ルール

ルールは Asana Premium のお客様にご利用いただけます。カスタムルールビルダー、条件付きカスタムルール、承認ステージ変更トリガー、コメント追加アクションなど一部のルールの機能は、BusinessEnterprise のお客様のみにご利用いただける機能です。

ルールを使用すると、ルーチンタスクを合理化し、ワークフローを簡単に構築できます。ルールを機能させるには、ルールを作動させるトリガーと自動的に実行されるアクションが必要です。たとえば、期日が設定されたとき (トリガー) にタスクを自動的に割り当てる (アクション) ことをルールとすることができます。

ルールの作成

プロジェクトのルールを作成する方法は 2 種類あり、プロジェクトのルールギャラリーから 1 つ選択するか、独自のカスタムルールを作成します。

ルール

ツールバーの「カスタマイズ」をクリックし、「ルール」にスクロールダウンします。

プリセットルールが集められたギャラリーから、トリガーとアクションのセットがすでに用意されているオプションを選択できます。それから必要なパラメーター (使用する列や担当者など) を指定できます。

ルールギャラリー

カスタムルールの作成

カスタムルールビルダーはすべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

カスタムルールビルダーから、トリガーとアクションのあらゆる組み合わせにアクセスできます。

ルールを追加

ツールバーの「カスタマイズ」アイコンをクリックし、サイドバーの「ルール」にスクロールダウンします。

1.「ルールを追加」を選択します。

カスタムルール

ここから、「カスタムルールを作成」をクリックします。

カスタムルールタブ

「ルールを追加」タブから、次のことが行えます。

  1. ルール名を選択する
  2. トリガーを選択する
  3. アクションを選択する
  4. オプションを選択したら、「ルールを作成」をクリックします。

ルールの編集

プロジェクトに戻り、更新するルールを選択すれば、いつでもルールを編集できます。

サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、ルールを編集できます。

編集

ルールの停止

サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、いつでもルールを停止できます

ルールの停止

ルールを停止

トグルアイコンをクリックしてルールを停止します。

ルールの削除

サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックし、「削除」ボタンをクリックすると、いつでもルールを削除できます。

ルールの削除

セクションベースのルール

Premium、Business、および Enterprise のユーザーの画面では、ルールが設定されたセクションにルールのアイコンが表示されます (リストビューとボードビューの場合)。ルールがトリガーされると、アイコンが動きます。アイコンをクリックするとそのセクションのルールメニューが開き、ユーザーは新しいルールを追加したり、既存のルールを編集したりできます。

ルールを編集するには、ルールにカーソルを合わせたときに表示される鉛筆アイコンをクリックします。

セクションベースのルール

トリガーの組み合わせと複数のアクション

条件付きカスタムルール、承認ステージ変更によるトリガー、およびコメント追加アクションは、Business および Enterprise のお客様のみにご利用いただける機能です。

また、トリガーの組み合わせ、条件付きロジック、複数のアクションのいずれかまたはすべてを使ってルーチンタスクを自動化できるので、チームはそれらを気にせずに仕事ができます。

複数のトリガーとアクション

カスタムルールを作るときに、トリガーの異なる組み合わせを最大で 20 個追加し、異なるアクションを最大で 5 つ選択できるようになりました。カスタムルールの作成時に同じトリガーを複数回選択することはできますが、同じアクションは 1 回しか使用できません。

ルールの使用例

タスクがフォーム、メール、または製品の他の領域からプロジェクトのフォームリスト / ボードビューに追加されると、カスタムルールはすぐに反映されます。

他のトリガーとアクション

他のトリガー

他のトリガーとアクションを使えば、次のことができます。

  1. 承認リクエストのステータスが変更されるときに、その結果として起こるアクションを指定する
  2. 選択されたトリガーが発生するときに Asana として投稿されるコメントを作成する

期日の接近によるトリガー

Enterprise プランおよび Business プランをご利用のお客様は、ルールのダイアログでカスタムルールを作成し、トリガーの一覧から期日の接近を使用できます。プリセットオプションから選択してもいいですし、「カスタム」をクリックすれば他のオプションを表示することもできます。

