オンボーディング・チェックリスト

Asanaはチームが仕事を追跡し、成果を得るための近道です。すでにAsanaを使用しているチームに参加するなら、このオンボーディング・チェックリストで参加プロセスのスピードをアップしましょう。

このチェックリストを別のブラウザウィンドウに表示すれば、このリストに従ってAsanaを理解することができます。また、参考資料としてダウンロードし、印刷することもできます。

1.Asanaを理解する

チームの仕事と会話がAsanaにまとめられ、検索することができます。Asanaに飛び込む前に、Asanaの構造を理解しておきましょう:

組織、チーム、プロジェクト、タスクの階層

  • 組織がビジネスにおいて階層の最上位にあります。組織はあなたの会社のメールアカウントに関連付けられ、全チームが含まれています。

  • チームは組織の中で一緒に働いている人たちのグループです。チームは社内の複数の部門(エンジニアリング、マーケティング、設計、人事等)で構成される場合も、一つのプロジェクトのために協力が必要な人たちのグループである場合もあります。

  • プロジェクトでは、チームの仕事をリストやボードに整理します。チームの最新の大きなプロジェクト(例:ウェブサイトの公開)、目指している目標、アイデア、ミーティング議事録など、多くの段階が含まれ、多数のチームメイトがかかわる仕事のためにプロジェクトを作成します。

  • タスクはプロジェクトをアクションしやすいステップに分割したものです。to-doのほか、チームメイトへのリクエスト、リマインダ、アイデアなどもタスクになります。

2. チームの参照と参加

基本を抑えたら、次はチームを検索し、参加しましょう。ただ、あなたは組織のメンバーですので、すでにチームに招待されているかもしれません。

左側のサイドバーから組織の他のチームを参照しましょう。プロジェクトにアクセスして、コラボレーションしたいチームがあれば、参加リクエストを送りましょう。

各チーム名の下にはチームの会話が表示され(通常はチームレベルでのディスカッションや告知等に使用されます)、プロジェクトリストが続きます。

3.プロジェクトに参加する

プロジェクトをタスクリストまたはボードとして参照することができます(プロジェクト内では、カレンダー、会話、進捗チャートを参照できます)。プロジェクトを利用して製品ローンチやキャンペーンなどに関するあらゆるタスクを追跡・管理しましょう。

左側のサイドバーにはAsanaであなたが参加中のチームが表示されています。チーム名の左側にあるキャレットマークをクリックすると、チームの公開プロジェクトがすべて表示されます。その中の仕事をチェックし、あなたが参加すべきプロジェクトについてチームメイトに質問しましょう。

プロジェクトに参加するには、プロジェクト右上の+ボタンをクリックしてください。

ドロップダウンメニューからプロジェクトに参加

自分のプロジェクトを作成するには、トップバーの(+)ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューからプロジェクトを選択します。明快で目標がはっきりしたプロジェクト名と説明を付けましょう。プロジェクトは初期設定では公開プロジェクトになっていますが、プライバシー設定を変更し、ドロップダウンメニューからプロジェクトを公開するチームを選択することができます。

共通のワークフローのためにカスタムテンプレートを作成したり、Asanaテンプレートをベースとして利用することもできます。+ボタン をクリックしてプロジェクトを選択し、テンプレートタブをクリックします。作成したカスタムテンプレートを選択するか、Asanaテンプレートを使って、自分のチームに合わせてカスタマイズすることができます。Asanaオンボーディングテンプレートも用意されています。

必要な追跡の方法に合わせて、Asanaでプロジェクトのリストやボードを作成

4. タスクの割り当てと完了

タスクはAsanaの基本的な仕事の単位です。アクションが必要なto-do、頭に置いておきたいアイデア、人事に休暇のリクエストを送る、といった簡単なリマインダなどあらゆるものをタスクにすることができます。

Asanaでタスクを作成するのは簡単です。新規プロジェクトや既存のプロジェクトで、メインウィンドウの行を選択し、Enterキーを押すか、またはボードプロジェクトの列ヘッダ下にある+ボタンをクリックしてください。あるいは、トップバーの+ボタンで直接タスクを追加することができます。

それでは自分で試してみましょう。作業の指示と合わせて新しいタスクを作成し、自分かチームメイトに割り当ててください。必ずタスクに名前、説明、期日を設定して、誰が何をいつまでに行うのか、全員が分かるようにします。また、タスクをプロジェクトに追加すれば、簡単に探すことができます。

いつタスクを完了すればいいのでしょうか? 基本的には、作業が終わったらタスクに完了マークを入れましょう。

5. サブタスクと添付ファイルの追加

タスクにサブタスクと添付ファイルを追加すればさらに使いやすくなります。

サブタスクはタスクをさらに細分化したものです。複雑なタスクや、担当者が2人以上いる場合には、サブタスクを作成しましょう。サブタスクは担当者、期日、説明のようなフィールドを持ち、独立したタスクのように機能しますが、親タスク内に埋め込まれているところだけが異なります。

