CSV インポート機能
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- スプレッドシートのデータを整理するためのヒント
- プロジェクトにサブタスクをインポートする
- タスク間の依存関係を設定する
- データをカスタムフィールドとしてプロジェクトにインポートする
- CSV インポート機能を使用してスプレッドシートを Asana にインポートする方法
- 詳細の入力、ファイルの選択、プロジェクトのプレビュー
- データのマッピングを変更する
自分のデータを活用して、すばやく簡単に Asana を使い始められます。
CSV インポート機能を使えば、Excel や Smartsheet などのスプレッドシートソフトウェアからワークフローを Asana に簡単に移動させることができ、どのプロジェクトの作業もすぐに始められます。他の仕事管理ツールからデータをインポートすることもできます。
データをインポートすると、瞬時に各行がプロジェクト内の追跡可能なタスクとして表示され、各列がタスクのメタデータとなります。
はじめに: スプレッドシートのデータを整理するためのヒント
CSV インポート機能を使用すると、手動でマッピングすることなく、Asana にデータを取り込むことができます。スプレッドシートの列名を以下のように設定すると、プロジェクトでフィールドが自動的にマッピングされます。
- 名前: この列はプロジェクト内のタスク名に使用します。
- 説明: この列を使用してタスクの詳細とコンテキスト (背景) を提供します。
- 担当者: ワークスペースや組織に所属する Asana ユーザーのメールアドレスを追加することで、各タスクにオーナーを 1 人割り当てます。Asana で作成されるタスクは、1 人だけに割り当てることができます。
- コラボレーター: ワークスペースや組織に所属する有効な Asana ユーザーのメールアドレスを別の列に追加することで、各タスクに複数の同僚をコラボレーターとして追加できます。各メールアドレスをコンマで区切り、間にスペースを追加しないよう注意してください。
- 期日: 米国の標準的な日付フォーマット「月/日/年」を使用して、各タスクの期日を指定します。
- 開始日: 期日とは別の列で開始日を指定します。これは Asana Premium の機能です。有料のサブスクリプションをお持ちでない場合、開始日列の情報は、タスクの説明に表示されます。
- タイプ: プロジェクト内でタスクと区別されるマイルストーンを作成するには、「milestone」という値を設定します。
- セクション / 列: タスクを手動で希望するセクションまたは列に移動すると、新規セクションが作成されます。
- その他の情報: その他の列の情報は、列の順番に従って、タスク説明フィールドに上から順に表示されます。
正しくないデータが含まれる列がある場合: たとえば「期日」列にメールアドレスが含まれている場合、どの期日も正常にインポートされません。新しいテキストフィールドが作成されます。
インポートするデータのタイプが CSV インポート機能で認識されるように、必ずヘッダー行を含めてください。
プロジェクトにサブタスクをインポートする
CSV インポート機能を使用してサブタスクをインポートするには、次のことを行います。
- スプレッドシートに「subtask of (親タスク)」という列を新規作成します。
- subtask of 列の各行に、親タスクの名前を正確に記入します。この親タスクは、CSV ファイルの現在の行よりも上に存在する必要があります。CSV ファイルに一意でない名前が含まれる場合、名前が一致する上の行のうち最も近い行が使用されます。
タスク間の依存関係を設定する
CSV インポート機能を使用して依存関係を指定するには、次のことを行います。
- スプレッドシートに「Dependents (依存関係)」という列を新規作成します。
- 「依存関係」列に、現在の行をブロックしているタスク (複数可) を記入します。
依存するタスクの名前を正確に記入してください。依存するタスクは、CSV ファイルの先行タスクよりも下に存在する必要があります。上の例では、Planning Finished は、Kickoff meeting と Creative brainstorm の 2 つのタスクに依存しています。このため、2 つのタスクにブロックされている Planning Finished は、2 行目と 3 行目の下、4 行目となります。CSV ファイルに一意でない名前が含まれる場合、名前が一致する上の行のうち最も近い行が使用されます。
CSV 経由でデータをインポートしてもプロジェクトの既存データが更新されることはありません。そのため、CSV インポート機能を使用して既存のタスクに依存関係を設定することはできません。
データをカスタムフィールドとしてプロジェクトにインポートする
その他の列をカスタムフィールドにマッピングして、優先度、プロジェクトのステージ、チーム、予想される所要時間、その他の分類や追跡に使用できます。
カスタムフィールドには、テキスト、数値、ドロップダウンの値を含めることができます。名前が Asana の特定のフィールド (タスク名やセクションなど) と一致しない列は、プロジェクトのカスタムフィールドとしてマッピングされます。
CSV ファイルのデータは、以下のように、プロジェクト内の新しいカスタムフィールドか、既存のカスタムフィールドにマッピングできます。
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「スプレッドシートをインポート」オプションを使って新しいプロジェクトを作成するとき、新しいカスタムフィールドが自動的に作成されます。この新しいカスタムフィールドは、デフォルトではそのプロジェクトでのみ利用可能になります。
