パワーユーザー・チェックリスト

オンボーディングチェックリストを完了したなら、このページでもっと詳しくAsanaを学びましょう。

ここに紹介する機能の目的は、仕事やチームメイトと繋がり、時間を節約すること(Asanaを今、使っているチームと一緒に目からウロコが落ちるような瞬間を体験できるはずです)。これらの機能をマスターしたら、今以上に生産性が上がり、Asanaを使いこなすエキスパートになれるでしょう。

1.@メンションで情報を繋げる

@メンションを使ってチームメイト、プロジェクト、タスク、会話に、Asana内の説明やコメントをリンクしましょう。やり方は@の後ろにリンクしたい情報を入力するだけです。

タスク説明の中でプロジェクトやメンバーをリンクします

次のような場合に@メンションを使用しましょう:

  • 背景情報へのリンク:別のタスクやプロジェクト、会話にリンクさせることで、これまでの仕事の履歴や関連する会話にすぐアクセスできます。

  • 関連タスクの呼び出し:あるタスクが別のタスクと緊密に関連している場合、コメントやタスク説明に関連タスクへのリンクを加えましょう。

  • 特定のメンバーへのコメント:タスクや会話内でチームメイトに@メンションすることで、コメントをその人に届けることができます。@メンションされた人は通知を受取り、タスクや会話のフォロワーに追加されます。

2.タスクを複数のプロジェクトに追加

タスクを別のプロジェクトに追加

このタスクは「ウェブサイト公開」と「毎週のチーム会議」の2つのプロジェクトに含まれています

Asanaをワークフローにうまく取り込む鍵は、1つのタスクを複数のプロジェクトに追加すること。やり方は、Tab + Pボタンを押すと表示される+ボタンを使って、必要な数のプロジェクトにタスクを追加するだけです。

こうすることで、仕事を二重に行うことなく、さまざまなコンテキストで同じ情報を参照することができます。同じタスクが複数のプロジェクトに表示されているだけなので、タスクが更新されればどちらのプロジェクトでも変更が反映されます。

タスクを複数のプロジェクトに追加すると効果的な場面をご紹介しましょう:

  • 会議でタスクについて話し合いたい時: タスクをミーティングプロジェクトに追加します。元のプロジェクトにもそのままタスクを維持しておきます。

  • タスクが高レベルの目標やマイルストーンに関係している場合:部門や会社全体のプロジェクトで目標を追跡しつつ、直属のチームの個別プロジェクトでアクションステップをフォローします。「目標」プロジェクトと「アクションステップ」プロジェクトの両方に目標タスクを入れておきましょう。

  • タスクが2つ以上のプロジェクトに関連している場合:チーム間の引き継ぎや2つのチームの共同作業が必要なタスクを両方のチームのプロジェクトに追加しましょう。タスクに関する情報や会話が重複することなく、全員がタスクの進捗を追跡できます。

3. 高度な検索機能を使ってレポートを出力{gl-search-reports}

検索ビューを作成し、Asana内の情報をニーズに合わせて分類、ソート、絞り込みしましょう。「検索ビュー」では、プロジェクト、メンバー、期日などの基準に基づき、カスタマイズしたタスクリストを作成できます。後でアクセスしやすいように、「検索ビュー」を お気に入りにしましょう。

高度な検索機能でレポートを作成

「検索ビュー」の便利なレポート機能: 「検索ビュー」を使って作成できるレポートの例を紹介しましょう。

  • チームが最近完了したタスク:担当者を指定し、完了を選択して、先週か先月の期日を設定します。

  • チームが近日中に完了するべきタスク:タスクの割り当て先を指定、未完了を選択して、来週の期日を選択します。

  • あなたが割り当てた、未完了のタスク:検索バーで、他のメンバーに割り当てたタスクを選択しましょう。左上の検索の絞り込みをクリックし、完了ステータスを未完了に変更します。

