ワークスペースを作成および管理する

ワークスペースを作成

まずはワークスペースを作成して、Asana でのやり取りを始めましょう。

ワークスペースを作成

新規ワークスペースの作成:

  1. プロフィール写真をクリックして、リストから マイプロフィール設定 を選択
  2. アカウント タブをクリック
  3. 新規ワークスペースを作成 をクリック

ひとつの Asana アカウントで 複数のワークスペースへの参加または作成 が可能です。やり取りが必要なグループごとに異なるワークスペースを作成することもできます。

既存のワークスペースを組織に変換する

複数のチームまたは異なる部門にまたがる仕事を作成したい場合は、既存のワークスペースのひとつを 組織 に変換することができます。ワークスペースと組織の違いは こちら でご確認いただけます。

ワークスペースを組織に変更するには、まずご自分の Asana アカウントに 会社のメールアドレスを追加 する必要があります。

ワークスペースを変換

ワークスペースの変換:

  • プロフィール写真をクリックし、リストから [ワークスペース名] の設定を選択
  • 組織に変換 タブをクリック
  • 組織に紐付けたいメールドメインをドロップダウンの 会社メール フィールドから選択
  • 選択したメールドメインが他の組織で使用されていなければ、組織に変換 ボタンがクリック可能となります

ワークスペース変換 メールの追加

仕事で利用している新しいメールアドレスを Asana に追加し、別のメールドメインを使ってワークスペースを変換することもできます。

既存のワークスペースを組織に変換できない、および「メールドメインがすでに使用されている」旨以外のエラーメッセージが表示される場合は、以下の情報を添えて Asana サポートチーム までお問い合わせください。

  • ご利用の組織名、または最大/最もよく使っている会社のワークスペース名
  • メールドメイン

以下の文言をコピーすると便利です。

主要組織/ワークスペース:
メールドメイン:

必要な情報を記載したら、現在保有している最大のワークスペースを新しい組織内の チームチーム チームとは、一連のプロジェクトに共同で取り組む組織内の人々で構成されるグループのことです。 続きを読む に変換します。

共有の大学メールドメイン (college.eduなど) をご利用の場合は、組織の作成の際に別のサブドメイン (staff.college.eduなど) が必要となります。

ワークスペース設定

ワークスペース設定メニューでは以下の操作が可能です。

これらの設定はワークスペースのメンバーのみアクセス可能です。限定アクセスメンバーの方はご利用いただけません。

ワークスペース設定へのアクセス

ワークスペース設定へのアクセス

  1. プロフィール写真をクリック
  2. [ワークスペース名] の設定 を選択

ワークスペース設定には 一般、メンバー、高度の 3 つのタブがあります。

一般

ワークスペース一般タブ

一般タブでは以下の操作が可能です。

ワークスペースの名称変更

メンバー

ワークスペース設定 メンバータブ

メンバータブでは以下の操作が可能です。

  1. ワークスペース内のメンバーおよび限定アクセスメンバーの一覧を表示
  2. メンバーを限定アクセスメンバーに変換 (その逆も可能)
  3. ワークスペースからメンバーまたは限定アクセスメンバーを削除
  4. ワークスペースに新規メンバーを招待

高度

ワークスペース設定 高度タブ

高度タブでは以下の操作が可能です。

ワークスペースと Harvest との連携の有効化/無効化

ワークスペースの無効化

ワークスペースは共有スペースのため、ワークスペースから退出してもスペース内のプロジェクトやタスクは削除されません。

ワークスペースをもう使用しない場合は、以下の手順で無効化することができます。

ワークスペース内のすべてを削除し、メンバーが自分だけになれば ワークスペースを退出 することができます。

ワークスペースは招待されたメンバーのみがアクセスできます。すべてのメンバーを削除すれば、ワークスペースはアクセス不可となります。

ワークスペースをアーカイブすることはできません。

ログイン

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登録

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

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アカウントの作成中に問題が発生しました。このウィンドウを閉じてもう一度試してください。

こんにちは。以前にもお会いしましたね!

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。