Asana ゴールを使った目標管理のプロセス
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- 組織の目標達成プロセスを導く
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Asana ゴールを使って、組織内またはチームの目標管理プロセスを管理し、推進する立場になった場合を想定してみましょう。実際のプロセスはどのようなものでしょうか。年間を通した目標プロセスのアクティビティを、具体的な例を挙げてご紹介します。
組織の目標達成プロセスを導く
目標管理プロセスには、下書き、最終決定、実行、評価の 4 つの段階があります。通例では、年度の最終四半期に次年度の年間目標の策定が行われ、すべての目標が起案され、承認されます。
上記の年間計画プロセス以外にも、四半期ごとや半期ごとに、年間計画で作成したものを基に短期目標を作成することで、計画作成をスピードアップさせるプロセスもあります。
Asana では、戦略と実行のバランスを考えて、半年に 1 回のペースで目標の計画を行っています。
次に、それぞれの段階とそのタイムラインについてご紹介します。
下書き
この段階の目的は、企業とチームの両方の目標を最終決定に向けて確認できる状態に仕上げることです。
この段階は、最終四半期に始まり、2 つのマイルストーンで構成されています。まず、リーダーシップチームが、組織のミッションに基づいて、信頼性の高い会社の目標の下書きを作成します。次に、会社目標をもとに、各チームが目標の下書きを作成します。
マイルストーン: 会社レベルの目標の下書き
時期
会社の目標の下書きは、チームの目標の下書きと承認を年末までにできるように、余裕をもって完成させなければなりません。戦略的な会社目標の下書きには最大で 2 か月、戦術的なものであればそれよりも短い期間で仕上げられるでしょう。
この計画プロセスが 1 つのチームのものである場合、この段階を省略してもいいでしょう。その場合、チームは会社の優先事項やミッションに基づいて目標を設定することになります。
概要
信頼性の高い会社目標を立案したら、それを組織で共有します。それをベースに各チームがそれぞれの目標を立てていきます。
マイルストーン: チームレベルの目標の下書き
時期
チームの目標の下書きは、すべての目標を年末までに承認できるように、余裕をもって仕上げなければなりません。組織の規模にもよりますが、全チームの目標の下書きは小規模な組織で 2 週間、大規模な組織では 1 か月以上かかることが一般的です。
1 つのチームの計画プロセスでも、1 週間ほどかかるでしょう。
概要
- 経営陣は、会社の目標を通してその年の戦略を社員に共有します。そして、その目標の内容と目的を伝え、チームが貢献できる方法を検討できるよう工夫します。
- トップダウン型アプローチを使って、これらの目標から、会社の目標を支えるチームの目標をチームリーダーが作成します。目標の内容は、目標の書き方のベストプラクティスに沿って作成することが大切です。
- 個人やチームがアイデアを出し合い、それぞれの目標を会社の戦略に沿って作成することもできます。トップダウン型アプローチと組み合わせて、ボトムアップで目標を共同作成することで、チームの創造性と革新性を高めることができます。
トップダウンのアプローチでは、すべてのチームレベルの目標が、会社の目標のいずれかをベースに作成される必要があるため、全体の足並みが揃いやすくなります。同時に、チームが提案した新しい目標がトップダウンで設定された会社レベルの目標に貢献しない場合でも、ボトムアップによる革新が生まれます。
優先事項に応じて、トップダウンとボトムアップのアプローチを組み合わせて目標の作成を行うことが大切です。
最終決定
この段階の目的は、会社とチームの目標の両方に関わる関係者の承認を得ることです。
時期
目標はすべて、その年の終わりまでに最終決定され、承認される必要があります。最終決定の段階は、小規模な組織で 1 週間から 2 週間、大規模な組織で 3 週間から 4 週間かかります。
全体像
会社レベルの目標のオーナーは、リーダーシップチームと目標を確認し、最終決定を下します。チームの目標のオーナーは、マネージャーやその他の関係者と目標を確認し、承認を行います。Asana の承認機能を使うと、この段階をスムーズに行えます。
この段階で、リーダーシップチームは、作成したチームの目標を基に会社の目標を確認し、チームがボトムアップ型アプローチを活用して提案するアイデアを検討することができます。
実行
この段階では、チームは目標の達成に向けて取り組みます。目標のオーナーは、関係者に目標のステータスを伝えます。このステータス更新は、リスクを事前に把握して、目標を再調整するか、目標を達成するためにさらにリソースを確保するために不可欠なものです。
時期
年間を通じて、正式なマイルストーンを設定すると、目標の進捗状況を伝え、見直すことができるので、ベストプラクティスと言えます。必要に応じて、このマイルストーンを利用して、関係者と、不測の事態を踏まえて目標を見直すべきかどうか、目標を予定通りに達成するために新しいリソースを確保すべきかどうかなどを話し合うことができます。
目標の内容に応じて、進捗確認やマイルストーンの設定は毎月、四半期ごと、または年央に 1 回実施することができます。見直しを行う中で、実行段階中に生じた新しい情報を考慮して、目標を修正または更新することができます。
原則として、ステータス更新は以下の頻度で書きます。
- 年間目標: 最低四半期ごとに更新。
- 半期 (6 か月) 目標: 四半期ごと、または月ごとに更新。
- 四半期目標: 最低毎月 1 回更新。
ステータス更新には、次の情報を記載します。
- 目標の進捗状況 (順調、リスクあり、要対応) とその理由。
- 目標達成に向けた重要な達成事項。
- 目標の達成に必要な次のステップ。
Asana の目標の進捗は、ステータス更新機能を使用して関係者と共有できます。また、目標オーナーは、希望の頻度 (毎週、隔週など) でステータス更新を作成するために、定期的なリマインダーを設定することができます。ステータス更新について詳しくは、こちらをご覧ください。
評価
この段階の目的は、承認段階で定義された目標の成功基準を評価することです。目標はこの時点で閉じられ、達成済み、部分達成、未達成、撤回のいずれかに評価されます。目標の評価基準の書き方について詳しくはこちらをご覧ください。
時期
評価を行うタイミングは、目標の達成時が理想的です。たとえば、2月末までにキャンペーンを実施するという目標がある場合、その目標を達成した時点で評価を行うべきです。しかし、ベストプラクティスとしては、年間を通じて目標プロセスの中でマイルストーンを設け、目標を正式に評価することが大切です。これは通常少なくとも 2 回、年の半ばに 1 回、年の終わりに 1 回行われます。四半期ごとの目標を設定している組織では、四半期ごとに評価段階用のマイルストーンを設定することになります。
全体像
Asana では、評価段階はステータス更新で行われます。これを行うには、承認段階で目標に定義された評価基準に基づいて、目標のステータスを達成済み、部分達成、未達成、または撤回済みに更新します。その際、目標への影響、計画からの逸脱、未達成の理由などの情報も一緒に記載します。
評価を行うことで、目標やその実行に関連する教訓を振り返り、それを共有し、翌年に生かすことができます。
わからないことがありましたら、カスタマーサクセスマネージャーにお問い合わせいただくか、Asana コミュニティフォーラムに参加してご質問ください。
