チームの Asana 導入を支援する

チームで Asana を導入しやすくするために、Asana で最も成功しているチームの共通点を分析し、カスタマーサクセスマネージャーの専門知識を注ぎ込み、実証済みのチェンジマネジメント戦略を取り入れ、この記事で解説する「Asana Way of Change」フレームワークを作成しました。

「Asana Way of Change」に記載されている定義、発見、デザイン、力を与える、チームを増やす、Asana の使用を拡大するための 6 つのステップを示したグラフィック

最高の結果を出せるように、以下もおすすめします。

1. 「なぜ Asana なのか」に答える

チームを Asana に招待する前に、その理由が理に適っていることを確認してください。「なぜ Asana なのか?」に答えられるように、以下のエクササイズを行ってください。

成功のビジョンを描く

まず、チームが Asana を利用する理想の状況と、それによって達成できることをイメージしましょう。次のような問いを考えてみてください。

  • Asana でどんな目標が達成できるだろうか?
  • 現在は無理でも将来的に可能になるものは何か?

問題点の把握

次に、チームが共感する問題点のうち、そもそも Asana を検討するきっかけになった問題点を特定します。

問題点
責任の所在があいまい アクションアイテムがメールや他のツールの中に埋もれ、チームメイトは期日も自分の担当する仕事も把握していない
コラボレーションが難しい チームはそれぞれの優先事項にだけ集中し、仕事の引き継ぎがスムーズに行かない、または行われることすらない
プロセスに一貫性がない 仕事を開始するときは、一から始めている、またはメンバー全員がわずかに違う取り組み方をする
プロジェクト管理が困難 システムがシンプル過ぎる、または複雑過ぎるため、プロジェクトの計画と進捗の確認が困難である

「なぜ Asana なのか?」に対する独自の答えを書く

これで、以下の構造を使って「なぜ Asana なのか?」のドラフトを書き上げる準備ができました。

「[チーム名 / 組織名] は Asana を使って [これらのプロジェクトやプロセス] を管理し、[これらの問題点] を解消することで、[これらの目標] を達成します。」

たとえば: 私たちデザインチームは、Asana を使ってデザインリクエストとマーケティングキャンペーンプロジェクトを管理し不明確なリクエストを避け、重複する仕事をなくそうとしています。その結果、私たちはキャンペーンの期日を守り、最も優先度の高い仕事に取り組み、チームがバーンアウトするのを避けられるようになります

Asana 導入サポーターを招集する

次に、最低 3 人のメンバーでグループを作り、以下の役割を担う「Asana 導入サポーター」を結成します。

Asana 導入サポーターの 3 つの役割を示すグラフィック

  1. Setter (方向付けをする人): Asana の使用方法に関する基本的なルールを確立し、Asana を使用するチームメイトの質問に答えます。
  2. Builder (環境作りをする人): 「なぜ Asana なのか?」の目標ステートメントを伝え、チーム全体で合意する実感を持つ。
  3. Celebrator (成果を共有、祝福する人): プロセス全体で達成した内容を認識し、評価することでチームのモチベーションを維持する。

2. 現状を把握する

チームが Asana を使用する理由が明確になったら、最初に試すワークフロー、プロセス、またはプロジェクトを決定します。 ワークフローとは、動画を制作したり、新製品をリリースしたりするためのプロセスや一連のステップです。ワークフロー管理は、これらのプロセスを構築し、追跡するために行います。

どのワークフローを試すかはチームによりますが、以下に当てはまるものを選ぶようにしてください。

  • 共同作業、複数の関係者によるコミュニケーションを伴う
  • 具体的で、目標、成果物、納品までの時間が明確である
  • まとまりがない、現在混乱が生じたり、チームが目標を逃したりしている

アイデアが浮かばない場合は、Asana の使用方法をご覧ください。

最後に、Asana チームの構造を確立して成功を手にするための土台を固めます。通常、Asana のチーム構造には組織チャートの内容を反映させます。

1 つのチームだけが Asana を使用する場合は、バーティカル、イニシアチブ、またはそのチーム内の共同グループを基にチームを展開できます。

Asana のデータ階層、およびチーム、プロジェクト、タスクが整理される方法を示したグラフィック

3. 最初のワークフローをデザインする

現状を把握しましょう。仕事の完了に要する時間、行き詰まる作業、解決する必要がある問題について、チームにアンケートを行ってください。そうすることで、Asana がもたらすインパクトと、これらの問題を解決できるかどうかを見い出せます。

