Asana for Outlook

メールの受信箱で To-do リストや大事な情報を必死に探す行為にそろそろ終止符を打ちましょう。Asana で追跡可能な仕事として取り扱うことで、最初から最後まで容易に管理できるようになります。

Asana for Outlook を使うと、各ツールの機能を最大限に活かせるようになります。つまり、Outlook でコミュニケーションを取り、Asana で仕事を管理するのです。そのため、チームは仕事とその期限を明確に把握できます。このアドインを使用することで、メールを Asana 内で新規のタスクやコメントに変換でき、ツールを切り替えることなく、実行可能な仕事として管理できます。

Asana for Outlook を使用するには、Office 365 のサブスクリプションに加え、Microsoft AppSource へのアクセスが必要です。Outlook Web App に加えて、最新バージョンまでの Outlook 2021 の Windows 版デスクトップアプリ、最新バージョンまでの Outlook 2019 の Mac 版デスクトップアプリもサポートされています。Microsoft 365 など、Windows 用 Office 版のサブスクリプションでは、最新版までの Windows 10 1903 と Office 365 16.0.11629 の組み合わせがサポートされています。

はじめに

この新規アドインは Asana と Outlook をご利用の、Microsoft AppSource にアクセスできるすべての方にご利用いただけます。Asana アドインのインストール方法は次のとおりです。

  1. Microsoft マーケットプレイスにアクセスをして「今すぐ入手する」をクリックします。

  2. 指示に従って Outlook の受信トレイに Asana のアドインを追加します。

タスクの作成と関連付け

すべてのプロセスが完了すると、Outlook 受信トレイのトップバーに、Asana のロゴとともに Create Task (タスクを作成) ボタンと Open Asana Add-in (Asana アドインを開く) ボタンが表示されます。

管理者は、組織全員の Asana アカウントにアドインをインストールするかどうかを選択できます。

メールを、アクションに紐付く追跡可能なタスクに変換

代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加し、他の関連する仕事に結び付けることができます。

タスクを作成

メールをタスクに変換するには

  1. メールの上部にある Asana アイコンをクリックし、「Create Asana Task (Asana タスクを作成)」をクリックします
  2. タスクの詳細を入力して「Create task (タスクを作成)」をクリックします

現在、期日を設定できるのはタスクの作成時のみです。既存タスクの期日を追加 / 調整することはできません。

既存タスクにメールを紐付けて、コンテキストを取り入れる

多くの場合、チームの全員が、仕事をするのに必要な情報を含むすべてのメールスレッドに CC されているわけではありません。しかし、これらの詳細と前後関係の情報がなければ、効率的に仕事をすることができません。

エージェントからの企画書、採用候補者の連絡先情報、別部署のデザインチームからの素材依頼など、チーム全員が自分の仕事に必要な情報を得ることができるのが理想です。複数のツールを行き来して情報をコピー & ペーストしなくても、Asana なら既存のタスクに Outlook からのコメントとしてメールを追加できます。

関連タスク

既存タスクにメールを追加するには

  1. メールの上部にある Asana アイコンをクリックし、「Open Asana Add-in (Asana アドインを開く)」をクリックします
  2. メールの追加先タスクを探して「Add email (メールを追加)」をクリックします

設定

Asana for Outlook アドインの設定画面から、ワークスペースと組織間の切り替えが可能です。ログアウトもここから行うことができます。

設定

Asana for Outlook の設定画面を開くには

  1. メールの上部にある Asana アイコンをクリックし、「Open Asana Add-in (Asana アドインを開く)」をクリックします
  2. Asana for Outlook ウィンドウの上部にある歯車アイコンをクリックします

設定

ここから Asana ドメインの切り替えやログアウトを行えます。

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