外部アプリとのルール連携がさらに便利に
概要
ルールと連携は多くのワークフローの重要な構成要素です。ルールを使ってチームが頻繁に使うツールを Asana の仕事に連携すれば、面倒な作業をルールが自動で引き受けてくれます。Asana のプロジェクトごとにトリガーを設定し、あなたが選んだ基準を満たすと、ルールによってワークフローが自動で実施されます。
たとえば Slack + Asana のルール連携なら、タスクの完了をトリガーとして、Slack でチームメンバーやチャンネルに向けてメッセージを送ることができます。
ルールの作成方法
以下のようにトリガー、アクション、ルール名を選択して Asana でルールを作成していきます。
ルールの概要および日常的な作業を自動化する方法について詳しくは、Asana ガイドの記事をご覧ください。
Gmail
ルールを活用して事前に設定した特定のパラメーターが満たされた際に Gmail のアカウントから選択した相手にメールを送信できます。「タスクのブロックの解除」「期日の接近」を含む多くのトリガーから選択し、ルールを用いて独自のメッセージを添えたメールを自動送信しましょう。
設定方法
- プロジェクトで右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、リストから「ルールを追加」を選択します
- 「ルールを追加」から「承認の完了」などのトリガーを選択します
- 「アクション」タブから「メールを送信」を選択します
- 「宛先」フィールドに受信者のメールアドレスを入力します
- 「返信先」のメールアドレスを入力します
- 「件名」フィールドにメールの件名を入力します
- 「本文」フィールドにメールの本文を入力します
この例では、タスク承認時にルールのトリガーが発動されアクションが実行されるルールが定められています。具体的には、お客様のメールアドレスからメールを送信し、お客様のメールアドレスを自動的にメールの BCC に追加します。またタスクリンクもメールに掲載されます。
Twilio
顧客やコラボレーターとのコミュニケーションをスムーズに行うため、事前にトリガーやトリガーの組み合わせを指定して Twilio 経由で SMS テキストを送信するルールを採用しましょう。
設定方法
- プロジェクトで右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、リストから「ルールを追加」を選択します
- 「ルールを追加」から、「カスタムフィールドの緊急度の値が高に変更」などのトリガーを選択します
- 「アクション」タブから「SMS テキストを送信」を選択します
- 「Twilio に接続」を選択します。Twilio の Account SID と Auth Token の提供を求められます。これらの情報を見つけるには Twilio のアカウントにログイン後、「Account (アカウント)」>「API keys & tokens (API キー & トークン)」を選択して「Auth Tokens (認証トークン)」の下をご確認ください。
- アカウントに接続後、Twilio で設定した電話番号を入力します
- 受信者の電話番号を「送信先」フィールドに入力します
- 「メッセージを書く」フィールドにメッセージの本文を入力します
この例では、カスタムフィールドの緊急度の値が高に設定されるとトリガーが発動されてアクションが実行されるルールが定められています。具体的には、選択した受信者に向けて SMS のメッセージが送信されます。
PagerDuty
PagerDuty を介してタスクに注意が必要なときにインシデント対応チームに通知するルールを設定しましょう。選択したトリガーに応じて Asana は PagerDuty と連携して昼夜時間を問わずタスクから自動的にコンテキストを用いてインシデントを作成します。
設定方法
- プロジェクトで右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、リストから「ルールを追加」を選択します
- 「ルールを追加」から、「カスタムフィールドの緊急度の値が高に変更」などのトリガーを選択します
- 「アクション」タブから「インシデントを作成」を選択します
- 「タイトル」フィールドにインシデントのタイトルを入力します
- 「サービス」フィールドからサービスを選択します
- 「緊急度」フィールドから緊急度を選択します
- 「インシデントの説明文」を入力します
この例ではカスタムフィールドの優先度の値が高に設定されるとトリガーが発動されてアクションが実行されるルールが定められています。具体的には、PagerDuty インシデントが作成されます。この際インシデントの説明内でタスクの作成者のメールアドレスとタスクリンクが自動的に共有されます。
Google カレンダー
Asana ルールを使用すると、これまで手作業で会議のスケジュールを設定していたチームも、タスクが特定の段階に達した時点で、自動的にプロジェクトのコラボレーターと会議を行うよう設定することができます。 たとえば、このルールを使用してタスクが「スケジュール済み」セクションに移動した時点で、チームのカレンダーにイベントが作成されるように設定できます。また、このルールを繰り返し発生するタスクに活用することもできます。たとえば「会議の議題を送信する」という繰り返しタスクを作成すると、そのタスクが完了になるたびにイベントの招待が送信されます。
設定方法
- ルールを追加する Asana プロジェクトに移動します。
- 右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、「ルール」を開き、「+ ルールを追加」を選択します。
- 左の列から「Google カレンダー」を選択します。
- プリセットルールを選択するか、「カスタムルールを作成」をクリックします。
