タスクを理解する

タスクとは？

タスクは、誰がいつまでに何を担当するのかを明確にするための実行可能なステップや To-Do を表しますが、アイデアや参照用の資料に使うこともできます。チームメイトに何かを聞く必要があるたびにメールを送っているという方は、代わりにタスクを利用することをお試しください。

たとえば、近いうちに行われるキャンペーン用の動画を制作するタスクがあり、他のチームメイトがその企画を担当するとします。この場合、これらのタスクはキャンペーン管理プロジェクトで追跡できます。

タスクには、関係するすべてのファイル、コメント、指示が格納されるため、情報を 1 つの適切な場所にキープしておけます。通常、タスクはプロジェクトの一部なので、チームメイトはタスクを簡単に見つけて確認できます。

タスクの作成方法

タスクを作成する主な方法には以下の 3 通りがあります。

1. トップバーのオレンジ色のクイック追加ボタンから。
2. プロジェクトの「タスクを追加」ボタンから。
3. タスクリスト内をクリックし、Enter を押して入力する。

メールや Slack メッセージからタスクを作成することもできます。Asana とよく使われているツールを連携させることで、時間を節約し、タスクをさらに管理しやすくすることができます。

タスク担当者

1 つのタスクにつき割り当てられる担当者は 1 人ですが、コラボレーターは複数割り当てられます。

タスクの担当者とコラボレーターの両者が、タスクの権限設定に基づいて、タスクを表示したり、編集したりすることができます。

担当者フィールドは、そのタスクを担当する人を示します。

ユーザーに割り当てられたタスクは、そのユーザーのマイタスクに表示されます。

タスクが更新されると、コラボレーターは通知を受け取ります。

タスクの作成者および担当者は、自動的にタスクのコラボレーターとして追加されます。

Tab+M を押すと自分にタスクを割り当てることができます。

複製タスクを割り当てる

複数のメンバーに対して同じタスクを作成したい場合に、個人にも組織のチーム全体にも複数のタスクを簡単に割り当てることができます。

「コピーを割り当てる」とは、元のタスクが複数のメンバーに割り当てられるのではなく、複数作成されたタスクのコピーが各メンバーに割り当てられるということです。

タスクのコラボレーター

タスクのコラボレーターになると、以下のような変更がタスクにあった場合に通知を受け取れます。

• タスクに添付ファイルが追加された
• タスクに新しいコメントが投稿された
• タスクにユーザーがいいねした
• タスクが完了になった

コラボレーターは受信トレイで通知を受け取ります。設定に応じて、メールでも通知されます。

関心のないタスクの通知を受け取っている場合、タスクのコラボレーターから自分を外すことができます。

コラボレーターを削除する方法

タスクの説明やコメントで他のメンバーを @メンションした場合、その人はそのタスクのコラボレーターに自動的に追加されます。

タスクのヒントとベストプラクティス

優れたタスクを作成する方法と、自分に割り当てられたタスクに応答する方法について、いくつかのヒントをご紹介します。

優れたタスクの作成

1. わかりやすくて実行可能なタスク名を付けます。たとえば、単に「ブログ記事」とするよりも「ブログ記事の初稿を完成させる」とします。
2. タスクを自分やチームメイトに割り当てます。タスクに設定される担当者は 1 人のみなので、担当が曖昧になることはありません。

• タスクを完了させるために複数の担当者による作業が必要な場合は、タスクをサブタスクに分割できます。

3. 開始日と期日を追加してタスクの期間と最終期限を示します。チームメイトは、より効果的に時間をタスクに割り当てて、いつまでにそのタスクを終わらせればよいかを把握できます。
4. タスクの説明に、詳細、手順、背景情報などを記入します。これにより、仕事の開始から完了までに必要なすべての情報が担当者に伝わります。チームメイトやプロジェクトについて触れたり、リッチテキストでタスクの説明を書式設定を行ったり、YouTube や Figma などのメディアを挿入して、タスクの説明にインタラクティブなプレビューとして表示させたりすることもできます。
5. 必要なファイルを添付します。Asana は、Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、Box と連携しているため、使用中のツールから簡単にファイルを添付できます。
6. タスクによっては、先に他の仕事が終わるまで着手できないものもあるでしょう。そのような場合はタスクの依存関係を設定することで、仕事を適切な順序とタイミングで進められます。
7. 最後に、タスクにコラボレーターを追加できます (メールの CC のようなものです)。コラボレーターは、タスクのアクティビティに関する通知を受け取ります。コラボレーターはいつでも追加または削除できます。
8. タスクを完了させたら、タスク名の横にあるチェックマークをクリックします。チームメイトに成果を伝えるには、コメントを投稿します。

