ワークスペースを作成、管理する

ワークスペースを作成する

ワークスペースを作成して、Asana でコラボレーションを始めましょう。

ワークスペースを作成

新しいワークスペースを作成するには、次のことを行います。

  1. プロフィール写真をクリックして、リストから「プロフィール設定」を選択します
  2. アカウント」タブをクリックします
  3. ワークスペースを新規作成」を選択します

1 つの Asana アカウントで複数のワークスペースへの参加または作成が可能です。コラボレーションが必要なグループごとに異なるワークスペースを作成しましょう。

既存のワークスペースを組織に変換する

異なる部門にまたがる複数のチームまたは仕事を作成する場合は、既存のワークスペースの一つを組織に変換できます。ワークスペースと組織の違いはこちらでご確認いただけます。

ワークスペースを組織に変更するには、まずご自分の Asana アカウントに会社のメールアドレスを追加する必要があります。

組織への変換手順 1

ワークスペースの管理者コンソールにアクセスするには

  1. 右上隅のプロフィールアイコンをクリックします
  2. 管理者コンソール」をクリックします

組織への変換手順 2

管理者コンソールから

  1. 設定」をクリックします
  2. 組織に変換」をクリックします

組織への変換手順 3

「組織に変換」タブから

  1. 勤務先メールアドレスを選択します
  2. 利用規約を確認します

選択したメールドメインが他の組織で使用されていなければ、「変換」ボタンがクリック可能になります。

ワークスペースを変換する際に問題がある場合

既存のワークスペースを組織に変換できず、かつ「メールドメインがすでに使用されています」というエラーメッセージが表示されない場合は、以下の情報を添えて Asana サポートチームまでお問い合わせください。

  • ご利用の組織名、または最大 /最も頻繁に使っている会社のワークスペース名
  • メールドメイン

あなたが現在所属している最大のワークスペースを、当社側で新しい組織内のチームチーム チームとは、プロジェクトに共同で取り組む、組織内の人々で構成されるグループのことです。 続きを読む に変換します。

以下の文言をコピーしてお使いください。

主要組織 / ワークスペース:
メールドメイン:

有料のワークスペースを組織に変換すると、ワークスペースは無料組織内の有料チームに変換されます。サブスクリプションをチームから組織レベルに変更したい場合は、Asana サポートチームまでお問い合わせください。

共有の大学メールドメイン (college.eduなど) をご利用の場合は、組織の作成の際に別のサブドメイン (staff.college.eduなど) が必要です。

ワークスペースの管理者コンソール

管理者コンソールにアクセスして以下を行います。

  • ワークスペース名の編集
  • メンバーおよび招待の管理
  • Premium にアップグレードされた人数に応じた請求の管理

管理者コンソールにはワークスペースのメンバーのみがアクセスできます。限定アクセスメンバーの方はご利用いただけません。

管理者コンソール

管理者コンソールからは、「メンバー」「請求」「設定」「アプリ」「リソース」のタブにアクセスできます。

メンバー

メンバー

「メンバー」タブでは、以下のことができます。

  1. ワークスペース内のメンバーと限定アクセスメンバーの一覧を表示する
  2. メンバーの限定アクセスメンバーへの変更 (またはその逆)
  3. メンバーや限定アクセスメンバーをワークスペースから削除する
  4. 新しいメンバーをワークスペースに招待する

設定

設定

「設定」タブでは、以下のことができます。

  1. ワークスペース名を変更する
  2. ワークスペースを組織に変換する

ワークスペースの無効化

ワークスペースは共有スペースのため、ワークスペースから離脱してもスペース内のプロジェクトやタスクは削除されません。

ワークスペースをもう使用しない場合は、以下の手順で無効化できます。

ワークスペース内のすべてを削除し、メンバーが自分だけになればワークスペースを離脱できます。

ワークスペースは招待されたメンバーのみがアクセスできます。すべてのメンバーを削除すれば、ワークスペースはアクセス不可となります。

ワークスペースをアーカイブ化することはできません。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。