Asana で時間を節約

Asana は仕事のための仕事ではなく、仕事そのものを完了させるためにデザインされています。時間節約に役立つ機能をお試しください。

スプレッドシートからプロジェクトプランをインポートする

チームがスプレッドシートの利用を廃止し、Asana で直接プランニングできるようになるのが理想ですが、Asana の CSV インポート機能を使えば、スプレッドシートを Asana プロジェクトにインポートできます。インポート機能によって、スプレッドシートの列や行がタスク、担当者、期日などを含む Asana プロジェクトに変換されます。CSV ファイルからの情報は、空のプロジェクトにも既存のプロジェクトにも追加できます。

スプレッドシートや CSV、または他のワークマネジメントプラットフォームのデータをインポートして、Asana プロジェクトに変換する方法を示した GIF

その他の列の情報を確実にプロジェクトのカスタムフィールドとして割り当てるには、ファイルをインポートするにプロジェクトにカスタムフィールドを作成してください。

複数選択でまとめて編集する

他のソフトウェアでもお馴染みの複数選択は Asana でも便利な機能です。クリックして Shift キーを押したまま上 / 下矢印キーを押すと、複数のタスクを一度に選択できます。タスクを個別に選択するには Command または Ctrl を使用します。

タスクを複数選択すると、まとめて以下のようなアクションを行うことができます。

  • 複数のタスクをまとめて 1 人に割り当てる
  • すべてのタスクに同じ期日を設定する
  • 別の場所にまとめてドラッグ & ドロップする
  • すべてのタスクにタグ付けする
  • すべてのタスクを別のプロジェクトと関連付ける (マルチホーム)
  • すべてのタスクを完了または未完了にする
  • すべてのタスクを削除または統合する
  • すべてのタスクにフォロワーを追加、またはすべてのタスクをフォローする、もしくはフォローを外す

キーボードショートカットを活用する

Asana で時間を節約する鍵のひとつが、キーボードショートカットを覚えることです。全キーボードショートカットはここを開くか、Asana 上で Cmd + / または Ctrl / (キーボードショートカット用のキーボードショートカットです) を押せば参照できます。

Asana 特有のショートカットの多くは Tab + (英字) で構成されています。英字はショートカットに割り当てられた機能に由来している場合もあります。たとえば Tab + F を押すと、フォロワー (Follower) を追加できます。

よく使うショートカットは以下のとおりです。

  • Tab + Q: タスクをクイック追加

  • Tab + M: 自分に割り当てる

  • Tab + Y: 今日にする

  • Tab + X: フォーカスモード (1 つのタスクだけが表示されます)

  • Tab + S: サブタスクを追加

  • Tab + N: セクションを作成

  • Tab + ↵: タスクリストまたはメインウィンドウを開く

タスクのコピーを割り当てる

タスク担当者フィールドから数クリックで、複数のチームメイトやチーム全体にタスクのコピーを割り当てることができます。タスクの担当者フィールドをクリックし、「コピーを割り当てる」アイコンを選択したら、割り当て先のチームメイトやチームの名前を入力します。

タスクのコピーにはオリジナルのタスクと同じ情報がすべて含まれます。何か思い出したことがあれば、複数選択でまとめて編集しましょう。

以下のような場合にタスクのコピーを割り当てると便利です。

  • 仕事のフィードバックが必要なときは、レビュータスクのコピーを関係者全員に割り当てて、コメントや承認をもらいましょう。
  • たとえば福利厚生の加入のようなルーチンの業務を完了する必要があるなら、すべての必要な情報を提供し、期日までに確実に実施できるよう、チーム全員にタスクのコピーを割り当てましょう。
  • 次のミーティングの前に、チームの週例ミーティングプロジェクトに議題を追加し、チームメンバーにコピーを割り当てましょう。

タスクのコピーはいくらでも作れますが、どのタスクも担当者は 1 名のみです。

ルールを使ってアクションを自動的に実行する

反復的な手作業を減らしませんか?どのプロジェクトでもルールを追加すれば、タスクの割り当て、カスタムフィールドの更新、その他の作業を楽に行えます。テンプレートに追加することもできますので、チームは常に正しいステップとプロセスに沿って仕事を始めることができます。

Asana のルールを使用してプロセスを自動化する様子を示すスクリーンショット

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