ルール

ルールは、すべての Premium、Business、および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

ルールを使用すると、ルーチンタスクを合理化し、ワークフローを簡単に構築できます。ルールを機能させるには、ルールを作動させるトリガーと自動的に実行されるアクションが必要です。たとえば、期日が設定されたとき (トリガー) にタスクを自動的に割り当てる (アクション) ことをルールとすることができます。

ルールについてフィードバックがあれば、ぜひお聞かせください。

ルールの作成

プロジェクトのルールを作成する方法は 2 種類あり、プロジェクトのルールギャラリーから 1 つ選択するか、独自のカスタムルールを作成します。

プリセットルールが集められたギャラリーから、トリガーとアクションのセットがすでに用意されているオプションを選択できます。それから必要なパラメーター (使用する列や担当者など) を指定できます。

カスタムルールの作成

カスタムルールビルダーはすべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

カスタムルールビルダーから、トリガーとアクションのあらゆる組み合わせにアクセスできます。

ルールの編集

プロジェクトに戻り、更新するルールを選択すれば、いつでもルールを編集できます。

ツールバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、ルールを編集できます。

ルールの停止

ツールバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、いつでもルールを停止できます

ルールの削除

ツールバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、いつでもルールを削除できます。

トリガーの組み合わせと複数のアクション

条件付きカスタムルール、承認ステージ変更によるトリガー、およびコメント追加アクションは、Business および Enterprise のお客様のみにご利用いただける機能です。

また、トリガーの組み合わせ、条件付きロジック、複数のアクションのいずれかまたはすべてを使ってルーチンタスクを自動化できるので、チームはそれらを気にせずに仕事ができます。

他のトリガーとアクション

トリガーの組み合わせおよび / または条件付きロジックと複数のアクションについて ご意見がございましたら、ぜひお聞かせください。

ルールのタイプと制限

プランが Premium か Business かにかかわらず、プロジェクトごとのルールの数は、最大で 20 です。

カスタムルール

複数のトリガー

• 1 つのカスタムルールに最大で20 個のトリガーを追加できます。
• トリガーは複数回選択できます。

複数のアクション

• 1 つ以上のトリガーが発生する場合の結果として起こるアクションを最大で 5 つ選択できます。
• 同じアクションは 1 回しか追加できません。

列またはセクションに基づいたトリガー

列またはセクションに基づいたトリガーは、ボードビュープロジェクト、または折り畳み可能な新しいセクションを使用するように更新されたリストビュープロジェクト向けです。

カスタムフィールドルール

カスタムフィールドルールはカスタムフィールドのあるすべてのプロジェクトに適用できます。

これらのルールを使用するには、最初にプロジェクトにカスタムフィールドを追加する必要があります。

ルールのトリガー

ルールはウェブ、モバイル、外部の連携アプリなど、どこからでもトリガーできます。タスク上で何かを更新した場合、Asana は、そのタスクのプロジェクトにルールが設定されているか、そのアクションがルールのトリガーであるかを確認します。

アクセス権のないプロジェクト

アクセス権のないプロジェクトでもルールをトリガーすることはできますが、ルールが実行されていることを表す黄色の雷のアイコンは表示されません。

ゲストを含む、誰もがルールをトリガーできます。

権限に関して考慮すべき点

• ルールのオーナーのみが、ルールを編集または削除できます。
• ルールを設定できるのは、自分が完全な編集権限を持つプロジェクトのみです。プロジェクトにコメントする権限しか持ってない場合、ルールは停止されます。ルールを再開するには、プロジェクトの完全な編集権限が必要になり、それがある場合は編集ビューから再開できます。
• ルールの実行対象として設定できるのは、自分がアクセス権を持つプロジェクトのみです。プロジェクトのアクセス権をお持ちでない場合、タスクをそのプロジェクトに追加するルールを作成することはできません。

誰がルールを有効または無効にできますか？

ルールが実行されているプロジェクトの編集権限を持つユーザーなら、誰でも他のメンバーが作成したルールを有効または無効にできます。

編集権限を持つユーザーはルールを停止または有効化できますが、ルールのトリガーとアクションを編集できるのはオーナーのみです。

ルールを編集または削除できるのは依然として「オーナー」のみです。

プロビジョンの解除

ルールのオーナーであるメンバーのプロビジョンを解除すると、そのルールは停止され、ルールの所有権は該当プロジェクトのプロジェクトオーナーに引き継がれます。

プロジェクトオーナーがいない場合、所有権はそのユーザーのプロビジョンを解除した管理者に引き継がれます。ルールの新しいオーナーのみがルールを再開して実行することができます。

構成が正しくないルールに関する更新

ルールの構成が正しくなくなった場合 (例: 「タスクの完了」 > 「『完了』列に移動」というルールで誰かが「完了」列を削除した場合)、ルールのオーナーに修正を求める通知メールが送信されます。

• トリガーされたルールの構成に問題があり実行できない場合、Asana は最初にそれをメールで通知します。問題が修正されてから 1 回以上正常に実行されたあと、再び構成に問題が発生するまで、メールが再び送信されることはありません。

• プロジェクトツールバーの「ルール」メニューには、ルールオーナーに対して雷のアイコンの代わりに警告サインが表示されます。また、どのルールに問題があるか、再構成する必要があるのはトリガーとアクションのどちらか、という具体的な情報も表示されます。

• 構成を修正してルールを更新し、更新を保存すると、このような警告は消えます。

連携

タスクが連携アプリ (例: Slack、Gmail、Outlook) から作成された場合、以下のトリガーを実行できます。

1. タスクのプロジェクトへの追加
2. タスクの割り当て
3. 期日の変更
4. タスクの完了
5. カスタムフィールドの変更
6. 添付の追加

これらすべてのトリガーによる自動アクションは、連携アプリから操作されたタスクだけではなく、すべてのタスクに適用されます。

フォーム

タスクがフォームから作成された場合、以下のトリガーを実行できます。

タスクのプロジェクトへの追加

このトリガーはフォームから作成されたタスクだけではなく、プロジェクトに追加されているすべてのタスクに適用されます。

カスタムフィールドの設定

ドロップダウンタイプの各カスタムフィールドに対しては、トリガーとアクションが表示されます。プロジェクトで「優先度」と「ステージ」カスタムフィールドを使用している場合は、「優先度の設定」と「ステージの設定」がトリガーとして表示されます。カスタムフィールドのどの値を使ってルールをトリガーするのかを決定します。

例: フォームで選択する「リクエストタイプ」ドロップダウンカスタムフィールドに「ブログ」と「ウェブサイト」というオプションがある場合、そのプロジェクトで「『リクエストタイプ』が『ブログ』に設定された場合、そのタスクを『ブログリクエスト』プロジェクトに追加する」というルールを設定できます。

これはプロジェクトのドロップダウンカスタムフィールドのみに有効です。フォームのドロップダウンは、必ずしもすべてがカスタムフィールドではありません。

ゲストの権限

ゲストはルールを作成することやオーナーになることはできませんが、ルールをトリガーすることはできます。

料金

Business と Enterprise のお客様:

カスタムルールビルダーはすべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

Premium のお客様には以下のとおりルールのサブセットをご利用いただけます。

• 列 / セクションへの移動 > 完了にする
• タスクの完了 > 列 / セクションに移動
• カスタムフィールドの変更 > 列 / セクションに移動
• 列 / セクションへの移動 > カスタムフィールドを設定
• カスタムフィールドの変更 > 完了にする
• タスクの完了 > カスタムフィールドを設定