メール通知

Asana のアクティビティについて最新の情報を得るには、メール通知を受け取るか、受信トレイを使用します。

メール通知には、次の 3 つの種類があります:

  • アクティビティの更新
  • メンションされる場合のみ
  • 日次サマリー
  • 週次レポート

メール通知設定

メール通知設定にアクセスするには:

  1. トップバーのプロフィール写真をクリックし、「設定…」を選択します
  2. 通知」タブに移動します
  3. ボックスのチェックを切り替えてメール通知をオンまたはオフに変更します

受信トレイ

受信トレイからメール通知設定にアクセスすることもできます。

  1. サイドバーで受信トレイをクリックします。
  2. 右側にある三点リーダーアイコンをクリックし、メニューを開きます。
  3. 通知を管理」を選択します。

通知をオフにする

メール通知が不要な場合は、上のセクションの手順に従ってオフにします。その場合、Asana の最新情報の確認には受信トレイだけを使用します。

受信する通知を減らし、受信トレイの混雑を解消するには:

  • メール通知をオフにします
  • タスク、会話またはプロジェクトのコラボレーターから自分を削除します
  • 各プロジェクトの通知設定を「設定...」で調整します

削除されたチームや削除されたプロジェクトの通知は、復元に使うリンクを含んでいるため、オフにできません。

フィルターで通知を絞り込むには:

受信トレイに移動し、以下の方法で通知にフィルターを適用します。

  • 自分に割り当てられたタスク
  • @メンション
  • 自分が割り当てたタスク
  • 未読のみ

日次サマリー

Asana でその日に集中すべきことについて、毎日、更新情報が送信されます (月~金。週末は除く)。このメールには、該当する 3 つのセクションのいずれか、またはすべてが含まれます。

まもなく期限のタスク: 自分に割り当てられたタスクのうち、5 日以内に期限がくるものが表示されます。

最近割り当てられたタスク: このセクションには、期日の有無にかかわらず、最近自分に割り当てられたタスクが表示されます。

他のメンバーに割り当てたタスク: このセクションには、期日の有無にかかわらず、最近他のメンバーに割り当てたタスクが表示されます。

期限超過タスクは、日次サマリーメールには表示されません。

これらのカテゴリのいずれかにタスクがない場合、そのセクションはメールに表示されません。

日次サマリー

アクティビティの更新

次のアクティビティについて、メール通知が送信されます:

  • タスクが割り当てられたとき
  • あなたへのタスクの割り当てが解除されたとき
  • 割り当てられているタスクの期日が変更されたとき
  • タスクのフォロワーに追加されたとき
  • フォローしているタスクに対して新しいファイルが追加されたとき
  • フォローしているタスクに新しいコメントが投稿されたとき
  • フォローしているタスクが完了になったとき
  • フォローしているタスクにいいねがついたとき
  • あなたのコメントにいいねがついたとき
  • あなたの添付にいいねがついたとき
  • あなたのタスクの完了にいいねがついたとき
  • あなたがメンバーであるチームやプロジェクトでメッセージが開始されたとき
  • フォローしている会話にコメントが投稿されたとき
  • あなたがメンバーであるプロジェクトに新規タスクが追加されたとき
  • あなたがメンバーであるプロジェクトでステータス更新があったとき
  • 待機しているタスクのステータスが変更されたとき
  • ボードプロジェクトでタスクが別の列に移動されたとき
  • 承認しなくてはいけないタスクが割り当てられたとき

アクティビティタスク 1

 

アクティビティタスク 2

承認がリクエストされました

アクティビティ通知が送られるのは、他のメンバーが実行したアクションや変更についてのみです。自分で実行したアクションの通知は送られません。

コラボレーターとして参加するか、またはタスクやメッセージのコラボレーターから自分を削除することにより、受信トレイの通知を受け取る / 受け取らないを選択できます。

タスクを完了するか、タスクに対してアクションを起こすと、受信トレイの通知が自動生成されます。

通知に返信する

メール通知に返信して次のことを行うことができます:

  • タスクを完了にする: メッセージの最初に Complete または Done と入力してメールに返信します
  • タスクにコメントする: メールに返信します
  • チームメイトにタスクを割り当てる: チームメイトのメールアドレスを To: フィールドに追加してメールに返信します
  • チームメイトをタスクのコラボレーターに追加する: チームメイトのメールアドレスを CC: フィールドに追加してメールに返信する

ここに記載したヒントは、メール通知の下部にも表示されています。

返信先アドレスは変わるため、連絡先リストには保存しないでください。

週次レポート

週に一度、ポートフォリオ内のプロジェクトのステータス更新内容を含むメールが送信されます。

1 週あたり、最大で 20 通の週次レポートメールを受け取れます。

更新のまとめ

1 時間以内に複数の通知を受け取った場合、Asana からのメールは 1 件にまとめられます。タスクの割り当てのような重要な通知は個別に送信されますが、タスクの新規作成や完了などはまとめられます。

更新をまとめて通知するメール

メール通知が送信される前に、30 秒の間が置かれます (一括処理が不可能なストーリーに関するメール通知の場合)。

メール通知を受信する 30 秒のしきい値は重要な通知にのみ適用されます。たとえば、あなたにタスクが割り当てられた場合には、重要な通知と見なされます。それほど重要でない通知の待ち時間は 60 分です。

30 秒の時間内に通知をアーカイブした場合には、その通知はメールでは発信されません。

一括処理のパターン

一括処理の方法は、通知の種類により異なります。

一括処理とは、複数の通知を整理するために単一のメールにまとめることを指します。一括でない処理においては、各々の更新事項について、個別の通知が送信されます。

一括処理の対象:

  • タスクの割り当てに関する通知は、過去の担当者に対しては一括処理されます (現在の担当者に対しては、重要な通知と見なされるため、別個の通知が送信され、一括処理はされません。)
  • タスクの完了通知は一括処理されます (ただし、完了したタスクがマイルストーンの場合は、例外として一括処理されません) 。

一括処理の対象外:

  • カスタムフィールドの変更についてのお知らせ (変更通知が有効化されている場合) は、一括処理されません。
  • コメントについてのお知らせは、一括処理されません。
  • 待機していたタスクを、X が完了しました」とお知らせする通知は、一括処理されません。
  • ファイルについての通知は、一括処理されません。

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