Microsoft Teams と Asana

Teams はチャットベースのコラボレーションツールで、グローバルチーム、リモートチーム、およびクロスファンクショナルチームが共通のスペースを通じて共に働き、情報を共有することを可能にします。ユーザーは Asana のドキュメントコラボレーション、チャネルメッセージ、チームチャット、およびタスク管理といった機能を活用できます。Asana との連携により、チームはいつ、どこから仕事をしていても、集中を維持し、仕事を順調に進めることができます。Asana は誰がいつ何に取り組むのかを知らせてくれます。

Microsoft Teams に Asana ボットが追加され、Asana の機能を展開しやすくなりました。これにより、Teams の会話で Asana の機能を検索、発見して参照したり、Teams からタスクを作成したり、既存のタスクにメッセージを追加したりできるようになりました。

Microsoft Teams との連携は、すべてのティアのお客様がご利用になれます。

インストール手順

アプリを追加して Asana と Microsoft Teams を連携し、タスクを割り当て、自分自身とチームが責任を果たせるようにします。

Asana for Microsoft Teams の連携をセットアップするには以下のことを行います。

MS Teams の「アプリ」タブにアクセスします
Asana プロジェクト管理を検索します
Asana をクリックします
「追加」をクリックしてアプリをインストールします

「Asana プロジェクト管理」ポップアップウィンドウで

「追加」をクリックします

組織のアプリを管理する方法:

アプリの管理は、Microsoft Teams 管理センターで行います。管理センターにアクセスして Asana を検索し、Asana が許可されていることを確認します。「許可」にチェックを入れます。

Asana を Microsoft Teams 管理センターの「ピン留めされたアプリ」の一覧に追加すれば、すばやく見つけることができますし、ナビゲーションバーにピン留めされる順番も選択できます。

オンボーディングの流れ

連携のインストールが済んだら、1 対 1 のチャットで連携ボットにアクセスできます。ボットは特定のチームチャンネルに追加することもできます。

質問を入力すれば、それを使って Asana のプロジェクトアクティビティの最新情報を把握できます。

連携を最初に使用するときは、チャットボットが起動されます。チャットボットは連携とユースケースの実例を紹介し、便利な他のガイド記事へのリンクを提供してくれます。

ユーザーは特定のチームとリンクを共有する際に、タスク、プロジェクト、ポートフォリオ、ステータス更新、およびチームを展開し、詳細を表示できます。

リンクを共有するには、以下のことを行います。

Asana の特定の URL リンクをペーストします
画面が表示されるのを待ちます
「展開」アイコンをクリックして他のコンテキストを表示します
チームにリンクして送信します

「Asana で表示」をクリックすれば全体を表示できます。

検索する方法

タスク、プロジェクト、およびポートフォリオは、メッセージコンポーザーで Asana ロゴをクリックすれば検索できます。

タスク、プロジェクト、ポートフォリオを検索するには、次のことを行います。

メッセージコンポーザーで Asana ロゴをクリックします
このメニュー内ですべてのタスク、プロジェクト、またはポートフォリオを検索できます

新規タスクを作成する方法

タスクを作成するには、次のことを行います。

Asana メッセージコンポーザーダイアログで「+」ボタンをクリックします
「新規タスクを作成」を選択します
表示されるポップアップ画面に詳細を入力します
「タスクを作成」をクリックします

Asana の新規タスクは Teams 内のどこからでも作成できます。Asana ボットを使った「create task (タスクを作成)」コマンドやコンポーザーのオプションを使うか、会話のメッセージ内からも作成できます。作成したタスクは、チームメイトに割り当て、期日を設定し、Asana プロジェクトに追加できます。

メッセージをタスクに追加する方法

メッセージをタスクに追加するには、以下のことを行います。

三点リーダーアイコンのオプションの下にある「その他のアクション」をクリックし、「メッセージをタスクに追加」を選択します
ポップアップウィンドウが開くので、メッセージを追加する既存の Asana タスクを検索し、選択します

その後にこのメッセージをコメントとしてタスクに追加できます。

通知の設定

いずれかのチームチャンネルか 1 対 1 のチャットに移動します。

通知にアクセスするには、次のことを行います。

「+」メニューから「プロジェクトをリンク」を選択します
通知を受信するプロジェクトを選択します

Microsoft Teams の通知設定のセットアップ

Asana メッセージコンポーザーから

Asana ダイアログポップアップウィンドウの「+」メニューから通知設定にアクセスします
通知を受信するコミュニケーションを選択します

選択したプロジェクトのすべての新しいアクティビティに関する通知が届くようになります。

カスタム通知

Asana のルール機能を使えば、カスタム通知を作成できます。ユーザーは、タスクが更新されたり、移動されたりするたびに、カスタムメッセージを自動的にチャネルに送信できます。手順を見る。

