検索と検索ビュー
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- 基本的な検索
- 全文検索
- 検索ビュー
- 保存された検索
- プロジェクト内の検索方法
先週同僚に割り当てたタスクを探すにも、仕事の記録を集めてレビューの準備をするにも、あなたの仕事をまとめる Asana なら、検索機能を使ってすばやく必要なものを見つけられます。
検索機能は、ワークスペースや組織内のタスク、プロジェクト、タグ、メンバー、チームなどあらゆるものの検索に対応しています。
キーボードの
Tab+/を押すと検索バーにフォーカスできます。
基本的な検索
基本的な検索を実行するには、検索バーに対象の名前やタイトルを入力します。
オートコンプリートで以下の検索結果が表示されます。
- タスク
- プロジェクト
- テンプレート
- ポートフォリオ
- メッセージ
- 目標
- プロジェクトの要旨
- チーム
- メンバー
- タグ
基本的な検索にメンバーの名前を入力すると、そのメンバーのプロフィールにアクセスできます。
全文検索
全文検索を実行すると、タスクと会話のすべてのテキストフィールド (名前、説明、コメントを含む) が検索対象になります。
全文検索を実行するには、次のことを行います。
- 検索バーをクリックして、キーワードを入力します。
- 「[キーワード] のすべての結果を表示」を選択します (またはキーボードの
Enterを押します)。
検索結果は、「タスク」「メッセージ」「プロジェクト」「テンプレート内のタスク」タブがあるグリッドビューに表示されます。
高度な検索と検索ビュー
「高度な検索」では、追加の検索条件を指定できます。高度な検索は、表示リストの一番下にあります。
検索ビューには、指定した条件を満たすタスクやプロジェクト、メッセージがリストアップされます。検索ビューを作成すると、タスクやプロジェクト、メッセージ、テンプレート内のタスクのグループを見つけられます。
検索結果に表示されるのは、あなたがアクセス[権限]((https://asana.com/guide/help/permissions/task-permissions)を持っているタスク、プロジェクト、メッセージのみです。そのため同僚がまったく同じパラメーターで検索を行っても、表示される結果が異なる可能性があります。
検索ビューを作成するには、次のことを行います。
- 検索バーをクリックします。
- 「高度な検索」を選択します。
「高度な検索」ウィンドウには、検索に使えるパラメーターが複数表示されます。
「+ フィルターを追加」をクリックすると、その他の検索パラメーターを追加できます。
フィルターを適用することで、必要なものをよりすばやく見つけられます。検索は絞り込むことも広げることもできます。
検索ビューを作成するとき、フィールドの入力はすべて任意です。
検索結果はメインウィンドウに表示され、検索名はヘッダーの上部に表示されます。
検索結果では、次のことができます。
- 「フィルター」をクリックして検索パラメーターを変更する
- 「検索内容を保存」をクリックしてサイドバーの「保存された検索」セクションに検索結果を追加する
- 「ソート」をクリックしてタスクを並べ替える
- 「ビュー」をクリックしてリストまたはカレンダーとして表示する
検索ビューには、指定したパラメーターを満たすタスク、プロジェクト、メッセージ、テンプレート内のタスクが表示されます。
結果をソートする
「ソート」を選択すると、検索結果をさまざまなフィールドを基準に並べ替えることができます。
検索内容を保存する
頻繁に使う検索ビューがある場合は、「保存された検索」として保存することで、今後も簡単にアクセスできるようになります。
- 検索ビューを保存するには、「検索内容を保存」ボタンをクリックします。
- 保存した検索ビューは、サイドバーの「保存された検索」の下に表示されます。
検索ビューを保存すると、検索パラメーターが保存されます。あなたや同僚が作業を続けてタスクを作成したり変更したりするのに合わせて、保存された検索の結果も更新されます。
検索の名前を変更するには、名前の横にあるドロップダウンの矢印をクリックします。先に検索を保存していないと、このオプションは表示されません。
プロジェクト内の検索方法
特定のプロジェクト内のタスクを検索することができます。プロジェクトに多数のタスクがある場合に便利な機能です。
プロジェクト内を検索するには、次のことを行います。
- 三点リーダーアイコンをクリックします。
- 「このプロジェクトで検索」を選択します。
検索ビューのクイックヒント
検索ビューではさまざまなパラメーターを使用できます。大半のパラメーターはわかりやすく、直感的に使用できますが、ここではあまり知られていないものについて説明します。
- 割り当てなしのタスク - 「担当者」フィールドに「Nobody (なし)」と入力します。
- どのプロジェクトにも属さないタスク ‐ 「プロジェクト」フィールドに「No Project」(プロジェクトなし) と入力します。
- 特定のタグがあるタスク ‐ 「タグ」フィールドで、「次のいずれかのタグを含む」または「次のタグをすべて含む」を選択します。
- プロジェクトのセクションのタスク - 「プロジェクト」フィールドにプロジェクトを入力した後、ドロップダウンの矢印をクリックして、検索対象にするプロジェクト内のセクションを選択します。
- 「なし」パラメーター - 「タグなし」または「プロジェクトなし」フィールドを使って、タグまたはプロジェクトに関連付けられていないすべてのタスクを見つけます。
- 割り当てたユーザー - 「割り当てたユーザー」フィルターを使うと、特定のメンバーまたはゲストによって割り当てられたタスクを見つけられます。
- 完了日 - 「完了日」フィルターを使用して、過去 X 日間に完了したすべてのタスクを見つけます。
- 特定の期日が設定されたタスク - 「期日」「開始日」「完了日」「作成日」「変更日」の日付のフィールドを使用します。「範囲」を選択して特定の期間内のタスクを見つけたり、「日付」を選択して特定の日付のタスクを表示したりできます。
- カスタムフィールド ‐ 「カスタムフィールド」フィルターを使って、特定のカスタムフィールドのステータスを検索します。
保存すると便利な検索の例
- フォローアップが必要な仕事 ‐ 自分が他のチームメンバーのために作成し、未完了で、期日が 3 日以内のタスクの検索結果。
- リスクのあるタスク ‐ 「高優先度」のカスタムフィールドが設定され、期日が今日または明日のタスクの検索結果。プロジェクトマネージャーが、プロジェクト全体のペースを維持するために役立ちます。
- 承認待ちタスク ‐ カスタムフィールドが「レビュー準備完了」に設定されているタスクの検索結果。担当者にフィードバックを送り、承認待ちの仕事を進められるようにします。
- 今期自分が完了した仕事 ‐ 割り当てられたタスクのうち、特定の日付範囲に完了したものの検索結果。レビューのために仕事ぶりを確認する場合や、履歴書の更新をする場合に便利です。
仕事を検索しやすくするコツ
- すべてのタスクに、明確で行動に直結した名前を付けます。タスク名を「ブログ」ではなく「顧客にスポットライトを当てたブログの原稿を書く」とすることで、検索結果を絞り込みやすくなります。特にテンプレートからコピーされたタスクに有効です。
- すべてのタスクに期日と担当者を設定し、プロジェクトに追加します。こうすることで、特定の条件を使って検索を絞り込むことができます。
- カスタムフィールドを使って、プロジェクト内のタスクを特定の条件でカテゴリ分けします。
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