メール通知
Asana のアクティビティについて最新の情報を得るには、メール通知を受け取るか、受信トレイを使用します。
メール通知設定には、次の 4 つがあります:
- アクティビティの更新
- メンションされる場合のみ
- 日次サマリー
- 週次レポート
メール通知設定
メール通知設定にアクセスするには、次のことを行います。
- トップバーのプロフィール写真をクリックし、「設定…」を選択します。
- 「通知」タブに移動します。
- ボックスのチェックを切り替えてメール通知をオンまたはオフに変更します。
通知をオフにする
メール通知が不要な場合は、上のセクションの手順に従ってオフにします。その場合、Asana の最新情報の確認には受信トレイだけを使用します。
受信する通知を減らし、受信トレイの混雑を解消するには:
- メール通知をオフにします
- タスク、会話またはプロジェクトのコラボレーターから自分を削除します
- 各プロジェクトの通知設定を「設定」で調整します
削除されたチームや削除されたプロジェクトの通知は、復元に使うリンクを含んでいるため、オフにできません。
フィルターで通知を絞り込むには:
受信トレイに移動し、以下の方法で通知にフィルターを適用します。
- 自分に割り当てられたタスク
- @メンション
- 自分が割り当てたタスク
- 未読のみ
日次サマリー
Asana でその日に集中すべきことについて、毎日、更新情報が送信されます (月～金。週末は除く)。このメールには、該当する 3 つのセクションのいずれか、またはすべてが含まれます。
まもなく期限のタスク: 自分に割り当てられたタスクのうち、5 日以内に期限がくるものが表示されます。
最近割り当てられたタスク: このセクションには、期日の有無にかかわらず、最近自分に割り当てられたタスクが表示されます。
他のメンバーに割り当てたタスク: このセクションには、期日の有無にかかわらず、最近他のメンバーに割り当てたタスクが表示されます。
期限超過タスクは、日次サマリーメールには表示されません。
これらのカテゴリのいずれかにタスクがない場合、そのセクションはメールに表示されません。
アクティビティの更新
次のアクティビティについて、メール通知が送信されます:
- タスクが割り当てられたとき
- あなたへのタスクの割り当てが解除されたとき
- 割り当てられているタスクの期日が変更されたとき
- タスクのコラボレーターとして追加されたとき
- コラボレーターとして参加しているタスクに新しいファイルが追加されたとき
- コラボレーターとして参加しているタスクに新しいコメントが投稿されたとき
- コラボレーターとして参加しているタスクが完了になったとき
- コラボレーターとして参加しているタスクにいいねがついたとき
- あなたのコメントにいいねがついたとき
- あなたの添付にいいねがついたとき
- あなたのタスクの完了にいいねがついたとき
- あなたがメンバーであるチームやプロジェクトでメッセージが開始されたとき
- フォローしている会話にコメントが投稿されたとき
- あなたがメンバーであるプロジェクトに新規タスクが追加されたとき
- あなたがメンバーであるプロジェクトでステータス更新があったとき
- 待機しているタスクのステータスが変更されたとき
- ボードビュープロジェクトでタスクが別の列に移動されたとき
- 承認しなくてはいけないタスクが割り当てられたとき
アクティビティ通知が送られるのは、他のメンバーが実行したアクションや変更についてのみです。自分で実行したアクションの通知は送られません。
コラボレーターとして参加するか、またはタスクやメッセージのコラボレーターから自分を削除することにより、受信トレイの通知を受け取る / 受け取らないを選択できます。
タスクを完了するか、タスクに対してアクションを起こすと、受信トレイの通知が自動生成されます。
通知に返信する
メール通知に返信して次のことを行うことができます:
- タスクを完了にする: メッセージの最初に Complete または Done と入力してメールに返信します
- タスクにコメントする: メールに返信します
- チームメイトにタスクを割り当てる: チームメイトのメールアドレスを To: フィールドに追加してメールに返信します
- チームメイトをタスクのコラボレーターに追加する: チームメイトのメールアドレスを CC: フィールドに追加してメールに返信する
ここに記載したヒントは、メール通知の下部にも表示されています。
返信先アドレスは変わるため、連絡先リストには保存しないでください。
週次レポート
週に一度、ポートフォリオ内のプロジェクトのステータス更新内容を含むメールが送信されます。
1 週あたり、最大で 20 通の週次レポートメールを受け取れます。
更新のまとめ
1 時間以内に複数の通知を受け取った場合、Asana からのメールは 1 件にまとめられます。タスクの割り当てのような重要な通知は個別に送信されますが、タスクの新規作成や完了などはまとめられます。
メール通知が送信される前に、30 秒の間が置かれます (一括処理が不可能なストーリーに関するメール通知の場合)。
メール通知を受信する 30 秒のしきい値は重要な通知にのみ適用されます。たとえば、あなたにタスクが割り当てられた場合には、重要な通知と見なされます。それほど重要でない通知の待ち時間は 60 分です。
30 秒の時間内に通知をアーカイブした場合には、その通知はメールでは発信されません。
一括処理のパターン
一括処理の方法は、通知の種類により異なります。
一括処理とは、複数の通知を整理するために単一のメールにまとめることを指します。一括ではない処理とは、各々の更新事項について、個別の通知が送信されることを指します。
一括処理の対象:
- タスクの割り当てに関する通知は、過去の担当者に対しては一括処理されます (現在の担当者に対しては、重要な通知と見なされるため、別個の通知が送信され、一括処理はされません。)
- タスクの完了通知は一括処理されます (ただし、完了したタスクがマイルストーンであった場合にはその例外となり、一括処理はされません) 。
一括処理の対象外:
- カスタムフィールドの変更についてのお知らせ (変更通知が有効化されている場合) は、一括処理されません。
- コメントについてのお知らせは、一括処理されません。
- 「待機していたタスクを、X が完了しました」とお知らせする通知は、一括処理されません。
- ファイルについての通知は、一括処理されません。
プロジェクトにおけるメール通知
Asana ユーザーは、コラボレーターとして参加しているタスクにコメントまたは @メンションが投稿されると、メール通知を受信します。
コメントや @メンションが投稿されると、そのプロジェクトのメンバー全員がメール通知を受信します。
プロジェクトメンバーが全員メール通知を受信するためには、各自がその参加プロジェクトの「共有」>「メンバー通知設定」において、すべてのチェックボックスにチェックが入っていることが必要です。
プロジェクトにおいてプロジェクトオーナーの変更やメンバーリクエストがあった場合、指定されたプロジェクトメンバーのみが通知を受け取ります。カスタムフィールドの値が変更された場合、フィールド値が変更されたタスクにコラボレーターとして参加している (そのタスクをフォローしている) メンバーのみが通知を受け取ります。
