Asana で時間を節約

Asana は仕事のための仕事ではなく、仕事そのものを完了させるためにデザインされています。ワークフローをスピーディに進めるために、時間節約に役立つ機能を試しましょう。

スプレッドシートからプロジェクトプランをインポートする

チームがスプレッドシートの利用を廃止し、Asana で直接プランニングできるようになるのが理想ですが、スプレッドシートを利用している他のチームと一緒に作業する場合は、Asana の CSV インポート機能を使って、スプレッドシートを Asana プロジェクトにインポートできます。インポート機能によって、スプレッドシートの列や行がタスク、担当者、期日などを含む Asana プロジェクトに変換されます。CSV ファイルからの情報は、空のプロジェクトにも既存のプロジェクトにも追加できます。

スプレッドシートや CSV、または他のワークマネジメントプラットフォームのデータをインポートして、Asana プロジェクトに変換する方法を示した GIF

その他の列の情報を確実にプロジェクトのカスタムフィールドとして割り当てるには、ファイルをインポートするにプロジェクトにカスタムフィールドを作成してください。

スプレッドシートの列を Asana フィールドにマッピングしたら出来上がりです。これで、仕事を思い通りに簡単に管理できるようになります。

新規リクエスト用のフォームを作成する

基本的なリクエストの詳細の確認でもたついたり明確なプロジェクトブリーフがない状態でプロジェクトに着手すると、仕事が遅れる可能性があります。そこでフォームを作成して、プロジェクトブリーフ単発リクエストの正確な詳細を前もって把握しましょう。フォームリクエストプロジェクトに直結しているため、チームは必要な情報を基に作業を始められます。

Asana で作成されたクリエイティブリクエストフォームのスクリーンショット

フォームは、フォームリンクを受け取った人ならたとえ Asana ユーザーでなくても送信できます。

フォームのセットアップ方法はこちらです

複数選択でまとめて編集する

他のソフトウェアでもお馴染みの複数選択は Asana でも便利な機能です。クリックして Shift キーを押したまま上 / 下矢印キーを押すと、複数のタスクを一度に選択できます。タスクを個別に選択するには Command または Ctrl を使用します。

タスクを複数選択すると、まとめて以下のようなアクションを行うことができます。

  • 複数のタスクをまとめて 1 人に割り当てる
  • すべてのタスクに同じ期日を設定する
  • 別の場所にまとめてドラッグ & ドロップする
  • すべてのタスクにタグ付けする
  • すべてのタスクを別のプロジェクトと関連付ける
  • すべてのタスクを完了または未完了にする
  • すべてのタスクを削除または統合する
  • すべてのタスクにフォロワーを追加、またはすべてのタスクをフォローする、もしくはフォローを外す

キーボードショートカットを活用する

Asana で時間を節約する鍵のひとつが、キーボードショートカットを覚えることです。全キーボードショートカットはここを開くか、Asana 上で Cmd + / または Ctrl / (キーボードショートカット用のキーボードショートカットです) を押せば参照できます。

Asana 特有のショートカットの多くは Tab + (英字) で構成されています。英字はショートカットに割り当てられた機能に由来している場合もあります。たとえば Tab + F を押すと、フォロワー (Follower) を追加できます。

よく使うショートカットは以下のとおりです。

  • Tab + Q: タスクをクイック追加

  • Tab + M: 自分に割り当てる

  • Tab + Y: 今日にする

  • Tab + X: フォーカスモード (1 つのタスクだけが表示されます)

  • Tab + S: サブタスクを追加

  • Tab + N: セクションを作成

  • Tab + ↵: タスクリストまたはメインウィンドウを開く

タスクのコピーを割り当てる

タスク担当者フィールドから数クリックで、複数のチームメイトやチーム全体にタスクのコピーを割り当てることができます。タスクの担当者フィールドをクリックし、「コピーを割り当てる」アイコンを選択したら、割り当て先のチームメイトやチームの名前を入力します。

タスクのコピーにはオリジナルのタスクと同じ情報がすべて含まれます。何か思い出したことがあれば、複数選択でまとめて編集しましょう。

以下のような場合にタスクのコピーを割り当てると便利です。

  • 仕事のフィードバックが必要なときは、レビュータスクのコピーを関係者全員に割り当てて、コメントや承認をもらいましょう。

  • たとえば福利厚生の加入のようなルーチンの業務を完了する必要があるなら、すべての必要な情報を提供し、期日までに確実に実施できるよう、チーム全員にタスクのコピーを割り当てましょう。

  • 次のミーティングの前に、チームの週例ミーティングプロジェクトに議題を追加し、チームメンバーにコピーを割り当てましょう。

タスクのコピーはいくらでも作れますが、どのタスクも担当者は 1 名のみです。

ルール

反復的な手作業を減らしませんか?どのプロジェクトでもルールを追加すれば、タスクの割り当て、カスタムフィールドの更新、その他の作業を楽に行えます。テンプレートに追加することもできますので、チームは常に正しいステップとプロセスに沿って仕事を始めることができます。

Asana のルールを使用してプロセスを自動化する様子を示すスクリーンショット

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。