主要な Asana アプリの連携

チームが使用している他のツールとAsanaを連携することは、チームに Asana の使用に前向きになってもらい、安心感を持たせるには非常に効果的です。現在のシステムやワークフローに Asana がどうフィットするかを見れば、チームメイトはAsana の導入にもっと積極的になるかもしれません。しかも統合によって、Asana にあるすべての仕事の追跡がいっそう簡単になり、時間の節約になります。

連携を使用する

一般的な用途だけでなく、特定のチームやワークフローに適したAsana 連携アプリがたくさん用意されています。すべての Asana 連携アプリを閲覧することもできますが、チームにとって今すぐ役立つ可能性のあるアプリを以下にいくつかご紹介します。

ファイル共有

パソコンからAsanaのタスクにファイルを添付するのは簡単です(タスクにドラッグアンドドロップするだけです)。加えて、お気に入りのファイル共有ツールからファイルの添付も可能なので、チームはいつでもファイルの最新版を関連の仕事と一緒に持っていることができます。

以下のファイル管理ツールがすでにAsanaに組み込まれています。まず、アカウントへのAsanaアクセス権が与えられているか確認してください。次にこれらのツールから直接ファイルを添付しましょう。クリップ型のアイコンをクリックし、使用したいツールを選択するだけです。

コンピューターまたはファイル共有ツールからファイルを添付

プロジェクトのタスクに添付された全ファイルを見たい場合は、ファイルビューを使いましょう。

Adobe Creative Cloud

デザイナーや制作者にとって、制作時に要件やフィードバックを参照することはファイル検索やアプリ間の行き来を意味します。時間を無駄にしたりコンテキストを失ったりしないように、Asana のタスクを Adobe Creative Cloud のアプリ内に開いておくことができます。

Adobe Creative Cloud の連携により Asana のタスクが Adobe プログラム内に表示されているスクリーンショット

メールの送受信

メールの受信トレイの整理に追われたり、チームがメールに時間を取られたり、業者やエージェンシー、顧客など、組織外の人との連絡が多かったりという状況なら、Asanaのメール連携が気に入るはずです。メール連携を使えば、わずか数クリックでメールがアクション可能なタスクに変わります。

GmailやOutlookを使用しているなら、Asana for Gmail アドオンまたはAsana for Outlookアプリで、メールをタスクへと直接変換しましょう。タスクのチームメイトへの割り当て、期日の設定、タスクのプロジェクトへの追加まで、メールの受信トレイから行うことができます。会話をアクションに変えるには、これ以上簡単な方法はありません。

マーケティングチームがメールの送信 する際、Litmus と連携していると、マーケターがメール制作プロセスのコラボレーションを簡単に行い、チームでキャンペーンをすばやく展開することができます。この統合により、メールキャンペーンのステータスを見える化し、Litmus と Asana 間のタスクを同期し、メール制作をより広範なマーケティングプログラムやプロジェクトにつなげ、仕事の重複を防ぎます。

Slack

SlackとAsanaを使って、仕事を把握し、会話をアクションにつなげましょう。Slackでタスクの作成、完了、コメントの通知が受け取れるほか、基本的なタスクアクションを行うことができます。

以下のHow to Asanaを視聴して、Asana 連携の使用法を学習しましょう。

Googleとの連携

Google CloudとAsanaを統合すると、さまざまなG Suiteアプリ間の作業を簡単につなげて、Asanaで追跡できます。

  • Google SSOまたはSAMLでのログイン—Google SSOまたはSAML* を使ってAsanaにログインしましょう。
  • Asana for Gmailアドオン— クライアント、顧客、チームメイトとのメールをアクション可能なタスクに変換し、Asanaで追跡しましょう。メールの受信トレイを離れる必要はありません。
  • Googleカレンダーとの同期—プロジェクトのタスクをGoogleカレンダーに同期させれば、必ず締切を守れます。
  • GmailからAsanaへのダイレクトリンク—Gmailの受信トレイでAsanaの通知メールのタスクをAsanaで表示ボタンをクリックすれば、直接Asanaのタスクに飛ぶことができます。
  • Googleスプレッドシートでレポートを作成—AsanaのプロジェクトとGoogleスプレッドシートを同期させ、詳細なレポートを作成できます。
  • Googleフォームのアンケート結果を利用—Googleフォームの回答をもとに、Asanaに自動的にタスクを作成します。
  • ChromeからAsanaにウェブページを送信—ChromeのウェブページからAsanaにタスクを素早く、簡単に作成できます。

*Google SAMLによるログイン機能はAsana Enterpriseの機能です。

Asanaをもっとパワフルに使う

他にも、Asanaをさらに活用してプランニング、レポート、時間追跡に役立てられるアプリケーションが揃っています。

  • Instagantt—InstaganttとAsanaを同期させ、ガントチャートを作成し、タイムライン上でタスクのスケジュールを決めるほか、開始日の設定やプロジェクトのプランニングを行います。
  • Wufoo—カスタムウェブフォームを作成して仕事のリクエストの把握、バグの追跡、照会の追跡などを行い、回答をAsanaのタスクに自動的にマッピングします。
  • CSV importer—プロジェクトプランをスプレッドシートからAsanaに移動します。列や行で表されたプランが期日と担当者も含め、追跡とアクションが可能なタスクに変換され、プロジェクトに表示されます。
  • Zapier—Zapierによって、使用中のいくつものアプリとの統合が可能になります。余計な手間や、情報の重複もなく、タスクをAsanaに自動的に送信できます。
  • Weekdone—Weekdoneを使えば、レポートやダッシュボードを作成し、チームメイトのタスク完了率、進行中のタスクや完了したタスクの数、未完了のタスクなどを元に、チームのAsanaでのパフォーマンスをチェックできます。
  • Harvest—HarvestのタイマーはAsanaのウィンドウに直接追加して、タスクにかかった時間を追跡できます。フリーランサーや契約業者、小規模事業者などは、Harvestで測定した時間を請求書に記載し、仕事量を明確に示すことができます。

すでに使いこなしているツールとAsanaを一緒に使用することで、仕事の追跡がさらにシンプルになります。次々とタスクをこなし、チームの目標を達成できれば、仕事もそれほど“仕事.”に感じられなくなるかもしれません。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。