ポートフォリオ

ポートフォリオは、すべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

ポートフォリオでは、すべての重要なプロジェクトが 1 か所にまとめて表示されます。最も重要なプロジェクトを整理し、その健全性をリアルタイムにモニタリングしたり詳しく確認したりすることで、チームは最新の進捗を把握することができます。また、ポートフォリオには Android および iOS デバイスからもアクセスできます。

ワークロードにはポートフォリオからもアクセスできます。サイドバーのポートフォリオをクリックし、ポートフォリオを選択してワークロードタブに移動します。

ポートフォリオを作成する

ダッシュボード 1

ポートフォリオを作成するには

  1. サイドバー左上のポートフォリオをクリック
  2. 新規ポートフォリオタイルをクリック
  3. ポートフォリオに名前を付ける
  4. ポートフォリオを作成をクリック

ポートフォリオビュー

ポートフォリオをクリックすると、そこに含まれるすべてのプロジェクトをまとめて確認することができます。

ポートフォリオビュー

ポートフォリオビューからは次のことができます。

  1. 他のプロジェクトをポートフォリオに追加
  2. 各プロジェクトの最新ステータスを表示
  3. 各プロジェクトの進捗率を表示
  4. プロジェクトの期日または日付範囲を表示または編集
  5. プロジェクトの優先度を表示または編集
  6. 各プロジェクトのカスタムフィールドの値を表示
  7. プロジェクトオーナーを表示

ポートフォリオのプロジェクトはいつでも削除できます。

ポートフォリオからプロジェクトを削除

ポートフォリオからプロジェクトを削除するには

  1. プロジェクトオーナーの隣に表示される三点リーダーアイコンをクリック
  2. ポートフォリオから削除をクリック

プロジェクトの概要

プロジェクトの概要を表示するには、ポートフォリオでプロジェクトをクリックします。

ポートフォリオ 3

プロジェクトの概要からは次のことができます。

  1. プロジェクトオーナーを選択
  2. 期日または日付範囲を追加または編集
  3. 直接プロジェクトにアクセスしてそのタスク、リソース、タイムラインを表示
  4. プロジェクトの優先度を追加または編集
  5. プロジェクトの最新のステータスを表示、またはプロジェクトのステータスを自分で更新

ステータス更新

プロジェクトのステータスに更新が必要な場合は、ポートフォリオでプロジェクトをクリックして、プロジェクトオーナーに更新をリクエストするか、自分でステータス更新を行います。

ポートフォリオ 4

また、プロジェクトの概要から直接既存のステータスにコメントすることもできます。

ポートフォリオ 5

ビューオプションとマイルストーン

ポートフォリオのソート方法を指定し、それを全員のデフォルトビューとして保存することができます。

ポートフォリオ 5

ポートフォリオビューを変更するには

  1. 画面の右上のスライダーアイコンをクリック
  2. 進捗タイプとしてタスクまたはマイルストーンを選択
  3. ポートフォリオビューをステータスプロジェクトオーナー期日またはアルファベット順でソート

ポートフォリオビューのマイルストーン

ポートフォリオのマイルストーン

ポートフォリオビューに表示できるマイルストーンは 12 個までで、これを超えるとリストの後半部分は表示されません。

ポートフォリオのプロジェクトをクリックすると、プロジェクトの概要に各プロジェクトのマイルストーンが表示されます。

プロジェクトの概要のマイルストーン

ポートフォリオのプロジェクト概要からは次のことができます。

  1. + アイコンをクリックして新しいマイルストーンを追加
  2. プロジェクトの完了したマイルストーンと未完了のマイルストーンを表示

ドロップダウンから直接カスタムフィールドを追加して、選択したフィールドでポートフォリオをソートすることもできます。

ポートフォリオを Google スプレッドシートにエクスポートする

作成したポートフォリオは、いつでも Google スプレッドシートにエクスポートできます。

スプレッドシートのエクスポート

ポートフォリオを Google スプレッドシートにエクスポートするには

  1. ポートフォリオのタイトルの隣にある三点リーダーアイコンをタップ
  2. エクスポートにカーソルを合わせ、Google スプレッドシートを選択

ポートフォリオを CSV にエクスポートする

ポートフォリオは CSV にエクスポートすることもできます。CSV エクスポートにはカスタムフィールドも含まれます。

CSV のエクスポート

ポートフォリオを CSV にエクスポートするには

  1. ポートフォリオのタイトルの隣にある三点リーダーアイコンをタップ
  2. エクスポートにカーソルを合わせ、CSV を選択

ポートフォリオのメンバーシップと共有

ポートフォリオは Asana のチームメイトといつでも共有することができます。また、チームメイトをポートフォリオメンバーとして追加することもできます。

ポートフォリオを共有

共有ボタンをクリックしてポートフォリオメンバーシップ画面を開いたら、次のことができます。

  1. ポートフォリオのリンクをコピーして同僚と共有
  2. ポートフォリオメンバーを追加
  3. メンバーをポートフォリオオーナーとして設定、またはポートフォリオから削除

ポートフォリオを共有 2

ポートフォリオのメンバーとして追加されている場合、受信トレイに通知が届きます。また、ポートフォリオページにアクセスしたときに、対象のポートフォリオの隣に「新規」アイコンが表示されます。

ポートフォリオのメンバーとして追加されている場合、メール通知を有効にしていれば週次レポートのメールが届きます。

ポートフォリオを共有 3

共有したポートフォリオに非公開プロジェクトが含まれている場合、共有先のユーザーには次の通知が表示されます。

ポートフォリオに関するよくある質問

ポートフォリオに関してご質問がある場合は、ポートフォリオに関するよくある質問のページをご覧いただくか、サポートまでお問い合わせください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。