InstaganttとAsana

Instaganttはプロジェクトを計画してチームのタスクを設定するためのガントチャートを作成するウェブアプリです。開始日や進捗状況、リンクタスクを設定できます。

セットアップ

  • Instaganttでアカウントを作成
  • メールアドレスで登録またはAsana Connectを使ってAsana経由で登録
  • ワークスペースや組織のマイタスクリストやプロジェクトの中からInstaganttと同期したいものを選択

異なるワークスペースや組織の中から最大10個のプロジェクトからなるグループを作成できます。グループ内ではプロジェクトごと、またはそれらのプロジェクト内のセクションごとにタスクを並び替えることができます。

Instaganttからプロジェクトを削除

Asanaで同期したプロジェクトの中でInstaganttに表示したくないものは削除することができます。

マイタスクやプロジェクトの同期を解除するには:

  • サイドバーの上部にある+印をクリックしてプロジェクトの連携ウィンドウを表示
  • 同期を解除したいプロジェクトを見つけて赤い解除ボタンをクリック

始める

同期したプロジェクトはInstaganttサイドバーにあるワークスペースと組織に保存されます。Asana上と同じ順番で並んでいます。Instagantt上で並び替えることもできますが、これによってAsana上の並び順が変わることはありません。

プロジェクトを表示

Instaganttでプロジェクトを表示するには、まずInstaganttのサイドバーからプロジェクトを選択します。するとInstaganttのメインウィンドウにプロジェクトが表示されます。

Asana上で設定したプロジェクトの色はInstaganttにも反映されます

期日と色

Instagantt上のタスクは3つの色で表示されます:

  • - 時間内に完了したタスク
  • - 時間内に完了した追跡されているタスク
  • - 期日を過ぎた未完了のタスク

期日のないタスクはチャートに表示されませんが、バーの好きな場所をクリックすることで簡単に追加することができます。

Instaganttでタスクを完了にする

Instagantt上でタスクを完了にするとAsanaのプロジェクト上でも完了になります。

タスクを完了にするには:

  • Instaganttで任意のタスクが完了したかどうか確認する
  • 上部のチェックボックスアイコンをクリック
  • 完了にするを選択

チェックしたタスクはAsanaのプロジェクト上でも完了になります。

Instaganttからタスクを作成する

Instaganttから直接タスクを作成するとAsanaのプロジェクト上にも表示されます。

Instaganttでタスクを作成するには、画面上部の+印をクリックします。Instaganttのアプリでタスク名と担当者を設定できます。

保存をクリックすると、InstaganttとAsanaのプロジェクト両方にタスクが表示されます。

Instagantt上のタスクの詳細

Instaganttから直接タスクの詳細を表示または編集できます。

タスクの詳細を表示または編集するには、タスクを選択するとタスクの詳細が表示されます。Instagantt上で編集した内容はAsanaにも反映されます。

Instaganttによって可能になること:

  • Asanaでタスクを開く
  • タスクの担当者を変更または表示
  • 期日を変更または表示
  • タグを追加または削除
  • タスクの進捗状況を変更
  • サブタスクの追加または作成
  • タスクの説明の編集

基本の向こう側

依存関係を作成する

タスクの依存関係を示すためにタスクをリンクさせることができます。

依存関係を作成:

  • タスクにカーソルを合わせる
  • 表示される丸をクリックしたままにする
  • マウスを依存関係のあるタスクの端に持っていく

依存関係の削除:

  • タスクをクリック
  • 接続を解除を選択

タスクが複数の依存関係を持っている場合、1つまたはすべての依存関係の接続を解除します

タスクの開始日と期日

Instagantt上でタスクをクリックそしてドラッグすることでタスクの開始日と期日を変更することができます。Asanaの開始日について詳しく見るにはこちら

タスクを左にドラッグすると開始日を、右にドラッグすると期日を変更できます。

タスクの絞り込み

セクションごと、タグごと、または担当者ごとにInstagantt上のタスクを絞り込みできます。

プロジェクト名のすぐ下にあるサイドバーから絞り込みのオプションにアクセスできます。

完了したタスクを表示または隠す

Instaganttではすべてのタスクを表示、または完了したタスクを隠すことができます。

Instaganttで表示されるプロジェクトを変更するには:

  • プロジェクトリストの上部にある歯車のアイコンをクリック
  • 完了したタスクを表示を選択
  • 表示したいタスクを選択します

Instaganttチャートをエクスポート

Instaganttチャートを印刷またはプレゼンテーションに使用したい場合、画像としてエクスポートできます。

エクスポートするには:

  • ページ上部の写真アイコンをクリック
  • 画像としてエクスポートを選択
  • 次の画面で新しい画像を生成を選択

Asanaと再同期

Asanaで加えられた変更をInstaganttにも反映したい場合、サイドバーにあるプロジェクト名をクリックしてプロジェクトを再同期します。

まだご不明な点がありますか?Instaganttの右上端にあるフィードバックとサポートをクリックしてInstaganttにご連絡ください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。