メール通知

Asana のアクティビティについて常に最新の情報を得るには、メール通知を受け取るか、受信トレイを使います。

メール通知には、次の 3 つの種類があります:

  • 日次サマリー
  • アクティビティの更新
  • 週次レポート

メール通知設定

メール通知設定にアクセスするには:

  1. トップバーのプロフィール写真をクリックし、プロフィール設定プロフィール設定 プロフィール設定では、自分の特定のアカウントに関する環境設定を調整することができます。 続きを読む を選択する
  2. 送信先タブに移動する
  3. ボックスのチェックを変更してメール通知をオンまたはオフにする

受信トレイ受信トレイ マイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話のアクティビティが表示されます。 続きを読む からメール通知設定にアクセスすることもできます:

  1. サイドバーで自分の受信トレイ受信トレイ マイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話のアクティビティが表示されます。 続きを読む をクリックする
  2. メール通知:プルダウンの矢印をクリックする
  3. メール通知を管理を選択する

通知をオフにする

メール通知が不要な場合は、上のセクションの手順に従ってオフにします。その場合は、受信トレイ受信トレイ マイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話のアクティビティが表示されます。 続きを読む だけを使って、Asana の最新情報を確認します。

削除されたチームや削除されたプロジェクトの通知は、復元に使うリンクを含んでいるため、オフにできません。

日次サマリー

Asana でその日に注目すべきことについて、日次で更新情報が送信されます。このメールには、次の 2 つのセクションが含まれています:

まもなく期限のタスク = 今後 5 日以内が期限がくるタスクです。

最近割り当てられたタスク = このセクションには、最近自分に割り当てられたタスクが表示されます。タスクに期日があるかどうかは関係しません。

期限超過タスクは、日次サマリーメールには表示されません。

日次サマリー

アクティビティの更新

次のアクティビティでメール通知が送られます:

  • タスクがあなたに割り当てられたとき
  • あなたへのタスクの割り当てが解除されたとき
  • 割り当てられているタスクの期日期日 タスクやサブタスクの完了期限となる日です。 続きを読む が変更されたとき
  • タスクのフォロワーとして追加されました
  • フォローしているタスクに対して新しい添付添付 タスクや会話に添付されたファイルのことです。 続きを読む が登録されたとき
  • フォローしているタスクに新しいコメントコメント タスクや会話にコメントを追加して、助言したり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。 続きを読む が投稿されたとき
  • フォローしているタスクが完了完了 タスクにチェックマークを付けて、そのタスクが終わったことを示します。 続きを読む になったとき
  • フォローしているタスクにいいねがされたとき
  • あなたのコメントにいいねがされたとき
  • あなたの添付にいいねがされたとき
  • あなたのタスクの完了にいいねがされたとき
  • あなたがメンバーであるチームやプロジェクトで会話会話 Asana では、ユーザーは会話機能を使ってコミュニケーションを取ります。あらゆるプロジェクトやチームページで会話を始めることができます。 続きを読む が始まったとき
  • フォローしている会話にコメントが投稿されたとき
  • あなたがメンバーであるプロジェクトに新規タスクが追加されたとき
  • あなたがメンバーであるプロジェクトのステータスステータス プロジェクトの進捗をプロジェクトメンバーに伝える手段の 1 つです。ステータスには色 (赤、黄、緑) と短いサマリーを使います。 続きを読む が更新されたとき
  • 待機しているタスクのステータスが変更されたとき
  • ボードプロジェクトでタスクがある列から別の列に移動されたとき

アクティビティ通知が送られるのは、他のメンバーによって実行されたアクションや変更に対してのみです。自分で実行したアクションに対する通知は送られません。

週次レポート

週に一度、ポートフォリオ内のプロジェクトのステータス更新内容を含むメールが送られます。

1 週あたり、最大で 20 通の週次レポートメールを受け取ることができます。

通知に返信する

メール通知に返信して次のことを行うことができます:

  • タスクを完了完了 タスクにチェックマークを付けて、そのタスクが終わったことを示します。 続きを読む にする - メッセージの最初に Complete または Done と入力してメールに返信します
  • タスクにコメントコメント タスクや会話にコメントを追加して、助言したり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。 続きを読む する - メールに返信する
  • チームメイトにタスクを割り当てる割り当てる タスクまたはサブタスクを担当する人です。タスクまたはサブタスク 1 件につき、割り当てることができる担当者は 1 人です。 続きを読む - チームメイトのメールアドレスを To: フィールドに追加してメールに返信する
  • チームメイトをタスクのフォロワーフォロワー タスクにフォロワーを追加します。フォロワーはそのタスクの更新に関する通知を受け取ります。 続きを読む に追加する - チームメイトのメールアドレスを CC: フィールドに追加してメールに返信する

ここに記載したヒントは、メール通知の下部にも表示されています。

返信先アドレスは変わるため、連絡先リストには保存しないでください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。