ポートフォリオ
- 次の項目までスキップ:
- ポートフォリオを作成
- ポートフォリオビュー
- プロジェクトの概要
- ステータス更新
- ビューオプションとマイルストーン
- Google スプレッドシートへのエクスポート
- CSV へのエクスポート
- ポートフォリオのメンバーシップと共有
- ポートフォリオタイムライン
- ポートフォリオ内の検索
- ネストされたポートフォリオ
- ポートフォリオに仕事を追加する
- 現在のポートフォリオからポートフォリオを削除する
- タイムラインとワークロードの表示
- ポートフォリオのプライバシー設定
- ポートフォリオに関するよくある質問
ポートフォリオは、すべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。
ポートフォリオでは、すべての重要なプロジェクトが 1 か所にまとめて表示されます。プロジェクトポートフォリオ管理を行えば、最も重要なプロジェクトを整理し、その健全性をリアルタイムにモニタリングし、詳細情報を確認できます。これにより、チームは常に最新の進捗状況を把握できます。また、ポートフォリオには Android デバイス、iOS デバイスからもアクセスできます。
ポートフォリオからワークロードにもアクセスできます。サイドバーのポートフォリオをクリックし、ポートフォリオを選択して「ワークロード」タブに移動します。
ポートフォリオの作成
ポートフォリオを作成するには、次のことを行います。
- サイドバーの「ポートフォリオ」をクリックします
- 「新規ポートフォリオ」タイルをクリックします
- ポートフォリオに名前を付けます
- 「ポートフォリオを作成」をクリックします
ポートフォリオビュー
ポートフォリオをクリックすると、そこに含まれるすべてのプロジェクトをまとめて確認できます。
ポートフォリオビューからは次のことができます。
- 他のプロジェクトをポートフォリオに追加
- 各プロジェクトの最新ステータスを表示
- 各プロジェクトの進捗率 (%) を表示
- プロジェクトの期日や日付範囲を表示または編集
- プロジェクトの優先度を表示または編集
- 各プロジェクトのカスタムフィールドの値を表示
- プロジェクトオーナーを表示
ポートフォリオにプロジェクトを追加する
以下の方法でポートフォリオ内からプロジェクトを追加できます。
- 「+ 仕事を追加」をクリックして既存のプロジェクトを検索します
- 「+ 仕事を追加」の横にあるドロップダウンの矢印をクリックし、「プロジェクトを新規作成」を選択して新規プロジェクトを作成します
- 後述の手順でポートフォリオにプロジェクトテンプレートが追加されている場合、「+ 仕事を追加」の横にあるドロップダウンの矢印をクリックしてプロジェクトテンプレートからプロジェクトを追加することもできます
プロジェクトはポートフォリオからいつでも削除できます。
ポートフォリオからプロジェクトを削除するには
- プロジェクト名の横に表示される三点リーダーアイコンをクリックします
- 「ポートフォリオから削除」をクリックします
ポートフォリオにプロジェクトテンプレートを追加する
- 「カスタマイズ」をクリックします
- 「プロジェクトテンプレート」まで下にスクロールします
- 「+ プロジェクトテンプレートを追加」をクリックします
プロジェクトテンプレートがポートフォリオに追加されると、「+ 仕事を追加」の横にあるドロップダウンメニューに表示され、ポートフォリオ内からテンプレートを使って新規プロジェクトを作成できるようになります。
ポートフォリオに新規テンプレートを追加する:
- 「+ プロジェクトテンプレートを追加」で表示される左側のバーからテンプレートを選択し、「+ ポートフォリオに追加」ボタンをクリックします。
ポートフォリオからテンプレートを削除する:
- ポートフォリオからテンプレートを削除するには、「ポートフォリオから削除」ボタンをクリックします。「ポートフォリオから削除」のオプションは、ポートフォリオに追加されているテンプレートでのみ表示されます。
プロジェクトの概要
ポートフォリオでプロジェクトをクリックすると、プロジェクトの概要が表示されます。
プロジェクトの概要からは次のことができます。
- プロジェクトオーナーを選択
- 期日や日付範囲を追加または編集
- プロジェクトに直接アクセスしてそのタスク、リソース、タイムラインを表示
- プロジェクトの優先度を追加または編集
- プロジェクトの最新のステータスを表示、またはプロジェクトのステータスを自分で更新
ステータス更新
