一緒にタスクに取り組む

Asana を試すチームメイトを迎え入れたら、一緒にタスクに取り組むことができます。タスクでチームとコミュニケーションを取ることは、タスクを作成するのと同じくらい簡単です。タスクでコラボレーションを始めワークフローを円滑に Asana へ移動させる方法を紹介します。

Asana レッスンでタスクの基本を確認しましょう。

他のユーザーにタスクを割り当てるには…

タスクを割り当てる

チームメイトに対するリクエストや情報の要求には、メールやチャットメッセージを使わずにタスクを作成しましょう。タスクは相手のマイタスクマイタスク ユーザーに割り当てられたすべてのタスクがマイタスクリストに表示されます。 続きを読む リストに表示され、割り当てられたことが通知されます。 タスクの作成者は自動的にフォロワーとなるため、タスクが完了したことを確認できます。

タスクは誰にでも割り当てることができます!タスクはチームメンバー全員が作成し割り当てられるように設計されています。

タスクの期日を設定

タスクの期日を知らせるには、タスクの一番上に期日を追加します。また開始日も設定できるため、担当者は作業に当てる時間をやりくりできます。

タスクの説明を追加

タスクの説明エリアに、詳細、指示、タスクの前後関係を記します。タスクをフォロー中の人は皆、十分な情報でタスクを理解し、完了することができます。

リッチテキストで書式や箇条書き、番号付きリストを設定し、タスクの説明を読みやすくします。

タスクに添付ファイルを追加

チームメイトとドキュメント、画像、スプレッドシートを共有するには、タスクに添付ファイルを追加します。タスクのフォロワーはそのファイルの最新版を追跡できるので、作業がどの段階にあるか把握できます。

Asana は、Google DriveDropboxOneDriveBox統合が可能なため、使用中のツールから簡単にファイルを添付できます。

フォロワーを追加

タスクのフォロワーフォロワー タスクにフォロワーを追加します。フォロワーはそのタスクの更新に関する通知を受け取ります。 続きを読む は、タスクが更新されると通知を受け取ります。タスクに積極的に関与しているフォロワーもいれば、情報だけを必要とするフォロワーもいます。タスクを作成する際、誰と情報を共有するか考え、フォロワーとして加えます。フォロワーはいつでも追加することができ、他のフォロワーと同じ情報をタスクで確認できます。

タスクの下にある + ボタンをクリックしてフォロワーを編集

タスクをフォローするまたはフォローを外すことで、タスクへ関与するメンバーをコントロールできます。タスクウィンドウの右下にある + ボタンをクリックしてフォロワーを編集します。

依存関係を示す

チームで働いていると、他の人の完了を待ってから始める仕事もあります。タスクの依存関係を使うと、開始の準備ができている作業や他の人の完了を待っているタスクを把握できます。

自分に割り当てられたタスクに応える

タスクを割り当てたら、返事を送り作業を始められることを知らせます。簡単にいいねをするか、あらかじめ用意されている簡単返信を使って、作業を引き受けたり、質問したり、またはその仕事にふさわしいと思われる別のチームメイトを紹介したりします。

チームで Slack を使っている場合は、Slack から直接かつ簡単にタスクに対するアクションを起こして仕事を続けることができます。

Asana と Slack の連携を使うことで、チームはどこで仕事をしていても仕事をより速く進めることができる

タスクにコメント

作業に関してチームと話す必要がある時は、タスクにコメントを追加して情報を共有します。タスクのコンテキストに即した話し合いができるので、作業が完了した後でも簡単に辿ることができます。

コメントに重大な情報が含まれる場合や、そのコメントが重要な決定事項またはタスクから取り除かれる場合、トップに固定表示トップに固定表示 固定表示されたコメントはタスクのアクティビティフィードのトップに固定され、背景が黄色になります。 続きを読む し、全員がその重要性を把握できるようにします。

チームメイトを @メンションする

タスクまたはコメントへの注意を引く場合は、@メンション を使います(”@” に続いてユーザーの名前を入力します)。@メンションされたユーザー人は通知を受けるので、指定されたタスクにすばやくアクセスできます。タスクでメンバーを @メンション すると、自動的にフォロワーとして追加されます。

チームメイトを @メンション するには、コメントまたは説明フィールドに @ とチームメイトの名前を入力します。

プロジェクト、タスク、会話名を @メンションして仕事と関連付けることもできます。

「いいね」でシンプルで簡単なメッセージを送る

タスクを受け入れたこと示す場合やコメントに好意的な反応を示す場合、チームメイトの仕事を讃える場合などに、ワンクリックでいいねを送ることができます。「ありがとう」や「了解!」と同じ意味で使えます。

タスクに関するコミュニケーションを取りコラボレーションし始めると、どの仕事が進んでいるかを明確に把握できるようになります。もちろん、ステータス更新に次ぐ更新や長々としたメールスレッド、フォルダーの中を探し回る必要などありません。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。