期日の接近 1

カスタム」オプションを使用すると、期日の何分、何時間、何日または何週間前にルールをトリガーさせるかを指定できます。

期日の接近 2

タスクの期限超過トリガー

Enterprise プランおよび Business プランをご利用のお客様は、カスタムルールを作成するときに、タスクの期限超過トリガーを使用できます。 プリセットオプションから選択してもいいですし、「カスタム」をクリックすれば他のオプションを表示することもできます。

タスクの期限超過 1

カスタム」オプションを使用すると、タスクの期限が超過してから何分、何時間、何日、または何週間後にルールをトリガーさせるかを指定できます。

タスクの期限超過 2

トリガーをセットアップするときに、またはを選択すると、トリガーは締め切り時間を無視して、期日だけを基に発生します。ただし、または時間を選択すると、締め切り時間が考慮されます。

「期日の接近」トリガーと「タスクの期限超過」トリガーについて

  • こうしたトリガーは、タスクが期日を迎えている、または期限を超過しているからではなく、タスクが期日になる、期限を超過するタイミングで発生します。
  • これらのトリガーは、プロジェクトの既存タスクのうち、作成されるルールの条件にマッチするものすべてに対して遡及して発生するということはありません。トリガーは、ルールを作成してから起こる期日の接近と超過イベントに対してのみ発生します。
  • これらのトリガーは、未完了タスクに対してのみ発生します。

ルールのタイプと制限

プランが Premium か Business かにかかわらず、プロジェクトごとのルールの数は、最大で 20 です。

カスタムルール

複数のトリガー

  • 1 つのカスタムルールに最大で20 個のトリガーを追加できます。
  • トリガーは複数回選択できます。

複数のアクション

  • 1 つ以上のトリガーが発生する場合の結果として起こるアクションを最大で 5 つ選択できます。
  • 同じアクションは 1 回しか追加できません。

列またはセクションに基づいたトリガー

列またはセクションに基づいたトリガーは、ボードビュープロジェクト、または折り畳み可能な新しいセクションを使用するように更新されたリストビュープロジェクト向けです。

カスタムフィールドルール

カスタムフィールドルールはカスタムフィールドのあるすべてのプロジェクトに適用できます。

カスタムルール

これらのルールを使用するには、最初にプロジェクトにカスタムフィールドを追加する必要があります。

ルールのトリガー

ルールはウェブ、モバイル、外部の連携アプリなど、どこからでもトリガーできます。タスク上で何かを更新した場合、Asana は、そのタスクのプロジェクトにルールが設定されているか、そのアクションがルールのトリガーであるかを確認します。

アクセス権のないプロジェクト

アクセス権のないプロジェクトでもルールをトリガーすることはできますが、ルールが実行されていることを表す黄色の雷のアイコンは表示されません。

ゲストを含む、誰もがルールをトリガーできます。

権限に関して考慮すべき点

  • ルールのオーナーのみが、ルールを編集または削除できます。
  • プロジェクトオーナーが限定アクセスメンバーの場合、ルールを編集することはできず、停止または有効化のみ行うことができます。
  • ルールを設定できるのは、自分が完全な編集権限を持つプロジェクトのみです。プロジェクトにコメントする権限しか持ってない場合、ルールは停止されます。ルールを再開するには、プロジェクトの完全な編集権限が必要になり、それがある場合は編集ビューから再開できます。
  • ルールの実行対象として設定できるのは、自分がアクセス権を持つプロジェクトのみです。プロジェクトのアクセス権をお持ちでない場合、タスクをそのプロジェクトに追加するルールを作成することはできません。

誰がルールを有効または無効にできますか?

ルールが実行されているプロジェクトの編集権限を持つユーザーなら、誰でも他のメンバーが作成したルールを有効または無効にできます。

ルールの有効化

変更履歴を表示できるのも編集権限を持つユーザーのみです。

編集権限を持つユーザーはルールを停止または有効化できますが、ルールのトリガーとアクションを編集できるのはオーナーのみです。

ルールを編集または削除できるのは依然として「オーナー」のみです。

プロビジョンの解除

ルールのオーナーであるメンバーのプロビジョンを解除すると、そのルールは停止され、ルールの所有権は該当プロジェクトのプロジェクトオーナーに引き継がれます。

プロジェクトオーナーがいない場合、所有権はそのユーザーのプロビジョンを解除した管理者に引き継がれます。ルールの新しいオーナーのみがルールを再開して実行することができます。