プロジェクトの「進捗」セクションにはスナップショット (現時点の情報) が表示され、進行中のプロジェクトのステータスが詳細に確認できます。ステータスを報告することにより、詳細情報を含んだ、反復やアクションの追加が可能なステータスを更新したり、仕事の状況を重要な関係者と共有することができます。
ポートフォリオの進捗
ポートフォリオの「進捗」タブをクリックすると、ポートフォリオのその時点における進捗ステータスを示すスナップショットが表示されます。
進捗ビューでは次のことが行えます。
- ポートフォリオのステータス (順調、リスクあり、要対応、保留中) を確認する
- ステータス別 (順調、リスクあり、要対応) のプロジェクトの数や、プロジェクトの合計数を確認する
- ポートフォリオのステータスを更新する
- ポートフォリオオーナー、日付範囲、説明を確認 / 変更する
- ポートフォリオに関連付けられている目標を確認 / 変更する
- 最新のステータス更新を見る
ポートフォリオのステータス更新を作成する方法
ポートフォリオのステータスはいつでも更新できます。ステータスはテンプレート化されたブロック構造になっているので、Asana で実際に進行中の仕事をそのステータスを説明する背景情報と一緒に盛り込むことができます。
ステータス更新の作成
新規のステータス更新を作成するには
- ポートフォリオの「進捗」タブで「ステータスを更新」アイコンをクリックします
「ステータス更新」ウィンドウでは以下のことが行えます。
- タイトルを追加する
- ステータス更新の詳細 (進捗状況、ポートフォリオオーナー、日付など) を入力する
- カスタムフィールドを表示 / 非表示する
- 概要を含める
- これまでの成果をまとめる
- ブロックされている (進行を妨げる) ものの概要をまとめる
- ハイライトを更新情報にドラッグし、これまでの経緯を共有する
- 更新内容の入力が済んだら、青い「投稿」ボタンをクリックする
ポートフォリオのステータス更新を投稿するには、ポートフォリオのステータス (順調、リスクあり、要対応、保留中) を選択して、簡単な説明を追加する必要があります。
ステータス更新にハイライトを追加する方法
順調またはリスクありの状態にあるプロジェクトなどのハイライトをステータス更新にドラッグ & ドロップすれば、仕事の経緯を明確に伝えることができます。これらのハイライトを追加することにより、最近達成した成果や、チームが抱える潜在的な障害を視覚化できるようになります。
ハイライトを追加し、ステータス更新を投稿したら、ブロック構造とその順番が Asana に記録されるので、その後の更新でも使えるようになります。
「達成したもの」「ブロックされているもの」および「次のステップ」のセクションをドラッグ & ドロップし、それぞれの順番を入れ替えることもできます。
ステータス更新にチャートを追加する
ステータス更新にチャートを追加すると、チームの取り組みが視覚化されます。チャートブロックをステータス更新にドラッグ & ドロップできます。
アクセス管理
ユーザーはプロジェクトへのアクセス権のない他ユーザーをコラボレーターとしてステータス更新に追加することができます。これを行うと、該当のユーザーはすべての更新内容を見ることができますが、アクセス権のないプロジェクトハイライトや要素をクリックすると、アクセスがブロックされます。
ポートフォリオでこれを行うと、ポートフォリオ内の一部のプロジェクトへのアクセス権を持っていないユーザーも、進捗タブから公開のポートフォリオステータス更新をすべて見ることができます。
ポートフォリオの表示オプションとマイルストーン
ポートフォリオのよく使うソート方法がある場合、それを全員のデフォルトの表示形式として保存できます。
「ポートフォリオ」ビューを変更するには、次のことを行います。
- 画面の右上のスライダーアイコンをクリックします
- 表示する進捗タイプとして「タスク」または「マイルストーン」を選択します
- ポートフォリオビューをステータス、プロジェクトオーナー、期日、またはアルファベット順でソートします
ポートフォリオビューのマイルストーン
マイルストーンはポートフォリオのタイムラインに表示されます。
青のダイヤはマイルストーンの目印です。マイルストーンは、プロジェクト計画においてキーとなるイベントを示し、今後目指すべき方向をマッピングするものです。仕事が常に正しい方向に進むよう、プロジェクト全体を通じて道標のような役割を果たします。
マイルストーンのシンボルをクリックすると、プロジェクト内のタスクとして、詳細なコンテキストを表示できます。
ポートフォリオビューに表示できるマイルストーンは最大 12 件までで、これを超えるとリストの後半部分は表示されません。
ポートフォリオでプロジェクトをクリックすると、プロジェクトの概要にそのプロジェクトのマイルストーンが表示されます。
