Asana とメールを活用

メールによって組織全体どころか世界中の人たちが互いにコミュニケーションを取れますが、メールは仕事管理のためのツールとは言えません。ともすれば受信トレイがあふれかえり、何かの通知を見落としたり、To-Do が不明瞭で、手動でせっせと追跡して管理しなくてはならないことも。 Asana でプロジェクトの計画やコミュニケーションを行えば、仕事量の管理やチームとのコラボレーションもずっと簡単で効率的になります。しかも Asana とメールを一緒に使うこともできるのです。

チームのメール送信回数を減らす

Asana とメールを使って生産性を高める方法はいくつかあります。ポイントは、それぞれのツールを一番得意なことに利用すること。Asana とメールを併用することについての概要は、How to Asana をチェックしましょう。 

Asana を使い始めたばかりなら、いつメールを使うべきで、いつ Asana を使うべきかについて、チームとルールを決めることをおすすめします。下のワークフローの例を参照してください。

始める際は、チームに新しい仕事リクエストをメールを使わずに Asana タスクとして作成してもらいましょう。

メール連携を使って会話をアクションに変換する

特に組織外の人 (業者、代理店、カスタマーなど) とのやり取りがある場合、仕事を Asana に移動する最も簡単な方法は、メールをタスクに変換すること。これによって、メールでやり取りを続けながら、Asana を使って仕事の管理や優先順位付けができます。Asana のメール連携機能を使えばすばやく簡単に実現します。

Asana for Gmail や Asana for Outlook などのアプリを試す

Gmail や Outlook を使用しているなら、Asana for Gmail アドオンAsana for Outlook アプリを使って、メールを直接タスクに変換し、タスクをチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトにタスクに追加できます。メールの受信トレイを離れる必要はありません。これでワークフローのスピードが格段に上がります。

GSuite マーケットプレイスで入手できる Asana for Gmail アドオンを使ってメールをタスクに変換Asana のアプリページで入手できる Asana for Outlook アプリでメールをタスクに変換

たとえば、お客様からチームのためのトレーニングセッションの依頼がメールで送られてきたら、連携機能を使ってその依頼を直接、タスクに変換できます。メールに書かれた背景の説明も合わせて、追跡可能なタスクとして作成されるため、他の仕事との優先順位の決定がしやすく、トレーニングに使えそうな文書を添付したり、忘れないように期日を設定したりすることができます。

メールを Asana のタスクに変換する

Gmail や Outlook を使っていない場合は、メールを x@mail.asana.com に転送すれば、自動的にマイタスクに入ります。詳細については Asana へのメール転送についてのヘルプを参照してください。

DossierNewton のようなメール連携アプリも使用できます。Newton は Gmail、Outlook 以外のメールクライアントや IMAP アカウントでの使用に便利です。

Asana からのメールを管理する

Asana は新しい通知をメールで送信してくれます。Asana の使用に慣れ、毎日 Asana 受信トレイをチェックする習慣ができるまで、この通知機能をオンにしておくことをおすすめします。仕事でメールを使うことが多い場合も、受信トレイからタスクを実行できるので通知をオンにしておきましょう。Asana の通知メールでは以下のことができます。

  • タスクを完了にする: 「Complete」と返信
  • タスクにコメントする: メール本文にコメントを書いて返信する
  • タスクを割り当てる: チームメイトのメールアドレスを宛先に入れて返信する
  • タスクフォロワーを追加する: チームメイトのメールアドレスを CC の宛先に入れて返信する

通知メールが多すぎたり、通知が不要になった場合はプロフィール設定でオフにできます。

Asana とメールを使用するワークフローの例

Asana とメールを一緒に活用する方法を理解したら、それぞれを使って生産性を最大限に高める方法はこちらです。

基本的なヒント :

  • チームメイトにメールでリクエストを送る代わりに、タスクを割り当ててみましょう。CC に入れておきたい人をタスクフォロワーに追加すれば、常に情報が共有されます。
  • メールを書いたり返信する代わりにタスクのコメントを使えば仕事に関する情報がすべてそこに残ります。お礼を言ったり、コメントを見たことを知らせるにはいいねを付けましょう。
  • メールで添付ファイルを探したり、管理したりするのは簡単ではありません。Asana のタスクに添付し、ファイルビューを使えば、プロジェクト内の全ファイルが一覧できます。
  • メールのフォローアップが必要なら、メール連携を使用するか、そのメールを Asana に送り、リマインダータスクを作成すれば、追跡が容易になります。

コミュニケーション :

  • ゲストを招待する: Asana の外にいる人とのやり取りが多い場合は、その人をゲストとして Asana に招待すれば、コミュニケーションやアクションをもっとすばやく、追跡できる形で行えます。
  • プライベートなコミュニケーション: プライベートチームプロジェクト、あるいはタスクを Asana で作成しましょう。これにより、すべての情報を簡単に探せる一方で、アクセスは関係者だけに限定されます。
  • ステータスの更新: いつもステータスの更新をメールで通知していたなら、チームまたはプロジェクトの会話を使用してみましょう。更新の記事で、チームメイト、タスク、プロジェクトに @メンションできます。チームメイトは更新内容にコメントを送ることができるため、長いメールスレッドで添付や回答が行方不明になることがありません。

特定のプロジェクト :

  • キャンペーンのプランニング: 外部の代理店などと協力している場合、キャンペーンプロジェクトのためのキャンペーンアセットが含まれるメールを Asana のタスクに変換すれば、ファイルビューで参照したり、チーム全体で共有したりすることができます。
  • 制作リクエスト: 組織の誰かから、制作やデザインの依頼がメールで届いたら、連携機能を使うか、メールを Asana に転送してタスクに変換し、リクエストプロジェクトで他の仕事と一緒に追跡しましょう。そうすれば、他の作業と比較してリクエストの優先順位付けするだけでなく、同じ作業の重複を避けることができます。こうした管理はメールではできません。
  • イベントプランニング: ベンダーから見積もりやイベントの仕様が送られてきたら、そのメールを Asana のイベントプロジェクト内のタスクに変換し、チームと話し合うことができます。サブタスクを利用して、フィードバックや承認を求めましょう。
  • デザイン検討会議: フィードバックのやり取りにメールではなく、校正機能を利用して画像に直接コメントを残すことで、背景が明確になりクリエーターも楽に参照できます。

Asana とメールの併用の方法はチームごとに異なります。でも Asana を使えば、あなたがチームに送るメールの数はぐっと減るはず。そして実際に送受信するメールを、Asana とメールの間でキャッチボールのように移動させれば、常に最新情報を把握しながら生産性を高められるでしょう。

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