Asana のキックオフミーティングを開く

数人のチームメイトと Asana を利用し、一緒に仕事を追跡するメリットを感じることができたら、今度はチーム全体に Asana を提案してみましょう。すでに下準備ができている今なら、残りのチームに対して Asana のキックオフミーティングを開くことができます。

Asana のキックオフミーティング

チームメイト全員に Asana に参加してもらうなら、会議を開いて Asana のメリットを伝え、全員が共通認識を持って始められるようにすることをお勧めします。

1. Asana キックオフミーティングの議題プロジェクトを作成する

議題プロジェクトには、以下のステップを追加することをおすすめします (詳しくは、各項目をお読みください)。

  • Asana を使用する理由を説明する
  • Asana の機能のデモを行う
  • 自分が気に入っている機能を伝える
  • Asana の使い方を教える
  • リソースを提供する
  • 計画を立て、次のステップを明確にする

このリストを Asana の新規プロジェクトにコピーして貼り付け、各項目をタスクにできます!

2. Asana を使用する理由を説明する

会議を開く前に、チームの弱点や問題は何か、それを Asana でどのように解決できるか、そして Asana を使う全体的な目標について考えおくことをお勧めします。チームに尋ねて一緒に解決策や目標を立てても良いでしょう。

Asana を使うメリットを説明します。

  1. 誰がいつまでに何をしているのかが明確になる。
  2. 仕事に関する仕事ではなく、実務にかける時間が増える。
  3. 自分の仕事と、全体目標や目的との関係性がよくわかる。

また、メールやファイル共有ツール、グループチャットシステムなど、現在使っている他のツールと Asana を併用できることを説明すると良いでしょう。他のツールをやめて Asana を使う (またはその逆の) 実例を挙げてみても良いかもしれません。

3. Asana の機能のデモを行う

Asana の主な機能とメリットを紹介したら、チームのワークフローに基づき、仕事を効果的に管理できる点について説明します。次の基本機能は必ず含めましょう。

  • タスク。担当者、期日、フォロワー、コメントを設定することで、指示内容がすべて明確になります。
  • プロジェクト (リストとボード)。カスタムフィールド、タイムライン、ステータス更新、カレンダーを使うことができます。全員がプロジェクト計画を 1 か所で確認し、最も合理的なビューで仕事の進行状況を正確に把握することができます。
  • テンプレート。自分で作成することも、Asana が作成したテンプレートを使うこともできます。ステップを見落とすことなく、さまざまなプロジェクトにすばやく着手することができます。

また、自分が気に入っている機能を紹介し、その感想やお気に入りポイント、チームとしてのメリットなどを伝えても良いでしょう。以下のようなハイライトポイントがあります。

  • 受信トレイ。自分がフォローしている仕事に関する最新情報だけが届きます。
  • マイタスク。自分に割り当てられているすべての仕事を確認できるため、その日にすべきことを常に把握できます。
  • 高度な検索レポート。生産性をチェックしたり、リスクがある仕事に目を光らせたり、承認を管理したりできます。
  • 連携。ツール間の連携により、時間を節約できるほか、ファイルやメール、チャット間における情報の喪失を防ぐことができます。

チームのオンボーディングでサポートが必要な場合は、Asana Business または Enterprise をご検討ください。カスタマーサクセスチームが提供する導入サポートを受けられます。

4. Asana の使い方を教える

Asana は、さまざまな使い方ができる柔軟なツールです。Asana の使い方に「王道」はないため、あなたの使い方を説明してスムーズなワークフローを確立しましょう。既存のタスクやプロジェクトを例に出して過程を説明すると、説得力が出ます。その後、全員にとって最適な使い方をチームで検討すると良いでしょう。

5. 学習リソースを提供する

  • ガイド—ガイドの記事を参照すると、チーム全員が Asana の使い方をマスターすることができます。
  • ヘルプ—Asana の機能についてもっと知りたい場合や特定の機能について質問がある場合は、ヘルプセクションをご覧ください。
  • Asana レッスン—Asana レッスンを受ければ、すぐに Asana に慣れることができます。
  • リソース—リソースページには、利用の開始に役立つビデオやオンボーディング用チェックリストなど、これから使い始めるチームのためのコンテンツが用意されています。
  • Asana アカデミー—プロジェクト管理スキルや生産性の向上に貢献し、Asana のベストな使用方法を伝授する丁寧なオンデマンド形式のコース。

6. 計画を予定に落とし込む

会議を締めくくる前に、Asana の実稼働に向けて計画や予定を立てましょう。以下は、順調に進めるためのヒントです。

  • シンプルながら、コラボレーションを必要とする最初のプロジェクトを選んで一緒に試しましょう。改善の余地があるプロセスから始めます。
  • 大半のチームが、完全に Asana を学習して順応するまでに約 2 か月かかります。その間も進捗は見られますが、習慣として根付くにはある程度時間が必要です。Asana オンボーディングテンプレートを使えば、最適な導入計画を自動的に始めることができます。
  • 影響を心配することなく誰でも機能を試すことができるスペース (チームやプロジェクトなど) を用意しましょう。
  • タスクやプロジェクト、会話の作成や使用に関するルールをいくつか作りましょう。どんなルールにするかはチーム次第ですが、Asana がお勧めするルールもチェックしてみてください。
  • チームのルールができたら、全員が参照できるようプロジェクトでそのルールを追跡します。また、ルールの徹底や他のメンバーの学習サポートを行う Asana のエキスパートにチームメイトを割り当てましょう。
  • Asana で 1 つの場所から定期的に進捗を確認できるように、チームの最初のプロジェクトのポートフォリオを作成しましょう。一緒にモニタリングしたいプロジェクトをすべてポートフォリオにまとめることができます。

キックオフミーティングが終わったら、いよいよチームメイトを全員 Asana に招待して、タスクやプロジェクトに取り組みましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。