ルール

ルールは Asana Premium、Business、Enterprise のお客様にご利用いただけます。カスタムルールビルダー、条件付きカスタムルール、承認ステージ変更トリガー、コメント追加アクションなど一部のルールの機能は、Business と Enterprise のお客様のみがご利用の対象となります。

ルールを使用すると、ルーチンタスクを合理化し、ワークフローを簡単に構築できます。ルールを機能させるには、ルールを作動させるトリガーと自動的に実行されるアクションが必要です。たとえば、期日が設定されたとき (トリガー) にタスクを自動的に割り当てる (アクション) ルールを作成することができます。

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ルールによって別のルールをトリガーすることができます。1 つのトリガーに複数のアクションを追加することにより、同様の機能を得ることもできます。

ルールの作成

プロジェクトのルールを作成する方法は 2 種類あります。プロジェクトのルールギャラリーから 1 つ選択するか、独自のカスタムルールを作成します。カスタムルールビルダーはすべての Asana Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

ルールは最初の階層のサブタスクでのみ実行されます。つまり、ルールはサブタスクのサブタスク、またその下というように深すぎる階層などでは実行されません。

ルールの編集

プロジェクトに戻り、更新するルールを選択すれば、いつでもルールを編集できます。

サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、ルールを編集できます。

ルールの停止

サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、いつでもルールを停止できます。

ルールの削除

サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックし、「削除」ボタンをクリックすると、いつでもルールを削除できます。

セクションベースのルール

Premium、Business、および Enterprise のユーザーの画面では、ルールが設定されたセクションにルールのアイコンが表示されます (リストビューとボードビューの場合)。ルールがトリガーされると、アイコンが動きます。アイコンをクリックするとそのセクションのルールメニューが開き、ユーザーは新しいルールを追加したり、既存のルールを編集したりできます。

ルールを編集するには、ルールにカーソルを合わせたときに表示される鉛筆アイコンをクリックします。

トリガーの組み合わせと複数のアクション

条件付きカスタムルール、承認ステージ変更によるトリガー、およびコメント追加アクションは、Business および Enterprise のお客様のみにご利用いただける機能です。

また、トリガーの組み合わせ、条件付きロジック、複数のアクションのいずれかまたはすべてを使ってルーチンタスクを自動化できるので、チームはそれらを気にせずに仕事ができます。

他のトリガーとアクション

「期日の接近」トリガー

Business プランおよび Enterprise プランをご利用のお客様は、ルールのダイアログでカスタムルールを作成し、トリガーの一覧から期日の接近を使用できます。プリセットオプションから選択するほか、「カスタム」をクリックして他のオプションを表示することもできます。

「カスタム」オプションを使用すると、期日の何分、何時間、何日または何週間前にルールをトリガーするかを指定できます。

「タスクの期限超過」トリガー

Business プランおよび Enterprise プランをご利用のお客様は、カスタムルールを作成するときに、タスクの期限超過トリガーを使用できます。プリセットオプションから選択するほか、「カスタム」をクリックして他のオプションを表示することもできます。

「カスタム」オプションを使用すると、タスクの期限が超過してから何分、何時間、何日、または何週間後にルールをトリガーするかを指定できます。

トリガーをセットアップするときに、日または週を選択すると、トリガーは締め切り時間を無視して、期日だけを基に発生します。ただし、分または時間を選択すると、締め切り時間が考慮されます。

「期日の接近」トリガーと「タスクの期限超過」トリガーについて

• こうしたトリガーは、タスクが期日を迎えている、または期限を超過している状態によって発生するのではなく、タスクが期日を迎える、または期限を超過するタイミングで発生します。
• そのため、これらのトリガーは、プロジェクトの既存タスクのうち、作成されるルールの条件にマッチするものすべてに対して遡及して発生するということはありません。トリガーは、ルールの作成後に起こる期日の接近と超過イベントに対してのみ発生します。
• これらのトリガーは、未完了タスクに対してのみ発生します。
• 日付または週を対象に設定されたルールは、午前 0 時ちょうどに実行されるのではなく、午前 0時 00分から午前 1時 00分までの間に実行されます。

タスクアクションの作成

Enterprise プランおよび Businessプランをご利用のお客様は、ルールを使ってプロジェクトにタスクやマイルストーン、承認リクエストを自動で作成できます。1 つまたは複数のトリガーを選ぶことで、ルールの実行時に Asana がタスクを作成します。タスク名や担当者、相対期日なども事前に設定できます。

ルールでタスクを作成するには

1. プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックします
2. 「+ ルールを追加」をクリックして、「カスタムルールを作成」を選択します
3. 1 つまたは複数のトリガーを選択します
4. トリガーを選択したら、「アクション」タブを選択します
5. 「新規作成」の「タスク」を選択します

サブタスクアクションの作成

Business プランおよび Enterprise プランのお客様はルールのダイアログ内でカスタムルールを作成でき、リストからサブタスクのアクションを選択できます。