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新しいカスタムフィールドは CSV ファイルを既存プロジェクトにインポートするときにも、自動的にそのプロジェクトに作成されます。これは、列の名前が、プロジェクトまたは組織内のどの既存カスタムフィールドにも一致しない場合に起こります。この新しいカスタムフィールドは、デフォルトではそのプロジェクトでのみ利用可能になります。
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プロジェクトが先に作成されている場合、データはプロジェクトまたは組織内の既存カスタムフィールドにマッピングされます。CSV ファイルをインポートする前に既存カスタムフィールドをそのプロジェクトで使用しておくか、CSV ファイルの情報を組織内のカスタムフィールドに一致させておくことができます。
CSV ファイルのデータを既存カスタムフィールドにマッピングするには、列のデータがプロジェクトまたは組織内のカスタムフィールドオプションに一致していることを確認してください。セルにスペルミスや句読点の不一致がある場合、カスタムフィールドの選択はインポートされません。
CSV インポート機能を使用してスプレッドシートを Asana にインポートする方法
以下の 3 つの方法で CSV のデータを Asana にインポートできます。
- チームの新しいプロジェクトを作成する
- 「クイック追加」ボタンを使用する
- 既存のプロジェクトのドロップダウンメニューを使用する
CSV 経由でデータをインポートしてもプロジェクトの既存データが更新されることはありません。CSV インポート機能ではプロジェクトにタスクを追加することしかできません。
チームの「プロジェクトを作成」からスプレッドシートをインポートする
CSV ファイルをインポートしてチームの新規プロジェクトを作成するには、次のことを行います。
- サイドバーでチーム名の横にある + アイコンをクリックし、「プロジェクトを作成」のオプションを表示させます。
- 「スプレッドシートをインポート」オプションを選択します。
「クイック追加」ボタンからスプレッドシートをインポートする
クイック追加ボタンから CSV ファイルをインポートして新規プロジェクトを作成するには、次のことを行います。
- 画面右上隅のクイック追加ボタンをクリックし、「プロジェクト」を選択します。
- 「プロジェクトテンプレートを選択」モーダルが開いたら、「スプレッドシートをインポート」をクリックします。
既存のプロジェクトのドロップダウンメニューからスプレッドシートをインポートする
CSV ファイルをインポートしてプロジェクトにタスクを追加するには、次のことを行います。
- プロジェクト名の横にあるプロジェクトヘッダードロップダウンを選択します。
- 「インポート」にカーソルを合わせます。
- 「CSV」を選択します。
詳細の入力、ファイルの選択、プロジェクトのプレビュー
プロジェクトの詳細を追加する
スプレッドシートまたは CSV をインポートするオプションを選択したあと、モーダルが表示され、プロジェクトの名前やプライバシー設定などの情報を入力します。
- 「プロジェクト名」フィールドにプロジェクトの名前を記入します。
- プロジェクトの追加先チームを選択します (組織の場合)。
- 選択したチーム全体に公開されるプロジェクト、または特定のプロジェクトメンバーに公開されるプロジェクトを選択することで、プロジェクトのプライバシー設定を行います。
- 「インポートするファイルを選択」をクリックして続行します。
インポートする CSV ファイルを選択する
プロジェクト名を指定したあと、インポートするファイルを選択できます。
「インポートする CSV ファイルを選択」をクリックして、コンピューターから CSV ファイルを選択します。コンピューターのファイルをモーダル内にドラッグ & ドロップすることもできます。
プロジェクトをプレビューする
CSV ファイルのインポートを完了する前に、プロジェクトの様子をプレビューして、必要に応じて変更を加えることができます。
- 「新しい CSV をアップロード」をクリックすると、前の画面に戻り、別の CSV ファイルを選択できます。
- CSV ファイルからプロジェクトにアップロードされる情報を編集するには、「変更を加える」オプションを選択します。
- プロジェクトの内容に満足できたら、「プロジェクトへ移動」をクリックします。
データのマッピングを変更する
プレビュー画面で「変更を加える」オプションを選択することで、プロジェクトを作成する前に、データのマッピング、インポートされる列、エンコーディングを変更できます。
データのマッピングを変更する
マッピング先のフィールドを変更するには、列ヘッダーをクリックします。
カスタムフィールドのタイプを変更することもできます。たとえば、列に数値が表示されていて、カスタムフィールドのタイプが「数値フィールド」に設定されている場合、「テキストフィールド」に変更できます。
タスクの名前を示す列は手動で変更できないことに注意してください。CSV ファイルの特定の列をタスクの名前にするには、その列の最初の行の値を「タスク名」にしてください。CSV ファイル内の情報は列の名前を使って Asana でマッピングされます。
元の CSV ファイルの列を無視する
プロジェクトにインポートしたくないデータを含む列を無視するには、「列を無視」オプションをクリックします。
エンコーディングを変更する
CSV のエンコーディング形式やロケールが異なる場合、文字エンコーディングアイコンをクリックして、エンコーディングを UTF-8、Windows、Macintosh、または Shift JIS から選択できます。
始める
始めるには、上のテンプレートを使用してスプレッドシートを作成し、Asana にアップロードします。
