メール通知

Asana のアクティビティについて最新の情報を得るには、メール通知を受け取るか、受信トレイを使用します。

メール通知には、次の 3 つの種類があります:

  • 日次サマリー
  • アクティビティの更新
  • 週次レポート

メール通知設定

メール通知設定にアクセスするには:

  1. トップバーのプロフィール写真をクリックし、 プロフィール設定 プロフィール設定続きを読むを選択します
  2. メール通知」タブに移動します
  3. ボックスのチェックを切り替えてメール通知をオンまたはオフに変更します

受信トレイ

受信トレイ受信トレイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話に関するアクティビティが表示されます。続きを読むからメール通知設定にアクセスすることもできます。

  1. サイドバーで受信トレイ受信トレイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話に関するアクティビティが表示されます。続きを読むをクリックします。
  2. 右側にある三点リーダーアイコンをクリックし、メニューを開きます。
  3. 通知を管理」を選択します。

通知をオフにする

メール通知が不要な場合は、上のセクションの手順に従ってオフにします。その場合、Asana の最新情報の確認には受信トレイ受信トレイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話に関するアクティビティが表示されます。続きを読むだけを使用します。

通知を減らし、受信トレイの混雑を解消するには:

  • メール通知をオフにします
  • タスク、会話またはプロジェクトのコラボレーターから自分を削除します
  • 各プロジェクトの通知設定を「プロフィール設定」で調整します

削除されたチームや削除されたプロジェクトの通知は、復元に使うリンクを含んでいるため、オフにできません。

フィルターで通知を絞り込むには:

Asana の受信トレイに移動し、以下の方法で通知にフィルターを適用します。

  • 自分に割り当てられたタスク
  • @メンション
  • 自分が割り当てたタスク

日次サマリー

Asana でその日に集中すべきことについて、毎日、更新情報が送信されます (月~金。週末は除く)。このメールには、次の 2 つのセクションが含まれています。

まもなく期限のタスク = 5 日以内に期限がくるタスクです。

最近割り当てられたタスク = このセクションには、期日の有無にかかわらず、最近自分に割り当てられたタスクが表示されます。

他のメンバーに割り当てたタスク = このセクションには、期日の有無にかかわらず、最近他のメンバーに割り当てたタスクが表示されます。

期限超過タスクは、日次サマリーメールには表示されません。

これらのカテゴリのいずれかにタスクがない場合、そのセクションはメールに表示されません。

日次サマリー

アクティビティの更新

次のアクティビティについて、メール通知が送信されます:

  • タスクがあなたに割り当て割り当て続きを読むられたとき
  • あなたへのタスクの割り当てが解除されたとき
  • 割り当てられているタスクの期日期日タスクやサブタスクの完了期限となる日です。続きを読むが変更されたとき
  • タスクのフォロワーに追加されたとき
  • フォローしているタスクに対して新しい添付添付タスクや会話に添付されたファイルのことです。続きを読むが追加されたとき
  • フォローしているタスクに新しいコメントコメントタスクや会話にコメントを追加して、ヘルプを申し出たり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。続きを読むが投稿されたとき
  • フォローしているタスクが完了完了タスクにチェックマークを付けて、そのタスクが終わったことを示します。続きを読むになったとき
  • フォローしているタスクにいいねがついたとき
  • あなたのコメントにいいねがついたとき
  • あなたの添付にいいねがついたとき
  • あなたのタスクの完了にいいねがついたとき
  • あなたがメンバーであるチームやプロジェクトで会話会話Asana では、ユーザーは会話機能を使ってコミュニケーションを取ります。すべてのプロジェクトやチームページで会話を始められます。続きを読むが始まったとき
  • フォローしている会話にコメントが投稿されたとき
  • あなたがメンバーであるプロジェクトに新規タスクが追加されたとき
  • あなたがメンバーであるプロジェクトのステータスステータスプロジェクトの進捗をプロジェクトメンバーに伝える手段の 1 つです。ステータスには色 (赤、黄、緑) と短いサマリーが含まれます。続きを読むが更新されたとき
  • 待機しているタスクのステータスが変更されたとき
  • ボードプロジェクトでタスクが別の列に移動されたとき

アクティビティタスク 1

アクティビティタスク 2

アクティビティ通知が送られるのは、他のメンバーが実行したアクションや変更についてのみです。自分で実行したアクションの通知は送られません。

コラボレーターとして参加するか、またはタスクや会話のコラボレーターから自分を削除することにより、受信トレイの通知を受け取る / 受け取らないを選択できます。

タスクを完了するか、タスクに対してアクションを起こすと、受信トレイの通知が自動生成されます。

メール通知は、Asana の通知の一部です。多くの「ストーリー」について、Asana の受信トレイとメールの受信トレイの両方に通知が送られます。

通知に返信する

メール通知に返信して次のことを行うことができます:

  • タスクを完了完了タスクにチェックマークを付けて、そのタスクが終わったことを示します。続きを読むにする: メッセージの最初に Complete または Done と入力してメールに返信します
  • タスクにコメントコメントタスクや会話にコメントを追加して、ヘルプを申し出たり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。続きを読むする: メールに返信します
  • チームメイトにタスクを割り当てる割り当てるタスクまたはサブタスクを担当する人です。タスクまたはサブタスク 1 件につき、1 人の担当者を割り当てることができます。続きを読む: チームメイトのメールアドレスを To: フィールドに追加してメールに返信します
  • チームメイトをタスクのフォロワーフォロワータスクにフォロワーを追加すると、フォロワーはそのタスクの更新に関する通知を受け取ります。続きを読むに追加する: チームメイトのメールアドレスを CC: フィールドに追加してメールに返信する

ここに記載したヒントは、メール通知の下部にも表示されています。

返信先アドレスは変わるため、連絡先リストには保存しないでください。

週次レポート

週に一度、ポートフォリオ内のプロジェクトのステータス更新内容を含むメールが送信されます。

1 週あたり、最大で 20 通の週次レポートメールを受け取れます。

更新のまとめ

1 時間以内に複数の通知を受け取った場合、Asana からのメールは 1 件にまとめられます。タスクの割り当てのような重要な通知は個別に送信されますが、タスクの新規作成や完了などはまとめられます。

更新をまとめて通知するメール

メール通知が送信される前に、30 秒の間が置かれます (一括処理が不可能なストーリーに関するメール通知の場合)。

メール通知を受信する 30 秒のしきい値は重要な通知にのみ適用されます。たとえば、あなたにタスクが割り当てられた場合には、重要な通知と見なされます。それほど重要でない通知の待ち時間は 60 分です。

30 秒の時間内に通知をアーカイブした場合には、その通知はメールでは発信されません。

一括処理のパターン

一括処理の方法は、通知の種類により異なります。

一括処理とは、複数の通知を整理するために単一のメールにまとめることを指します。一括でない処理においては、各々の更新事項について、個別の通知が送信されます。

一括処理の対象:

  • タスクの割り当てに関する通知は、過去の担当者に対しては一括処理されます (現在の担当者に対しては、重要な通知と見なされるため、別個の通知が送信され、一括処理はされません。)
  • タスクの完了通知は一括処理されます (ただし、完了したタスクがマイルストーンであった場合にはその例外となり、一括処理はされません) 。

一括処理の対象外:

  • カスタムフィールドの変更についてのお知らせ (変更通知が有効化されている場合) は、一括処理されません。
  • コメントについてのお知らせは、一括処理されません。
  • 待機していたタスクを、X が完了しました」とお知らせする通知は、一括処理されません。
  • 添付についての通知は、一括処理されません。

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