メールでタスクを送る

メールを転送して Asana タスクに変換する

Asana にメールを送ってタスクタスク タスクは Asana における仕事の基本単位です。タスクを使うと、あらゆる類の仕事を表現し、仕事を小さな要素に分割したり情報を格納したりできます。 続きを読む 会話会話 Asana では、ユーザーは会話機能を使ってコミュニケーションを取ります。あらゆるプロジェクトやチームページで会話を始めることができます。 続きを読む を作成できます。

メールは次のように解釈されます:

メールフィールド タスクフィールド
x@mail.asana.com へのメール マイタスクマイタスク ユーザーに割り当てられたすべてのタスクがマイタスクリストに表示されます。 続きを読む のタスク
To: フィールドに追加されたアドレス タスクの担当者担当者 タスクまたはサブタスクを担当する人です。タスクまたはサブタスク 1 件につき、割り当てることができる担当者は 1 人です。 続きを読む
CC のメール受信者 タスクのフォロワーフォロワー タスクにフォロワーを追加します。フォロワーはそのタスクの更新に関する通知を受け取ります。 続きを読む
メールの件名 タスク名
メールの本文 タスクの説明タスクの説明 タスクの説明は、ユーザーがタスクに詳細やコンテキストを追加できるテキストフィールドです。 続きを読む
メールの添付ファイル タスクの添付添付 タスクや会話に添付されたファイルのことです。 続きを読む

メールでタスクをマイタスクに送る

メールを使用してマイタスクリストのタスクを作成するには、x@mail.asana.com にメールを送信します。デフォルトでは、x@mail.asana.com にメールを送ると、メールアドレスに関連付けられているワークスペースまたは組織にタスクが作成されます。

メールアドレスに関連付けられている組織またはワークスペースを変更するには、次のことを行います。

  • トップバートップバー トップバーは、Asana の最上部 (ヘッダーの上) に表示されます。 続きを読む 右側のプロフィール写真をクリックします
  • プロフィール設定プロフィール設定 プロフィール設定では、自分の特定のアカウントに関する環境設定を調整することができます。 続きを読む 」をクリックします
  • メール転送」タブを選択します
  • メールアドレスに関連付けたい組織またはワークスペースを選択します

メール転送」タブの他のオプションについては、アカウントに他のメールアドレスを追加するをご覧ください。

メールでタスクをプロジェクトに送る

任意の Asana プロジェクトに直接メールを送ってタスクを作成できます。

すべての Asana プロジェクトには一意なメールアドレスがあり、それを使ってプロジェクトにタスクを作成することができます。

プロジェクトのメールアドレスを見つけるには、次のことを行います。

  1. サイドバーサイドバー サイドバーを使うと、ダッシュボード、星を付けたアイテム、プロジェクト、チームに移動することができます。サイドバーは折り畳むことができます。 続きを読む で対象のプロジェクトを選択します
  2. プロジェクトのアクションを示す三点リーダーアイコンをクリックします
  3. 次を使用してタスクを追加」にカーソルを合わせ、「メール」を選択します

プロジェクトのメールアドレスは、プロジェクトの一意の ID を使用して手動で識別することもできます:

  • 任意のプロジェクトを開きます
  • プロジェクトの URL に含まれる一連の数字がプロジェクトの ID です (URL は https://app.asana.com/0/プロジェクトID/list のようになっています)

メールを使ってタスクをプロジェクト内に作成するには、x+プロジェクトID@mail.asana.com にメールを送信します。たとえば、プロジェクト ID が 123 なら、x+123@mail.asana.com にメールを送ります。

Asana for Gmail アドオンまたは Asana for Outlook アドインを使うと、メールの受信トレイから直接タスクを作成できます。

メールで会話を送る

メールを送信することでチームチーム チームとは、一連のプロジェクトに共同で取り組む組織内の人々で構成されるグループのことです。 続きを読む またはプロジェクトプロジェクト プロジェクトとは、さまざまなタスクがリスト化されたものです。 続きを読む に会話を投稿できます。

チームの会話へのメール

チームの会話のページの一番下にメールアドレスが表示されます。チームの会話のメールアドレスは、[チーム名]@mail.asana.com です。

プロジェクトの会話へのメール

プロジェクトの会話のページの一番下にメールアドレスが表示されます。プロジェクトの会話のメールアドレスは、[プロジェクト名]@mail.asana.com です。

このアドレスにメールを送信し、それぞれのチームまたはプロジェクトの会話に投稿を作成します。他のユーザーを CC に入れて、フォロワーとして会話に追加することもできます。

組織内では、会社のメールアドレスからメールを送信した場合にのみ会話の投稿を送ることができます。

たとえば acme.com の組織に所属する場合、アカウントに他のメールアドレスが登録されていても、メールにより会話を投稿できるのは @acme.com のメールアドレスからメッセージを送信した場合のみです。

CC または To フィールドに含める場合は、全員が Asana のワークスペース、組織、プロジェクトにアクセスできることを確認してください。また、Asana アカウントに関連付けられているメールアドレスを使っていることを確認してください。アクセスできない人が含まれていた場合、タスクを作成できなかったという通知を受け取ることがあります。

メールの自動転送

定期的に受信しているメールで Asana のタスクを作成したい場合は、自動転送を行うことができます。Asana でメールを自動転送するには、次のことを行います。

  • 転送用のメールアカウントを作成します
  • Asana で組織またはワークスペースに forwarder@ を追加し、このメールアドレスを Asana とメールの送信先プロジェクトに追加します
  • 自分の Asana アカウントからログアウトし、forwarder アカウントでログインしてから、アカウントのメール通知をオフにします
  • Asana プロジェクトへの自動転送メールに forwarder@ アカウントを設定します。以下は一般的なメールクライアント向けの手順です。

これで、forwarder@ がメールを受信するたびに、Asana プロジェクトに転送されて forwarder に割り当てられます (割り当ては簡単に解除できます)。

メール認証

アカウントがフィッシングやメールのなりすましから確実に保護されるように、メールを送信するメールサーバーでメールドメインが正しく設定されている必要があります。サーバーは、エンベロープアドレスのドメインが送信元アドレスのドメインと一致するように設定されていなければなりません。そうなっていない場合は、アドレスが一致しないため、これを解決するためにメールサーバー管理者に連絡する必要があるというエラーメッセージが表示されます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします (訳注: 現在は Tab+N でセクションを作成します)。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。