外部アプリとのルール連携がさらに便利に

概要

ルールと連携は多くのワークフローの重要な構成要素です。ルールを使ってチームが頻繁に使うツールを Asana の仕事に連携すれば、面倒な作業をルールが自動で引き受けてくれます。Asana のプロジェクトごとにトリガーを設定し、あなたが選んだ基準を満たすと、ルールによってワークフローが自動で実施されます。

たとえば Slack + Asana のルール連携なら、タスクやプロジェクトの完了をトリガーとして、Slack でチームメンバーやチャンネルに向けてメッセージを送ることができます。

ルールの作成方法

以下のようにトリガー、アクション、ルール名を選択して Asana でルールを作成していきます。

ルールと連携の作成

ルールの概要および日常的な作業を自動化する方法について詳しくは、Asana ガイドの記事をご覧ください。

Gmail

ルールを活用して事前に設定した特定のパラメーターが満たされた際に Gmail のアカウントから選択した相手にメールを送信できます。「タスクのブロックの解除」「期日の接近」を含む多くのトリガーから選択し、ルールを用いて独自のメッセージを添えたメールを自動送信しましょう。

ルールと Gmail の連携

Gmail の設定

  1. プロジェクトで右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、リストから「ルールを追加」を選択します
  2. ルールを追加」から「承認の完了」などのトリガーを選択します
  3. アクション」タブから「メールを送信」を選択します
  4. 宛先」フィールドに受信者のメールアドレスを入力します
  5. 返信先」のメールアドレスを入力します
  6. 件名」フィールドにメールの件名を入力します
  7. 本文」フィールドにメールの本文を入力します

この例では、タスク承認時にルールのトリガーが発動されアクションが実行されるルールが定められています。具体的には、お客様のメールアドレスからメールを送信し、お客様のメールアドレスを自動的にメールの BCC に追加します。またタスクリンクもメールに掲載されます。

Twilio

顧客やコラボレーターとのコミュニケーションをスムーズに行うため、事前にトリガーやトリガーの組み合わせを指定して Twilio 経由で SMS テキストを送信するルールを採用しましょう。

ルールと Twilio の連携

Twilio の設定

  1. プロジェクトで右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、リストから「ルールを追加」を選択します
  2. ルールを追加」から、「カスタムフィールドの緊急度の値がに変更」などのトリガーを選択します
  3. アクション」タブから「SMS テキストを送信」を選択します
  4. 「Twilio に接続」を選択します。Twilio の Account SID と Auth Token の提供を求められます。これらの情報を見つけるには Twilio のアカウントにログイン後、「Account (アカウント)」>「API keys & tokens (API キー & トークン)」を選択して「Auth Tokens (認証トークン)」の下をご確認ください。
  5. アカウントに接続後、Twilio で設定した電話番号を入力します
  6. 受信者の電話番号を「送信先」フィールドに入力します
  7. メッセージを書く」フィールドにメッセージの本文を入力します

この例では、カスタムフィールドの緊急度の値がに設定されるとトリガーが発動されてアクションが実行されるルールが定められています。具体的には、選択した受信者に向けて SMS のメッセージが送信されます。

PagerDuty

PagerDuty を介してタスクに注意が必要なときにインシデント対応チームに通知するルールを設定しましょう。選択したトリガーに応じて Asana は PagerDuty と連携して昼夜時間を問わずタスクから自動的にコンテキストを用いてインシデントを作成します。

ルールと PagerDuty の統合

PagerDuty の設定

  1. プロジェクトで右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、リストから「ルールを追加」を選択します
  2. ルールを追加」から、「カスタムフィールドの緊急度の値がに変更」などのトリガーを選択します
  3. アクション」タブから「インシデントを作成」を選択します
  4. タイトル」フィールドにインシデントのタイトルを入力します
  5. サービス」フィールドからサービスを選択します
  6. 緊急度」フィールドから緊急度を選択します
  7. インシデントの説明文」を入力します

この例ではカスタムフィールドの優先度の値がに設定されるとトリガーが発動されてアクションが実行されるルールが定められています。具体的には、PagerDuty インシデントが作成されます。この際インシデントの説明内でタスクの作成者のメールアドレスとタスクリンクが自動的に共有されます。

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