ルール

ルールは、すべての PremiumBusiness、および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

ルールを使用すると、ルーチンタスクを合理化し、ワークフローを簡単に構築できます。ルールを機能させるには、ルールを作動させるトリガーと自動的に実行されるアクションが必要です。たとえば、期日が設定されたとき (トリガー) にタスクを自動的に割り当てる (アクション) ことをルールとすることができます。

ルールについてフィードバックがあれば、ぜひお聞かせください。

ルールの作成

プロジェクトのルールを作成する方法は 2 種類あり、プロジェクトのルールギャラリーから 1 つ選択するか、独自のカスタムルールを作成します。

ルール

ツールバーの「ルール」アイコンをクリックします。

プリセットルールが集められたギャラリーから、トリガーとアクションのセットがすでに用意されているオプションを選択できます。それから必要なパラメーター (使用する列や担当者など) を指定できます。

ルールギャラリー

カスタムルールの作成

カスタムルールビルダーはすべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

カスタムルールビルダーから、トリガーとアクションのあらゆる組み合わせにアクセスできます。

ルールを追加

ツールバーの「ルール」アイコンをクリックしたら

  1. ルールを追加」をクリックします。

カスタムルール

ここから、「カスタムルールを作成」をクリックします。

カスタムルールタブ

「ルールを追加」タブから、次のことが行えます。

  1. ルール名を選択する
  2. トリガーを選択する
  3. アクションを選択する
  4. オプションを選択したら、「ルールを作成」をクリックします。

ルールの編集

プロジェクトに戻り、更新するルールを選択すれば、いつでもルールを編集できます。

ツールバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、ルールを編集できます。

編集

ルールの停止

ツールバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、いつでもルールを停止できます

ルールの停止

ルールを停止

トグルアイコンをクリックしてルールを停止します。

ルールの削除

ツールバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、いつでもルールを削除できます。

ルールの削除

トリガーの組み合わせと複数のアクション

条件付きカスタムルール、承認ステージ変更によるトリガー、およびコメント追加アクションは、Business および Enterprise のお客様のみにご利用いただける機能です。

また、トリガーの組み合わせ、条件付きロジック、複数のアクションのいずれかまたはすべてを使ってルーチンタスクを自動化できるので、チームはそれらを気にせずに仕事ができます。

複数のトリガーとアクション

カスタムルールを作るときに、トリガーの異なる組み合わせを最大で 20 個追加し、異なるアクションを最大で 5 つ選択できるようになりました。カスタムルールの作成時に同じトリガーを複数回選択することはできますが、同じアクションは 1 回しか使用できません。

ルールの使用例

タスクがフォーム、メール、または製品の他の領域からプロジェクトのフォームリスト / ボードビューに追加されると、カスタムルールはすぐに反映されます。

他のトリガーとアクション

他のトリガー

他のトリガーとアクションを使えば、次のことができます。

  1. 承認リクエストのステータスが変更されるときに、その結果として起こるアクションを指定する
  2. 選択されたトリガーが発生するときに Asana として投稿されるコメントを作成する

トリガーの組み合わせおよび / または条件付きロジックと複数のアクションについて ご意見がございましたら、ぜひお聞かせください。

ルールのタイプと制限

プランが Premium か Business かにかかわらず、プロジェクトごとのルールの数は、最大で 20 です。

カスタムルール

複数のトリガー

  • 1 つのカスタムルールに最大で20 個のトリガーを追加できます。
  • トリガーは複数回選択できます。

複数のアクション

  • 1 つ以上のトリガーが発生する場合の結果として起こるアクションを最大で 5 つ選択できます。
  • 同じアクションは 1 回しか追加できません。

列またはセクションに基づいたトリガー

列またはセクションに基づいたトリガーは、ボードビュープロジェクト、または折り畳み可能な新しいセクションを使用するように更新されたリストビュープロジェクト向けです。

カスタムフィールドルール

カスタムフィールドルールはカスタムフィールドのあるすべてのプロジェクトに適用できます。

カスタムルール

これらのルールを使用するには、最初にプロジェクトにカスタムフィールドを追加する必要があります。

ルールのトリガー

ルールはウェブ、モバイル、外部の連携アプリなど、どこからでもトリガーできます。タスク上で何かを更新した場合、Asana は、そのタスクのプロジェクトにルールが設定されているか、そのアクションがルールのトリガーであるかを確認します。