ポートフォリオのプロジェクト概要では次のことができます。
- + アイコンをクリックして新しいマイルストーンを追加
- プロジェクトの完了したマイルストーンと未完了のマイルストーンを確認
ドロップダウンから直接カスタムフィールドを追加して、選択したフィールドでポートフォリオをソートすることもできます。
カスタムフィールドを管理する方法
プロジェクトビューのフィールドアイコンをクリックすると、ドロップダウンメニューに「+フィールドを追加」オプションが表示され、クリックできます。
ここでポップアップウィンドウが開くので、カスタムフィールドを追加できます。
トグルボタンが青のときは、フィールドが有効になっています。
カスタムフィールドを追加するには、次のことを行います
- 「新規作成」をクリックします
- 「フィールドタイトル」バーに新しいカスタムフィールドの名前を入力します
- 「フィールドを作成」をクリックし、新しいフィールドを追加します
フィールドによるソート
プロジェクトビューの「ソート」スライダーから、さまざまなフィールドオプションによってワークロードをソートできます。
仕事のフェーズを分類したり、優先順位付けをしたり、診断したり、特定のニーズを基にソートできるようになりました。
ポートフォリオを Google スプレッドシートにエクスポートする
作成したポートフォリオは、いつでも Google スプレッドシートにエクスポートできます。
ポートフォリオを Google スプレッドシートにエクスポートするには、次のことを行います。
- ポートフォリオのタイトルの横にある三点リーダーアイコンをタップします。
- 「エクスポート」にカーソルを合わせ、「Google スプレッドシート」を選択します。
ポートフォリオを CSV でエクスポートする
ポートフォリオは CSV でエクスポートすることもできます。CSV エクスポートにはカスタムフィールドも含まれます。
ポートフォリオを CSV でエクスポートするには、次のことを行います。
- ポートフォリオのタイトルの横にある三点リーダーアイコンをタップします
- 「エクスポート」にカーソルを合わせ、「CSV」を選択します
ポートフォリオのメンバーシップと共有
ポートフォリオは Asana のチームメイトといつでも共有できます。また、チームメイトをポートフォリオメンバーとして追加することもできます。
「共有」ボタンをクリックしてポートフォリオメンバーシップ画面を開いたら、次のことができます。
- ポートフォリオのリンクをコピーして同僚と共有
- ポートフォリオメンバーを追加
- メンバーをポートフォリオオーナーとして設定、またはポートフォリオから削除
ポートフォリオのメンバーとして追加されると、受信トレイに通知が届きます。また、ポートフォリオページにアクセスしたときに、該当するポートフォリオの横に「新規」アイコンが表示されます。
共有したポートフォリオに非公開プロジェクトが含まれている場合、共有先のユーザーには上図の通知が画面の左下に表示されます。
ポートフォリオタイムライン
ポートフォリオタイムラインを使用すれば、イニシアチブに取り組む順序を可視化し、共有し、調整できるので、リソースを最適なかたちで使い、期日を守れます。
ポートフォリオタイムラインへのアクセス
ポートフォリオタイムラインにアクセスするには、まず「ポートフォリオ」タブをクリックし、任意のポートフォリオを選択します。
そして、「タイムライン」タブをクリックし、ポートフォリオタイムラインを表示します。
ポートフォリオタイムラインのツールバー
ポートフォリオのツールバーからは、次のことが行えます
- タイムラインビューを「今日」を基準に表示する
- タイムラインビューを日、週、月、四半期、半年、年単位で切り替える
- カラーを設定する、またはカラーの決まっているカスタムフィールドを選択する
ポートフォリオ内の検索
ポートフォリオ内の情報を検索するには、高度な検索を実行します。
ホームページから
- 「検索」をクリックします
- それから「高度な検索」をクリックします
ここから、検索パラメーターを入力し、「フィルターを追加」>「ポートフォリオ内」と順にクリックし、ポートフォリオ内を検索します。
Asana の説明フィールドやコメントフィールドでポートフォリオを @メンションするときもポートフォリオを検索できます。ポートフォリオが非公開に設定されている場合は、そのポートフォリオへのアクセス権を持っていない限り、そのポートフォリオは入力候補として表示されません。
ネストされたポートフォリオ
ポートフォリオにポートフォリオを追加することによって、複数のプロジェクト間で仕事をシームレスに統合、管理できます。これにより仕事がモニタリングしやすくなり、関係者と進捗情報を共有できます。
