Asana for Outlook

受信トレイに溜まったメールを掘り起こして、To-Do や詳細を確認していませんか?メールを Asana タスクに変換して簡単に進捗管理を行えます。Asana for Outlook では、役割に応じて各ツールの使い分けが可能です。コミュニケーションは Outlook で取りながら、仕事は Asana で。チームが着手すべきタスクや期限を明確にでき流ので、仕事がスケジュール通りに進みます。アドインを追加すれば、ツール間を切り替えることなく Outlook のメールから新規タスクを直接作成したり既存タスクにコメントを追加したりでき、メールをアクションに直結する Asana タスクに変換できます。

Asana for Outlook アドインは個人アカウントではご利用いただけません。勤務先メールアドレスでのみダウンロードが可能です。また、ご利用にあたっては Office 365 のサブスクリプションも必要です。Outlook Web App に加え、Outlook 2016 デスクトップアプリもサポートしています。

はじめに

この新規アドインは Asana と Outlook をご利用のすべての方にご利用いただけます。Asana アドインのインストール方法は次のとおりです。

  1. Microsoft マーケットプレイスにアクセスをして今すぐ入手するをクリックします。

  2. 指示に従って Outlook の受信トレイに Asana のアドインを追加します。

タスクの作成と関連付け

すべてのプロセスが完了すると、Outlook 受信トレイのトップバーに、Asana のロゴとともに Create Task (タスクを作成) ボタンと Open Asana Add-in (Asana アドインを開く) ボタンが表示されます。

管理者は、組織全員の Asana アカウントにアドインをインストールするかどうかを選択できます。

メールを、アクションに紐付く追跡可能なタスクに変換

代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

タスクを作成

メールをタスクに変換するには

  1. メールの上部にある Asana アイコンをクリックし、Create Asana Task (Asana タスクを作成) をクリックします
  2. タスクの詳細を入力してCreate task (タスクを作成) をクリックします

現在、期日を設定できるのはタスクの作成時のみです。既存タスクの期日を追加 / 調整することはできません。

既存タスクにメールを紐付けて、コンテキストを取り入れる

多くの場合、チームの全員が、仕事をするのに必要な情報を含むすべてのメールスレッドに CC されているわけではありません。しかし、これらの詳細と前後関係の情報がなければ、効率的に仕事をすることができません。エージェントからの企画書、採用候補者の連絡先、別部署のデザインチームからの素材依頼など、チーム全員が自分の仕事に必要な情報を得ることができるのが理想です。複数のツールを行き来して情報をコピー & ペーストしなくても、Asana なら既存のタスクに Outlook からのコメントとしてメールを追加できます。

関連タスク

既存タスクにメールを追加するには

  1. メールの上部にある Asana アイコンをクリックし、Open Asana Add-in (Asana アドインを開く) をクリックします
  2. メールの追加先タスクを探して Add email (メールを追加) をクリックします

設定

Asana for Outlook アドインの設定画面から、ワークスペースと組織間の切り替えが可能です。ログアウトもここから行うことができます。

設定

Asana for Outlook の設定画面を開くには

  1. メールの上部にある Asana アイコンをクリックし、Open Asana Add-in (Asana アドインを開く) をクリックします
  2. Asana for Outlook ウィンドウの上部にある歯車アイコンをクリックします

設定

ここから Asana ドメインの切り替えやログアウトを行えます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。