Google スプレッドシートと Asana

多くのプロジェクトに取り組んでいる場合、それらの進捗を理解するのは簡単ではありません。しかし Google スプレッドシートを使えば、プロジェクトデータを使ってカスタムレポートや視覚的なグラフを作成することで、何が順調で何が要注意かを確認できます。

Google スプレッドシートのレポート機能は、ポートフォリオでご利用いただけます。

Google スプレッドシートのレポート機能を使用するための準備

ポートフォリオから Google スプレッドシートを開く前に、ポートフォリオに必要なプロジェクトプロジェクトプロジェクトとは、さまざまなタスクがリスト化されたものです。続きを読むが含まれていることを確認する必要があります。

Google スプレッドシートを使用したことがない場合は、Google のヘルプセンターGoogle スプレッドシートのヘルプフォーラムを確認することをおすすめします。この記事は、Asana ポートフォリオのデータでいくつかの基本的なレポートを実行する方法を説明するもので、Google スプレッドシートのすべての使用方法の説明を目的としたものではありません。

Google スプレッドシートのレポート機能を使えば、さまざまな方法で Asana で追跡している仕事をソート、視覚化できます。この記事では、レポートを作成する際のヒントをご紹介します。

ポートフォリオのレポート作成を始める

ポートフォリオに必要なプロジェクトを追加したら、プロジェクトヘッダーの横にあるドロップダウンメニューから「エクスポート」>「Google スプレッドシート」をクリックします。Google スプレッドシートが新規シートで開かれます。初めて連携機能を使う方は、Asana が Google アカウントに接続することを承認する必要があります。

作成完了後、Google スプレッドシートのデータは 1 時間に 1 回、自動的に更新されます。

レポートの内容

Google スプレッドシートには、以下の 3 つのシートが用意されています。

  1. Overview (概要)—スプレッドシートの使用方法の参照資料として活用でき、データから作成された 2 つのサンプルグラフが含まれます。
  2. Asana project data (Asana のプロジェクトデータ)—各プロジェクトの最も重要なデータを示しています。列ごとにソートまたは絞り込みを行ってこのデータを確認できます。
  3. Live source data (ライブソースデータ)—Asana から直接ライブデータを取得します。このシートは、Asana への接続を保護するためにロックされています。

列見出しの上にカーソルを合わせると、その列のデータについて詳しく見ることができます。

カスタムレポートを作成する

スプレッドシートには 2 つのサンプルレポートと 2 つのデータシートが標準装備されていますが、チームのプロジェクト用にカスタムレポートを作成することをおすすめします。スプレッドシートに記載されているデータを使用し、以下の例を読むことによって、レポートの多くのニーズを満たせます。

作成したレポートは、スプレッドシート内に自動的に保存され、次回 Asana からスプレッドシートを開いたときに表示されます。

Google スプレッドシートで作成できるレポートの種類の例を以下に示します。このうち 2 つについて、詳しく説明します。

  • どのプロジェクトにリスクがあり、期限間近か? 期日とステータスカラーの散布図 (後述)
  • どのプロジェクトオーナーがプロジェクトを迅速に進めているか? プロジェクトオーナーごとの最近完了したタスクの棒グラフ (後述)
  • プロジェクトの何割が順調に進んでいるか? ステータスカラーの円グラフ
  • 仕事はいくつかのプロジェクトにまたがっているか、または集中しているか? 各プロジェクトの過去 1 週間に完了したタスクのヒストグラム
  • どのチームに完了間近のプロジェクトがあるか? チーム別プロジェクト完了率 (%) の積み上げ棒グラフ

例 1: 期日とステータスカラーの散布図

この例では、最も注意が必要な個々のプロジェクトを見つけるために、レポートを作成する際に使用するいくつかの手法を示します。最新ステータスが赤で更新されている期日間近のプロジェクトはおそらく最も注意が必要なため、これらのプロジェクトを特定するためにレポートを作成します。

新規シートを作成する

左下の + ボタンをクリックし、新規シートを作成し、レポートの名前を付けます。

ライブソースデータシートを参照して、レポートに列を追加する

  1. 新しい空白シートの左上のセルを選択します。
  2. = と入力します。
  3. ライブソースデータのシートを開きます。他のシートにコピーする列のヘッダーをクリックします。この場合は、Name (名前) 列を参照します。Enter を押します。