サブタスクアクションを使うと事前に設定したサブタスクを自動でタスクに追加できます。

最大 20 件のサブタスクを作成できます。

ルールを編集するには、サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックします。変更は自動で保存されます。

ルールのタイプと制限

プランが Premium か Business かにかかわらず、プロジェクトごとのルールの数は最大で 50 です。

カスタムルール

複数のトリガー

• 1 つのカスタムルールに最大で 20 個のトリガーを追加できます。
• トリガーは複数回選択できます。

複数のアクション

• 1 つ以上のトリガーが発生する場合の結果として起こるアクションを最大で 5 つ選択できます。
• 同じアクションは 1 回しか追加できません。

列またはセクションに基づいたトリガー

セクションに基づいたトリガーは、ボードビューや折り畳み可能な新しいセクションが設定されたプロジェクト向けです。

カスタムフィールドルール

カスタムフィールドルールはカスタムフィールドのあるすべてのプロジェクトに適用できます。これには「メンバー」カスタムフィールドも含まれます。

これらのルールを使用するには、最初にプロジェクトにカスタムフィールドを追加する必要があります。

ルールのトリガー

ルールはウェブ、モバイル、外部の連携アプリなど、どこからでもトリガーできます。タスク上で何かを更新した場合、Asana は、そのタスクのプロジェクトにルールが設定されているか、そのアクションがルールのトリガーであるかを確認します。

アクセス権のないプロジェクト

アクセス権のないプロジェクトでもルールをトリガーすることはできますが、ルールが実行されていることを表す黄色の雷のアイコンは表示されません。

ゲストを含む、誰もがルールをトリガーできます。

権限に関して考慮すべき点

カスタムフィールドと同様に、プロジェクトの他のメンバーもデフォルトでルールを編集できるようになりました。複数プロジェクトにタスクをマルチホームさせるルールも、カスタマイズメニューから確認できるようになりました。これらのルールはプロジェクトから直接停止できます。

• 編集権限を持つユーザーにルールの編集を許可できるようになりました。現在ルール作成時はデフォルトで編集可能となります。
• ルールを削除できるのはルールのオーナーのみです。
• プロジェクトやテンプレートのルールを更新する場合、編集者はすべてのルールを保存するために必要な権限を持っている必要があります。たとえば、このルールでタスクを別のプロジェクトに追加する場合、編集者はその別のプロジェクトの編集権限も持っている必要があります。
• プロジェクトの複製によってルールが複製される場合、複製を行うユーザーがルールのオーナーとなりますが、権限は限定されます。この場合、ルールは無効になりますがオーナーが編集権限を持ちます。
• オーナーのアクセス管理権限が変わっても、ルールが機能しなくなることはありません。たとえば、プロジェクトにタスクを追加するルールが設定されていて、後からそのプロジェクトへのアクセス権限を失ったとしても、そのルールは引き続き機能します。
• 新旧のプロジェクトテンプレートを介してルールがコピーまたは複製されると、そのテンプレートのユーザーがルールのオーナーとなります。その場合、テンプレートの複製者がそのルールに必要なアクセス権限を持っていない場合にのみルールが無効になります。たとえば、ルールによってタスクが追加されるプロジェクトを編集することはできません。
• 特定のユーザーがプロジェクトから離脱したとしても、ルールが機能しなくなることはありません。ただし、プロジェクトに関わるユーザーがいなくなった場合はルールは無効になります。
• ルールはプロジェクトに参加している全員がアクセスおよび無効化できます。
• プロジェクトオーナーが限定アクセスメンバーの場合、ルールを編集することはできず、停止または有効化のみ行うことができます。

誰がルールを有効または無効にできますか？

ルールが実行されているプロジェクトの編集権限を持つユーザーなら、誰でも他のメンバーが作成したルールを有効または無効にできます。

編集権限を持つユーザーはルールを停止または有効化できますが、ルールのトリガーとアクションを編集できるのはオーナーのみです。

ルールを編集または削除できるのは、従来どおりルールのオーナーのみです。

プロビジョンの解除

ルールのオーナーであるメンバーのプロビジョンを解除すると、そのルールは停止され、ルールの所有権は該当プロジェクトのプロジェクトオーナーに引き継がれます。

プロジェクトオーナーがいない場合、所有権はそのユーザーのプロビジョンを解除した管理者に引き継がれます。ルールの新しいオーナーのみがルールを再開して実行することができます。

ルールのオーナーが無効化され新しいオーナーが十分な権限を持っていた場合、ルールは機能し続け、新しいオーナーはルールを編集できます。

構成が正しくないルールに関する更新

ルールの構成が正しくなくなった場合 (例:「タスクの完了」>「『完了』列に移動」というルールで誰かが「完了」列を削除した場合)、ルールのオーナーに修正を求める通知メールが送信されます。