収益目標を達成するといった大きなプロジェクト目標や、イベント会場を決定するといった次のフェーズに進むために必要な大きな仕事を表すために、マイルストーンを作成することもできます。

プロジェクト、タスク、またはサブタスクのどれを作成すればよいのか？

多くのお客様がこの質問をされており、その答えは、お客様が何を達成しようとしているのか、そしてどのように情報を表示したいのかによります。以下のフレームワークと、正しい方法の選択に役立ついくつかのポイントをチェックしてみてください。

	プロジェクトを作成するべき場合...	タスクを作成するべき場合...	サブタスクを作成するべき場合...	例
工数量	複数の関係者が協力して作業する、長期間目標に向けた規模の大きい取り組みである。または、作業を追跡するための中心的な場所が必要である。	数分〜数日で達成できる一人分の単発的な To-Do アイテムを記録して管理したい。	タスクが複数の人に分担され、それぞれがタスクの完了に貢献している。	プロジェクト: エディトリアルカレンダー タスク: ブログ記事を投稿する サブタスク: ブログ用にお客様の声を収集する
ビュー	プロジェクトとそのタスクをさまざまなビュー (リスト、ボード、タイムライン、カレンダー) で確認し、それらをポートフォリオやダッシュボードのチャートで報告したい。	タイムライン、ダッシュボード、またはワークロードのいずれかのビューで作業を表示したい (ダッシュボードとワークロードではサブタスクは自動的に表示されません)。	ダッシュボードビュー、ワークロードビューでサブタスクを表示する必要はない。(表示したい場合は、親タスクをプロジェクトに変換してください。)	プロジェクト: 製品の発売 タスク: 市場調査の実施 サブタスク: マーケティング用のリサーチサマリーの作成
複雑さ	作業には多くのステップ、ステージ、関係者、または段階がある。	(プロジェクト全体ではなく) 特定の作業について、一部の関係者とコミュニケーションを取りたい。	タスクをより小さな作業に分割したい。(ただし、異なる関係者に割り当てられたサブタスクが 5 つ以上あるような場合は、そのタスクをプロジェクトとすべきではないかを検討してください)。	プロジェクト: 新春キャンペーン タスク: キャンペーンメッセージの最終決定 サブタスク: キャンペーンメッセージのレビュー

タスクへの応答とコラボレーション

タスクは、Asana のスペースにいる全員が作成し、全員に対して割り当てることができます。次のヒントを活用してコラボレーションをさらに盤石にしましょう。

• タスクを割り当てられたら、いいねをして、タスクを確認したことと開始する意思を示すことができます。
• 自分がそのタスクに適任ではない場合は、他のユーザーに再割り当てするか、タスクのコメントで話し合うことができます。
• タスクの途中でタスクのコメントに更新情報を入力すれば、タスクのコラボレーターがそれに応答したり、進捗を把握したりすることができます。
• コメントに大切な情報や最終的な決定事項が含まれる場合は、すぐに確認できるようにトップにピン留めできます。
• タスクまたはコメントに他のユーザーの注意を引くには、@メンションを使います。相手は通知を受けるので、そのタスクにすばやくアクセスできます。タスクで @メンションされたメンバーは、自動的にコラボレーターとして追加され、通知が受信トレイに送られます。
• プロジェクト、タスク、会話の名前を @メンションして、仕事同士を関連付けて参照しやすくすることもできます。

タスクをマスターするためのその他のリソース

以下のリソースでは、視覚的に学んだり、掘り下げたトレーニングを受けたりすることができます。

リソース	リンク
Asana レッスン	タスクの基本を 5 分間で学ぶ
タスクのビデオチュートリアル	How to Asana を視聴
タスク管理のオンデマンドコース	Asana アカデミーに登録
コミュニティとつながる	近日中に開催されるトレーニングに参加するかコミュニティフォーラムでタスクに関するスレッドをはじめる