ポートフォリオにポートフォリオを追加する
現在のポートフォリオにポートフォリオを追加するには、仕事を追加アイコンをクリックして、ポートフォリオ名を選択または入力します。
ネストされたポートフォリオのタイムラインビューとワークロードビュー
ポートフォリオを含むポートフォリオでは、タイムラインとワークロードのタブが無効化されます。これは、ネストされたポートフォリオをすべて取り除くことで再び有効になります。
ポートフォリオのプライバシー設定
ポートフォリオのオーナーは、ポートフォリオを非公開または公開に設定できます。
ポートフォリオを非公開にするということは、ポートフォリオメンバーのみがそのポートフォリオのコンテンツにアクセスでき、組織やワークスペース全体では見つけられなくなることを意味します。一方、ポートフォリオを公開にすれば、組織やワークスペースのどこでも見つけられます。
ポートフォリオの公開 / 非公開設定を切り替える方法
ポートフォリオの中から
- 「共有」アイコンをクリックします
ここから、ポートフォリオを組織やワークスペースに対して「非公開」のままにするか、「公開」に変更するかを選択します。
ポートフォリオに関するよくある質問
ポートフォリオに関するよくある質問
誰が私のポートフォリオを見ることができますか？
ポートフォリオが公開に設定されている場合、URL を共有した組織内の相手は誰でもポートフォリオにアクセスできます。この URL にアクセスすると、自動的に「最近」セクションがポートフォリオビューで表示されます。ポートフォリオに非公開のプロジェクトがある場合は、画面の下に一部のプロジェクトが非公開である旨の通知が表示されます。
非公開ポートフォリオはポートフォリオのメンバーのみがアクセスできます。
プロジェクトをポートフォリオに追加するとどうなりますか？
すべてのプロジェクトのステータスフォロワーになります。つまり、ポートフォリオのプロジェクトにステータス更新があると、通知が届きます。
ポートフォリオにカスタムフィールドを追加するには？
ポートフォリオの特定の表示方法を、チーム全員のデフォルトビューとして保存できます。また、ポートフォリオビューの「フィールド」アイコンをクリックすると、ドロップダウンメニューに「+フィールドを追加」オプションが表示され、クリックできます。ここでポップアップウィンドウが開くので、カスタムフィールドを追加してください。
「フィールドを追加」タブからは次のことができます。
- フィールドのタイトルを追加する
- フィールドタイプを選択する
- 説明を追加する
- 組織のフィールドライブラリにフィールドを追加して、組織全体で繰り返し使用できるようにする。
ツールバーからカスタムフィールドを作成するには？
ツールバーからカスタムフィールドを追加するには、「カスタマイズ」をクリックし、「+フィールドを追加」をクリックします。
「フィールドを追加」タブから、次のことを行います。
- フィールドタイトルを追加する。
- フィールドタイプを選択する。
- 説明を追加する。
- 組織のフィールドライブラリにフィールドを追加して、組織全体で繰り返し使用できるようにする。
追加できるフィールド数は 1 つのポートフォリオに対して 20 個までで、ポートフォリオビューにはいつでも 5 個までのフィールドを表示できます。
ポートフォリオに制限はありますか？
-
作成できるポートフォリオの数: 上限はありません
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同時に「最近」に表示できるポートフォリオの数: 最大 20 件のポートフォリオを時間の制限なく表示できます
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ポートフォリオに追加できるプロジェクトの数: 最大 500 件 (アーカイブ済みプロジェクトを含む)
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ポートフォリオに追加できるカスタムフィールドの数: 最大 30 個
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同時にポートフォリオビューに表示できるカスタムフィールドの数: 最大 30 個
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週ごとに受信できるポートフォリオ週次レポートのメール通知の数: 最大 20 件
-
週次レポートのメール 1 件に含まれるプロジェクトの数: 最大 50 件ですが、リンクからさらに多くのプロジェクトを表示できます
