WufooとAsana

AsanaのWufoo連携では、リクエストを集めるためのカスタムウェブフォームの作成、バグレポート、申請者の情報の収集などができ、Asanaプロジェクトプロジェクト プロジェクトとは、さまざまなタスクがリスト化されたものです。 続きを読む へ直接送り込んでアクションを実行することができます。

連携の設定をする前に、次のことを確認してください:

  • Wufooでフォームを作成してある
  • 回答が記録される「home」プロジェクトをAsanaに作成してある

フォームを作成

Asanaタスク上に表示される独自のフォームを作成します。

現在、この連携では単一ページのフォームのみをサポートしていることにご注意ください。複数ページのフォームではAPIの制限によりデータが欠落することがあります。

フォームを作成

フォームを作成

WufooフォームとAsanaを連携する

Asanaと繋げるために連携を認証します。Asanaへログインする画面に切り替わり、Asanaと繋げるのに必要な連携の権限が与えられます。

Wufooを認証

WufooフォームがAsanaアカウントにアクセスできるようにします。連携画面へ自動的に切り替わります。

Wufooを連携

  • Wufooドメインまたはユーザーネームを使用してWufooアカウントへ別途ログインし、フォームマネージャーへ移動する必要があります。これはログイン後にURLの中に表示されます。
  • URLからコピーしてドメイン・ユーザーネームフィールドにペーストすると、2つ目のボックスの下にWufoo APIのリンクが表示されます。

Wufoo API連携

Wufooへ移動し、このページからAPIキーをコピーします。

Wufoo API連携

このAPIキーを連携ページの2つ目のフィールドにペーストします。

プロジェクトをAsana上のフォームにリンクさせる

フォームをプロジェクトにリンクさせる

  • フォームドロップダウンには使用可能なフォームがすべて表示されます。リンクしたいフォームを選択します。
  • プロジェクトフィールドで、フォームの送信内容を表示したいAsanaプロジェクトを検索します。

左側のフォームのフィールドを管理でタスク名を選び、追加オプションの設定をします。どのフィールドをAsanaのタスク名に変換したいかをここで選択します。

フォームのフィールドを管理

  • 2つ目のフィールド期日では、記入されたときタスクの期日として設定されるフィールドを選択することができます。これはWufoo上では日付というフィールドになっています。もしフィールドが空白の場合、タスクの期日は設定されません。

  • 同様に、3つ目のフィールドではタスクの担当者を設定できます。フォームでこれに対応するフィールドはメールです。

  • 4つ目のフィールドではタスクにフォロワーを追加できます。Wufoo上ではメールフィールドにのみ関連付けることもできます。フィールドが空白の場合、フォロワーは追加されません。デフォルトでは、組織に所属していない人物はフォロワーとして追加されません。

このページの他のドロップダウンでは、プロジェクトにあるあらゆるカスタムフィールドが表示されており、フォームのフィールドに連携させることができます。

  • テキストカスタムフィールドはWufoo上の1行のテキストあるいは段落テキストにマッピングできます。

  • 数値カスタムフィールドはWufoo上の数値価格、または日付フィールドにマッピングできます。

  • カスタムフィールドはWufoo上のどのような複数選択またはドロップダウンフィールドにもマッピングできます。Wufooフォーム上で選んだものはカスタムフィールドの選んだものの名前と完全に一致している必要があります。

  • 次のセクションにはタスクの説明に現れるすべてのフィールドが表示されます。これを編集することはできず、すべてのフィールドは説明に含まれます。もしフィールドのいずれかが空白のまま送信された場合、フィールドのタイトルは説明に表示されますが、下にはどのような値も表示されません。

  • Wufooではフォームの送信時にファイルを添付することができ、連携はこれらのファイルをインポートしてAsana上のタスクの添付ファイルとして追加することもできます。このファイルのダウンロードリンクは常にタスクの説明に表示されています。

  • フォロワーとして追加するためにメールフィールドを使用した場合、もしその送信先の人物が組織に所属していない場合は招待されるようにリクエストすることもできます。この場合、組織のドメインがメールアドレスのドメインと一致する場合にのみ、統合が送信を行うタイミングで任意のフィールドに入力されたメールアドレスへAsanaへの招待が送信されます。その招待メールを受け取ったら組織にメンバーとして参加できます。

Asana Wufoo 連携はタスクの作成を早めるために Wufoo webhook を使用します。2017年11月をもって、webhook のサポートは Wufoo のプレミアムに移行したため、プレミアムアカウントをお持ちでない場合はタスクの作成に遅れが生じる可能性があります。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。