  4. Enter を押すと、レポートシートに戻ります。
  5. 右隣のセルを選択し、Due Date (期日) と Status Color (ステータスカラー) 列に対して、手順 2 から 4 を繰り返します。
  6. 各列のヘッダーセルを参照したところで、データ自体をコピーする必要があります。3 つのヘッダーをすべて選択し、選択範囲の右下にあるオートフィルハンドルを下にドラッグします。

ライブソースデータシートのデータをコピーをするのではなく、参照しました。これによって、ライブソースデータシート内のデータが毎時間自動的に更新する際に、自動的にレポートも更新されます。

数式を使用して、各プロジェクトの期限までの時間を計算します。

  1. 4番目の列にヘッダーとして 期日までの日数 を入力します
  2. その下に =DATEDIF(NOW(), B2, "D") の数式を入力すると、現在から Due Date (期日) 列の値までの日数が算出されます。

  3. オートフィルハンドルをドラッグして、残りの新規列に値を入力します。

散布図を作成する

  1. まず、レポートを Status Color (ステータスカラー) によってソートする必要があります。最も簡単な方法は、「データ」メニューを開き、「フィルタを作成」を選択することです。次に、「ステータスカラー」列のヘッダーを使用して、A → Z でソートします。

  2. Mac の場合は 、PC の場合は CTRL を押しながら、各列 (C、D、A) の上の文字をクリックすることによって、「ステータスカラー」「期日までの日数」「名前」の各列をこの順番で選択します。これらが散布図に必要な 3 つの列です。「名前」列は各データポイントのラベルになるため、最後に選択する必要があります。

  3. 挿入」メニューを開いて、「グラフ」を選択し、グラフを作成します。
  4. 散布図」を選択し、「列 C を集計」のチェックを外します。

このグラフを使用することによって、期限が近いプロジェクトのどれがリスクを抱えているかを視覚化できます。下のスクリーンショットでは、60 日以内に期限切れになるステータスが赤のプロジェクトが「危険ゾーン」としてマークされています。データは Asana から 1 時間ごとに更新されるので、このグラフをいつでも確認して、チームの努力をどこに集中させるべきかを理解できます。

例 2: プロジェクトオーナーごとのタスクの完了率

この例では、特定のプロパティ (ここではプロジェクトオーナー) 別にグループ化されたレポートを作成するために使用するいくつかの手法を説明します。各プロジェクトオーナーによって管理されているプロジェクトで今週完了したタスクの数を確認するためのレポートを作成します。生産性の高いチームや、すべてのタスクを Asana で管理するように奨励しているプロジェクトオーナープロジェクトオーナーすべてのプロジェクトに、プロジェクトオーナーを 1 人設定できます。このユーザーはプロジェクトのステータス更新を設定できます。続きを読むを特定できます。

オーナー別にプロジェクトをグループ化するためのピボットテーブルを作成する

  1. Live source data (ライブソースデータ) シートに移動します。
  2. 2 行目以降の行を選択します。ピボットテーブルは最初の行にヘッダーが入っている場合に最適に機能するため、1 行目をスキップします

  3. データメニューを開き、ピボット テーブルを選択します。名前に「ピボット テーブル」が入った新規シートが開きます。
  4. ピボット テーブル」タブの「エディタ」サイドバーの「」の下にある「追加」を選択してフィールドを追加します。プロジェクトをグループ化する列 (ここでは Owner (オーナー)) を選択します。この例では合計データは必要ないので、「総計を表示」のチェックボックスをオフにします。

  5. 」で「追加」を選択します。プロジェクトの各グループについて理解したい列を選択します。ここでは、「Tasks Completed (完了したタスク)」です。

  6. グループの値が希望どおりに要約されていることを確認してください。この例では、プロジェクトの各グループの合計タスク完了率を確認したいため、「SUM」を選択します。

データを視覚化する

多くの場合、手動でグラフを作成するより簡単な方法は、人工知能を使用して関連するグラフを生成する Google スプレッドシートの「データ探索」サイドバーを使用することです。

  1. シートの右下にある「データ探索」をクリックします。この例では、棒グラフがタスクの完了率を視覚化するのに適しています。
  2. グラフの拡大版を表示するには、グラフをシートのメイン領域にドラッグします。グラフを右クリックしてカスタマイズします。

Google スプレッドシートで独自のカスタムレポートを作成する

一度に複数のプロジェクトを管理することは容易ではありませんが、Google スプレッドシートのレポート機能を使えば、情報を柔軟に視覚化し、必要なレポートを簡単に作成できます。ポートフォリオのプロジェクトデータを使用してレポートによる見える化を実現すれば、何が順調に進んでいるのか、何に注意が必要なのかを確認できます。

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