Asana とメールを活用

メールによって組織全体どころか世界中の人たちが互いにコミュニケーションを取れますが、メールは仕事管理のためのツールとは言えません。ともすれば受信トレイがあふれかえり、何かの通知を見落としたり、To-Do が不明瞭で、手動でせっせと追跡して管理しなくてはならないことも。 Asana でプロジェクトの計画やコミュニケーションを行えば、仕事量の管理やチームとのコラボレーションもずっと簡単で効率的になります。しかも Asana とメールを一緒に使うこともできるのです。

チームのメール送信回数を減らす

Asana とメールを使って生産性を高める方法はいくつかあります。ポイントは、それぞれのツールを一番得意なことに利用すること。Asana とメールを併用することについての概要は、How to Asana をチェックしましょう。 

Asana を使い始めたばかりなら、いつメールを使うべきで、いつ Asana を使うべきかについて、チームとルールを決めることをおすすめします。下のワークフローの例を参照してください。

始める際は、チームに新しい仕事リクエストをメールを使わずに Asana タスクとして作成してもらいましょう。

メール連携を使って会話をアクションに変換する

特に組織外の人(業者、代理店、カスタマーなど)とのやり取りがある場合、仕事を Asana に移動する最も簡単な方法は、メールをタスクに変換すること。これによって、メールでやり取りを続けながら、Asana を使って仕事の管理や優先順位付けができます。Asana のメール連携機能を使えばすばやく簡単に実現します。

Asana for Gmail や Asana for Outlook などのアプリを試す

Gmail や Outlook を使用しているなら、Asana for Gmail アドオンAsana for Outlook アプリを使って、メールを直接タスクに変換し、タスクをチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトにタスクに追加できます。メールの受信トレイを離れる必要はありません。これでワークフローのスピードが格段に上がります。

GSuite マーケットプレイスで入手できる Asana for Gmail アドオンを使ってメールをタスクに変換 Asana のアプリページで入手できる Asana for Outlook アプリでメールをタスクに変換

たとえば、お客様からチームのためのトレーニングセッションの依頼がメールで送られてきたら、連携機能を使ってその依頼を直接、タスクに変換できます。メールに書かれた背景の説明も合わせて、追跡可能なタスクとして作成されるため、他の仕事との優先順位の決定がしやすく、トレーニングに使えそうな文書を添付したり、忘れないように期日を設定したりすることができます。

メールを Asana のタスクに変換する

Gmail や Outlook を使っていない場合は、メールを x@mail.asana.com に転送すれば、自動的にマイタスクに入ります。詳細については Asana へのメール転送についてのヘルプを参照してください。

DossierNewton のようなメール連携アプリも使用できます。Newton は Gmail、Outlook 以外のメールクライアントや IMAP アカウントでの使用に便利です。

Asana からのメールを管理する

Asana は新しい通知をメールで送信してくれます。Asana の使用に慣れ、毎日 Asana 受信トレイをチェックする習慣ができるまで、この通知機能をオンにしておくことをおすすめします。仕事でメールを使うことが多い場合も、受信トレイからタスクを実行できるので通知をオンにしておきましょう。Asana の通知メールでは以下のことができます。

  • タスクを完了にする : 「Complete」と返信
  • タスクにコメントする : メール本文にコメントを書いて返信する
  • タスクを割り当てる : チームメイトのメールアドレスを宛先に入れて返信する
  • タスクフォロワーを追加する : チームメイトのメールアドレスを CC の宛先に入れて返信する

通知メールが多すぎたり、通知が不要になった場合はプロフィール設定でオフにできます。

Asana とメールを使用するワークフローの例

Asana とメールを一緒に活用する方法を理解したら、それぞれを使って生産性を最大限に高める方法はこちらです。

基本的なヒント :

  • タスクの割り当て : チームメイトにメールでリクエストを送る代わりに、タスクを割り当ててみましょう。CC に入れておきたい人をタスクフォロワーに追加すれば、常に情報が共有されます。
  • コメント : メールを書いたり返信する代わりにタスクのコメントを使えば仕事に関する情報がすべてそこに残ります。御礼を言ったり、コメントを見たことを知らせる際はいいねを付けましょう。
  • ファイルビュー : メールで添付ファイルを探したり、管理したりするのは簡単ではありません。Asana のタスクに添付し、ファイルビューを使えば、プロジェクト内の全ファイルが一覧できます。
  • フォローアップ : メールのフォローアップが必要なら、メール連携を使用するか、そのメールを Asana に送り、リマインダータスクを作成すれば、追跡が容易になります。

コミュニケーション :

  • ゲストを招待する : Asana の外にいる人とのやり取りが多い場合は、その人をゲストとして Asana に招待すれば、コミュニケーションやアクションをもっとすばやく、追跡できる形で行えます。
  • プライベートなコミュニケーション : プライベートチームプロジェクト、あるいはタスクを Asana で作成しましょう。これにより、すべての情報を簡単に探せる一方で、アクセスは関係者だけに限定されます。
  • ステータスの更新 : いつもステータスの更新をメールで通知していたなら、チームまたはプロジェクトの会話を使用してみましょう。更新の記事で、チームメイト、タスク、プロジェクトに @メンションできます。チームメイトは更新内容にコメントを送ることができるため、長いメールスレッドで添付や回答が行方不明になることがありません。

特定のプロジェクト :

  • キャンペーンのプランニング : 外部の代理店などと協力している場合、キャンペーンプロジェクトのためのキャンペーンアセットが含まれるメールを Asana のタスクに変換すれば、ファイルビューで参照したり、チーム全体で共有したりすることができます。
  • 制作リクエスト : 組織の誰かから、制作やデザインの依頼がメールで届いたら、連携機能を使うか、メールを Asana に転送してタスクに変換し、リクエストプロジェクトで他の仕事と一緒に追跡しましょう。そうすれば、他の作業と比較してリクエストの優先順位付けするだけでなく、同じ作業の重複を避けることができます。こうした管理はメールではできません。
  • イベントプランニング : ベンダーから見積もりやイベントの仕様が送られてきたら、そのメールを Asana のイベントプロジェクト内のタスクに変換し、チームと話し合うことができます。サブタスクを利用して、フィードバックや承認を求めましょう。
  • デザイン検討会議 : フィードバックのやり取りにメールではなく、校正機能を利用して画像に直接コメントを残すことで、背景が明確になりクリエーターも楽に参照できます。

Asana とメールの併用の方法はチームごとに異なります。でも Asana を使えば、あなたがチームに送るメールの数はぐっと減るはず。そして実際に送受信するメールを、Asana とメールの間でキャッチボールのように移動させれば、常に最新情報を把握しながら生産性を高められるでしょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。