読み取り専用リンク

概要

読み取り専用リンクは、Asana 組織内の公開プロジェクトでタイムライン、リスト、カレンダー、ボードの各ビュー用に作成できる共有可能な閲覧専用リンクです。読み取り専用リンクは、プロジェクトの最新情報を動的に反映し、すべてのクロスファンクショナルチームが連携を保つための信頼できる情報源を提供します。

タイムラインビューで共有可能なリンクにアクセスする

共有可能なリンクにアクセスするには、プロジェクトのタイムラインビューから「リンクを作成」アイコンをクリックします。

これらの読み取り専用リンクの URL やコンテンツは、いかなる検索エンジンでもインデックスされ検索対象となることはありません。

次に、「リンクをコピー」をクリックします。

共有可能なリンクが作成されると、タイムラインにはリンクはアクティブですと表示されます。リンクは誰とでも共有できます (Asana ユーザー以外でも可)。ログイン不要ビューをプレビューすることも、共有を無効化することもできます。

コメント限定のユーザーとプロジェクトのゲストは、読み取り専用リンクを作成できません。

共有可能なリンクをプレビューする

送信前にリンクをプレビューし、受信者にどのように見えるかを確認できます。

「プレビュー」をクリックします。

ウィンドウが開き、リンクのプレビューが表示されます。

組織メンバーが受信した場合、プロジェクトに参加してタスクの詳細を表示したり、新しいタスクを作成してチームとコラボレーションできます。

共有可能なリンクを無効化する

共有可能なリンクはいつでも無効化できます。無効にすると、リンクを知っている人は誰もアクセスできなくなります。

まず、「リンクを無効化する」をクリックします。

次に、無効化を確認します。

読み取り専用タイムラインビューが再作成された場合、リンクはリフレッシュされ、古いリンクではアクセスできなくなります。

カレンダービューで共有可能なリンクにアクセスする

共有可能なリンクにアクセスするには、カレンダービューから「リンクを作成」アイコンをクリックします。すると、リンクのコピーと共有ができるようになります。

ボードビューで共有可能なリンクにアクセスする

読み取り専用リンクはボードビューでも利用できます。ボードビューで「リンクを作成」アイコンをクリックすると、共有可能なリンクにアクセスして、コピーや共有ができるようになります。

リストビューで共有可能なリンクにアクセスする

タイムライン、ボード、カレンダーの各ビューに加えて、リストビューでも読み取り専用リンクを使用できるようになりました。

共有可能なリンクにアクセスするには、対象のプロジェクトに移動し、「リスト」ビューをクリックします。右隅で「リンクを作成」アイコンをクリックします。

このリンクは、Asana のメンバーであるかにかかわらず、一緒に仕事をしている誰にでも表示されます。

「リンクを作成」をクリックすると、URL の埋め込みが表示され、自動的にデフォルトの「リンクはアクティブです」に変わります。

読み取り専用リンクのアクセス権限

読み取り専用リンクのアクセス権限は、特権管理者とユーザーが、読み取り専用リンクへのアクセスを組織内のメンバーに制限できる機能です。

管理者コントロール

この機能のメリットは、特権管理者がドメインのデータセキュリティを強化できる点です。Premium、Business、または Enterprise 組織の特権管理者は、ドメイン全体に対して読み取り専用リンク機能を無効に設定できます。これにより、ユーザーは読み取り専用リンクを作成したり、誰かと共有したりすることができなくなります。

Enterprise 組織の特権管理者は、ドメイン全体に対して読み取り専用リンクのアクセス権限を、2 つのオプションのうち 1 つに設定できます。

オプション 1: 組織のドメインと関連付けられているメールアドレスのみにアクセスを制限する

ドメイン内の各新規および既存の読み取り専用リンクは、組織のみに設定され、アクセスが許可される前に認証が必要になります。このとき必要となる認証方法は、特権管理者がドメインに設定した方法 (Google SSO、Okta などの SAML ID プロバイダー、または一切なし) によって決まります。

