ポートフォリオ

ポートフォリオは、すべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

ポートフォリオでは、すべての重要なプロジェクトが 1 か所にまとめて表示されます。最も重要なプロジェクトを整理し、その健全性をリアルタイムにモニタリングしたり詳しく確認したりすることで、チームは最新の進捗を把握できます。また、ポートフォリオには Android および iOS デバイスからもアクセスできます。

ポートフォリオからワークロードにもアクセスできます。サイドバーのポートフォリオをクリックし、ポートフォリオを選択して「ワークロード」タブに移動します。

ポートフォリオの作成

ダッシュボード 1

ポートフォリオを作成するには、次のことを行います。

  1. サイドバー左上の「ポートフォリオ」をクリックします
  2. 新規ポートフォリオ」タイルをクリックします
  3. ポートフォリオに名前を付けます
  4. ポートフォリオを作成」をクリックします

ポートフォリオビュー

ポートフォリオをクリックすると、そこに含まれるすべてのプロジェクトをまとめて確認できます。

ポートフォリオビュー

ポートフォリオビューからは次のことができます。

  1. 他のプロジェクトをポートフォリオに追加
  2. 各プロジェクトの最新ステータスを表示
  3. 各プロジェクトの進捗率を表示
  4. プロジェクトの期日日付範囲を表示または編集
  5. プロジェクトの優先度を表示または編集
  6. 各プロジェクトのカスタムフィールドの値を表示
  7. プロジェクトオーナーを表示

プロジェクトはポートフォリオからいつでも削除できます。

ポートフォリオからプロジェクトを削除

ポートフォリオからプロジェクトを削除するには、次のことを行います。

  1. プロジェクトオーナーの横にある三点リーダーアイコンをクリックします
  2. ポートフォリオから削除」をクリックします

プロジェクトの概要

ポートフォリオでプロジェクトをクリックすると、プロジェクトの概要が表示されます。

ポートフォリオ 3

プロジェクトの概要からは次のことができます。

  1. プロジェクトオーナーを選択
  2. 期日日付範囲を追加または編集
  3. プロジェクトに直接アクセスしてそのタスク、リソース、タイムラインを表示
  4. プロジェクトの優先度を追加または編集
  5. プロジェクトの最新のステータスを表示、またはプロジェクトのステータスを自分で更新

ステータス更新

プロジェクトのステータスに更新が必要な場合は、ポートフォリオでプロジェクトをクリックして、プロジェクトオーナーに更新をリクエストするか、自分でステータス更新を行います。

ポートフォリオ 4

また、プロジェクトの概要から直接、既存のステータスにコメントすることもできます。

ポートフォリオ 5

ビューオプションとマイルストーン

ポートフォリオのよく使うソート方法がある場合、それを全員のデフォルトビューとして保存できます。

ポートフォリオ 5

ポートフォリオビューを変更するには、次のことを行います。

  1. 画面の右上のスライダーアイコンをクリックします
  2. 表示する進捗タイプとしてタスクまたはマイルストーンを選択します
  3. ポートフォリオビューをステータスプロジェクトオーナー期日、またはアルファベット順でソートします

ポートフォリオビューのマイルストーン

ポートフォリオのマイルストーン

ポートフォリオビューに表示できるマイルストーンは 12 個までで、これを超えるとリストの後半部分は表示されません。

ポートフォリオでプロジェクトをクリックすると、プロジェクトの概要にそのプロジェクトのマイルストーンが表示されます。

プロジェクトの概要のマイルストーン

ポートフォリオのプロジェクト概要からは次のことができます。

  1. + アイコンをクリックして新しいマイルストーンを追加
  2. プロジェクトの完了したマイルストーンと未完了のマイルストーンを表示

ドロップダウンから直接カスタムフィールドを追加して、選択したフィールドでポートフォリオをソートすることもできます。

ポートフォリオを Google スプレッドシートにエクスポートする

作成したポートフォリオは、いつでも Google スプレッドシートにエクスポートできます。

スプレッドシートのエクスポート

ポートフォリオを Google スプレッドシートにエクスポートするには、次のことを行います。

  1. ポートフォリオのタイトルの横にある三点リーダーアイコンをタップします
  2. エクスポート」にカーソルを合わせ、「Google スプレッドシート」を選択します

ポートフォリオを CSV にエクスポートする

ポートフォリオは CSV にエクスポートすることもできます。CSV エクスポートにはカスタムフィールドも含まれます。

CSV のエクスポート

ポートフォリオを CSV にエクスポートするには、次のことを行います。

  1. ポートフォリオのタイトルの横にある三点リーダーアイコンをタップします
  2. エクスポート」にカーソルを合わせ、「CSV」を選択します

ポートフォリオのメンバーシップと共有

ポートフォリオは Asana のチームメイトといつでも共有できます。また、チームメイトをポートフォリオメンバーとして追加することもできます。

ポートフォリオを共有

「共有」ボタンをクリックしてポートフォリオメンバーシップ画面を開いたら、次のことができます。

  1. ポートフォリオのリンクをコピーして同僚と共有
  2. ポートフォリオメンバーを追加
  3. メンバーをポートフォリオオーナーとして設定、またはポートフォリオから削除

ポートフォリオを共有 2

ポートフォリオのメンバーとして追加されると、受信トレイに通知が届きます。また、ポートフォリオページにアクセスしたときに、該当するポートフォリオの横に「新規」アイコンが表示されます。

ポートフォリオのメンバーとして追加されている場合、メール通知を有効にしていれば週次レポートのメールが届きます。

ポートフォリオを共有 3

共有したポートフォリオに非公開プロジェクトが含まれている場合、共有先のユーザーには上図の通知が画面の左下に表示されます。

ポートフォリオに関するよくある質問

ポートフォリオに関してご質問がある場合は、ポートフォリオに関するよくある質問のページをご覧いただくか、サポートまでお問い合わせください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。