組織の管理

Asana アカウントアカウント Asana に初めて参加したユーザーは、まずアカウントを作成します。1 つのアカウントには 1 人のユーザーのみがアクセスできます。 続きを読む は無料で、個人に紐付けられています。Asana アカウントを持つことで、共有されたワークスペースワークスペース ワークスペースとは、会社のメールドメインやカスタムメールドメインを必要としない Asana のユーザーとプロジェクトの集まりです。 続きを読む や組織にアクセスして他の Asana ユーザーとコラボレーションすることができます。

1 つの Asana アカウントを使用して複数のワークスペースや組織を作成、参加できるため、さまざまなグループの Asana ユーザーとコラボレーションすることができます。所属するワークスペースや組織はそれぞれ独立した固有の存在なので、メンバーもプロジェクトもタスクもそのワークスペースや組織だけのものです。

各ワークスペースや組織は独立した固有の団体であるため、所属する他のワークスペースや組織が同僚に見られたり、逆に同僚が所属する他のワークスペースや組織を見たりすることはありません。スペース間のプライバシーについて詳しくはこちらをご覧ください。

アカウントの略図

各ワークスペースおよび組織内のプロジェクトやタスクの権限設定について、詳しくはこちらをご覧ください。  

組織とは?

組織は、勤務先企業の共有メールドメインに基づき、社内で Asana を利用する従業員全員がつながることのできるひとつの場所です。

組織内のメンバーは、チームチーム チームとは、一連のプロジェクトに共同で取り組む組織内の人々で構成されるグループのことです。 続きを読む に分割してプロジェクトプロジェクト プロジェクトとは、さまざまなタスクがリスト化されたものです。 続きを読む タスクタスク タスクは Asana における仕事の基本単位です。タスクを使うと、あらゆる類の仕事を表現し、仕事を小さな要素に分割したり情報を格納したりできます。 続きを読む に共同で取り組みます。

組織の略図

一意の共有メールドメインがない場合は、ワークスペースでコラボレーションすることができます。

組織の構成員

組織にはメンバー、[ゲスト] (https://asana.com/guide/help/organizations/guests)、限定アクセスメンバーといった複数の構成員が存在します。同じ会社の社員は組織のメンバーに、社外関係者は組織のゲストに振り分けられます。

たとえば、michael@yourco.com は組織 yourco.com のメンバーですが、他のメールアドレス (@gmail.com@anotherco.com など) を使用する人は組織 yourco.com のゲストになります。

組織メンバーをゲストに変換することはできません。組織のメンバーシップは、その人のメールアドレスによって自動的に決まります。

組織メンバー

組織のメンバーシップは、メールアドレスに関連付けられているドメインを基にしています。組織のメンバーになるには、組織が承認しているメールドメインのいずれかに該当するメールアドレスを使用する必要があります。

組織が承認しているメールドメインのいずれかに該当するメールアドレスを使って Asana に登録した人は、自動的に組織のメンバーになります。

組織メンバーは、以下をすることができます。

  • チームチーム チームとは、一連のプロジェクトに共同で取り組む組織内の人々で構成されるグループのことです。 続きを読む を新規作成
  • 組織内の参加リクエスト参加リクエスト チームのプロジェクトにアクセスするための参加リクエストです。チームへの参加リクエストは、既存のチームメンバーによって承認される必要があります 続きを読む が可能な全チームのリストを表示
  • チーム設定から組織の他のメンバーやゲストの名前とメールアドレスを表示。Premium 組織の管理者は、組織設定から組織メンバーとゲストの完全なリストを見ることもできます。
  • 組織に対して公開されているプロジェクトプロジェクト プロジェクトとは、さまざまなタスクがリスト化されたものです。 続きを読む タスクタスク タスクは Asana における仕事の基本単位です。タスクを使うと、あらゆる類の仕事を表現し、仕事を小さな要素に分割したり情報を格納したりできます。 続きを読む にアクセス

自動的に組織に参加したメンバーが、明示的に公開に設定されていないプロジェクトやタスクでコラボレーションするには、チームに参加リクエストをするか、招待される必要があります。詳しくはこちらをご覧ください

組織ゲスト

組織で承認されたメールドメインのアドレスを持たないクライアントや請負業者、お客様などの部外者 (@gmail.com@yahoo.com など) は、組織ゲストとしてコラボレーションすることが可能です。ゲストには、組織内で限定的なアクセス権が与えられ、本人に明示的に共有されたもののみ閲覧できます。

