管理者向けクイックスタート

Asanaはチームが仕事の進捗を把握し、結果を出すために最適なツール。管理者やIT担当者にとっても使いやすいところが魅力です。次に紹介するクイックスタートガイドにしたがって、セキュリティ管理の設定と、ユーザーのアクセス権限の管理を行いましょう。

組織の設定管理

設定にアクセスするには

管理者設定を管理するには、組織設定メニューを使用します:

IT担当者と管理者はAsanaの中で自分のアバターをクリックすると、組織設定にアクセスすることができます

  1. 自分のアバターをクリックし、 “[組織名] 設定.”を選択してください。
  2. 組織設定メニューから、必要な作業に応じて全般メンバーチーム管理サービスアカウント請求タブを選択してください。

設定を始めよう

セキュリティ

会社のデータの安全を守るために、まずセキュリティ設定を行いましょう。管理者コンソールの管理タブを開きます。

IT担当者と管理者はSAMLログイン構成を利用できます

  1. まず、組織のログイン認証設定を選びましょう。通常のAsanaアカウントへのログイン、Googleアカウントによるログイン、SAML認証を利用できます。AsanaではSAML認証を推奨しています。ユーザーは1セットの認証情報によるシングルサインオンでAsanaにアクセスするため、管理者による厳密なユーザー管理やログイン管理が可能になります。
  2. SAML認証を利用しない場合は、必ずこのメニューで必要なパスワード強度を設定してください。

Asanaの Enterpriseセキュリティ連携機能で、多彩なオプションをチェックしましょう。

メンバーおよびチーム管理

メンバー

次に、あなたの組織のメンバーやメンバーが所属するチームを追加、削除、参照する方法を見ていきましょう。

メンバーの追加:
  1. トップバーの橙色の+ボタンをクリックし、招待を選択します。
  2. 追加したいメンバーのメールアドレスを入力してください。一度に複数のメンバーを追加することができます。次にメンバーが所属するチームを選択しましょう。Asanaから招待メールが送信されます。
  3. 同じチームのメンバーは同時に追加することを推奨します。
メンバーの削除:

IT担当者と管理者は、組織設定のメンバータブから自分の組織のAsanaメンバーを削除することができます

  1. 組織からメンバーを削除する前に、そのメンバーのマイタスクリストを確認して、タスクを他のメンバーに割り当てれば、仕事が行方不明になることがありません。
  2. Asanaのあなたの組織からメンバーを削除するには、組織設定メニューのメンバータブをクリックします。
  3. 次に、そのメンバーの氏名を検索します。検索結果に表示されたら、その上にカーソルを置くと、削除オプションが表示されます。
  4. 削除したい場合は確定してください。削除されたメンバーはあなたのAsana組織へのアクセスができなくなります。ただし、そのメンバーが完了したタスクはすべてAsana内に残ります。

メンバーのプロビジョンを解除すると、そのメンバーに割り当てられたタスクは、あなただけが管理者としてアクセスできる新規プロジェクトに追加されます。

組織内のメンバー全員を参照するには:

  1. 組織設定メンバータブからも、全メンバー、メンバーが所属するチームおよびプロジェクト、初回および最近のログイン等の情報が一覧になった、CSV文書のエクスポートをリクエストすることができます。
  2. リクエストすると、CSV文書にアクセスする有効期限付きのリンクを添付したメールが、Asanaのログインに使用しているメールアドレスに送信されます。

チーム

全チームを参照するには:

  1. 組織設定メニューで、チームタブをクリックします。
  2. ここで、全チーム、それぞれのプライバシー設定 (公開、承認制、非公開)、各チームのメンバー数を参照することができます。
  3. チームに変更を加える場合は、編集をクリックします。チーム名、説明、プライバシー設定、メンバーなどの変更を行うことができます。

全ての管理者コントロール

上記のステップは、Asanaの使用開始時にまず設定をお勧めする手順ですが、この他にも管理者がアクセスできる管理者設定はたくさんあります。ここでは組織設定メニューの各タブでできることをご紹介します。

IT担当者と管理者は、組織設定メニューで設定管理を行うことができます

全般

全般設定では次のことができます:

  • 組織名の変更
  • 他の管理者の参照(管理者を変更するには、管理タブをクリックします)

メンバー

メンバー設定では次のことができます:

  • Asanaに追加できるメンバー数と、あなたの料金プランにおける合計メンバー数の確認
  • 全メンバー、メンバーが所属するチームおよびプロジェクト等を一覧にしたCSVファイルのリクエスト
  • Asanaに設定した組織のメンバーの参照と検索
  • メンバーのプロビジョン削除

チーム

チーム設定では、次のことができます:

  • プライバシー設定 (公開、承認制、非公開)を含めた全チームのリストおよび各チームのメンバー数の参照
  • チーム名、説明、プライバシー設定の変更
  • 各チームへのチームメンバーの追加と削除
  • 新規ユーザーおよび既存ユーザーのチームへの招待
  • チームへの参加リクエストの承認権限の管理
  • チームの削除

管理

管理設定では、次のことができます:

  • 管理者の追加および削除
  • SAML/SSOのセットアップ
  • パスワード強度設定の選択
  • 組織全体のパスワードの強制リセット。組織のメンバー全員が直ちにログアウトされ、次回ログインする際にパスワードのリセットをリクエストされます。
  • 組織のAsanaの完全なエクスポートのリクエスト。これは、全チーム、メンバー、プロジェクト、タスク、コメント、会話、添付ファイルを含む包括的なJSONファイルです。

SAMLを使用しているEnterprise組織では、管理メニューで、サインインURLとSAMLプロバイダによるX.509証明書のセットアップを行います。

サービスアカウント

サービスアカウント設定では、次のことができます:

IT担当者と管理者は、サービスアカウントをセットアップしてデータバックアップ、管理タスク、アクショントリガーの作成ができます

  • データバックアップ、自動管理タスク、Asanaアクショントリガーの作成および内部連携に使用するサービスアカウントの追加および削除。詳細は サービスアカウントガイドを参照してください。
  • サービスアカウントトークンのリセット

請求

請求設定では、次のことができます:

  • 現在のAsanaの料金プラン(無料、プレミアム、Enterprise)と、参加中のメンバー数および追加可能なメンバー数の参照
  • 請求管理者の参照

Asana インテグレーションの参照

Asanaには組織に必要な可能性のあるたくさんのアプリが連携されています。Asanaの アプリページでアプリコレクションをチェックし、チームに必要なアプリをセットアップしましょう。

現在、多くの企業がウェブ上で業務を行っているため、Asanaでは組織の安全を維持し、シンプルにマネージメントができるよう、管理者へのサポートに力を入れています。

詳細についてはプライバシーとセキュリティページを確認するか、セールスチームにお問い合わせください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。