CSV Importer

Excelやスマートシートといったスプレッドシートソフトウェアの外部にワークフローを移動してAsana上でテストするときにCSVインポート機能が役に立ち、どのプロジェクトの作業もすぐに始められます。インポートすると、スプレッドシートの列や行が追跡可能なタスクに変換され、担当者と期日とともにAsanaプロジェクトに表示されます。

スプレッドシート

CSVをインポートする前に、スプレッドシートで以下のポイントについて簡単に調整を行ってください。

  • 担当者: スプレッドシートの列に入っているタスク担当者の名前を担当者フィールドに割り当てるには、名前の代わりに仕事のメールアドレスである必要があります。

  • 日にち: 期日と開始日の両方をAsanaで追跡できます。スプレッドシートでは、期日と開始日を別の列にしてください。開始日は Asana Premiumの機能です。Premiumバージョンのユーザーでない場合、開始日は説明に表示されます。

  • フォロワー: チームメイトを自動的にタスクのフォロワーに追加したい場合は、別途、列を作成し、チームメイトを仕事のメールアドレスを使って追加します。ただしインポート時に追加できるのは1タスクあたり、他と重複しないフォロワー1人だけとなります。

  • その他の情報: タスク名、担当者、期日の他に、その他の列をカスタムフィールドに割り当てることができます。その他の列に含まれる情報は、タスク説明フィールドに上から順番にリスト表示されます。カスタムフィールドでは優先度の設定や追跡を行うことができ、またフィールドによるソートや検索も可能です。カスタムフィールドの活用例としては、優先度、プロジェクトステージ、チーム、およその所要時間などがあります。

正常にインポートするために、日付の列は米国式の月・日・年で記載されている必要があります。

Asana にプロジェクトをインポートする

CSVを使用してAsanaプロジェクトにタスクをインポートするには、プロジェクト名の横にあるプロジェクトヘッダー ドロップダウンを選択し、タスクを追加にカーソルを合わせ、CSVを選択します。

タスクをインポート

インポート機能でファイルをブラウズまたはインポーターにファイルをドロップし、表示される手順に従い、CSVファイルを追加する先のプロジェクトおよびその所属先の組織を選択します。

タスクのインポート

最初の行を列の名前として使用するはデフォルトでチェックされていますが、スプレッドシートにヘッダー行がない場合はこのチェックを外すことができます。その後、列をタスク、担当者、期日に割り当てることができます。カスタムフィールドがある場合も、選択して当てはめることができます。

タスク行のデータを各タスクの説明として、アカウントを持っていない担当者やフォロワーをAsanaに招待するオプションもあります。

新規プロジェクトの作成時にクイック追加機能を使用し、インポータータブに移動することでCSVファイルをインポートすることもできます。

クイック追加インポート機能

新規・既存のカスタムフィールドをインポートする

既存のカスタムフィールドをドロップダウンから選択、または新規のカスタムフィールドをCSVインポート機能から直接作成できます。

列のアイテムはカスタムフィールドのオプションと完全に一致している必要があります。セルにスペルミスや句読点の不一致があった場合カスタムフィールドセクションはインポートされません。

カスタムフィールドのコツ

新規のカスタムフィールドを作成

フィールドドロップダウンの1つをクリックし、一番下へスクロールしてフィールドを追加を選択します。

カスタムフィールドのコツ

ここからは新規のドロップダウン、数値フィールドやテキストフィールドを作成できます。

カスタムフィールドのコツ

プロジェクトにサブタスクをインポート

subtasks .csv

CSVインポート機能でサブタスクをインポートするには:

  1. スプレッドシートにsubtask ofという新しい列を作成します。
  2. subtask of列に、それぞれ対応する行のタスク名を入力していきます。

その他のフィールド(タスク名、担当者、期日など)は他のタスクと同じように記入します。

Excel では、subtask of フィールドは = と入力してサブタスクにする行のタスク名のセルをクリックすることで自動的に設定できます。

subtasks 2 map

CSVインポート機能の「列のマッピング」ページが表示されたら、フィールドセクションからSubtasks Ofを選択してSubtask Ofフィールドにsubtask ofをマッピングします。

サブタスクをインポートする前に考えておきたいこと

  • サブタスクは、サブタスクとなっている行の後に配置する必要があります。

  • サブタスクには、サブタスクとなっているタスクと同じ名前を付けることはできません。

  • 「subtask of」がユニークでないタスク名を指している場合、サブタスクはその上に表示されているタスク名から最も近いものに関連付けられます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。