組織ゲストは、招待されない限りチームに参加することはできません。他のチームを作成、表示したり、チームへの参加をリクエストしたりすることはできません。

組織ゲストは、自分にアクセス権が与えられているプロジェクトやタスクを共有することで、組織に他のゲストを招待することができます。

メンバーとゲストの識別

ゲストの識別

ゲストの場合、入力データ候補またはメンバーリストの名前の横に地球のアイコンが表示されます。

限定アクセスメンバー

チームにはそれぞれ固有のメンバーとプロジェクトがあります。チーム内のすべてのプロジェクトに対するアクセス権を持たない人は、チーム設定のメンバータブで限定アクセスメンバーと表示されます。

限定アクセスメンバーは、自分が追加されたプロジェクトとタスクは見ることができますが、会話やチームの他のプロジェクトは表示されません。

組織内のチームを Asana Premium にアップグレードする場合は、限定アクセスメンバーをプランに含める必要があります。

既存の組織に参加する

社内で作成された別の組織に参加する方法は 2 つあります。

  1. 会社のメールアドレスで Asana に登録します。この場合、自動的に組織に参加します
  2. 既存の組織内のユーザーに、チームに招待招待 ユーザーを招待して組織の共有チームに参加させ、コラボレーションを始めることができます。 続きを読む してもらいます
  3. すでに他のメールアドレスで Asana を使っている場合は、Asana アカウントに会社のメールアドレスを追加すれば自動的に組織に参加します

組織にユーザーを招待する

チームに招待招待 ユーザーを招待して組織の共有チームに参加させ、コラボレーションを始めることができます。 続きを読む することで、ユーザーを組織に追加することができます。

組織を離脱する

組織を離脱

組織を離脱するには

  1. プロフィール写真をクリック
  2. ドロップダウンメニューのその他にカーソルを移動
  3. この組織から自分を削除を選択

組織メンバーの場合、この操作により組織に関連付けられているメールアドレスが Asana アカウントから削除されます。Asana アカウントに引き続きアクセスできるよう、離脱する前にまずアカウントに個人用のメールアドレスを追加してください。

アカウントから会社のメールアドレスを削除したメンバーは、組織から削除されることになります。

組織からユーザーを削除する

組織からユーザーを削除することで、組織とそのプロジェクトやタスクに対するアクセス権を剥奪することができます。

組織からユーザーを削除すると、そのユーザーが作成したタスクタスク タスクは Asana における仕事の基本単位です。タスクを使うと、あらゆる類の仕事を表現し、仕事を小さな要素に分割したり情報を格納したりできます。 続きを読む プロジェクトプロジェクト プロジェクトとは、さまざまなタスクがリスト化されたものです。 続きを読む 会話会話 Asana では、ユーザーは会話機能を使ってコミュニケーションを取ります。あらゆるプロジェクトやチームページで会話を始めることができます。 続きを読む 添付添付 タスクや会話に添付されたファイルのことです。 続きを読む コメントコメント タスクや会話にコメントを追加して、助言したり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。 続きを読む はそのまま残りますが、担当していたタスクは割り当てなしになります。

タスクが放置されないように、プロビジョンを解除する前に対象者のマイタスクに移動してタスクを再割り当て再割り当て タスクまたはサブタスクを担当する人です。タスクまたはサブタスク 1 件につき、割り当てることができる担当者は 1 人です。 続きを読む することをおすすめします。

なお、組織からユーザーのプロビジョンを解除すると、そのユーザーの会社のメールアドレスがアカウントから削除されます。このアドレスをアカウントに戻すと、また組織に参加することになります。また、ユーザーが Asana のユーザーアカウントに他のメールアドレスを登録していない場合は、プロビジョンを解除するとそのユーザーは Asana から締め出される場合があります。

組織からユーザーを削除するには、次の条件が満たされている必要があります。

  • あなたが組織メンバーであること
  • あなたとあなたが削除しようとしている人が同じチームチーム チームとは、一連のプロジェクトに共同で取り組む組織内の人々で構成されるグループのことです。 続きを読む に所属していること

対象者がすでにチームから削除されているなど、あなたと同じチームにいない場合は、そのユーザーをチームに招待してから、すぐに組織から削除します。

無料プランのプロビジョン解除

対象者が同じチームに入ったら、次の手順で組織から削除します。

  • サイドバーのチーム名にカーソルを合わせる
  • 歯車のアイコンをクリック
  • チーム設定を編集を選択
  • メンバータブに移動
  • 対象者名とメールアドレスにカーソルを合わせる
  • 削除を選択(ユーザーがまだ招待を受け入れていない場合は、このボタンは招待をキャンセルになります)
  • アクセスを削除を選択して、チームからそのユーザーを削除
  • プロビジョンを解除をクリックして、組織からそのユーザーを削除

プレミアム組織の場合、メンバーのプロビジョンを解除できるのは管理者だけです。手順はこちらをご覧ください

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします (訳注: 現在は Tab+N でセクションを作成します)。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。