CSV Importer

Excelやスマートシートといったスプレッドシートソフトウェアの外部にワークフローを移動してAsana上でテストするときにCSVインポート機能が役に立ち、どのプロジェクトの作業もすぐに始められます。インポートすると、スプレッドシートの列や行が追跡可能なタスクに変換され、担当者と期日とともにAsanaプロジェクトに表示されます。

スプレッドシート

CSVをインポートする前に、スプレッドシートで以下のポイントについて簡単に調整を行ってください。

  • 担当者: スプレッドシートの列に入っているタスク担当者の名前を担当者フィールドに割り当てるには、名前の代わりに仕事のメールアドレスである必要があります。

  • 日にち: 期日と開始日の両方をAsanaで追跡できます。スプレッドシートでは、期日と開始日を別の列にしてください。開始日は Asana Premiumの機能です。Premiumバージョンのユーザーでない場合、開始日は説明に表示されます。

  • フォロワー: チームメイトを自動的にタスクのフォロワーに追加したい場合は、別途、列を作成し、チームメイトを仕事のメールアドレスを使って追加します。ただしインポート時に追加できるのは1タスクあたり、他と重複しないフォロワー1人だけとなります。

  • その他の情報: タスク名、担当者、期日の他に、その他の列をカスタムフィールドに割り当てることができます。その他の列に含まれる情報は、タスク説明フィールドに上から順番にリスト表示されます。カスタムフィールドでは優先度の設定や追跡を行うことができ、またフィールドによるソートや検索も可能です。カスタムフィールドの活用例としては、優先度、プロジェクトステージ、チーム、およその所要時間などがあります。

正常にインポートするために、日付の列は米国式の月・日・年で記載されている必要があります。

Asana {#gl-import-project}にプロジェクトをインポートする

CSVを使用してAsanaプロジェクトにタスクをインポートするには、プロジェクト名の横にあるプロジェクトヘッダー ドロップダウンを選択し、タスクを追加にカーソルを合わせ、CSVを選択します。

タスクをインポート

インポート機能でファイルをブラウズまたはインポーターにファイルをドロップし、表示される手順に従い、CSVファイルを追加する先のプロジェクトおよびその所属先の組織を選択します。

タスクのインポート

最初の行を列の名前として使用するはデフォルトでチェックされていますが、スプレッドシートにヘッダー行がない場合はこのチェックを外すことができます。その後、列をタスク、担当者、期日に割り当てることができます。カスタムフィールドがある場合も、選択して当てはめることができます。

タスク行のデータを各タスクの説明として、アカウントを持っていない担当者やフォロワーをAsanaに招待するオプションもあります。

新規プロジェクトの作成時にクイック追加機能を使用し、インポータータブに移動することでCSVファイルをインポートすることもできます。

クイック追加インポート機能

新規・既存のカスタムフィールドをインポートする

既存のカスタムフィールドをドロップダウンから選択、または新規のカスタムフィールドをCSVインポート機能から直接作成できます。

列のアイテムはカスタムフィールドのオプションと完全に一致している必要があります。セルにスペルミスや句読点の不一致があった場合カスタムフィールドセクションはインポートされません。

カスタムフィールドのコツ

新規のカスタムフィールドを作成

フィールドドロップダウンの1つをクリックし、一番下へスクロールしてフィールドを追加を選択します。

カスタムフィールドのコツ

ここからは新規のドロップダウン、数値フィールドやテキストフィールドを作成できます。

カスタムフィールドのコツ

プロジェクトにサブタスクをインポート

subtasks .csv

CSVインポート機能でサブタスクをインポートするには:

  1. スプレッドシートにsubtask ofという新しい列を作成します。
  2. subtask of列に、それぞれ対応する行のタスク名を入力していきます。

その他のフィールド(タスク名、担当者、期日など)は他のタスクと同じように記入します。

Excelでは、subtask ofフィールドは=と入力してサブタスクとしたい行のタスク名のセルをクリックすることで自動的に設定できます。

subtasks 2 map

CSVインポート機能の「列のマッピング」ページが表示されたら、フィールドセクションからSubtasks Ofを選択してSubtask Ofフィールドにsubtask ofをマッピングします。

サブタスクをインポートする前に考えておきたいこと

  • サブタスクは、サブタスクとなっている行の後に配置する必要があります。

  • サブタスクには、サブタスクとなっているタスクと同じ名前を付けることはできません。

  • 「subtask of」がユニークでないタスク名を指している場合、サブタスクはその上に表示されているタスク名から最も近いものに関連付けられます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。