サブタスクを作成するには、右ウィンドウの期日フィールドの隣にあるサブタスクボタンをクリックします。または親タスクを選択してからキーボードでTab+Sを押しましょう。サブタスクを作成した後、そのサブタスクを選択してキーボードでEnterを押すと、次のサブタスクを作成できます。

サブタスクの追加

タスクに関連するファイルを簡単に共有するには、添付を利用しましょう。右ウィンドウ上部のペーパークリップ型のアイコンをクリックし、タスクにファイルを添付します。

  • あなたのコンピュータ
  • Google Drive、OneDrive、Dropbox、Box

添付の追加

6.タスクへのコメントとタスクのフォロー

タスクにコメントして質問したり、情報や意見を共有することができます。

タスクをフォローすれば、コメントや変更を追跡できます。タスクのフォロワーには、通知設定に応じてAsanaのマイ受信トレイかメールで通知が届きます。

自分や他のメンバーをフォロワーに追加するには、「Tab+F」のショートカットキーを押すか、右ウィンドウ下の+ボタンをクリックしてください。

今は関係のないタスクの通知が来る場合は、フォロワーフィールドの自分の写真の上でマウスを動かし、Xをクリックしてフォローを外すか、右ウィンドウ下のフォロー中をクリックしましょう。マイ受信トレイからタスクやプロジェクトのフォローを外すこともできます。

7. マイタスクを使って一日のプランを立てる

マイタスクには、あなたに割り当てられたすべてのタスクが表示されます。朝、まずここを確認しましょう。仕事の優先順位を調整するために、一日を通じてマイタスクをチェックすることをお忘れなく。

Asanaでのマイタスク

マイタスクで作成したすべての新規タスクは自動的にあなたに割り当てられ、自分だけに公開されます。プロジェクトに追加すれば、チームの他のメンバーにも公開することができます。

マイタスクで、新規タスクセクションのタスクを確認し、「今日」「近日」「後日」の優先順位をつけて、1日のスケジュールを管理しましょう。

  • タスクを各セクションにドラッグアンドドロップ
  • 青のドットマークをクリックして、ドロップダウンリストにアクセスし、セクションを選択
  • タスクを選択し、ショートカットキー「Tab+Y」で「今日」、「Tab+U」「近日」、「Tab+L」で「後日」に割り当て

新規タスクに優先順位を付けてみましょう。1つ以上のタスクがある場合のみ、「新規タスク」「今日」「近日」「後日」のセクションが表示されます。

8.マイ受信トレイでタスクに関する情報をキャッチ

マイ受信トレイはAsanaでのあなた専用の通知センターです。フォロー中のタスクや会話に関する通知が受信トレイに送信されます。受信トレイのナビゲートはトップバーで行います。

受信トレイはアクティビティストリームのように、これまでのタスクの経過や注意が必要な内容を一覧できます。未読の通知がある場合は、マイ受信トレイの横に橙色のドットが表示されます。

Asanaのマイ受信トレイ

次のような場合にマイ受信トレイに通知が届きます:

  • タスクが割り当てられたとき
  • あなたへのタスクの割り当てが解除されたとき
  • フォロー中のタスクが完了したとき
  • フォロー中のタスクにファイルが追加されたとき
  • あなたがプロジェクトにフォロワーとして追加されたとき
  • あなたに割り当てられたタスクの期日が変更されたとき
  • 割り当てられたタスクの期日が今日になったとき
  • フォロー中のタスクにコメントが追加されたとき
  • コメント、添付、タスク完了にいいねがついたとき
  • フォロー中のタスクがいいねされたとき

マイ受信ボックスを定期的にチェックすることが習慣になったら、メール通知をオフにしてもいいでしょう。マイ受信ボックス上部のドロップダウンメニュー、またはプロフィール設定で、メール通知設定を変更できます。

9.プロフィール設定でAsanaをカスタマイズ

アカウントをカスタマイズするには、Asanaの右上のプロフィール写真をクリックし、「プロフィール設定」を選択します。まだプロフィール写真をアップロードしていない場合は、あなたのイニシャルが入っている丸をクリックしてください。

プロフィール設定メニューでは次のことができます:

  • 氏名とプロフィール写真の変更
  • メール通知とタスクのリマインダーの受信ステータス、受信する場合はメールアドレスの設定
  • Asanaにタスクを送信できるメールアドレスの指定、およびAsanaアカウントに関連付けるメールアドレスの追加
  • アカウントの無効化
  • 利用権限のあるアプリの参照
  • Asanaの背景テーマの変更、ハックの起動(次のセクションを参照)

まだ行っていない場合は、氏名のアップデート、プロフィール写真のアップロードを行い、役割や部署を追加して、あなたが誰であるか他の人にわかるようにしましょう。

10.Asanaを楽しもう!

タスクにいいねして熱意を示したり、誰かのコメントに同意したり、タスク完了に感謝を送ったり。メインウィンドウ、右ウィンドウ、通知など、どこでもサムズアップのアイコンを見つけたらクリックしましょう。

Asanaでいいねしよう

プロフィール設定のハックタブを選択して、Asanaの実験的な機能をチェックしましょう。

Asanaは背景をカスタマイズすることができます。プロフィール設定のディスプレイタブで背景を選びましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。