4.複数選択機能で、複数のタスクを一度に更新する

Shiftキーとカーソルキーを使って、複数のタスクを一度にハイライトします。次に、ハイライトしたタスクのドラッグ、割り当て、期日の設定などの変更を行います。行った変更は選択したタスクすべてに反映されます。

5.キーボードショートカットを使用してさらにスピードアップ

Asanaの自慢はスピード。Asanaで作業効率を上げるコツの一つが、キーボードショートカットを覚えることです。

キーボードショートカットの全リストはこちらをご覧ください。このリストはAsanaの中でCmd/またはCtrl/を押すと表示されます(これはキーボードショートカットを出すためのキーボードショートカット、つまりメタキーです)。Asanaでぜひ覚えておきたいショートカットキーは次の通りです:

  • Tab+Q - タスクをクイック追加

  • Tab+M - 自分に割り当てる

  • Tab+Y - 今日にする

  • Shift+下向きの矢印キー - タスクを複数選択。このショートカットはShift+その他の矢印キーでも使用できます。

  • Tab+F - フォロワーを追加

  • コロン (:)タスク名 - タスクをセクションのヘッダに変更

  • Tab+↵ - タスクリストまたはメインウィンドウへ移動

  • 受信トレイでHを押す - 既読アイテムを隠す

6. タスクのコピーを割り当てる

タスク担当者フィールドから、簡単にタスクのコピーを複数のチームメイトやチーム全員に割り当てることができます。

タスクのコピーの割り当て機能を利用する場面:

  • 文書についてフィードバックが必要なとき、レビュータスクのコピーを関係者全員に割り当ててコメントや承認を貰うことができます。

  • たとえば福利厚生の加入のようなルーチンの業務を完了する必要がある時、期日までに確実に実施できるよう、チーム全員にタスクを割り当てましょう。

  • 次のミーティングの前に、チームの毎週のミーティングプロジェクトに、アジェンダ項目を追加し、チームメンバーにコピーを割り当てます。

タスク詳細の担当者フィールドから直接コピーを割り当てることができます。

7.テンプレートの作成と使用

テンプレートを使うと、Asanaでのプロジェクトのセットアップが簡単に、かつスピーディに行えます。プロジェクトのテンプレートには2種類あります:

  • カスタムテンプレートは頻繁に繰り返されるワークフローやプロジェクトに最適です。カスタムテンプレートを使えば、セットアップ時間が節約できるほか、うっかり手順を見落とすことがありません。
  • Asanaテンプレートは、Asanaが推奨するやり方に基づく、一般的なワークフローの作成に便利です。あなたのチームのニーズに従って、カスタマイズすることができます。

8.インテグレーションセットアップ

仕事ですでに使用しているツールの多くは Asana と連携できます。 インテグレーションをセットアップすれば、Asanaでのワークフローがスムーズになり、仕事のすべてを追跡できるようになります。

Asana には幅広いワークフローのための連携機能が備えられています: * ファイル保存:Dropbox、Google Drive、Box * コミュニケーション:Slack、Gmail、Outlook * 開発:Instabug、GitHub、Phabricator * レポート:Instagantt、Hourstack、Weekdone

連携できるアプリの全リストはこちらのページを参照してください。

これであなたもAsanaのパワーユーザーの仲間入りです。

ここまでで、あなたは仕事をトラッキングし結果を出すAsanaのエキスパートになっていることでしょう。いつでもこのチェックリストやオンボーディング・チェックリスト [link]で復習してください。この他にも便利な資料をいくつかご紹介しておきましょう:

  • ヘルプ:特定の機能について疑問がある場合は、ヘルプセクションを確認しましょう。

  • ビデオ:Asanaで利用できる機能、ワークフロー、使用例をまとめたビデオのコレクションです。Asanaの活用についてアイデアやひらめきが欲しい時や、チームメイトにAsanaを紹介する際に便利です。

  • Asanaブログ:新製品の発表、もっとスマートにチームとコラボレーションするためのアドバイスなど、Asanaのブログを訪問、購読して最新情報をチェックしましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。