組織の管理

Asana アカウントは無料で、個人に紐づけられています。Asana アカウントを持つことで、共有のワークスペースや組織にアクセスして他の Asana ユーザーとコラボレーションができます。

1 つの Asana アカウントを使用して複数のワークスペースや組織を作成し、参加できるため、さまざまなグループの Asana ユーザーとコラボレーションできます。所属するワークスペースや組織はそれぞれ独立しており、メンバー、プロジェクト、タスクはそのワークスペースや組織に限定されています。

各ワークスペースや組織は独立しているため、あなたや同僚は、お互いに所属していないワークスペースや組織を見ることはできません。スペース間のプライバシーについて詳しくはこちらをご覧ください。

各ワークスペースおよび組織内のプロジェクトやタスクの権限設定について、詳しくはこちらをご覧ください。

組織とは？

組織は、Asana を使っているあなたの会社のすべての従業員が、会社の共有メールドメインに基づいて、つながることのできるスペースです。

組織の中で、従業員はチームに分かれてプロジェクトやタスクに共同で取り組みます。

独自の共有メールドメインがない場合は、ワークスペースでコラボレーションをできます。

組織のメンバー

組織にはメンバー、ゲスト、限定アクセスメンバーといった複数の構成員が存在します。会社ドメインのメールアドレスを持つ社員は組織のメンバーに、社外関係者は組織のゲストに振り分けられます。

たとえば、michael@yourco.com は組織 yourco.com のメンバーですが、他のメールアドレス (@gmail.com や @anotherco.com など) を使用する人は組織 yourco.com のゲストになります。

組織メンバーをゲストに変換することはできません。組織のメンバーシップは、その人のメールアドレスによって自動的に決まります。

組織のメンバー

組織のメンバーシップは、メールアドレスに関連付けられているドメインを基にしています。組織のメンバーになるには、組織が承認しているメールドメインのいずれかを持つメールアドレスを使用する必要があります。

組織が承認しているメールドメインのメールアドレスを使って Asana に登録した人は、自動的に組織のメンバーになります。

組織のメンバーができることは以下のとおりです。

• 新規のチームを作成する。
• 組織内で参加リクエストが可能な全チームのリストを表示する。
• チーム設定から組織の他のメンバーやゲストの名前とメールアドレスを表示する。Premium 組織の管理者は、組織設定から組織メンバーとゲストの完全なリストを見ることもできます。
• 組織で公開されているプロジェクトやタスクへアクセスする。

自動的に組織に参加したメンバーが、「公開」に設定されていないプロジェクトやタスクでコラボレーションするには、チームに参加リクエストをするか、招待される必要があります。詳しくはこちらをご覧ください。

組織のゲスト

組織で承認されたメールドメインのアドレスを持たないクライアントや業者、お客様など (@gmail.com や @yahoo.com など) は、組織のゲストとしてコラボレーションできます。ゲストには、組織内で限定的なアクセス権が与えられ、本人に共有されたもののみ閲覧できます。

組織のゲストは、招待されない限りチームに参加することはできません。また、他のチームを作成、表示したり、チームへの参加をリクエストしたりすることはできません。

組織のゲストは、自分にアクセス権が与えられているプロジェクトやタスクを共有することで、組織に他のゲストを招待できます。

メンバーとゲストの識別

限定アクセスメンバー

チームにはそれぞれ独自のメンバーが所属し、固有のプロジェクトがあります。チーム内の一部のプロジェクトにアクセス権がない人は、チーム設定のメンバータブで「限定アクセスメンバー」と表示されます。

限定アクセスメンバーは、自分が追加されたプロジェクトとタスクは見ることができますが、チームの会話や他のプロジェクトは表示されません。

組織内のチームを Asana Premium にアップグレードする場合は、限定アクセスメンバーをプランに含める必要があります。

既存の組織に参加する

社内の他のユーザーによって作成された組織に参加する方法は 2 つあります。

1. 会社のメールアドレスで Asana に登録します。この場合、自動的に組織に参加します。
2. 既存の組織内のユーザーに、チームに招待してもらいます。
3. すでに他のメールアドレスで Asana を使っている場合は、Asana アカウントに会社のメールアドレスを追加すれば自動的に組織に参加します。

組織を作成する

Asana での組織の作成は、次のいずれかの手順で行います。Asana サポートへのお問い合わせが必要になる場合もあります。

組織を作成すると、会社のメールドメインのメールアドレスを使っている Asana ユーザー全員に影響します。

社内で初めて登録する

会社のメールアドレスで Asana アカウントを新規作成すると、そのメールドメインに基づいて組織が自動的に作成されます。

この方法で登録を行っても、組織ではなくワークスペースが作成される場合があります。その場合はワークスペースを組織に変換してください。

組織を追加作成する

1 つのアカウントから、複数の組織を作成して参加することも可能です。会社用メールアドレスが他にもある場合は、アカウントにメールアドレスを追加し、こちらの手順で新しい組織を作成できます。

