Asanaとメールを活用

メールによって組織全体どころか世界中の人たちが互いにコミュニケーションをとることができますが、メールは仕事管理のためのツールとは言えません。ともすれば受信トレイがあふれかえり、何かの発表を見落としたり、To-doが不明瞭で、自分でせっせと追跡して管理しなくてはならないことも。 Asanaでプロジェクトのプランニングやコミュニケーションを行えば、仕事量の管理やチームとのコラボレーションもずっと容易で効率的になります。しかもAsanaとメールを一緒に使うこともできるのです。

チームのメール送信回数を減らす

Asanaとメールを使って生産性を高める方法はいくつかあります。ポイントは、それぞれのツールを一番得意なことに利用すること。Asanaとメールを一緒に使うことについて概要を掴むため、How to Asanaをチェックしましょう。 

Asanaを使い始めたばかりなら、いつメールを使うべきで、いつAsanaを使うべきなのかについてチームとルールを決めることをおすすめします。下のワークフローの例を参照してください。

始める際は、チームに新しい仕事リクエストをメールを使わずにAsanaタスクとして作成してもらいましょう。

メール連携を使って会話をアクションに変換する

特に組織外の人(業者、代理店、カスタマーなど)とのやりとりがある場合、仕事をAsanaに移動する最も簡単な方法は、メールをタスクに変換すること。これによって、メールでやりとりを続けながら、Asanaを使って仕事の管理や優先順位付けができます。こうしたことがAsanaのメール連携機能を使えば素早く簡単に実現します。

Asana for GmailやAsana for Outlookなどのアプリを試す

GmailやOutlookを使用しているなら、Asana for Gmail Add-onAsana for Outlook appを使って、メールを直接タスクに変換し、タスクをチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトにタスクに追加することができます。メールの受信トレイを離れる必要はありません。これでワークフローのスピードが格段に上がります。

GSuiteマーケットプレイスで入手できるAsana for Gmail Add-onを使ってメールをタスクに変換 Asanaのアプリページで入手できるAsana for Outlookアプリでメールをタスクに変換

たとえば、お客様からチームのためのトレーニングセッションの発注がメールで送られてきたら、連携機能を使ってその依頼を直接、タスクに変換できます。メールからの全コンテキストごと、追跡可能なタスクとして作成されるため、他の仕事との優先順位の決定がしやすく、トレーニングに使えそうなドキュメントを添付したり、期日を忘れないようにしたり、といったことも可能です。

メールをAsanaのタスクに変換する

GmailやOutlookを使っていない場合は、メールをx@mail.asana.comに転送すれば、自動的にマイタスクに入ります。詳細についてはAsanaへのメール転送についてのヘルプを参照してください。

DossierNewtonのようなメール連携アプリも使用できます。NewtonはGmail、Outlook以外のメールクライアントやIMAPアカウントでの使用に便利です。

Asanaからのメールを管理する

Asanaは新しい通知をメールで送信してくれます。Asanaの使用に慣れ、毎日Asana受信トレイをチェックする習慣ができるまで、この通知機能をオンにしておくことをおすすめします。仕事でメールを使うことが多い場合も、受信トレイからタスクを実行することができるので通知をオンにしておきましょう。Asanaの通知メールでは以下のことができます:

  • タスクを完了にする―「Complete」と返信
  • タスクにコメントするーメール本文にコメントを書いて返信する
  • タスクを割り当てるーチームメイトのメールアドレスを宛先に入れて返信する
  • タスクフォロワーを追加するーチームメイトのメールアドレスをCCの宛先に入れて返信する

通知メールが多すぎたり、通知が不要になった場合はプロフィール設定でオフにすることができます。

Asanaとメールを使用するワークフローの例

Asanaとメールを一緒に活用する方法を理解したら、それぞれを使って生産性を最大限に高める方法を見てみましょう。

全般に関するヒント:

  • タスクの割り当て—チームメイトにメールでリクエストを送る代わりに、タスクを割り当ててみましょう。CCに入れておきたい人をタスクフォロワーに追加すれば、常に情報が共有されます。
  • コメント―メールを書いたり返信する代わりにタスクコメントを使いましょう。そうすることで仕事に関する情報がすべてそこに残ります。御礼を言ったり、コメントを見たことを知らせる際はサムズアップのマークを使いましょう。
  • ファイルビュー—メールで添付ファイルを探したり、管理したりするのは簡単ではありません。Asanaのタスクに添付し、ファイルビューを使えば、プロジェクト内の全ファイルが一覧できます。
  • フォローアップ—メールのフォローアップが必要なら、メール連携を使用するか、そのメールをAsanaに送り、リマインダタスクを作成すれば、追跡が容易になります。

コミュニケーション:

  • ゲストを招待する—Asanaの外にいる人とのやりとりがたくさんある場合は、その人をゲストとしてAsanaに招待し、コミュニケーションやアクションを、もっとダイレクトに追跡できる形で行うことも考えましょう。
  • プライベートなコミュニケーション—プライベートチームプロジェクト、および/またはタスクをAsanaで作成しましょう。これにより、すべての情報を簡単に見つけることが可能になり、アクセスは関係者だけに限定されます。
  • ステータスの更新—いつもはステータスの更新をメールで通知していたなら、チームまたはプロジェクトの会話を使用してみましょう。更新の記事で、チームメイト、タスク、プロジェクトに@メンションすることができます。チームメイトは更新内容にコメントを送ることができるため、長いメールスレッドで添付や回答が行方不明になることがありません。

特定のプロジェクト:

  • キャンペーンのプランニング—外部の代理店などと協力している場合、キャンペーンプロジェクトのためのキャンペーンアセットが含まれるメールをAsanaのタスクに変換すれば、ファイルビューで参照したり、チーム全体で共有したりすることができます。
  • 制作リクエスト—組織の誰かから、制作やデザインの依頼がメールで届いたら、連携機能を使うか、メールをAsanaに転送してタスクに変換し、リクエストプロジェクトで他の仕事と一緒に追跡しましょう。そうすれば、他の作業と比較してリクエストの優先順位付けをし、同じ作業の重複を避けることができます。こうした管理はメールではできません。
  • イベントプランニング—ベンダーから見積もりやイベントの仕様が送られてきたら、そのメールをAsanaのイベントプロジェクト内のタスクに変換し、チームと話し合うことができます。サブタスクを利用して、フィードバックや承認を求めましょう。
  • デザイン批評会議—フィードバックのやり取りにメールではなく、校正機能を利用して画像に直接コメントを残すことで、コンテキストが明確になりクリエーターも楽に参照できます。

Asanaとメールの併用の方法はチームごとに異なります。でもAsanaを使えば、あなたがチーム宛てに送るメールの数はぐっと減るはず。そして実際に送受信するメールは、Asanaとメールの間でキャッチボールのように移動させれば、常に最新情報を把握しながら生産性を高められるでしょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。