ワークフロービルダー
概要
ワークフロービルダーはチームのプロセスや主要な作業の流れを自動化し、チーム間の仕事をシームレスに調整します。ワークフロービルダーを使えば、視覚的なツールでもっと効率のいいワークフローを作成し、たった一か所でチームをつなぎ、仕事を整理し、プロジェクトの無駄をなくすことができます。ワークフローによって適切な人を適切なタイミングで適切な情報とつなぐことができるので、チームは大事な仕事に集中できます。
ワークフローの作成
ワークフロービルダーでは、プロジェクトへのタスクの追加方法を選択できます。データの受け付け元を複数選ぶことも、データソースを設定しないこともできます。
- フォームの送信: 送信内容をタスクに変換するフォームを作成します。
- タスクテンプレート: タスクを標準化しやすくするためのテンプレートを作成します。 受け付けカードのドロップダウンメニューをクリックして、データ元を選択します。また、プロジェクトへのアクセス権を持つユーザーなら誰でも、手動でタスクを追加できます。
フォームを受け付けデータ元とする場合の詳しい設定方法については、フォームの作成に関するガイド記事をお読みください。タスクテンプレートの詳しい設定方法は、タスクテンプレートの作成に関するガイド記事をお読みください。
セクション
セクションを「準備完了」「進行中」「完了」などのステージ分けに使用して、具体的な作業状況を追跡します。ワークフロービルダーのセクションカードは、タスクビュー (「リスト」や「ボード」ビュー) のセクションと直接連携しています。「振り分け前」「進行中」「承認待ち」「完了」といった、プロジェクトの段階を示すようなセクションを設定しましょう。これにより、プロジェクトメンバーはタスクの状況を簡単に把握できます。
新しいセクションを作成する
「+」ボタンをクリックしてセクションを追加できます。セクションを追加したら、そのセクションのルールを追加して、ルールにトリガーを割り当てましょう。1 つのセクションにつき、2 つの自動インスタンスのルールを作成する必要があります。
トリガー: このセクションにタスクを自動で移動するタイミングまたは条件です。この移動ルールは、右側の画面にあるオプション一覧から選ぶことができます。たとえば、「期日に近づいているとき → 『近日』に移動する」といったルールや、「タスクが完了したとき → 『完了』に移動する」といったルールを作成できます。
アクション: タスクがこのセクションに移動した際に、自動で何を行うかも決める必要があります。たとえば、コラボレーターを追加するかどうか、タスクに特定の担当者を割り当てるかどうか、コメントを追加するかどうかなどです。上記のようにおすすめのルール一覧から選ぶことも、「その他のアクション」ボタンからカスタムルールを作ることもできます。
ルールの設定方法について詳しくは、ルールに関する記事をお読みください。
既存のセクションを管理する
セクションの名前を変更したり、ルールの追加や削除を行うには、セクション名の右側にある三点リーダーアイコンをクリックします。次のことが行えます。
- セクションの名前の変更
- セクションの削除
- ルールの追加
ワークフローレポート
ドラッグ & ドロップ
セクションをドラッグ & ドロップすることで、作業を編成し直したり順番を入れ替えたりできます。プロジェクトのメンバーも、必要に応じてセクションを並び替えることができます。
カスタマイズパネル
画面右のカスタマイズパネルで、以下のようなワークフロー全体に関する要素を追加できます。
- カスタムフィールド
- ワークフロー内の特定の 1 セクション以外にも適用されるグローバルルール
- アプリ (例: Slack や Microsoft Teams)
- フォーム
- タスクテンプレート
