チームメイトをプロジェクトやタスクに招待する

キックオフミーティングを開催し、チーム全員がAsanaを使用する準備ができたら、チームメイトを招待し、プロジェクトメンバーやタスクフォロワーとして追加します。少人数のグループと一緒にAsanaを前もって試した場合は、チームの他のメンバーが仕事を追跡できるようにプロジェクトやタスクが設定されているか確認しましょう。または、以下のステップに従い、チームが使用できるようにAsanaの準備をしてください。

チームをAsanaに迎える

1.全員が作業できるプロジェクトを作成する

チームを招待する前に、初のプロジェクトを作成して、スタート地点にしましょう。チームの全員が関わり、すぐに参加できるようなプロジェクトが理想的です。以下の簡単なステップを参照に取り掛かりましょう。

2.チームメイトを招待する

Asanaにチームメイトを招待するのは簡単です。チームメイトの勤務先メールアドレスに招待を送ったら、全員が同じ組織に入ります。ここではチームメイトを招待する方法をご紹介しましょう。

Asanaにチームメイトを招待する方法

  1. サイドバーのチーム名の下にある+ ボタンをクリックし、チームメイトのメールアドレスを入力します。

  2. トップバーのオレンジ色の+ボタンをクリックし、招待を選択します。

  3. チームページのヘッダーにある+ボタンをクリックします。チームページにはサイドバーのチームの会話をクリックするとアクセスできます。

  4. タスクを作成し、担当者としてチームメイトのメールアドレスを入力すれば、招待が送られます。

チームメイトがアカウントを作成したら、プロジェクトチームに招待できます。または各自でプロジェクトを見て、それぞれ参加してもらいましょう。

招待したプロジェクトに新しいプロジェクトメンバーが編集を加えないようにする場合は、コメント限定 アクセス権を与えます。各メンバーの設定はケースバイケースで変更することができます。

3.フォロワーを追加する

Asanaをチームメイトに紹介し、プロジェクトに招待したら、関連するタスクのフォロワーとしてチームメイトを追加しましょう。タスクフォロワーの追加はメールのCCと同じ機能を果たします。タスクにコメントが追加されるたびに、フォロワーはメールとAsana受信トレイで通知を受取ります。

タスク内でTab+Fを押してチームメイトの名前を入力するか、右ウィンドウの下にある+ボタンをクリックするとフォロワーを追加することができます。

タスクの右ウィンドウ下からフォロワーを追加

全員がAsana受信トレイに慣れたら、メール通知をオフにすることができます。

4.リソースを提供する

チームメイトからは初めの1週間、Asanaについてたくさんの質問が寄せられるのが通例ですが、その後はすぐに使いこなせるようになるでしょう。初めの1、2週は、リソースの共有に加えて、チームメイトがAsanaに慣れるため、問合わせに応じられるようにすることをおすすめします。

“Asanaに関する質問”というプロジェクトを作成し、チームメイトがAsanaの使い方に関する質問タスクをあなたに割り当てられるようにしましょう。

次にチームメイトの参考になるリソースをご紹介します:

  • オンボーディングチェックリスト は、Asanaを初めて使用するユーザーが基本を学ぶのに便利です。すぐに基本機能を使ってAsanaを習得することができます。
  • Asanaガイド (この記事です!)では、Asanaによるベストプラクティスをご紹介しています。チームメイトにクイックスタートを読んでもらえば、すぐにAsanaを使いこなせるようになります。
  • Asana アカデミー は、プロジェクト管理のベストプラクティス、生産性アップに役立つヒント、プロのように Asana を使いこなす方法などが学べる、丁寧なオンライン形式のコースです。今すぐ登録しましょう。
  • Asanaレッスンは特に重要な機能やワークフローについて説明した短いスライドです。これにより、わずか15分でAsanaの使い方を学ぶことができます。
  • Asanaビデオでは、Asanaの使用の始め方を説明し、製品ツアーを行います。How to Asana ビデオも合わせてご覧ください。2週間に1度、新しいビデオが追加されます。

5.チームのフォローアップ

全員がAsanaを使用するようになったら、Asanaキックオフミーティングで設定したタイムフレームや目標を振り返り、全員が間違いなく参加していることを確認してください。チェックインを使って順調に進んでいる内容、まだ確認が必要な内容の評価を行います。Asanaにコミュニケーションを移行するの記事では、よくある質問への答えや、チームメイトがAsanaの使用に自信を持てるようにサポートするヒントを読むことができます。

Asanaの導入時点でチームのサポートに時間をかけたとしても、仕事の追跡やコミュニケーションの効率が上がり、コラボレーションによって素晴らしい仕事ができるようになれば、その労力はすぐに報われるでしょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。