Instagantt と Asana

Instagantt は、チームでプロジェクトを計画してタスクのスケジュールを設定するためのガントチャートを作成するウェブアプリです。開始日や進捗状況を設定し、タスクをリンクできます。

セットアップ

  • Instagantt でアカウントを作成します。
  • メールアドレスで登録するか、Asana Connect を使って Asana 経由で登録します。
  • ワークスペースや組織のマイタスクリストやプロジェクトの中から Instagantt と同期したいものを選択します。

異なるワークスペースや組織の中から最大 10 個のプロジェクトからなるグループを作成できます。グループ内ではプロジェクトごと、またはそれらのプロジェクト内のセクションごとにタスクを並び替えることができます。

Instagantt からプロジェクトを削除する

Asana から同期したプロジェクトの中で Instagantt に表示する必要がなくなったものは削除できます。

マイタスクやプロジェクトの同期を解除するには、次のことを行います。

  • サイドバーの上部にあるプラス記号をクリックしてプロジェクトの接続ウィンドウを表示します。
  • 同期を解除したいプロジェクトを見つけて赤い Disconnect (解除) ボタンをクリックします。

始める

同期したプロジェクトは Instagantt サイドバーでワークスペースと組織ごとに保存され、Asana 上と同じ順番で並びます。Instagantt 上で並び替えることもできますが、これによって Asana 上の並び順が変わることはありません。

プロジェクトを表示する

Instagantt でプロジェクトを表示するには、まず Instagantt のサイドバーからプロジェクトを選択します。すると Instagantt のメインウィンドウにプロジェクトが表示されます。

Asana 上で設定したプロジェクトの色は Instagantt にも反映されます。

期日と色

Instagantt 上のタスクは以下の 3 色で表示されます。

  • - 時間内に完了したタスク
  • - 時間内に完了が見込まれる順調なタスク
  • - 期日を過ぎた未完了のタスク

期日のないタスクはチャートに表示されませんが、バーで好きな開始位置をクリックすることで簡単に追加できます。

Instagantt でタスクを完了にする

Instagantt 上でタスクを完了にすると Asana のプロジェクトでも完了になります。

タスクを完了にするには、次のことを行います。

  • Instagantt で完了にするタスクにチェックを入れます
  • 上部のチェックボックスアイコンをクリックします
  • Mark as completed (完了にする) を選択します

チェックしたタスクが Asana のプロジェクトでも完了になります。

Instagantt からタスクを作成する

Instagantt から直接タスクを作成することもできます。作成したタスクは Asana プロジェクトにも表示されます。

Instagantt でタスクを作成するには、画面上部の + 記号をクリックします。Instagantt のアプリでタスク名と担当者を設定できます。

Save (保存) をクリックすると、Instagantt と Asana プロジェクトの両方にタスクが表示されます。

Instagantt 上のタスクの詳細

Instagantt から直接タスクの詳細を表示または編集できます。

タスクの詳細を表示または編集するには、タスクを選択します。これでタスクの詳細が表示されます。Instagantt 上で編集した内容は Asana にも反映されます。

Instagantt では以下のことができます。

  • Asana でタスクを開く
  • タスクの担当者を変更または表示する
  • 期日を変更または表示する
  • タスクのタグを追加または削除する
  • タスクの進捗状況を変更する
  • サブタスクを追加または作成する
  • タスクの説明を編集する

応用

依存関係を作成する

タスクの依存関係を示すためにタスクをリンクさせることができます。

依存関係を作成するには、次のことを行います。

  • タスクにカーソルを合わせます
  • 表示される丸をクリックしたまま長押しします
  • マウスを依存先のタスクの端までドラッグします

依存関係を削除するには、次のことを行います。

  • タスクをクリックします
  • Unlink from… (接続を解除) を選択します

タスクが複数の依存関係を持っている場合、1 つまたはすべての依存関係の接続を解除できます。

タスクの開始日と期日

Instagantt 上でタスクをクリックおよびドラッグすることでタスクの開始日と期日を変更できます。Asana の開始日について詳しくはこちらをご覧ください。

タスクを左にドラッグすると開始日を、右にドラッグすると期日を変更できます。

タスクの絞り込み

セクションごと、タグごと、または担当者ごとに Instagantt 上のタスクを絞り込めます。

プロジェクト名のすぐ下にあるサイドバーから絞り込みのオプションにアクセスできます。

完了したタスクを表示 / 非表示する

Instagantt では、すべてのタスクを表示することも、完了したタスクを非表示にすることもできます。

Instagantt のプロジェクトで表示されるタスクの種類を変更するには、次のことを行います。

  • プロジェクトリストの上部にある歯車のアイコンをクリックします
  • Show completed tasks since… (表示する完了済みタスクの範囲を選択) を選択します
  • 表示するタスクの範囲を選択します

Instagantt チャートをエクスポートする

Instagantt チャートを印刷するか、プレゼンテーションに使用する場合のため、画像としてエクスポートできます。

エクスポートするには、次のことを行います。

  • ページ上部の写真アイコンをクリックします
  • Export as image (画像としてエクスポート) を選択します
  • 次の画面で Generate a new image (新しい画像を生成) を選択します

Asana と再同期する

Asana で加えられた変更を Instagantt にも反映する場合、サイドバーにあるプロジェクト名をクリックしてプロジェクトを再同期します。

まだご不明な点がありますか?Instagantt の右上隅にあるFeedback and Support (フィードバックとサポート) をクリックして Instagantt にご連絡ください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。