ワークフロービルダー
概要
ワークフロービルダーはチームのプロセスを自動化してチーム間の仕事をシームレスに調整し、仕事が順調に流れるようにします。ワークフロービルダーを使えば、視覚的なツールでより効率のいいワークフローを作成し、1 か所でチームを連携させ、仕事を整理し、プロジェクトをスムーズに進められます。ワークフローによって適切な人を適切なタイミングで適切な情報とつなぐことで、チームは大事な仕事に集中できます。
ワークフロービルダーでワークフローを作成する
ワークフロービルダーでは、プロジェクトへのタスクの追加方法を選択できます。データの受け付け元を複数選択することも、データソースを設定しないこともできます。
また、プロジェクトへのアクセス権を持つユーザーなら誰でも、手動でタスクを追加できます。
- フォームの送信: 送信内容をタスクに変換するフォームを作成します。
- タスクテンプレート: タスクを標準化しやすくするためのテンプレートを作成します。
- その他のアプリ: 他のアプリを使用して、このプロジェクトにタスクを追加することを許可します。
受け付けカードのドロップダウンメニューをクリックして、データ元を選択します。
フォームを受け付けデータ元とする場合の詳しい設定方法については、フォームの作成に関するガイド記事をお読みください。タスクテンプレートの詳しい設定方法は、タスクテンプレートの作成に関するガイド記事をお読みください。
セクション
セクションを「準備完了」「進行中」「完了」などのステージ分けに使用して、具体的な作業状況を追跡します。ワークフロービルダーのセクションカードは、タスクビュー (「リスト」や「ボード」ビュー) のセクションと直接連携しています。「振り分け前」「進行中」「承認待ち」「完了」といった、プロジェクトの段階を示すようなセクションを設定しましょう。これにより、プロジェクトメンバーはタスクの状況を簡単に把握できます。
新しいセクションを作成する
「+」ボタンをクリックするとセクションを追加できます。次にそのセクションにルールを追加して、ルールにトリガーを割り当てましょう。1 つのセクションにつき、2 つの自動インスタンスのルールを作成する必要があります。
トリガー: トリガーは、このセクションにタスクを自動で移動するタイミングまたは条件です。この移動ルールは、右側のウィンドウにあるオプション一覧から選ぶことができます。たとえば、「期日に近づいているとき → 『近日』に移動する」といったルールや、「タスクが完了したとき → 『完了』に移動する」といったルールを作成できます。
アクション: タスクがこのセクションに移動した際に、自動で何を行うかも決める必要があります。たとえば、コラボレーターを追加するかどうか、タスクに特定の担当者を割り当てるかどうか、コメントを追加するかどうかなどです。上記のようにおすすめのルール一覧から選択することも、「その他のアクション」ボタンからカスタムルールを作成することもできます。
ルールの設定方法について詳しくは、ルールに関する記事をお読みください。
既存のセクションを管理する
セクションの名前を変更するか、ルールの追加や削除を行うには、セクション名の右側にある三点リーダーアイコンをクリックします。
ワークフローレポート
ダッシュボードビューでは、プロジェクト内のセクションに関するメタデータも表示できます。たとえば、特定のセクション内の未完了タスクの数などを、リアルタイムで確認、監視できます。
ドラッグ & ドロップ
セクションをドラッグ & ドロップすることで、作業を編成し直したり順番を入れ替えたりできます。プロジェクトのメンバーも、必要に応じてセクションを並び替えることができます。
カスタマイズパネル
画面右の「カスタマイズ」パネルで、以下のようなワークフロー全体に関する要素を追加できます。
- カスタムフィールド
- ワークフロー内の特定の 1 セクション以外にも適用されるグローバルルール
- アプリ (例: Slack や Microsoft Teams)
- フォーム
- タスクテンプレート
ワークフロービルダーのアプリ取り込み
外部アプリを追加して Asana 内にタスクを作成できます。
ワークフローにアプリを受け付けデータ元として追加する方法は、以下のとおりです。
- 「他のアプリから」をクリックします。
このリストから、セットアップするアプリをクリックします。
すでにプロジェクトで受け付けデータ元となっているアプリや、管理者が禁止しているアプリは表示されません。
アプリのサイトへ移動し、インストールを完了します。
インストールを完了するには、外部アプリで次のステップを実行してください。
- [アプリの名前] で Asana との連携をセットアップします。
- アプリを使用して、[プロジェクト] にタスクを追加します。
以上のステップが完了すると、ワークフロービルダーにアプリが表示されます。
これまでのステップが完了していない場合は、セットアップを完了しましょうというメッセージが表示されます。
上記に加えて、「カスタマイズ」メニューの「アプリ」ボタンをクリックするとアプリを追加できます。
Asana に新規タスクを追加する外部アプリは、アプリ取り込みなしでセットアップされたものを含めて、すべてここに表示されます。
「ステージの所要時間」ワークフロー指標
「ステージの所要時間」指標を使用すれば、タスクが各ワークフローステージを通過するのにかかった時間のレポートを簡単に作成できます。この指標は、ボトルネックを特定し、作業が次の段階に進むまでの時間を明確化するのに便利です。タスクの特定のステージでの所要時間が長すぎることがあれば、それが明らかになるため、適切にプロセスを再調整できます。
レポートとダッシュボードの機能を使ってワークフロー指標のデータを表示する方法は「セクションの所要時間」と「カスタムフィールドの所要時間」の 2 種類あります。
セクションの所要時間
タスクが Asana プロジェクトの複数のセクションを移動していくワークフローの場合は、セクションの所要時間をレポートにして確認すると、タスクが完了に向かって各セクションを移動していくペースがわかります。
このチャートは、プロジェクトの各セクションにおけるタスクの所要時間を示したものです。この例では、タスクは「計画」セクションで合計 6 日と 3 時間もの時間を費やしています。また、データは担当者や期日などのパラメーターで絞り込むことができます。
カスタムフィールドの所要時間
ワークフローによっては、作業が新しいステージに進む準備ができていることを示すのにカスタムフィールドを使う場合があります。カスタムフィールドの所要時間をレポートにして確認すると、選択したカスタムフィールドの値に基づいて、特定のステージにおけるタスクの所要時間が数値化されます。
例として、上のチャートは「Completion Stage (完了ステージ)」というカスタムフィールドを含むプロジェクトに関するレポートです。
「Completion Stage」カスタムフィールドは、Not yet started、In progress、Blocked、Complete (未開始、進行中、待機中、完了) の 4 つの値をとります。このチャートは、カスタムフィールドの値が Blocked になっているタスクの合計所要時間を表すレポートです。
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