コメント限定プロジェクト

ボードやリストプロジェクト用のコメント限定権限は、チームメイトに編集用のアクセス権を付与することなくプロジェクトを表示したりコメントしたりできます。そのため、不要な変更を防ぎながら、プロジェクトの情報を関係者と簡単に共有できます。プロジェクトのフィードバックを取得し、プロジェクトの基本構造を損なうことなく、関係者と最新情報を共有できます。コメント限定権限は、会社のWiki、テンプレート、参照ポイント、確立されていて変更されるべきでないプロセスなどに最適です。

プロジェクトをコメント限定に変更

コメント限定プロジェクトを編集できるのは、編集権限を持つプロジェクトメンバーのみです。プロジェクト全体へのアクセス権を持つ場合や、プロジェクト内の個々のタスクへのアクセス権を持つ場合でも、プロジェクトメンバーではない場合はコメント限定ユーザーとしてプロジェクトへアクセスすることになります。

プロジェクトメンバーのアクセス設定

プロジェクトの権限設定をコメント限定に変更するには、

  1. プロジェクトの右上にある + ボタンをクリックし、プロジェクトメンバーとアクセス設定メニューを開く
  2. [チーム名]のメンバーやタスクのフォロワーができることをクリックし、ドロップダウンメニューから権限設定を選択します。 

このメニューから、プロジェクトをチームと共有するように設定したり、プロジェクトメンバーのみに公開するようにしたり、そのメンバーができることを制限したりできます。

この設定を変更すると、チームや組織の人々に対し公開プロジェクトはコメント限定になりますが、プロジェクトメンバーはこの限りではありません。この変更は既存のプロジェクトメンバーに対するプロジェクトのアクセス設定には影響しません。

個々のプロジェクトメンバーに対するアクセス設定の変更

プロジェクトオーナーと編集権限を持つプロジェクトメンバーは、 他のプロジェクトメンバーのアクセス設定を編集可に変更することにより、編集権限を付与することができます。

メンバーのアクセス設定を変更

プロジェクトメンバーのアクセス設定を変更するには、

  • プロジェクトの右上にある + ボタンをクリックし、プロジェクトメンバーとアクセス設定メニューを開く
  • 設定を変更しようとしているプロジェクトメンバーの名前の横にあるドロップダウンメニューをクリックする
  • 編集可を選択し、プロジェクトへのアクセスを付与するか、コメント可を選択し、コメント限定へのアクセスに制限する
  • プロジェクトオーナーは別のプロジェクトメンバーにオーナーシップを指名するか、 プロジェクトから削除する
  • メニューを閉じて変更を保存する

コメント限定ビュー

コメント限定に設定されたプロジェクトメンバーは、プロジェクトビューにコメント限定と表示されます

個々のユーザーのプロジェクト権限

プロジェクトのデフォルトの設定とは関係なく、プロジェクトメンバーに個々の権限を付与できます。プロジェクトレベルでは、コメントのみ許可されるメンバーやコメント限定権限のあるタスクを割り当てられたメンバーは、プロジェクトの会話やプロジェクトのステータス更新のみ投稿できます。

下の表では、編集権限のあるプロジェクトメンバーの権限、コメント限定アクセスのあるプロジェクトメンバーの権限、そのプロジェクト内のタスクが割り当てられているコメント限定アクセスを持つプロジェクトメンバーの権限の概要を示しています。

編集可能 : コメント可能 : 割り当てられたタスクにコメント可能
タスクを完了 タスクを完了
担当者を変更 担当者を変更
期日を変更 期日を変更
タスクのタイトルと説明を編集
タグの追加/削除
サブタスクの追加/編集
待機状態…タスクの追加/編集
フォームの編集 / 表示
カスタムフィールドの値を編集 カスタムフィールドの値を編集
添付の追加/削除 添付の追加/削除 添付の追加/削除
タスクにコメント タスクにコメント タスクにコメント
タスクフォロワーの編集 タスクフォロワーの編集 タスクフォロワーの編集
タスクやコメントにいいね!する タスクやコメントにいいね!する タスクやコメントにいいね!する

コメント限定アクセスを持ちタスクが割り当てられている場合、そのタスクのサブタスクもまた割り当てられていなければ対応することはできません。

複数のプロジェクトに関連づけられたタスク

タスクが複数のプロジェクトに属する場合、タスクが存在する全てのプロジェクトへアクセスできるプロジェクトメンバーは、最大の権限を持つことになります。

たとえば、あるプロジェクトのタスクに対して完全な編集権限を持つ人は、タスクが複数のプロジェクトに属している場合、プロジェクトに対しコメント権しかない場合でも編集権限は失いません。つまり、コメント限定権限しかないプロジェクトにタスクが追加された場合、そのタスクに対する編集権限は維持できるということです。

これはまた、あるプロジェクトでコメント可と設定されたメンバーは、編集可アクセスを持つ他のプロジェクトにタスクが追加された場合、そのタスクに対し編集権限を得ることになります。

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15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

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タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。