アクセス権のないプロジェクト

アクセス権のないプロジェクトでもルールをトリガーすることはできますが、ルールが実行されていることを表す黄色の雷のアイコンは表示されません。

ゲストを含む、誰もがルールをトリガーできます。

権限に関して考慮すべき点

  • ルールのオーナーのみが、ルールを編集または削除できます。
  • ルールを設定できるのは、自分が完全な編集権限を持つプロジェクトのみです。プロジェクトにコメントする権限しか持ってない場合、ルールは停止されます。ルールを再開するには、プロジェクトの完全な編集権限が必要になり、それがある場合は編集ビューから再開できます。
  • ルールの実行対象として設定できるのは、自分がアクセス権を持つプロジェクトのみです。プロジェクトのアクセス権をお持ちでない場合、タスクをそのプロジェクトに追加するルールを作成することはできません。

誰がルールを有効または無効にできますか?

ルールが実行されているプロジェクトの編集権限を持つユーザーなら、誰でも他のメンバーが作成したルールを有効または無効にできます。

ルールの有効化

変更履歴を表示できるのも編集権限を持つユーザーのみです。

編集権限を持つユーザーはルールを停止または有効化できますが、ルールのトリガーとアクションを編集できるのはオーナーのみです。

ルールを編集または削除できるのは依然として「オーナー」のみです。

プロビジョンの解除

ルールのオーナーであるメンバーのプロビジョンを解除すると、そのルールは停止され、ルールの所有権は該当プロジェクトのプロジェクトオーナーに引き継がれます。

プロジェクトオーナーがいない場合、所有権はそのユーザーのプロビジョンを解除した管理者に引き継がれます。ルールの新しいオーナーのみがルールを再開して実行することができます。

構成が正しくないルールに関する更新

ルールの構成が正しくなくなった場合 (例: 「タスクの完了」 > 「『完了』列に移動」というルールで誰かが「完了」列を削除した場合)、ルールのオーナーに修正を求める通知メールが送信されます。

  • トリガーされたルールの構成に問題があり実行できない場合、Asana は最初にそれをメールで通知します。問題が修正されてから 1 回以上正常に実行されたあと、再び構成に問題が発生するまで、メールが再び送信されることはありません。

  • プロジェクトツールバーの「ルール」メニューには、ルールオーナーに対して雷のアイコンの代わりに警告サインが表示されます。また、どのルールに問題があるか、再構成する必要があるのはトリガーとアクションのどちらか、という具体的な情報も表示されます。

  • 構成を修正してルールを更新し、更新を保存すると、このような警告は消えます。

連携

タスクが連携アプリ (例: Slack、Gmail、Outlook) から作成された場合、以下のトリガーを実行できます。

  1. タスクのプロジェクトへの追加
  2. タスクの割り当て
  3. 期日の変更
  4. タスクの完了
  5. カスタムフィールドの変更
  6. 添付の追加

これらすべてのトリガーによる自動アクションは、連携アプリから操作されたタスクだけではなく、すべてのタスクに適用されます。

フォーム

タスクがフォームから作成された場合、以下のトリガーを実行できます。

タスクのプロジェクトへの追加

このトリガーはフォームから作成されたタスクだけではなく、プロジェクトに追加されているすべてのタスクに適用されます。

カスタムフィールドの設定

ドロップダウンタイプの各カスタムフィールドに対しては、トリガーとアクションが表示されます。プロジェクトで「優先度」と「ステージ」カスタムフィールドを使用している場合は、「優先度の設定」と「ステージの設定」がトリガーとして表示されます。カスタムフィールドのどの値を使ってルールをトリガーするのかを決定します。

例: フォームで選択する「リクエストタイプ」ドロップダウンカスタムフィールドに「ブログ」と「ウェブサイト」というオプションがある場合、そのプロジェクトで「『リクエストタイプ』が『ブログ』に設定された場合、そのタスクを『ブログリクエスト』プロジェクトに追加する」というルールを設定できます。

これはプロジェクトのドロップダウンカスタムフィールドのみに有効です。フォームのドロップダウンは、必ずしもすべてがカスタムフィールドではありません。

ゲストの権限

ゲストはルールを作成することやオーナーになることはできませんが、ルールをトリガーすることはできます。

料金

Business と Enterprise のお客様:

カスタムルールビルダーはすべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

Premium のお客様には以下のとおりルールのサブセットをご利用いただけます。

  • 列 / セクションへの移動 > 完了にする
  • タスクの完了 > 列 / セクションに移動
  • カスタムフィールドの変更 > 列 / セクションに移動
  • 列 / セクションへの移動 > カスタムフィールドを設定
  • カスタムフィールドの変更 > 完了にする
  • タスクの完了 > カスタムフィールドを設定

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。