Microsoft Teams と Asana

Microsoft Teams と Asana の連携を使用すると、1 か所から Asana プロジェクトをグループチャットに追加したり、会話を実行可能な作業に変換したりできます。タスクの担当者、期日、完了したタスクなどが表示されたタスクリストを見ながら、チームメイトとプロジェクトについてチャットをし、作業が終了したらタスクを完了にできます。Asana for Microsoft Teams を活用すれば、どこで仕事をしていても、つながりを維持し、仕事を整理しておけます。

Microsoft Teams と Asana

Teams はチャットベースのコラボレーションツールで、グローバルチーム、リモートチーム、およびクロスファンクショナルチームが共通のスペースを通じて共に働き、情報を共有することを可能にします。ユーザーは Asana のドキュメントコラボレーション、ダイレクトメッセージ、チームチャット、およびタスク管理といった機能を活用できます。Asana との連携により、チームはいつ、どこから仕事をしていても、集中を維持し、仕事を順調に進めることができます。Asana は誰がいつ何に取り組むのかを知らせてくれます。

Microsoft Teams に Asana ボットが追加され、Asana の機能を展開しやすくなりました。これにより、Teams の会話で Asana の機能を検索、発見して参照したり、Teams からタスクを作成したり、既存のタスクにメッセージを追加したりできるようになりました。

Microsoft Teams との連携は、すべてのティアのお客様がご利用になれます。

インストール手順

アプリを追加して Asana と Microsoft Teams を連携し、タスクを割り当て、自分自身とチームが責任を果たせるようにします。

セットアップ

Asana for Microsoft Teams の連携をセットアップするには以下のことを行います。

  • MS Teams の「アプリ」タブにアクセスします
  • Asana プロジェクト管理を検索します
  • Asana をクリックします
  • 「追加」をクリックしてアプリをインストールします

追加

「Asana プロジェクト管理」ポップアップウィンドウで

  1. 追加」をクリックします

組織のアプリを管理する方法:

アプリを管理

アプリの管理は、Microsoft Teams 管理センターで行います。管理センターにアクセスして Asana を検索し、Asana が許可されていることを確認します。「許可」にチェックを入れます。

Asana を Microsoft Teams 管理センターの「ピン留めされたアプリ」の一覧に追加すれば、すばやく見つけることができますし、ナビゲーションバーにピン留めされる順番も選択できます。

オンボーディングの流れ

連携のインストールが済んだら、1 対 1 のチャットで連携ボットにアクセスできます。ボットは特定のチームチャンネルに追加することもできます。

質問を入力すれば、それを使って Asana のプロジェクトアクティビティの最新情報を把握できます。

オンボーディング

連携を最初に使用するときは、チャットボットが起動されます。チャットボットは連携とユースケースの実例を紹介し、便利な他のガイド記事へのリンクを提供してくれます。

リンクを共有する方法

ユーザーは特定のチームとリンクを共有する際に、タスク、プロジェクト、ポートフォリオ、ステータス更新、およびチームを展開し、詳細を表示できます。

リンクを共有

リンクを共有するには、以下のことを行います。

  • Asana の特定の URL リンクをペーストします
  • 画面が表示されるのを待ちます
  • 「展開」アイコンをクリックして他のコンテキストを表示します
  • チームにリンクして送信します

展開

Asana で表示」をクリックすれば全体を表示できます。

タスク、プロジェクト、およびポートフォリオは、メッセージコンポーザーで Asana ロゴをクリックすれば検索できます。

タスクを見つける

タスク、プロジェクト、ポートフォリオを検索するには、次のことを行います。

  1. メッセージコンポーザーで Asana ロゴをクリックします
  2. このメニュー内ですべてのタスク、プロジェクト、またはポートフォリオを検索できます

新規タスクを作成する方法

新規タスクを作成

タスクを作成するには、次のことを行います。

  1. Asana メッセージコンポーザーダイアログで「+」ボタンをクリックします
  2. 新規タスクを作成」を選択します
  3. 表示されるポップアップ画面に詳細を入力します
  4. タスクを作成」をクリックします

タスクを作成 2

Asana の新規タスクは Teams 内のどこからでも作成できます。Asana ボットを使った「create task」(タスクを作成) コマンドやコンポーザーのオプションを使うか、会話のメッセージ内からも作成できます。作成したタスクは、チームメイトに割り当て、期日を設定し、Asana プロジェクトに追加できます。

メッセージをタスクに追加する方法

メッセージを追加 1

メッセージをタスクに追加するには、以下のことを行います。

  • 三点リーダーアイコンのオプションの下にある「その他のアクション」をクリックし、「メッセージをタスクに追加」を選択します
  • ポップアップウィンドウが開くので、メッセージを追加する既存の Asana タスクを検索し、選択します

メッセージを追加

その後にこのメッセージをコメントとしてタスクに追加できます。

通知の設定

いずれかのチームチャンネルか 1 対 1 のチャットに移動します。

通知

通知にアクセスするには、次のことを行います。

  1. 「+」メニューから「プロジェクトをリンク」を選択します
  2. 通知を受信するプロジェクトを選択します

選択

Microsoft Teams の通知設定のセットアップ

MT 通知

Asana メッセージコンポーザーから

  1. Asana ダイアログポップアップウィンドウの「+」メニューから通知設定にアクセスします
  2. 通知を受信するコミュニケーションを選択します

通知を選択

選択したプロジェクトのすべての新しいアクティビティに関する通知が届くようになります。

Asana ボット

Microsoft Teams 用の Asana ボットは、アプリとチャットして質問をしたり、いろいろなものを見つけてくれます。ユーザーのインプットを基にレスポンスを返します。このアプリには時間の節約につながるコマンドがたくさん用意されており、シームレスな対話が行えます。

ボットとの対話:

ボットとの対話

Asana チャットボットからは、ワークスペースを選択したり、「change workspace」(ワークスぺースを変更) コマンドを使ってプロジェクトのニーズに合ったワークスペースに切り替えたりできます。

主なユースケース

この連携を活用すれば、チームはどこからでも目標、プロジェクト、およびタスクに集中して取り組むことができます。チーム全体の仕事のステータスを常に把握することができます。

  • 主な情報を定義 - この連携を使用すれば、Teams から Asana タスクを作成し、前後関係の情報 (メッセージなど) を取り入れることができます。タスク名、説明、期日、担当者、カスタムフィールドなどの主な情報を定義できます。

  • 最新情報を把握 - Teams を使用しているコラボレーターは、Asana からの重要な背景情報や進捗の最新情報を、それらが発生すると同時に受信できます。

  • Asana への参照 - Teams で仕事に関連するディスカッションが行われるときは、それに関連する Asana のプロジェクト、タスク、その他の情報を簡単に参照でき、チームメンバーやディスカッションの参加者に対して前後関係、明確性、およびワークフローの透明性が確保されるので、全員が話についていくことができます。

  • 説明責任 - タスクの担当者や期日が含まれるタスクリストを見ながらチームメイトとプロジェクトについてチャットし、タスクが終了したときはタスクを完了にしましょう。チームはスピーディに仕事をこなし、より多くを達成できます。

ご不明な点については、こちらのマイクロソフトサポートページをご覧ください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。