各組織は、独自のメールドメインに関連付けられている必要があります。Asana アカウントに紐付けられた、会社メールドメインを持つユーザーだけが、その組織のメンバーになります。

組織のメールドメインを追加または変更する

組織に承認済みメールドメインを追加する場合は (たとえば、会社が acme.com から acmestaff.com に変わる場合)、サポートチームにお問い合わせいただく前に Asana アカウントに新しいメールアドレスを追加してください。

まず、アカウントに会社の新しいメールアドレスを追加し、それから Asana サポートチームにお問い合わせください。必要に応じて組織の変更設定をサポートします。

頂いたリクエストを進めるにあたり、約 3 営業日お時間をいただいております。組織の更新が完了し次第、もしくは確認事項について、Asana チームより追ってご連絡いたします。

メールドメインが変わることがわかったら、速やかにご連絡ください。古いメールドメインと新しいメールドメインの両方が同時に有効である期間に変更するのが一番簡単です。

組織にユーザーを招待する

チームに招待することで、ユーザーを組織に追加できます。

共有可能な招待リンク

共有可能な招待リンクを使用すれば、簡単にたくさんのメンバーをチームやプロジェクトに招待できます。ユーザーはさまざまなチャネル (メール、Slack、SMS など) を使ってリンクを共有できます。チームのオンボーディング用 Wiki ページや Google ドキュメントにも投稿できます。

共有可能な招待リンクはメンバー用として、メールのオプションはゲスト用として使用します。

リンクを使ってプロジェクトに招待する

リンクを使ってチームに招待する

オレンジ色の「クイック追加ボタン」から共有可能なリンクを使えば、新しいメンバーを組織に招待することもできます。

ゲストの招待

プロジェクトまたはチームにゲストを招待する場合は、「メールで招待する」オプションをお使いください。

組織ゲストは共有可能な招待リンクからチームやプロジェクトに参加することはできません。それができるのは、組織のドメインと一致するメールアドレスを持つ組織メンバーに限られています。ゲストを招待する場合は、「メールで招待する」オプションを使用してください。

リンクを無効化する

「無効化」をクリックすると、リンクは完全に無効化されます。そのリンクは使用できなくなります。

組織を離脱する

組織のメンバーの場合、この操作により組織に関連付けられているメールアドレスが Asana アカウントから削除されます。Asana アカウントに引き続きアクセスできるよう、離脱する前にまずアカウントに個人用のメールアドレスを追加してください。

アカウントから会社のメールアドレスを削除したメンバーは、組織から削除されることになります。

組織からユーザーを削除する

組織からユーザーを削除すると、そのユーザーは組織とそのプロジェクトやタスクに対するアクセス権がなくなります。

組織からユーザーを削除すると、そのユーザーが作成したタスク、プロジェクト、メッセージ、ファイル、コメントはそのまま残りますが、担当していたタスクは割り当てなしになります。

タスクが放置されないように、プロビジョンを解除する前に対象者のマイタスクに移動してタスクを再割り当てすることをおすすめします。

なお、組織からユーザーのプロビジョンを解除すると、そのユーザーの会社のメールアドレスがアカウントから削除されます。このアドレスをアカウントに戻すと、また組織に参加することになります。また、ユーザーが Asana のユーザーアカウントに他のメールアドレスを登録していない場合は、プロビジョンを解除するとそのユーザーは Asana から締め出される場合があります。

組織からユーザーを削除するには、次の条件を満たす必要があります。

• 削除の操作を行う人が組織メンバーであること
• 削除の操作を行う人と、削除される人が同じチームに所属していること

対象者がすでにチームから削除されているなど、あなたと同じチームにいない場合は、そのユーザーをチームに招待してから、すぐに組織から削除します。

Premium 組織の場合、メンバーのプロビジョンを解除できるのは管理者のみです。

ゲストに対する利用規約

ゲストは、Asana の加入者契約およびマスター加入契約の 第 2.4(b) 条に従うものとします。ゲストアカウントは、クライアント、請負業者、顧客など、外部のビジネスパートナーとのコラボレーションに使用されることを目的としています。Asana のサービスを利用するお客様は、従業員またはその関連会社の従業員のためにエンドユーザーサブスクリプションを別途購入せずに、ゲストとして Asana サービスへのアクセスを提供することはできません。

大学や教育機関の組織

現在、学生用のメールアドレスで組織を作成することはできません。組織を作成するには、会社のメールアドレスか、サブドメインに属しているメールアドレスが必要です。これは、組織のメンバーシップはメールドメインで定義されるため、広範な大学のドメインで組織を作成すると、Asana に登録したすべての学生や教職員などが同じ組織に追加されることになるためです。ただし、特定の学部や学科のサブドメインを取得できる場合は、組織を作成できます (例: @staff.domain.edu)。

管理者コンソール

有料サブスクリプションのユーザーは、管理者コンソールにアクセスしてサブスクリプションに関する変更を行ったり、請求を管理したり、組織に関する情報を確認して、メンバーを管理したりできます。