カスタムテンプレート

カスタムテンプレートは、テンプレートプロジェクトを作成して頻繁に使用されるワークフローやプロセスに繰り返し使用することができるため、チームの時間を節約できます。また、プロセスを最初から作り直したり、手順の欠落を心配することもなくなります。最初から仕事を完璧に管理できるプロジェクトをセットアップしましょう。また、プロジェクトの開始日または終了日に基づいてタスクの期日を自動的に調整することも可能です。こうすることで、プロジェクトの計画プロセスの手順を減らすことができます。

既存のプロジェクトをテンプレートに変換する

テンプレートとして保存

既存のプロジェクトをテンプレートに変換するには

  1. プロジェクトのタイトルの隣の矢印アイコンをクリックします。
  2. テンプレートに変換を選択します。

テンプレートを保存すると、即座にチームに表示されます。テンプレートを使う場合は、プロジェクトを新規作成し、“会社名”が作成タブにアクセスします。そこにコピー可能なすべてのカスタムテンプレートと作成元のチームが表示されます。

新規プロジェクトを作成するためにカスタムテンプレートを使用する

プロジェクトを作成 1

カスタムテンプレートを使ってプロジェクトを新規作成するには、テンプレートプロジェクトにアクセスし、続いてページの右上のこのテンプレートを使用オプションをクリックします。

また、プロジェクトの新規作成時にオレンジ色のプラスアイコンをクリックすれば、既存のテンプレートを使うことができます。

プロジェクトを作成 2

プロジェクトの作成

  1. トップバーのオレンジ色のプラスアイコンをクリック
  2. プロジェクトを選択

カスタムテンプレートを選択

カスタムテンプレートを選択するには

  1. “組織/ワークスペース名” が作成タブにアクセス
  2. 使いたいカスタムテンプレートをクリック

ここから、テンプレートから作成した新しいプロジェクトに名前を付けて、プロジェクトが所属するチームを選択します。 また、プロジェクトをチームと共有することや、プロジェクトメンバーのみに公開することもできます。これが終わったら、プロジェクトを作成か、またはカスタムテンプレートに設定済みの日付がある場合は次へをクリックします。

プロジェクトに名前を付ける

カスタムテンプレートを使ってプロジェクトを新規作成した場合、テンプレートからすべて (プロジェクトの説明、タスク、期日、セクション、カスタムフィールド、タスクが複数所属するプロジェクトなど) がコピーされます。

カスタムテンプレートからプロジェクトの日程をスケジュールする

カスタムテンプレートに設定済みの日付がある場合は、プロジェクトの作成時に開始日または終了日を選択すれば、Asana によってすべてのタスクが自動的にスケジュールされます。プロジェクトの日程はプロジェクトの進捗ビューから設定できます。

「プロジェクトの日程をスケジュール」画面は、カスタムテンプレートに設定済みの日付 (プロジェクトまたはタスクの期日または日付範囲) がある場合にのみ表示されます。

日程の自動変更

「プロジェクトの日程をスケジュール」画面から

  1. プロジェクトの開始日または終了日を選択
  2. タスクを週末にスケジュールすることを可能にするかどうかを選択
  3. 終わったらプロジェクトを作成をクリック

プロジェクトの日程は、開始日や終了日を考えている場合、および前後のタスクをスケジュールする必要がある場合に使います。

ユースケース

ここでは、カスタムテンプレートと開始日/終了日を使ってプロジェクトを作成する方法を具体的にご紹介します。

開始日の使用

開始日

開始日を使うには

  1. 開始日を選択
  2. カレンダーアイコンから日付を追加
  3. プロジェクトを作成をクリック

開始日の例

テンプレートの最も早い期日が設定されているタスク / プロジェクトの開始日は、選択した開始日に移動します。

終了日の使用

終了日

終了日を使うには

  1. 終了日を選択
  2. カレンダーアイコンから日付を追加
  3. プロジェクトを作成をクリック

終了日の例

テンプレートの最も遅い期日が設定されているタスク / プロジェクトの終了日は、選択した終了日に移動します。

テンプレートの削除

カスタムテンプレートはいつでもライブラリから削除できます。

テンプレートを削除 1

テンプレートを削除するには

  1. 削除するテンプレートプロジェクトを選択
  2. テンプレートプロジェクトのドロップダウンの矢印をクリック
  3. テンプレートから削除を選択

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。