構成が正しくないルールに関する更新

ルールの構成が正しくなくなった場合 (例: 「タスクの完了」 > 「『完了』列に移動」というルールで誰かが「完了」列を削除した場合)、ルールのオーナーに修正を求める通知メールが送信されます。

  • トリガーされたルールの構成に問題があり実行できない場合、Asana は最初にそれをメールで通知します。問題が修正されてから 1 回以上正常に実行されたあと、再び構成に問題が発生するまで、メールが再び送信されることはありません。

  • プロジェクトツールバーの「ルール」メニューには、ルールオーナーに対して雷のアイコンの代わりに警告サインが表示されます。また、どのルールに問題があるか、再構成する必要があるのはトリガーとアクションのどちらか、という具体的な情報も表示されます。

  • 構成を修正してルールを更新し、更新を保存すると、このような警告は消えます。

連携

アプリルールを使えば、ルールのトリガーを別のツールのアクションに一致させることができます。(例: タスクが完了したときに、Slack メッセージを送信する。)

Asana ルールを使えば、連携アプリ内で以下のアクションをトリガーできます。

  • Slack のメッセージを送信する
  • MSFT のメッセージを送信する
  • Jira の新しい課題を作成する (Jira Cloud と Jira Server の両方で使用可能)

トリガーを使ってカスタム通知を送信する、または Jira の課題を作成する方法

プロジェクトツールバーの「カスタマイズ」アイコンからアプリをプロジェクトに追加してから、「アプリを追加」をクリックします。

ルールを追加」ポップアップに移動します。

ルールを追加

####「ツールを追加」から、以下を行います。

  1. ルールに名前を付ける
  2. チャネル/チャンネルを選択する
  3. メッセージを書くか、Jira の新しい課題を作成する
  4. 連携アプリのアクションを選択する 1.「ルールを作成」をクリックして、ルールを有効化する

タスクが連携アプリ (例: Slack、Gmail、Outlook) から作成された場合、以下のトリガーを実行できます。

  1. タスクのプロジェクトへの追加
  2. タスクの割り当て
  3. 期日の変更
  4. タスクの完了
  5. カスタムフィールドの変更
  6. 添付の追加

これらすべてのトリガーによる自動アクションは、連携アプリから操作されたタスクだけではなく、すべてのタスクに適用されます。

フォーム

タスクがフォームから作成された場合、以下のトリガーを実行できます。

タスクのプロジェクトへの追加

このトリガーはフォームから作成されたタスクだけではなく、プロジェクトに追加されているすべてのタスクに適用されます。

カスタムフィールドの設定

ドロップダウンタイプの各カスタムフィールドに対しては、トリガーとアクションが表示されます。プロジェクトで「優先度」と「ステージ」カスタムフィールドを使用している場合は、「優先度の設定」と「ステージの設定」がトリガーとして表示されます。カスタムフィールドのどの値を使ってルールをトリガーするのかを決定します。

例: フォームで選択する「リクエストタイプ」ドロップダウンカスタムフィールドに「ブログ」と「ウェブサイト」というオプションがある場合、そのプロジェクトで「『リクエストタイプ』が『ブログ』に設定された場合、そのタスクを『ブログリクエスト』プロジェクトに追加する」というルールを設定できます。

これはプロジェクトのドロップダウンカスタムフィールドのみに有効です。フォームのドロップダウンは、必ずしもすべてがカスタムフィールドではありません。

ゲストの権限

ゲストはルールを作成することやオーナーになることはできませんが、ルールをトリガーすることはできます。

料金

Business と Enterprise のお客様:

カスタムルールビルダーはすべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

Premium のお客様には以下のとおりルールのサブセットをご利用いただけます。

  • 列 / セクションへの移動 > 完了にする
  • タスクの完了 > 列 / セクションに移動
  • カスタムフィールドの変更 > 列 / セクションに移動
  • 列 / セクションへの移動 > カスタムフィールドを設定
  • カスタムフィールドの変更 > 完了にする
  • タスクの完了 > カスタムフィールドを設定

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