Asana で時間を節約

Asanaは仕事のための仕事をするのではなく、仕事そのものを完了させるためにデザインされています。ワークフローをスピーディに進めるために、時間節約に役立つ機能を試しましょう。

スプレッドシートからプロジェクトプランをインポートする

チームがスプレッドシートの利用を廃止し、Asanaで直接プランニングできるようになるのが理想ですが、スプレッドシートを利用している他のチームと一緒に作業する場合は、AsanaのCSVインポート機能を使って、スプレッドシートをAsanaプロジェクトにインポートすることができます。インポート機能によって、スプレッドシートの列や行がタスク、担当者、期日などを含むAsanaプロジェクトに変換されます。CSVファイルから情報を空のプロジェクトや既存のプロジェクトに追加することもできます。

CSVインポート機能を使ってAsanaにスプレッドシートをインポートし、素早くプロジェクトを作成

まず、新規プロジェクトを作成するか、既存のプロジェクトを選択します。インポートを開始するには、プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックし、次を介してタスクを追加からCSVを選択します。ここからインポートツールを使ってスプレッドシートの列をAsanaにマッピングすることができます。

確実にその他の列の情報をプロジェクトにマッピングしたい場合は、ファイルをインポートするにプロジェクト内にカスタムフィールドを作成してください。

スプレッドシートの列をAsanaフィールドにマッピングしたら出来上がりです。必要に合わせて、簡単に仕事を追跡しましょう。

新規リクエスト用のフォームを作成

基本的なリクエストの詳細の確認でもたついたり明確なプロジェクトブリーフがない状態でプロジェクトに着手すると、仕事が遅くなってしまう恐れがあります。そうならないように、フォームを作成して、プロジェクトブリーフ特別なリクエストの正しい詳細を前もって取得しましょう。フォームリクエストプロジェクトに直結しているため、チームは必要な情報を手に作業を始めることができます。

Asana で作成されたクリエイティブリクエストフォームのスクリーンショット

フォームは、フォームリンクを送った相手なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信することができます。

フォームはこちらのステップでセットアップできます

複数選択でまとめて編集する

複数選択は他のプログラムでもお馴染みですが、Asanaでも便利な機能です。クリックしてShiftキーを押したまま上下矢印キーを押して複数のタスクを一度に選択できます。

その他にも、1つ目のタスクをクリックしたら、最後のタスクまでカーソルをドラッグする、あるいはShiftを押したまま最後のタスクをクリックするという方法もあります。選択したいタスクが隣り合っていなければ、Shiftを押したまま、選びたいタスクをクリックしてください。

タスクを複数選択すると、まとめてアクションを行うことができます。

  • 複数のタスクをまとめて1人に割り当てる
  • すべてのタスクに同じ期日を設定する
  • 別の場所にまとめてドラッグアンドドロップする
  • すべてのタスクにタグ付けする
  • 全タスクを別のプロジェクトと関連付ける
  • 全タスクを完了または未完了にする
  • 全タスクを削除または統合する
  • 全タスクにフォロワーを追加、または全タスクをフォローするもしくはフォローを外す

キーボードショートカットを活用

Asanaで時間を節約する鍵のひとつが、キーボードショートカットを覚えることです。全キーボードショートカットはここ を開くか、Asana上でCmd+/またはCtrl/(キーボードショートカット用のキーボードショートカットです)を押せば参照できます。

Asana特有のショートカットの多くはTab + (英字)で構成されています。英字はショートカットに割り当てられた機能に由来している場合もあります。たとえばTab+Fを押すと、フォロワー(Follower)を追加できます。

よく使うショートカットは以下の通りです:

  • Tab+Q - タスクをクイック追加

  • Tab+M - 自分に割り当てる

  • Tab+Y - 今日にする

  • Tab+X -フォーカスモード(タスクだけが表示されます)

  • Tab+S - サブタスクを追加

  • コロン (:)タスク名 - タスクをセクションのヘッダに変更

  • Tab+↵ - タスクリストまたはメインウィンドウへ移動

  • 受信トレイでHを押す - 既読アイテムを隠す

詳しく見る:ショートカット

タスクのコピーを割り当てる

タスク担当者フィールドから数クリックで複数のチームメイトやチーム全体にに[タスクのコピーを割り当てる]ことができます。任意のタスクの担当者フィールドをクリックし、「コピーを割り当てる」アイコンを選択します。次にコピーを割り当てたいチームメイトやチーム名を入力します。

同じ作業を反復せず、タスクのコピーを割り当てます

タスクのコピーにはオリジナルのタスクと同じ情報がすべて含まれています。何か忘れたことがあれば、複数選択でまとめて編集しましょう。

タスクのコピーを割り当てると便利な場合:

  • 仕事のフィードバックが必要な時、レビュータスクのコピーを関係者全員に割り当て、コメントや承認をもらいましょう。

  • 福利厚生の加入のようなルーチンの業務を行う場合、タスクのコピーを割り当てて、チームメイト全員に必要な情報をすべて伝え、期日を守れるようにしましょう。

  • 次のミーティングの前に、チームの毎週のミーティングプロジェクトにアジェンダ項目を追加し、チームメンバーにコピーを割り当てましょう。

タスクのコピーはいくらでも作れますが、どのタスクも担当者は1名のみです。

Asana上では簡単かつスピーディに仕事を追跡できるため、貴重な時間を仕事を完了することに費やせます。これらのショートカットを利用して、時間を節約し、Asanaの利用を一層スムーズにしましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。