ポートフォリオのステータス更新

ポートフォリオは、すべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です

概要

ポートフォリオの「進捗」セクションには、今取り組んでいるポートフォリオのステータスに関する詳細なスナップショットが表示されます。ステータスレポートを使えば、情報満載の再利用が可能でアクションに移すこともできるステータス更新を簡単に作成できるので、仕事の状況を重要な関係者と共有できます。

portfolio overview

プロジェクトの進捗

ポートフォリオの「進捗」タブをクリックすると、ポートフォリオのその時点における進捗ステータスを示すスナップショットが表示されます。

ポートフォリオのステータス

「進捗」タブからは次のことが行えます。

  1. ポートフォリオのステータス (順調リスクあり要対応) を確認する
  2. 順調、リスクあり、要対応の状態にあるプロジェクトの数、またはプロジェクトの合計を表示する
  3. ポートフォリオのステータスを更新する
  4. ポートフォリオオーナー、日付範囲、説明を表示または変更する
  5. ポートフォリオに関連付けられているゴールを表示または変更する
  6. 最新のステータス更新を見る

ステータス更新を作成する方法

ポートフォリオのステータスはいつでも更新できます。ステータスはテンプレート化されたブロック構造になっているので、Asana で実際に進行中の仕事をそのステータスを説明する背景情報と一緒に盛り込むことができます。

ステータス更新の作成

ステータス更新の作成

新規のステータス更新を作成するには

  1. ポートフォリオの「進捗」タブで「ステータスを更新」アイコンをクリックします

ステータス更新ウィンドウ

ステータス更新ウィンドウからは以下のことが行えます。

  1. タイトルを追加する
  2. 進捗状況、ポートフォリオオーナー、日付など、ステータス更新の詳細を入力する
  3. カスタムフィールドを表示 / 非表示する
  4. 要約を含める
  5. 成果のハイライトをまとめる
  6. ブロックされているものの概要をまとめる
  7. ハイライトを更新にドラッグし、それまでの経緯をまとめる
  8. 更新内容の入力が済んだら、青い「投稿」ボタンをクリックする

ポートフォリオのステータス更新を投稿する前に、順調リスクあり、または要対応の中からポートフォリオのステータスを選択して、簡単な説明を追加する必要があります。

ステータス更新にハイライトを追加する方法

順調またはリスクありの状態にあるプロジェクトなどのハイライトをステータス更新にドラッグ & ドロップすれば、仕事の経緯を明確に伝えることができます。こういったハイライトを追加することにより、最近挙げられた成果や、チームが潜在的に抱える障害のインサイトを目で見て確認できます。

ハイライトを追加し、ステータス更新を投稿したら、ブロック構造とその順番が Asana に記録されるので、その後の更新でも使えるようになります。

ハイライトの順番

達成したもの」「ブロックされているもの」および「次のステップ」のセクションをドラッグ & ドロップし、それぞれの順番を入れ替えることもできます。

ステータス更新にチャートを追加

ステータス更新にチャートを追加すると、チームの取り組みに関するインサイトが視覚化されます。チャートブロックをステータス更新にドラッグ & ドロップできます。

チャート

ステータス更新を印刷または削除する方法

ステータスを削除

ステータス更新を印刷または削除するには、次のことを行います。

  1. ステータス更新の横にある三点リーダーアイコンをクリックします
  2. ステータス更新を印刷」または「ステータス更新を削除」をクリックします

削除できるのは自分のポートフォリオステータス更新だけで、他のユーザーが投稿したステータスは削除できません。

最新のステータス更新

進捗」タブでは、直線上のドットによりステータス更新の履歴をすばやく確認できます。

最新のステータス更新

すべて表示をクリックすると、ステータス更新の詳しい履歴を見ることができます。

アクセスコントロール

ユーザーはプロジェクトへのアクセス権のないユーザーをコラボレーターとしてステータス更新に追加することができます。これを行うと、該当のユーザーはすべての更新内容を見ることができますが、アクセス権のないプロジェクトハイライトや要素をクリックすると、アクセスがブロックされます。

ポートフォリオでこれを行うと、ポートフォリオ内の一部のプロジェクトへのアクセス権を持っていないユーザーも、進捗タブから公開のポートフォリオステータス更新をすべて見ることができます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

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3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。