認証方法が設定されていない場合、読み取り専用リンクにアクセスするには、組織のメールアドレスを使用して Asana にログインするか、Asana にサインアップする必要があります。組織のメンバーだけにアクセスを制限する必要がある場合は、この方法が推奨されます。

この設定を行うと、ユーザーは読み取り専用ビューを組織外に共有できなくなります。

この設定を組織のみに変更すると、すでに組織外で共有されている既存の読み取り専用リンクが使えなくなることがあります。変更を行う前に、チームリーダーに通知し、必要に応じてワークフローを見直し、調整する時間を確保することをおすすめします。

オプション 2: プロジェクトメンバーがリンク共有の権限を読み取り専用に設定できるようにする

個々のプロジェクトでユーザーが行った設定に応じて、ドメイン内の読み取り専用リンクは、認証不要で公開される場合と、組織のみに公開され、読み取り専用リンクにアクセスする前に認証が必要な場合があります。

このオプションは、ドメイン内のユーザーが、社内と社外の両方で読み取り専用リンクを使用する必要がある場合に推奨されます。これには、社外のパートナー、コンサルタント、見込み客などとプロジェクトの読み取り専用ビューを定期的に共有する必要がある場合などが含まれます。

このオプションを設定すると、新しく作成されたビューの権限は、デフォルトで「組織のみ」となりますが、プロジェクトメンバーは、必要に応じてビューを公開できるようになります。

プロジェクトレベルのコントロール

Premium、Business、Enterprise プランのユーザーは、プロジェクト単位で読み取り専用リンクのアクセス権限を設定できます。これらの設定は、特権管理者によって、メンバーがプロジェクトビューの共有権限を読み取り専用に設定できるようにドメインが設定されている場合に有効です。

この機能のメリットは、読み取り専用のビューに機密情報が含まれている場合や、社内で使用することのみを目的としている場合に、プロジェクトメンバーが追加のセキュリティを実装できるオプションがあることです。デフォルトでは、新規作成されたすべてのビューの権限が、会社のメンバーに設定されています。

読み取り専用リンクを「会社のメンバー」がアクセスできるように設定する

このオプションを選択すると、プロジェクトの読み取り専用リンクは社内のみに制限され、読み取り専用リンクを受け取ったユーザーは、読み取り専用ビューにアクセスする前に認証が必要になります。このとき必要となる認証方法は、特権管理者がドメインに設定した方法 (Google SSO、Okta などの SAML ID プロバイダー、または一切なし) によって決まります。

認証方法が設定されていない場合、読み取り専用リンクにアクセスするには、組織のメールアドレスを使用して Asana にログインするか、Asana にサインアップする必要があります。組織のメンバーだけにアクセスを制限する必要がある場合は、この方法が推奨されます。

読み取り専用リンクを「リンクを知っているすべての人」がアクセスできるように設定する

このオプションを選択すると、プロジェクトの読み取り専用リンクは公開され、読み取り専用ビューへのアクセスに認証は不要になります。このオプションは、クライアント、ベンダー、一般のユーザーなど、社外で読み取り専用リンクを共有する場合に適しています。

読み取り専用リンクの受信者の認証

組織のみに権限が設定された読み取り専用リンクを受信したユーザーは、認証を行うことでビューにアクセスできます。

組織内で Asana を使用しているユーザーの場合は、Asana アカウントにサインインして認証できます。

組織内で Asana アカウントを持っていないユーザーは、次の 2 つのうち 1 つの方法で認証を行えます。

• ドメインで有効になっている組織の ID プロバイダー (Okta, Google SSO) を介して認証を行います。この場合、Asana アカウントにサインアップする必要はありません。ID プロバイダーで認証してリンクにアクセスする読み取り専用リンクの受信者は、フルメンバーとみなされないため、サインアップを完了しない限り請求に影響することはありません。

• 組織で ID プロバイダーを使用していない場合、会社ドメインのメールアドレスで Asana アカウントにサインアップすることで、ID プロバイダーを有効にできます。

リンクを知っているすべての人の権限が設定された読み取り専用リンクを受信したリンク受信者は、認証なしで読み取り専用ビューにアクセスできます。