検索と検索ビュー

検索を使用すると、ワークスペースや組織のタスク、プロジェクト、タグ、メンバー、チームなど何でも見つけることができます。

検索バー

キーボードの Tab+/ を押すと検索バーにフォーカスできます。

基本的な検索

基本的な検索を実行するには、検索バーに対象の名前やタイトルを入力します。

基本的な検索

検索すると次の検索結果がオートコンプリートで表示されます。

  1. チームチーム チームとは、一連のプロジェクトに共同で取り組む組織内の人々で構成されるグループのことです。 続きを読む (組織のみ)
  2. プロジェクトプロジェクト プロジェクトとは、さまざまなタスクがリスト化されたものです。 続きを読む
  3. タスクタスク タスクは Asana における仕事の基本単位です。タスクを使うと、あらゆる類の仕事を表現し、仕事を小さな要素に分割したり情報を格納したりできます。 続きを読む サブタスクサブタスク サブタスクを使うと、タスクをさらに小さく分割することができます。タスク同様、サブタスクでは担当者、期日、コメント、「いいね」を設定できます。 続きを読む タグタグ タグを使って、タスクに印を付けたり類似するタスクをまとめたりします。 続きを読む 会話会話 Asana では、ユーザーは会話機能を使ってコミュニケーションを取ります。あらゆるプロジェクトやチームページで会話を始めることができます。 続きを読む

基本的な検索でメンバーの名前を入力すると、そのメンバーのマイタスクにアクセスできます。

全文検索

全文検索を実行すると、タスクと会話のすべてのテキストフィールド(名前、説明、コメントコメント タスクや会話にコメントを追加して、助言したり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。 続きを読む を含む)が検索されます。

全文検索

全文検索を実行するには

  1. 検索バーをクリックしてキーワードを入力
  2. [キーワード] を含むアイテム > を選択 (またはキーボードの Enter を押す)

検索結果

検索結果がメインウィンドウメインウィンドウ プロジェクト、タグ、またはユーザーを選択すると、関連するタスクのリストがメインウィンドウに表示されます。 続きを読む に表示されます。

全文検索で検索されるのは、タスク、サブタスク、会話のみです。

高度な検索と検索ビュー

検索ビューには、指定した条件を満たすタスクがリストアップされます。検索ビューを作成して、特定のタスクや会話のグループを見つけることができます。

検索ビューの結果に表示されるのは、あなたが権限(英語)を持っているタスクのみです。同僚がまったく同じパラメーターで検索を行っても、結果が異なる可能性があります。

高度な検索ボタン

検索ビューを作成する

  1. 検索バーをクリック
  2. 高度な検索を選択

検索パラメーター

高度な検索ウィンドウには、タスクや会話を検索するために使える複数のパラメーターが表示されます。

また、高度な検索でマイルストーンを絞り込むには、「フィルターを追加」>「その他」>「マイルストーン」の順にクリックします。

その他の検索パラメーター

フィルターを追加をクリックすると、その他の検索パラメーターを使うことができます。

検索ビューを作成した場合、すべてのフィールドは任意です。

検索条件が揃ったら、検索ボタンをクリックします。検索ビューの結果がメインウィンドウメインウィンドウ プロジェクト、タグ、またはユーザーを選択すると、関連するタスクのリストがメインウィンドウに表示されます。 続きを読む に表示されます。検索ビューの名前がヘッダーヘッダー ヘッダーはトップバーとメインウィンドウの間に位置するユーザーインターフェイスの一部です。ここからプロジェクト間を移動します。 続きを読む の上部に表示されます。

検索結果

検索結果からは次のことができます。

  • 検索を絞り込むをクリックして検索パラメーターを変更する。またはレポートを保存をクリックしてサイドバーのレポートセクションに結果を追加する
  • ソートをクリックしてタスクを並べ替える
  • タスクをクリックして詳細を表示する

検索ビューには、設定したパラメーターに合うタスクと会話が表示されます。タスクを結果に追加するには、このパラメーターに合うタスクを作成します。

結果をソートする

結果をソート

さまざまなフィールドでソートを選択することで、検索結果をソートすることができます。

検索ビューをレポートとして保存する

定期的に使う検索ビューがある場合は、レポートとして保存することで、その後簡単にアクセスできるようになります。

レポートを保存

レポートを保存ボタンをクリックすると、検索ビューをレポートとして保存できます。保存した検索ビューは、サイドバーサイドバー サイドバーを使うと、ダッシュボード、星を付けたアイテム、プロジェクト、チームに移動することができます。サイドバーは折り畳むことができます。 続きを読む 上部のお気に入りの下のレポートセクションに表示されます。

検索ビューをレポートとして保存すると、検索パラメーターが保存されます。レポートは、あなたや同僚がタスクの作業を続けることで更新されます。

レポートの名前を変更

レポートの名前を変更するには、タイトルの隣にある三点リーダーアイコンをタップします。このオプションを表示するには、まずレポートを保存する必要があります。

検索ビューのクイックヒント

検索ビューではさまざまなパラメーターを使用できます。大半のパラメーターはわかりやすくて説明が不要なため、ここでは若干わかりにくいものだけを説明します。

  • *割り当てがないタスク** - 担当者フィールドに “なし” を入力します
  • プロジェクトにないタスク - プロジェクトフィールドに “プロジェクトなし” を入力します
  • 特定のタグがあるタスク - タグフィールドで “タグがある” または “これらのタグがすべてある” を選択します
  • プロジェクトのセクションのタスク - プロジェクトフィールドにプロジェクトを入力した後、ドロップダウンの矢印をクリックして検索するプロジェクトのセクションを選択します
  • パラメーター - “タグなし” または “プロジェクトにない” フィールドを使って、タグまたはプロジェクト関連付けられていないすべてのタスクを見つけます
  • 割り当て元 - 割り当て元フィールドを使って特定のメンバーやゲストによって割り当てられているタスクを見つけます
  • 完了日 - 完了日フィールドを使って過去 X 日間に完了したすべてのタスクを見つけます
  • 特定の期日があるタスク - 期限、完了、作成、変更日フィールドを使って “範囲” を選択し、特定の期間内のタスクを見つけるか、”同日” を選択して特定の日付のタスクを表示します

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。