メール通知

Asana は現在、メール通知の改善に取り組んでいます。ぜひご意見をお寄せください。

Asana のアクティビティについて最新の情報を得るには、メール通知を受け取るか、受信トレイを使用します。

日々のサマリー、タスクの更新、更新のまとめメールがまもなく新しくなります!送られる通知はすべて同じですが、より合理的で実行に移しやすい形になります。

メール通知には、次の 3 つの種類があります:

  • 日次サマリー
  • アクティビティの更新
  • 週次レポート

メール通知設定

メール通知設定にアクセスするには:

  1. トップバーのプロフィール写真をクリックし、プロフィール設定プロフィール設定 プロフィール設定では、自分のアカウントに関する環境設定を調整できます。 続きを読む を選択します
  2. 送信先タブに移動します
  3. ボックスのチェックを切り替えてメール通知をオンまたはオフにします

受信トレイ受信トレイ 受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話に関するアクティビティが表示されます。 続きを読む からメール通知設定にアクセスすることもできます:

  1. サイドバーで自分の受信トレイ受信トレイ 受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話に関するアクティビティが表示されます。 続きを読む をクリックします
  2. メール通知: ドロップダウンの矢印をクリックします
  3. メール通知を管理を選択します

通知をオフにする

メール通知が不要な場合は、上のセクションの手順に従ってオフにします。その場合、Asana の最新情報の確認には受信トレイ受信トレイ 受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話に関するアクティビティが表示されます。 続きを読む だけを使用します。

削除されたチームや削除されたプロジェクトの通知は、復元に使うリンクを含んでいるため、オフにできません。

日次サマリー

Asana でその日に注目すべきことについて、毎日、更新情報が送信されます。このメールには、次の 2 つのセクションが含まれています:

まもなく期限のタスク = 5 日以内に期限がくるタスクです。

最近割り当てられたタスク = このセクションには、期日の有無にかかわらず、最近自分に割り当てられたタスクが表示されます。

期限超過タスクは、日次サマリーメールには表示されません。

日次サマリー

アクティビティの更新

次のアクティビティについて、メール通知が送信されます:

  • タスクがあなたに割り当てられたとき
  • あなたへのタスクの割り当てが解除されたとき
  • 割り当てられているタスクの期日期日 タスクやサブタスクの完了期限となる日です。 続きを読む が変更されたとき
  • タスクのフォロワーに追加されたとき
  • フォローしているタスクに対して新しい添付添付 タスクや会話に添付されたファイルのことです。 続きを読む が追加されたとき
  • フォローしているタスクに新しいコメントコメント タスクや会話にコメントを追加して、ヘルプを申し出たり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。 続きを読む が投稿されたとき
  • フォローしているタスクが完了完了 タスクにチェックマークを付けて、そのタスクが終わったことを示します。 続きを読む になったとき
  • フォローしているタスクにいいねがついたとき
  • あなたのコメントにいいねがついたとき
  • あなたの添付にいいねがついたとき
  • あなたのタスクの完了にいいねがついたとき
  • あなたがメンバーであるチームやプロジェクトで会話会話 Asana では、ユーザーは会話機能を使ってコミュニケーションを取ります。すべてのプロジェクトやチームページで会話を始めることができます。 続きを読む が始まったとき
  • フォローしている会話にコメントが投稿されたとき
  • あなたがメンバーであるプロジェクトに新規タスクが追加されたとき
  • あなたがメンバーであるプロジェクトのステータスステータス プロジェクトの進捗をプロジェクトメンバーに伝える手段の 1 つです。ステータスには色 (赤、黄、緑) と短いサマリーが含まれます。 続きを読む が更新されたとき
  • 待機しているタスクのステータスが変更されたとき
  • ボードプロジェクトでタスクが別の列に移動されたとき

アクティビティタスク 1

アクティビティタスク 2

アクティビティ通知が送られるのは、他のメンバーが実行したアクションや変更についてのみです。自分で実行したアクションの通知は送られません。

通知に返信する

メール通知に返信して次のことを行うことができます:

  • タスクを完了完了 タスクにチェックマークを付けて、そのタスクが終わったことを示します。 続きを読む にする: メッセージの最初に Complete または Done と入力してメールに返信します
  • タスクにコメントコメント タスクや会話にコメントを追加して、ヘルプを申し出たり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。 続きを読む する: メールに返信します
  • チームメイトにタスクを割り当てる割り当てる タスクまたはサブタスクを担当する人です。タスクまたはサブタスク 1 件につき、1 人の担当者を割り当てることができます。 続きを読む : チームメイトのメールアドレスを To: フィールドに追加してメールに返信します
  • チームメイトをタスクのフォロワーフォロワー タスクにフォロワーを追加すると、フォロワーはそのタスクの更新に関する通知を受け取ります。 続きを読む に追加する: チームメイトのメールアドレスを CC: フィールドに追加してメールに返信する

ここに記載したヒントは、メール通知の下部にも表示されています。

返信先アドレスは変わるため、連絡先リストには保存しないでください。

週次レポート

週に一度、ポートフォリオ内のプロジェクトのステータス更新内容を含むメールが送信されます。

1 週あたり、最大で 20 通の週次レポートメールを受け取ることができます。

更新のまとめ

1 時間以内に複数の通知を受け取った場合、Asana からのメールは 1 件にまとめられます。タスクの割り当てのような重要な通知は個別に送信されますが、タスクの新規作成や完了などはまとめられます。

更新をまとめて通知するメール

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。