- カスタムルールを作成する場合は、その名前を追加して、トリガーとアクションを選択します。
- 「Google カレンダーに接続する」をクリックし認証を行います。
- Google アカウントでログインし、「許可」をクリックします。
- Google カレンダーのイベントのフィールドを入力します。
- 任意でタスクのコラボレーターをイベントのゲストとして招待できます。
Dropbox (近日リリース)
Asana のルールを使って、タスクの添付ファイルを特定の Dropbox フォルダーに自動でアップロードすれば、共有、保管、コラボレーションがスムーズになります。これまで手作業でファイルを移動していたチームも、トリガーを選択するだけで自動でセキュアにタスクの添付ファイルを Dropbox にアップロードし、レファレンスとして簡単に活用できます。
たとえば、Asana を使ってアセットの承認作業を行い、承認済みのタスクの添付ファイルを Dropbox の決まったフォルダーに自動でアップロードすれば、最終アセットが確実に正しい保管場所にアップロードされるようにできます。
この連携をご利用いただく際は、次の点にご注意ください。
- 11 個以上のファイルが添付されているタスクでルールがトリガーされた場合、最新の 10 個の添付ファイルのみアップロードされます。
- Dropbox の関連フォルダー内に同じ名前の既存ファイルがある場合、自動的にファイル名が変更され、ファイルのアップロードが正常に行われます。
設定方法
- ルールを追加する Asana プロジェクトに移動します。
- 右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、「ルール」を開き、「+ ルールを追加」を選択します。
- 左の列から「Dropbox」を選択します。
- プリセットルールを選択するか、「カスタムルールを作成」をクリックします。
- カスタムルールを作成する場合は、その名前を追加して、トリガーとアクションを選択します。
- 「Dropbox に接続する」をクリックし、次の手順で認証を行います。
- ウェブアプリにある Dropbox フォルダーの URL を追加します。
Box
Asana ルールを使用すると、Asana で特定のアクションが発生したときにコンテンツを Box にアップロードするプロセスを自動化できます。Asana のタスクから添付ファイルを自動的に Box に転送するトリガーを設定することで、チームは無駄な時間を節約できます。
たとえば、アセットに取り組んでいるデザインチームの場合、タスクが「最終承認済みアセット」に移行したら、添付ファイルを Box にアップロードするルールを作成できます。
この連携をご利用いただく際は、次の点にご注意ください。
- 11 個以上のファイルが添付されているタスクでルールがトリガーされた場合、最新の 10 個の添付ファイルのみアップロードされます。
- Box フォルダー内の既存ファイルと同じ名前のファイルをアップロードしようとすると、ルールにエラーが発生します。このエラーを修正するには、既存ファイルの名前を変更し、ルールの編集と再保存を行い、もう一度アップロードのアクションをトリガーしてください。
設定方法
- ルールを追加する Asana プロジェクトに移動します。
- 右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、「ルール」を開き、「+ ルールを追加」を選択します。
- 左の列から「Box」を選択します。
- プリセットルールを選択するか、「カスタムルールを作成」をクリックします。
- カスタムルールを作成する場合は、その名前を追加して、トリガーとアクションを選択します。
- 「Box に接続する」をクリックし、以下の手順で認証を行います。
- ウェブアプリにある Box フォルダーの URL を追加します。
Microsoft OneDrive
Asana のルールを使って、特定の OneDrive フォルダーにタスクの添付ファイルを自動でアップロードすれば、面倒な手作業なしで共有、保管、コラボレーションがスムーズに行えます。
たとえば、Asana を使ってアセットの承認作業を行い、承認済みのタスクの添付ファイルを OneDrive の決まったフォルダーに自動でアップロードすれば、最終アセットが確実に正しい保管場所にアップロードされるようにできます。
この連携は OneDrive でのみ利用可能です。Sharepoint では動作しませんのでご注意ください。
この連携をご利用いただく際は、次の点にご注意ください。
- 11 個以上のファイルが添付されているタスクでルールがトリガーされた場合、最新の 10 個の添付ファイルのみアップロードされます。
- OneDrive フォルダー内に同じ名前の既存ファイルがある場合、アップロードされたファイルは、既存ファイルと置き換わります。ファイルの置き換えを行わない場合は、必ず別のファイル名を使用してください。
設定方法
- ルールを追加する Asana プロジェクトに移動します。
- 右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、「ルール」を開き、「+ ルールを追加」を選択します。
- 左の列から「OneDrive」を選択します。
- プリセットルールを選択するか、「カスタムルールを作成」をクリックします。
- カスタムルールを作成する場合は、その名前を追加して、トリガーとアクションを選択します。
- 「OneDrive に接続する」をクリックし、以下の手順で認証を行います。
- ウェブアプリにある OneDrive フォルダーの URL とパスを追加します。パスは、OneDrive フォルダーの「情報」>「その他の詳細」から確認できます。「自分のファイル」はパスから取り除く必要があります。
