ポートフォリオ
- 次の項目までスキップ:
- ポートフォリオの作成
- ポートフォリオビュー
- プロジェクトの概要
- ステータス更新
- ビューオプションとマイルストーン
- Google スプレッドシートにエクスポート
- CSV へのエクスポート
- ポートフォリオのメンバーシップと共有
- ポートフォリオタイムライン
- ポートフォリオ検索
- プライバシー設定
- ポートフォリオに関するよくある質問
Asana ではコラボレーション向けの 3 種類のプラン (Business、Enterprise および Premium) を提供しています。ポートフォリオはすべての Business および Enterprise のお客様にご使用いただける機能です。
ポートフォリオでは、すべての重要なプロジェクトが 1 か所にまとめて表示されます。最も重要なプロジェクトを整理し、その健全性をリアルタイムにモニタリングしたり詳しく確認したりすることで、チームは最新の進捗を把握できます。また、ポートフォリオには Android および iOS デバイスからもアクセスできます。
ポートフォリオからワークロードにもアクセスできます。サイドバーのポートフォリオをクリックし、ポートフォリオを選択して「ワークロード」タブに移動します。
ポートフォリオの作成
ポートフォリオを作成するには、次のことを行います。
- サイドバー左上の「ポートフォリオ」をクリックします
- 「新規ポートフォリオ」タイルをクリックします
- ポートフォリオに名前を付けます
- 「ポートフォリオを作成」をクリックします
ポートフォリオビュー
ポートフォリオをクリックすると、そこに含まれるすべてのプロジェクトをまとめて確認できます。
ポートフォリオビューからは次のことができます。
- 他のプロジェクトをポートフォリオに追加
- 各プロジェクトの最新ステータスを表示
- 各プロジェクトの進捗率を表示
- プロジェクトの期日や日付範囲を表示または編集
- プロジェクトの優先度を表示または編集
- 各プロジェクトのカスタムフィールドの値を表示
- プロジェクトオーナーを表示
プロジェクトはポートフォリオからいつでも削除できます。
ポートフォリオからプロジェクトを削除するには
- プロジェクト名の横に表示される三点リーダーアイコンをクリックします
- 「ポートフォリオから削除」をクリックします
プロジェクトの概要
ポートフォリオでプロジェクトをクリックすると、プロジェクトの概要が表示されます。
プロジェクトの概要からは次のことができます。
- プロジェクトオーナーを選択
- 期日や日付範囲を追加または編集
- プロジェクトに直接アクセスしてそのタスク、リソース、タイムラインを表示
- プロジェクトの優先度を追加または編集
- プロジェクトの最新のステータスを表示、またはプロジェクトのステータスを自分で更新
ステータス更新
プロジェクトのステータスに更新が必要な場合は、ポートフォリオでプロジェクトをクリックして、プロジェクトオーナーに更新をリクエストするか、自分でステータス更新を行います。
また、プロジェクトの概要から直接、既存のステータスにコメントすることもできます。
ビューオプションとマイルストーン
ポートフォリオのよく使うソート方法がある場合、それを全員のデフォルトビューとして保存できます。
「ポートフォリオ」ビューを変更するには、次のことを行います。
- 画面の右上のスライダーアイコンをクリックします
- 表示する進捗タイプとして「タスク」または「マイルストーン」を選択します
- ポートフォリオビューをステータス、プロジェクトオーナー、期日、またはアルファベット順でソートします
ポートフォリオビューのマイルストーン
マイルストーンはポートフォリオのタイムラインに表示されます。
青いダイアモンドがマイルストーンの目印です。
マイルストーンは、プロジェクト計画において重要なイベントを示し、今後目指すべき方向をマッピングするものです。仕事が常に正しい方向に進むよう、プロジェクト全体を通じて道標のような役割を果たします。
マイルストーンのシンボルをクリックすると、プロジェクト内のタスクとして、詳細なコンテキストを表示できます。
ポートフォリオビューに表示できるマイルストーンは最大 12 件までで、これを超えるとリストの後半部分は表示されません。
ポートフォリオでプロジェクトをクリックすると、プロジェクトの概要にそのプロジェクトのマイルストーンが表示されます。
ポートフォリオのプロジェクト概要からは次のことができます。
- + アイコンをクリックして新しいマイルストーンを追加
- プロジェクトの完了したマイルストーンと未完了のマイルストーンを表示
ドロップダウンから直接カスタムフィールドを追加して、選択したフィールドでポートフォリオをソートすることもできます。
カスタムフィールドを管理する方法
プロジェクトビューのフィールドアイコンをクリックすると、ドロップダウンメニューに「+フィールドを追加」オプションが表示され、クリックできます。