• トリガーされたルールの構成に問題があり実行できない場合、Asana は最初にそれをメールで通知します。問題が修正されてから 1 回以上正常に実行されたあと、再び構成に問題が発生するまで、メールが再び送信されることはありません。

• ルールの読み取り権限を持つすべてのユーザーは、そのルールの正しいステータスを確認できます。

• 構成を修正してルールを更新し、更新を保存すると、このような警告は消えます。

ルール連携

ルールと連携は、多くのワークフローの重要な構成要素です。ルールを使ってチームが頻繁に使うツールを Asana の仕事に連携すれば、面倒な作業をルールが自動で引き受けてくれます。Asana のプロジェクトごとにトリガーを設定し、あなたが選んだ基準を満たすと、ルールによってワークフローが自動で実施されます。

たとえば、Slack + Asana のルール連携なら、タスクやプロジェクトの完了をトリガーとして、Slack でチームメンバーにメッセージを送ることができます。

また、カスタムフィールドの値の変更といった条件を基に、Microsoft Teams の特定のチャネルに通知を送るルールを作成することもできます。

あるいは、タスクがプロジェクトの特定のセクションに追加されたら、Jira Cloud や Jira Server で新しい課題を作成するルールも作れます。

最近リリースされたルール連携は、Gmail、PagerDuty、Twilio のアクションに対応しています。これらの各ルール連携の設定について詳しくは、こちらをご覧ください。

アプリ内アクションのトリガー

ルールのトリガーには 3 タイプがあり、これはルール連携のアクションのトリガーでも同様です。

タスクの追加によるトリガータイプ

• タスクのセクションへの追加
• タスクのこのプロジェクトへの追加

タスクの更新によるトリガータイプ

• 承認ステータス
• タスクの完了ステータス
• 担当者
• 期日
• 添付ファイルの追加
• コメントの追加

タスクのスケジュールに関するトリガータイプ

• タスクのブロックの解除
• 期日の接近
• タスクの期限超過

フォーム

タスクがフォームから作成された場合、以下のトリガーを実行できます。

タスクのプロジェクトへの追加

このトリガーはフォームから作成されたタスクだけではなく、プロジェクトに追加されているすべてのタスクに適用されます。

カスタムフィールドの設定

ドロップダウンタイプの各カスタムフィールドに対しては、トリガーとアクションが表示されます。プロジェクトで「優先度」と「ステージ」カスタムフィールドを使用している場合は、「優先度の設定」と「ステージの設定」がトリガーとして表示されます。カスタムフィールドのどの値を使ってルールをトリガーするのかを決定します。

例: フォームで選択する「リクエストタイプ」ドロップダウンカスタムフィールドに「ブログ」と「ウェブサイト」というオプションがある場合、そのプロジェクトで「『リクエストタイプ』が『ブログ』に設定された場合、そのタスクを『ブログリクエスト』プロジェクトに追加する」というルールを設定できます。

これはプロジェクトのドロップダウンカスタムフィールドのみに有効です。フォームのドロップダウンは、必ずしもすべてがカスタムフィールドではありません。

フォーム送信のトリガー

フォーム送信のトリガーを使えば、フォームを手動でトリアージすることなく、自動的に新しいプロセスに移動させることができます。フォーム送信トリガーを設定することで、受付プロセスを統一し、ワークフロー内のフォームを自動化できます。

トリガーを設定すると、カスタマイズメニューにルールが表示されます。

フォームが送信されるたびに通知が届きます。また、タスク詳細ウィンドウから、フォーム送信の履歴を確認できます。

ゲストの権限

ゲストはルールを作成することやオーナーになることはできませんが、ルールをトリガーすることはできます。

料金

Business と Enterprise のお客様:

カスタムルールビルダーはすべての Business および Enterprise のお客様が利用できる機能です。

Premium のお客様は以下のとおりルールのサブセットを利用できます。

• 列 / セクションへの移動 > 完了にする
• タスクの完了 > 列 / セクションに移動
• カスタムフィールドの変更 > 列 / セクションに移動
• 列 / セクションへの移動 > カスタムフィールドを設定
• カスタムフィールドの変更 > 完了にする
• タスクの完了 > カスタムフィールドを設定

取り消しアクション

Business と Enterprise のお客様:

取り消しアクションは、データをリセットまたは削除するオプションを提供する、既存のルールを補完するものです。Asana は、ルールに取り消しアクションのオプションを追加することで、お客様のワークフローの構造、特性、効率をよりよく反映する、より強力なルールエンジンを開発しました。

利用可能な取り消しアクション:

• タスクの割り当てを解除する
• タスクを別のプロジェクトに移動 (現在のプロジェクトからは削除)
• 期日をクリアする
• タスクを未完了にする
• コラボレーターを削除する

ルール内の変数

ルールの作成時に、変数と呼ばれる動的な値を参照できるようになりました。タスク担当者、タスク作成者、期日などの変数を呼び出して、より明確で柔軟なルールを作成することができます。

ルール作成時に、「コメントを追加」のテキストフィールドで変数を使用できます。