全員が「正しいやり方」に納得できます。

Asana のルールを作り、利用する

チームによっては、メンバーが Asana 機能の使い方を覚えられないからではなく、いつ、そしてなぜそれを使うべきかがはっきりしていないために、障害にぶつかることがあります。プロジェクトの作成方法を知っていても、いつプロジェクトを作るべきなのか、どう管理するべきかがわからないのです。

推奨事項とベストプラクティスを読み、チームで実践してみましょう。または、たたき台として使用しましょう。

ルールを決めたら、次のようなヒントを使ってチームを正しい方向に導きましょう。

  • チームメイトが質問したり、フィードバックを出せる Asana プロジェクトを作成し、定期的にチェックする。
  • フレンドリーな担当者を決め、チームメイトを正しい方向にリードする。
  • Asana の学習や使用にインセンティブを設ける。
  • 「何か壊したらどうしよう」と影響を心配することなく、誰でも機能を試すことができる「安全なスペース」を設ける。

5. フォローアップと利用の拡大

Asana の導入が順調に進んだら、ステップ 1 で書いたことを振り返り、その通りになっているか確認しましょう。目標は達成されましたか?新しいプロセスはスムーズに運営されていますか?予測と比較して Asana の効果はどうですか?

タイムラインを見事に完了したら、幹部スポンサーや関係者に成功した結果と進捗について伝えましょう。さらに多くのプロセス、プロジェクト、ワークフローを Asana に追加してください。

Asana に追加するプロジェクトのアイデアや作成方法を知りたい場合は、テンプレートを使用して手間を省き、Asana ガイドで使用例のヒントやベストプラクティスをチェックしてください。

学習はこれで終わりではありません。Asana のさまざまなリソースを利用して、他のチームの Asana 活用例やベストプラクティスを学びましょう。

チームに Asana を導入するのは簡単であっという間、というわけにはいきませんが、一度導入してしまえば、コラボレーションも生産性の向上も、かつてないほど容易になるでしょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。