ここでポップアップウィンドウが開くので、カスタムフィールドを追加できます。
トグルボタンが青のときは、フィールドが有効になっています
カスタムフィールドを追加するには、次のことを行います
- 「新規作成」をクリックします
- 「フィールドタイトル」バーに新しいカスタムフィールドの名前を入力します
- 「フィールドを作成」をクリックし、新しいフィールドを追加します
フィールドによるソート
プロジェクトビューの「ソート」スライダーから、さまざまなフィールドオプションによってワークロードをソートできます。
仕事のフェーズを分類したり、優先順位付けをしたり、診断したり、特定のニーズを基にソートできるようになりました。
ポートフォリオを Google スプレッドシートにエクスポートする
作成したポートフォリオは、いつでも Google スプレッドシートにエクスポートできます。
ポートフォリオを Google スプレッドシートにエクスポートするには、次のことを行います。
- ポートフォリオのタイトルの横にある三点リーダーアイコンをタップします。
- 「エクスポート」にカーソルを合わせ、「Google スプレッドシート」を選択します。
ポートフォリオを CSV にエクスポートする
ポートフォリオは CSV にエクスポートすることもできます。CSV エクスポートにはカスタムフィールドも含まれます。
ポートフォリオを CSV にエクスポートするには、次のことを行います。
- ポートフォリオのタイトルの横にある三点リーダーアイコンをタップします
- 「エクスポート」にカーソルを合わせ、「CSV」を選択します
ポートフォリオのメンバーシップと共有
ポートフォリオは Asana のチームメイトといつでも共有できます。また、チームメイトをポートフォリオメンバーとして追加することもできます。
「共有」ボタンをクリックしてポートフォリオメンバーシップ画面を開いたら、次のことができます。
- ポートフォリオのリンクをコピーして同僚と共有
- ポートフォリオメンバーを追加
- メンバーをポートフォリオオーナーとして設定、またはポートフォリオから削除
ポートフォリオのメンバーとして追加されると、受信トレイに通知が届きます。また、ポートフォリオページにアクセスしたときに、該当するポートフォリオの横に「新規」アイコンが表示されます。
共有したポートフォリオに非公開プロジェクトが含まれている場合、共有先のユーザーには上図の通知が画面の左下に表示されます。
ポートフォリオタイムライン
ポートフォリオタイムラインを使用すれば、イニシアチブに取り組む順序を可視化し、共有し、調整できるので、リソースを最適なかたちで使い、期日を守れます。
ポートフォリオタイムラインへのアクセス
ポートフォリオタイムラインにアクセスするには、まず「ポートフォリオ」タブをクリックし、任意のポートフォリオを選択します。
そして、「タイムライン」タブをクリックし、ポートフォリオタイムラインを表示します。
ポートフォリオタイムラインツールバー
ポートフォリオツールバーからは、次のことが行えます
- プロジェクトを曜日で絞り込む
- ビューを日、週、月、四半期、半年、年で絞り込む
- カラーを設定する、もしくはカラー付きカスタムフィールドを選択する
ポートフォリオ検索
この機能は徐々にロールアウトされています。
基本的な検索機能の使用
基本的な検索を実行するには、検索バーにポートフォリオ名を入力します。
高度な検索機能の使用
ポートフォリオ内の情報を検索するには、高度な検索を実行します。
これはホームページから簡単に行えます。
ホームページから
- 「検索」をクリックします
- それから「高度な検索」をクリックします
ここから、検索パラメーターを入力し、「フィルターを追加」「ポートフォリオ内」と順にクリックし、ポートフォリオ内を検索します。
ポートフォリオの検索は、Asana の説明フィールドやコメントフィールドでポートフォリオを @メンションしても実行できます。ポートフォリオが非公開設定されている場合は、そのポートフォリオへのアクセス権を持っていない限り、そのポートフォリオは検索結果に表示されません。
プライバシー設定
ポートフォリオのオーナーは、ポートフォリオを非公開または公開に設定できます。
ポートフォリオを非公開にするということは、ポートフォリオメンバーのみがそのポートフォリオのコンテンツにアクセスでき、組織やワークスペース全体では見つけられなくなることを意味します。一方、ポートフォリオを公開にすれば、組織やワークスペースのどこでも見つけられます。
ポートフォリオの公開 / 非公開設定を切り替える方法
ポートフォリオの中から
- 「共有」アイコンをクリックします
ここから、ポートフォリオを組織やワークスペースに対して「非公開」のままにするか、「公開」に変更するかを選択します。
ポートフォリオに関するよくある質問
ポートフォリオに関してご質問がある場合は、ポートフォリオに関するよくある質問のページをご覧いただくか、サポートまでお問い合わせください。
