Asana 導入プランの作成

Asanaを利用することは簡単ですが、チームをうまく運営していくには注意深い計画と忍耐、粘り強さが求められます。

チームで Asana を導入しやすくするため、Asana でもっとも成功しているチームの共通点を分析し、カスタマーサクセスマネジャーの専門知識と組み合わせ、Asana への移行を管理する最適な戦略をご紹介します。

Asana の導入には、Premium または Business の無料トライアルを試すのがおすすめです。

1. 「なぜ Asana か」に答える

どんな変化でも適応するのは難しいものですが、チームの働き方の変更といったら一筋縄ではいきません。みんなを Asana に招待する前に、チーム全体、そして個々のチームメイトに「Asanaを利用する理由」を説明して納得してもらうことが大切。そうすることでモチベーションを維持し、計画を進めましょう。

Asanaでの成功のビジョンを描く

まず、チームが Asana を利用する理想の状況と、それによって達成できることをイメージしましょう。次のような問いを考えてみてください。

  • Asana でどんな目標が達成できるだろうか?
  • 自分の優先順位は何か?
  • どんなプロジェクトを Asana で実施するか?
  • Asanaでどんなプロセスを行うか?

問題点の把握

次に、チームが共感し、Asana が解決に役立ちそうな問題点を特定します。たとえば:

問題点
情報がまとまっていない。ばらばらに散在している リクエストや情報がメール、ファイル共有、その他のアプリに散在している
コラボレーションが難しい チームや個人が縦割りで作業している
プロセスに一貫性がない プロジェクトを開始するたびに、一から始めなければならない
責任の所在があいまい チームメイトが期日を守らず、作業の重複が起こり、誰が何をしているか分からない
プロジェクト管理が困難 タイムラインが把握できない、またはタイムライン内のステップを管理できない

目標ステートメントを書く

Asana で達成したい目標や解決したい問題を把握したら、目標ステートメントを書きましょう。たとえば:

2. 導入プランの作成

Asana を利用する目的を明確にしたら、いよいよ導入プランを考える番です。プランでは目標を立て、タイムラインを設定しましょう。そうすることで導入が軌道に乗ったか進捗を把握できます。導入プランは各段階のタスクを設定したAsanaプロジェクトとして作成できます。

導入プランに何を盛り込むか

導入プランはそれぞれ少しずつ違いますが、次のポイントが重要です。

  • Asana で試してみたい初のプロセスを選び、それをプロジェクトにすること。コツについては次のセクションをお読みください。
  • Asana の利用を広め、定着させる影響力のある関係者(チームリーダー、幹部)を計画に加えること。
  • Asana にチームメイトを招待すること。Asana のメールテンプレートを利用できます。
  • Asana キックオフミーティングを開くこと。
  • プロセスの主なマイルストーンを決めること。たとえば「第3週までに全員がタスクを割り当て、完了する」などです。

多くのチームは約2か月でAsana の導入に成功しています。Asana Academy のトレーニングを活用して、導入スピードをアップしましょう。

3. 最初のプロセスを選ぶ

プランの準備ができたら、チーム全員を招待する前に数人を招待して一緒にAsana を試してみましょう。試すプロセスはチームによって異なりますが、次のようなプロセスを選ぶようにしてください:

  • シンプルかつ具体的
  • チーム全体のコラボレーションが必要なもの
  • 明確な目標、計画、成果物のあるもの
  • 現在問題があったり円滑に進んでいないもの
  • チームの実績として意味のあるもの

たとえば、仕事をリクエストするプロジェクトチームミーティングテンプレートなどで始めてみましょう。作成後は、プロジェクトのベストプラクティスおよびヒントもご覧ください。

プロジェクトを作成したら、チームメイトが各機能に慣れるよう、Asana を触ってみてもらい、プロジェクトにとって最良のワークフローを考えましょう。Asana での変更の多くは元に戻すことができるので、やり方が分からなくても、不安がらずにいろいろ試してみてください。

チームの準備ができたら、チーム全員を招待し Asanaキックオフミーティングを開いて、初めの一歩から Asana について説明し、Asana とテストプロジェクトを紹介しましょう。

4.効果的な仕組みを作る

チームが動き始めたら、どう Asana を使用するかについて(例:プロジェクトの構築方法、タスクが遅れた場合の対処)、さまざまなことを決めましょう。そうすることで、「正しいやり方」をしているという安心感が生まれ、全員が「正しいやり方」に納得できます。

Asana のルールを作り、利用する

チームによっては障害にぶつかることもありますが、これはそのチームがAsana の機能の使い方を覚えられないからではなく、いつ、そしてなぜそれを使うべきかがはっきりしていないためです。プロジェクトの作成方法を知っていても、いつプロジェクトを作るべきなのか、どう管理するべきかが分からないためなのです。

推奨事項とベストプラクティスを読み、チームで実践してみましょう。またはたたき台として使用しましょう。

ルールを決めたら、次のようなヒントを使ってチームを正しい方向に導きましょう。

  • チームメイトが質問したり、フィードバックを出せる Asana プロジェクトを設定し、定期的にチェックする。
  • フレンドリーな担当者を決め、チームメイトを正しい方向にリードする。
  • Asana の学習や使用にインセンティブを設ける。
  • 「何か壊したらどうしよう」と影響を心配することなく、誰でも機能を試すことができる「安全なスペース」を設ける。

5. フォローアップと利用の拡大

Asana の導入が順調に進んだら、ステップ1で書いたことを振り返り、その通りになっているか確認しましょう。目標は達成されましたか?新しいプロセスはスムーズに運営されていますか?予測と比較して Asana の効果はどうですか?

タイムラインを見事に完了したら、幹部スポンサーや関係者に成功した結果と進捗について伝えましょう。さらに多くのプロセス、プロジェクト、ワークフローを Asana に追加してください。

Asana に追加するプロジェクトのアイデアや作成方法を知りたい場合は、テンプレートを使用して手間を省き、ガイドで使用例のヒントおよびベストプラクティスをチェックしてください。

学習はこれで終わりではありません。Asana のさまざまなリソースを利用して、他のチームの Asana 活用例やベストプラクティスを学びましょう。

チームに Asana を導入するのは簡単であっという間、というわけにはいきませんが、一度導入してしまえば、コラボレーションも生産性の向上も、かつてないほど容易になるでしょう。

ログイン

or

パスワードを忘れた場合

登録

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

登録

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

無料トライアルを始める

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

無料トライアルを始める

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

Asana Premium を入手

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

Asana Business を入手

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

登録できませんでした。

アカウントの作成中に問題が発生しました。このウィンドウを閉じてもう一度試してください。

こんにちは。以前にもお会いしましたね!

リンクを次に追加

エラー: リンクを追加する前にワークスペースを選択してください


申し訳ありませんが、このブラウザは非対応です

Asana は現在お使いのインターネットブラウザに対応していません。こちらの対応ブラウザを使ってご登録ください。


料金を計算するには Asana にログインまたは登録してください

or

パスワードを忘れた場合

Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。