何から始めればよいかわからない場合は、テンプレートをお試しください。

初めてのワークフローを構築すると同時に、Asana の他のツールとの適合性を理解しておけば、どのツールでどのような仕事を行うのかをチームに対して明確に説明できます。

ファイル作成ツール、メッセージツール、コミュニケーションツールと Asana を連携する方法を示したグラフィック

コラボレーションを始める

少人数のグループを招待して、Asana の機能を使い慣れてもらったり、推奨されるベストプラクティスを読んでもらったりしてください。Asana は柔軟なプラットフォームですので、「完璧」なやり方を気にする必要はありません。気軽にお試しください。

準備ができたら、チーム全体を招待して Asana のキックオフミーティングを行います。その際には、最初のステップから始めて、Asana や最初のワークフローを紹介します。

Asana チームキックオフ用オンデマンドウェビナーに参加登録して Asana キックオフプレゼンテーション用テンプレートをダウンロードしたら、チームに合わせて具体的にパーソナライズします。

4. チームに力を与え、達成したことを祝う

以下の「入門」リソースを共有してチームメイトが基礎を修得するのを手伝います。

Asana のルールを作り、利用する

どの機能をいつ、なぜ使用すべきなのか、ということがわからないチームメイトがいる場合、チームの作業が止まってしまうことがあります。チームメイトは、タスクの作成方法を知っていても、いつ完了にすればよいのか、どのように優先順位を付ければよいのかがわからない、ということがあるかもしれません。Asana のチームルールを確立することについて詳しく書かれたこちらの記事をご覧ください。

ミスを予測し、受け入れましょう!チームメイトがルールを忘れてしまったら、Setter がチームメイトに建設的なフィードバックをし、方向修正するようにしてください。

5. チームを成功に導く

チームが Asana を使用し始めたら、ルールを引き続き施行し、構築したプロセスに関するどのような質問に対しても答えを提供できるように、Asana を信頼できる唯一の情報源にしましょう。以下のアイデアを使って始めてください。

  • 質問をしたり、フィードバックを提供したりするための Asana プロジェクトをセットアップし、その内容を毎週チェックします。
  • チームが早期におさめる成功は、その規模にかかわらずお祝いしましょう!Celebrator は、Asana の学習や使用に関するインセンティブまたはお祝いのシステムを作成するとよいかもしれません。
  • 何かを「壊してしまう」ことを心配せずに機能を試せる安全なスペースを設けます。
  • チームが丸一日または一週間を通して誰にもメールを送信せず、代わりに Asana でコミュニケーションをとれるかどうか試すための「ノーメールデイチャレンジ」を実施してみてください。

新しいチームメイトをオンボーディングし、Asana の使用をすぐに開始できるようにするための計画を立てることもおすすめします。新入社員のオンボーディングテンプレートからアイデアを得て、Asana のオンボーディングを基本的な新入社員のオンボーディングプロセスと連携させることを検討してください。

6. 結果を評価し、Asana の使用を拡大する

Asana を 1、2 か月使用したら、セクション 1 で書き出した内容を振り返り、セクション 2 のアンケートでチームに質問したチームのベースラインについて再度検討し、その進捗を確認します。チームに以下の質問をします。

  • 当初の目標は達成できたか?
  • 新しいプロセスをスムーズに実行できているか?
  • 以前と比べて同じ仕事にどれだけの時間を費やしているか?
  • 期待と照らし合わせて、Asana の効果はどの程度か?Asana に解決を期待した問題は解決されたか?

タイムラインを無事に完了したら、幹部スポンサーや関係者に成功した結果と進捗について伝えましょう。さらに多くのプロセス、プロジェクト、ワークフローを Asana に追加してください。

その他のリソース

学習はまだまだ続きます。以下に紹介するさまざまなリソースから、他のチームによる Asana の使用方法を知り、他のベストプラクティスについても学習しましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。