####「ルールを追加」ポップアップからは

Microsoft Teams 経由で、Asana タスクの最新情報と一緒に、カスタマイズしたチャネルメッセージを送信できます

Asana ボット

Microsoft Teams 用の Asana ボットは、アプリとチャットして質問をしたり、いろいろなものを見つけてくれます。ユーザーのインプットを基にレスポンスを返します。このアプリには時間の節約につながるコマンドがたくさん用意されており、シームレスな対話が行えます。

ボットとの対話:

Asana チャットボットからは、ワークスペースを選択したり、「change workspace (ワークスぺースを変更)」コマンドを使ってプロジェクトのニーズに合ったワークスペースに切り替えたりできます。

MSFT Teams 会議

Asana の Microsoft Teams との連携は、Teams 会議でも使用できます。

これを活用することで、ユーザーはまとまりのない会話を Asana で追跡可能な仕事に変換できるので、ツールを切り替える手間が省けます。

Asana との連携を Teams の会議イベントに追加すると、以下を行えます。

ミーティングウィンドウから直接すばやくタスクを作成する
ミーティング中に作成されたタスクのサマリーを見る

セットアップの方法

ミーティングの主催者は、チームやイベントをミーティングが始まる前に連携に追加しておく必要があります。

これは Teams のデスクトップアプリでサポートされているため、ブラウザーのウィンドウからミーティングにアクセスする場合には表示されません。

連携を追加するチームイベントに移動し、画面一番上の「+」ボタンをクリックします。

最初のステップとして、ミーティングの主催者は、連携にチームまたはイベントを追加する必要があります。現在、この機能をミーティング内で追加することはできないため、ミーティングの編集 / 設定から追加する必要があります。

チームのつながりを維持する

Asana タブを追加するには、以下を行います。

「Asana」を検索して、選択します
「追加」をクリックして確定します

ミーティングに参加するには

Asana と連携するには、次のことを行います。

次に、「Asana と連携する」というボタンが表示されるので、それをクリックします
Asana 側で認証した後は、ミーティングの準備をするワークスペースを選択します
ミーティングイベントに「参加」します

タスクを作成し、イベントまたはチーム内で作成したタスクをレビューします。既定では、Teams 内で作成されたタスクは、そのタスクを作成した Teams のメンバーにだけ表示されます。Asana では、いつでもタスクを見つけられます。

このビューは、ミーティングの主催者だけが使用できるほか、ミーティングの準備をするタスクやメモを記録するタスク、または自分が作成したタスクをミーティングの終了後にレビューするタスクを割り当てるのに最適です。

タスクを作成する方法

イベントに参加すると、ミーティングのメニューにも Asana のロゴが表示されます。ロゴをクリックするとサイドパネルが開き、ミーティングの最中にタスクを作成できるほか、ミーティング中に作成したタスクを後でレビューすることもできます。

これは他の参加者のメニューにも表示されるので、他の参加者も連携機能を認証し、タスクを作成することができます。

ここで作成されるタスクは、ミーティング終了後にレビュータスクの「タブ」にも表示されます。

Teams 会議を使用すべき理由とは？

Teams 会議のビデオコールでこの Asana 「アプリ」を読み込むと、以下を行えます。

ビデオコールに参加したままタスクを作成する
それらのタスクの記録を残す
突如生まれる創造的なアイデアのつながりを持続する (ツールを切り替える必要がないため)
さまざまな意見が飛び出す生産的なミーティングを実施する
アイデアをアクションに変える

Teams 内で各タスクのプロジェクトレベルのビューを表示する方法に興味をお持ちの方は、こちらのページをご覧ください。MSFT Teams の完全な Asana プロジェクトを評価し、他の機能を活用する方法について解説しています。

主なユースケース

この連携を活用すれば、チームはどこからでも目標、プロジェクト、およびタスクに集中して取り組むことができます。チーム全体の仕事のステータスを常に把握することができます。

主な情報を定義 - この連携を使用すれば、Teams から Asana タスクを作成し、前後関係の情報 (メッセージなど) を取り入れることができます。タスク名、説明、期日、担当者、カスタムフィールドなどの主な情報を定義できます。
最新情報を把握 - Teams を使用しているコラボレーターは、Asana からの重要な背景情報や進捗の最新情報を、それらが発生すると同時に受信できます。
Asana への参照 - Teams で仕事に関連するディスカッションが行われるときは、それに関連する Asana のプロジェクト、タスク、その他の情報を簡単に参照でき、チームメンバーやディスカッションの参加者に対して前後関係、明確性、およびワークフローの透明性が確保されるので、全員が話についていくことができます。
説明責任 - タスクの担当者や期日が含まれるタスクリストを見ながらチームメイトとプロジェクトについてチャットし、タスクが終了したときはタスクを完了にしましょう。チームはスピーディに仕事をこなし、より多くを達成できます。
シームレス - ツールを切り替える必要がありません。Teams 会議を使用すれば、ユーザーはまとまりのない会話を Asana で追跡可能な仕事にすばやく変換できます。

ご不明な点については、こちらのマイクロソフトサポートページをご覧ください。

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