ルール

ルールは、すべての Premium、Business、および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

ルールを使用すれば、ルーチンタスクを合理化して、ワークフローを簡単に構築することができます。ルールはプロジェクトに存在し、タスクに対する手作業のアクションを自動化します。

ルールについてフィードバックがあれば、ぜひお聞かせください。

ルールの作成

プロジェクトにルールを作成するには 2 つの方法があります。

ギャラリーから

ツールバーのルールアイコンをクリックします。

プリセットされたルールのギャラリーから、トリガーとアクションがすでに設定されているオプションを選択します。必要に応じて列や担当者などのパラメーターを設定します。

カスタムルールの作成

カスタムルールビルダーから、トリガーとアクションのあらゆる組み合わせにアクセスできます。

「ルールを追加」タブから、次のことを行います。

ルールの編集

プロジェクトに戻り、更新するルールを選択すれば、いつでもルールを編集できます。

ツールバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、ルールを編集できます。

ルールの停止

ツールバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、いつでもルールを停止できます。

ルールの削除

ツールバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、いつでもルールを削除できます。

ルールのタイプと制限

列またはセクションに基づいたトリガー

列またはセクションに基づいたトリガーは、ボードビュープロジェクト、または折り畳み可能な新しいセクションを使用するように更新されたプロジェクト向けです。

カスタムフィールドルール

カスタムフィールドルールはカスタムフィールドのあるすべてのプロジェクトに適用できます。

これらのルールを使用するには、最初にプロジェクトにカスタムフィールドを追加する必要があります。

ルールのトリガー

ルールはウェブ、モバイル、外部の連携アプリなど、どこからでもトリガーできます。タスク上で何かを更新した場合、Asana は、そのタスクのプロジェクトにルールが設定されているか、そのアクションがルールのトリガーであるかを確認します。

アクセス権のないプロジェクト

アクセス権のないプロジェクトでもルールをトリガーすることはできますが、ルールが実行されていることを表す黄色の雷のアイコンは表示されません。

ゲストを含む、誰でもルールをトリガーできます。

権限に関して考慮すべき点

• ルールのオーナーのみが、ルールを停止、再開、編集、削除できます。
• ルールを設定できるのは、自分が完全な編集権限を持つプロジェクトのみです。権限がコメント限定になった場合、自分が作成したルールは停止されます。ルールを再開するには、プロジェクトの完全な編集権限を得る必要があり、その権限があれば編集ビューから再開することができます。
• ルールの実行対象として設定できるのは、自分がアクセス権を持つプロジェクトのみです。プロジェクトのアクセス権をお持ちでない場合、タスクをそのプロジェクトに追加するルールを作成することはできません。

プロビジョンの解除

ルールのオーナーであるメンバーのプロビジョンを解除すると、そのルールは停止され、ルールの所有権は該当プロジェクトのプロジェクトオーナーに引き継がれます。

プロジェクトオーナーがいない場合、所有権はそのユーザーのプロビジョンを解除した管理者に引き継がれます。ルールの新しいオーナーのみがルールを再開して実行することができます。

構成が正しくないルールに関する更新

ルールの構成が正しくなくなった場合 (例: 「タスクの完了」 > 「「完了」列に移動」というルールで誰かが「完了」列を削除した場合)、ルールのオーナーに修正を求める通知メールが送信されます。

• トリガーされたルールの構成に問題があり実行できない場合、Asana は最初にそれをメールで通知します。問題が修正されてから 1 回以上正常に実行されたあと、再び構成に問題が発生するまで、メールが再び送信されることはありません。

• プロジェクトツールバーのルールメニューには、ルールオーナーに対して雷のアイコンの代わりに警告サインが表示されます。また、どのルールに問題があるか、再構成する必要があるのはトリガーとアクションのどちらかという具体的な情報も表示されます。

• 構成を修正してルールを更新し、更新を保存すると、このような警告は消えます。

連携

タスクが連携アプリ (例: Slack、Gmail、Outlook) から作成された場合、以下のトリガーを実行できます。

1. タスクのプロジェクトへの追加
2. タスクの割り当て
3. 期日の変更
4. タスクの完了
5. カスタムフィールドの変更
6. 添付の追加

これらすべてのトリガーによる自動アクションは、連携アプリから操作されたタスクだけではなく、すべてのタスクに適用されます。

フォーム

タスクがフォームから作成された場合、以下のトリガーを実行できます。

タスクのプロジェクトへの追加

このトリガーはフォームから作成されたタスクだけではなく、プロジェクトに追加されたすべてのタスクに適用されます。

カスタムフィールドの設定

例: フォームに「ブログ」と「ウェブサイト」のオプションのある「リクエストタイプ」というドロップダウンカスタムフィールドがある場合、そのプロジェクトで「“リクエストタイプ”が“ブログ”に設定された場合、そのタスクを“ブログリクエスト”プロジェクトに追加する」というルールを設定することができます。

これはプロジェクトのドロップダウンカスタムフィールドのみに有効です。フォームのドロップダウンは、必ずしもすべてがカスタムフィールドではありません。

ゲスト

ゲストはルールを作成することやオーナーになることはできませんが、ルールをトリガーすることはできます。